YA项目材料采购流程

集团有限公司工程材料采购流程一、样品及价格确认1、使用部门根据施工图纸及现场实际情况提交需求物品名称、规格型号、相关技术参数和备（推）选厂家等（详见附件一：工程材料需用清单）至采购部。2、采购部根据使用部门提交的数据进行市调、询价并确定备选供货商（三家及以上）。供应商根据需求数据提供样品并报价，采购部经过与供货商的谈判协商就最终供货价格及对应的样品标准达成共识，并形成书面的比价报告。3、比价报告经采购部、使用部门、工程部、总经理、董事长会签选定供货商家，确定价格及对应的样品，并对既定样品进行贴标封存作为日后的收货标准。二、材料计划单下达1、材料计划单由使用单位负责人签字提交般材料需在样品确认天后方可提交材料计划单，需加工的材料提前天提交计划单）至甲方工程部，经专业技术负责人审核并签字确认后交采购部2、请购经甲方工程部同意后，使用部门材料员先对仓库库存进行核实并与库管员签字确认，有库存的直接填领料单在仓库领取，无库存的根据材料计划单进行采购。3、常规物品的采购部收到采购单天内到货（请使用部门对材料进行计划采购）定制物品到货日期需根据生产周期确定。4、使用部门提交的材料计划单中应标工程名称、产品名称、规格型号、单位、数量、使用部位及备注。（详见附件二：材料计划单）三、材料计划单变更1、采购计划变更（其中包括数量增减、型号更改等）需由使用部门负责人签字确认，专业技术负责人核实并签字确认。（材料计划变更单详见附件三）集团有限公司2、采购部接到变更后先核实原材料计划单物品采买情况并于1个工作日内回复使用部门。3、在既定材料退、换货不产生其他费用的情况下将接受使用部门的变更中请，若既定材料退、换货将产生费用，此费用将由使用部门承担。四、材料入库、领取及退换1、货至现场后，由采购部材料员与使用部门材料员一同按照封存样品标准进行收货，材料统一做入库记录，使用部门填写领料单领取材料（领料单详见附件四）。2、材料领取后无法使用需退、换的，需将原领取的材料交至库管员处，由库管员查验物品完好不影响再次使用后方可入库记录，若退货无记录的所退量依然记入该项目。3、若因计划超量造成的厂家不予退货部分，由提货项目负责购回，并视情节轻重给予处罚。五、材料用量及价款的核对结算汇总1、供应商每月根据送货单的存根联进行汇总并与现场材料员进行数量核对，无误后交至采购部后勤处进行材料价款核对。2、采购部对数量、价款核对确认后，根据财务部要求填写材料付款审批单及报销单，并附有材料员签字确认的送货单、发票及合同复印件，报销资料齐全后根据合同约定进行付款审批流程，各相关部门进行复核审批。3、单个工程项目材料供应完毕后，供应商进行材料分类汇总及收款情况整理，与甲方进行总账核对，双方确认总货款、已付货款、已缴发票金额及质保金额。集团有限公司4、根据合同约定的质保条款，供应商在质保期限到后可申请质保金退还，经工程部负责人签字确认无质量问题后，方可进入质保金退还付款审批流程。5、采购部根据库房的进、出库记录每月对各使用部门进行材料用量统计，核算出材料费后双方签字确认。工程完工后对所有材料进行梳理，形成汇总表双方签字确认，以便于整个项目材料用量及损耗的统计。6、各项目自行购买的低值耗材类进场时必须由采购部材料员和项目部材料员共同验收并签字确认，送货单需当月进行数量核对及价款确认，超过此时间期限将不予认可。七、其他1、其他进场材料的控制如走招标的材料，请招标负责人提供相应的材料合同并且对样品进行确认，以便于进场材料的控制和后期的材料汇总工作。如设备类的请现场专业人员对送货设备进行确认，材料部对数量进行确认。2、涉及相关部门的合同签订及移交涉及到需工程部监督管理和经营部收方计量的合同，必须经该部门负责人审核合同相关条款并签字确认，合同签订后2个工作日内移交1份给相关部门遵照执行。3、施工过程中成本控制在施工过程中各项目部必须接受甲方对材料使用的管理，若在施工巡查过程中发现A项目对材料堆码混乱、使用混乱或浪费材料，对此类情况立即取证后，视情况的轻重给予项目部处罚，并进行项目通报。集团有限公司各项目部材料员必须服从甲方的统一管理，配合甲方材料员进行材料领用及退还的登记，材料保管码放整齐和废旧材料收集等。4、报废材料施工现场可出售的废旧钢材，由各项目部材料员负责收集整理，报至甲方采购部进行统一安排，出售现金由财务部接收，根据各项目部的收集量进行金额的分摊入账。后附：附件一：工程材料需用清单附件二：工程材料计划单附件三：项目材料计划变更单附件四：领料单

集团有限公司附件一:工程材料需用清单序号产品名称规格型号技术参数要求推荐厂家及品牌备注项目部项目负责人:提交时间:

集团有限公司附件二:工程材料计划单编号:序号产品名称规格型号单位数量使用部位备注 项目部项目负责人：年月日专业技术负责人审核：年月日材料员库存查询结果:年月日

集团有限公司附件三:项目材料计划变更单原已提交计划单变更为以下内容使用部位备注产品名称规格型号单位数量产品名称规格型号单位数量 项目部项目负责人：年月日专业技术负责人审核：