行文管理办法

行文管理办法目的为规范公司行政公文的拟写、审批、印制、颁发、归档等工作，使之规范化、制度化，特制定本办法。范围适用于阳光壹佰物业总公司及所属子（分）公司。职责3.1子（分）公司综合管理部1）是所属公司行政公文处理的管理机构；2）主管并负责指导所属公司各部门政公文处理工作。3.2总公司综合管理部1）是全公司行政公文处理的管理机构；2）主管并负责指导各部门及所辖子（公司）公司政公文处理工作。方法和过程控制4.1总则1公文处理指公文办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接的工作。公文处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全；必须严格执行有关保密规定，确保企业机密的安全。各公司应指定专人负责所属公司公文的编号、打印、用印、存档、发文，各部门负责指定专人负责部门公文的编号、打印、用印、存档、发文。4.2行文种类1部门行文：行文单位以部门为主的文件，如工作呈报、工作往来函、会议纪要。公司行文：行文单位以公司为主的文件，如通知、通告、通报、请示、报告、申请、任命、指示、批复、会议纪要、函件、传真。4.3行文格式公司行文4.3.1.1公司行文一般由发文机关标识、发文字号、标题、主送、正文、附件说明、成文时间、印章、附件、版记（包括主题词、主送、抄送、呈报、打印和印数）。发文机关标识：为发文机关全称，推荐使用黑体一号，用红色标识。发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下，居中排布，推荐使用宋体小四号体字，用红色标识；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为1），不加“第”字，即“XX司X字〔XXXX〕X号”。具体规则如下：1）总公司发文号：统一采用“总司乂字〔XXXX〕X号，其中综合管理部经办的文件为”总司行字〔XXXX〕X号“、人力资源部经办的文件为”总司人字〔XXXX〕X号"、财务管理部经办的文件为”总司财字〔XXXX〕X号“，以此类推。2）子（分）公司发文号：统一采用“XX分司X字〔XXXX〕X号，如北京分司、天津分司、长沙分司、重庆分司等，其中发文内容为人力资源方面的使用“XX分司人字〔XXXX〕X号”、财务管理方面的使用“XX分司财字〔XXXX〕X号”、其它文件一律使用“XX分司行字〔XXXX〕X号”。公文标题：红色反线下，推荐使用小二号宋体加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。主送：标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格，推荐使用四号宋体字；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。公文正文：主送机关名称下1行，推荐使用四号宋体字，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用四号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1、XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。成文日期：一般应写发文日期，会议通过的文件（会议记录、会议纪要）等要写会议通过的日期，重要文件要写签发的日期；成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。盖章：公司红头文件在落款处不署公司名称，只标识成文时间；若出现代盖章时，应署代盖章单位名称并加标为代字。盖章应在公文打印校对后进行，盖章文件的份数应与印发的份数保持一致，盖章位置“骑年盖月”之称。版记：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心，最后一个要素置于最后一行。部门行文以部门名义行文的发文文号由各部门统一进行编号，但必须包括机关字号、年号、顺序号。机关字号为所属公司代码+部门代码，其中：1）公司代码：总公司-Z、北京分司-BJ、天津分司-TJ、长沙分司-CS、重庆分司-CQ，以此类推。2）部门代码：综合管理部-ZH、财务管理部-CW、人力资源部-HR、经营服务部-JY、管家部-GJ、运营中心-YY。部门行文的发文文号即为XX（公司代码）-XX（部门代码）-XXXX（年号）-XX（顺序号）。公司所有发文统一格式，详见各公文模板。4.4行文程序公司级行文：1）经办人拟搞一经办部门负责人核稿—分管领导审核—总经理批准—综合管理部门统一编号、排版、打印、发放。2）拟稿部门或人填写《发文签批单》并按上述程序审批、修订后，将审批稿及电子文档一并提交综合管理部门统一编号、排版、打印、发放。部门级行文经办部门拟写、校对-部门经理审核-部门发文，原件和电子文档部门存档，但各部门工作呈报、请示审批完毕后，原件留存综合管理部门统一存档。打印：公司级发文文件由综合管理部门统一打印，部门发文由各部门自行负责，字符校对差错（含错别字、标点符号）率不得超过5%。，非正式文件可使用废纸打印。复印：字迹清楚、页面整洁、无错位、无偏斜等。发送范围在2份（含2份）以上和页数超过4张（含4张）时应双面复印。4.5发文凡公司文件发送时，必须进行登记，详细记录清楚：发文日期、发文编号、受文单位、事由以及受文单位确认情况。4.6收文凡收到外来文件时，行政文员应填写《公文处理笺》，综合管理部门负责人或公司领导批示是否需要传阅、传阅范围，批示后传阅相关部门处理，处理完毕后归专人存档。4.7附录1）附录A：红头文件模板；2）附录B：部门行文模板；3）附录C：内部公函模板；4）附录D：工作呈报模板；5）附录E：工作协调单模板。附则5.1总公司综合管理部负责本办法的解释和