形成文件的信息控制程序

形成文件的信息控制程序1.目的使所有与品质系统和产品有关文件的制定、修改、发行、废止等均能有所遵循，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。2.范围2.1所有与产品质量和质量管理体系有关的文件。2.1.1包括内部文件和外部文件；2.1.2包括以纸张（包括照片）、电子媒体（软盘、硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。3.权责3.1各制定单位:依权责及工作需要提出发行,变更及作废文件的申请,需依本程序执行。3.2文管员:负责规范本公司文件管制系统,管制各单位文件的发行、编号、更新、收回及销毁，以及建立各项管制记录表，并储存文件资料。4.文件和资料管理过程4.1质量管理体系文件管理流程图过程顺序文件和资料管理流程图过程描述执行者审批者依据表单1提出申请开始提出申请开始根据会议结果、管理改善需求，各部门需求提出文件需求申请文件需求部门文件需求部门主管口头进行2审批否审批由部门经理对该文件的必要性进行评审部门经理总经理部门经理口头进行3是编写文件编写文件根据实际情况，编写具体文件内容文件需求部门文件编写部门主管文件正本4文件审批否文件审批由文件编写部门主管、总经理审核文件具体内容并审批总经理部门经理总经理部门经理审批完成文件5是文件编号文件编号/版本号新增、变更对审批完成的文件进行统一编号文管员N/A审批完成文件6盖受控章、发放盖受控章、发放文管员对文件加盖“受控文件”章并且发放到相应部门文管员N/A《形成文件的信息清单》7回收旧文件，盖作废章回收旧文件，盖作废章文管员对旧文件进行回收并且加盖“作废保留”章文件需求部门文管员N/A《文件发放回收记录表》8文件使用和管理结束销毁作废文件文件使用和管理结束销毁作废文件文管员对所有文件进行管理，并根据文件规定对旧文件正本加盖“作废保留”章留底文管员N/A《文件发放回收记录表》4.2外来文件管理流程图过程顺序外来文件管理流程图过程描述执行者审批者依据表单1外来文件接收开始外来文件接收开始文件需求部门将外来文件经主管审批后提交至文管员文件需求部门文件需求部门主管原始外来文件2审核审核否是由文管员对外来文件的性质进行评估文管员文管员主管确认外来文件的性质3存底保留文件编号并标识、登记存底保留文件编号并标识、登记对外来文件进行统一编号、标识并登记文管员文管员主管形成文件的信息清单(外来）4文件发放文件发放文管员对外来文件统一进行发放签收文管员N/A《文件发放回收记录表》5评审评审否是文管员每年就文件的充分性、有效性、适宜性对外来文件进行评审文管员文管员主管N/A6继续留用归档，结束回收继续留用归档，结束回收文管员对已失效、过期的外来文件进行回收，并加盖“作废保留”章存档文管员N/A《文件发放回收记录表》4.3其他补充内容4.3.1文件审批权限说明 文件类型具体说明审核权限批准权限程序文件规定某项活动或过程的必经途径部门经理总经理支持性文件公司经营活动的各项辅助制度部门主管部门经理技术性文件描述产品技术信息的各种文件各相关部门部门经理部门手册描述各部门相关职位的详细说明各相关部门部门经理作业指导书描述各工序或职位的过程指导各相关部门部门经理质量记录记录某项活动或过程的结果各相关部门部门主管4.3.2文件和资料的分类文件名称/包括范围受控状态程序文件公司内完全受控支持性文件包括：设备操作规程、作业指导书、检验标准、技术资料、部门手册、管理规定等公司内完全受控质量记录（各种表格）如果一经作成长期有效的表格则列为受控表格，否则为非受控表格公司内局部受控外来文件：公司使用的各类国家/国际标准和客户提供的技术文件，客户定单等均为受控文件，其他各类通知型的或短期的为非受控文件公司内局部受控4.3.3文件和资料的编写规定4.3.3.1文件和资料的编号原则a.程序文件的编号：QP—流水号（001、002、003……）文件类别代号(QP代表程序文件）b.支持性文件与质量记录的编号：SOP/MS——流水号（001、002、003……）编写文件部门代号（见部门代号对照表）文件类别代号（SOP代表支持性文件，MS代表质量记录）部门编号：部门营销部生产技术部（生产）品管部生产技术部（技术）研发部人力资源部总经理室采购部财务部代号SAMDQCTDRDHRGMPRAD4.3.3.2文件受控标识a.受控文件原件在背面盖蓝色“受控文件”章并保存，复印件发放前加盖红色“受控文件”章，并注明受控号；b.作废的文件盖红色“作废文