浅谈电力企业文书档案的保密管理

浅谈电力企业文书档案的保密管理浅谈电力企业文书档案的保密管理

中图分类号：F426.61;G271

文献标识码：A

文章编号：1673-1069〔2022〕01-19-2

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文书档案保密管理的原那么和内容

文书档案管理是企业信息化建设的重要局部，对各项业务决策起到撑持作用。文书档案具有稳定的传承性，为企业可持续性开展和自主创新提供可靠的数据来源，是推动电力企业开展的重要资源与企业实现商业管理的有效途径。一些重要的文书档案承载了企业的核心价值，对企业开展起到决定性作用，因其特殊性而需按照涉密级别进行管理，因此，做好电力企业文书档案的保密管理工作至关重要。为适应电力市场开展和信息化潮流，标准电力企业文书档案的保密管理机制已成为一种必然的现实需求。

1.1文书档案保密管理要坚持全过程控制原那么

对文书档案实行前端控制和全过程的保密管理，是要从文书档案形成的全过程考虑，包括定密、印文、收发文、登记、投送、借文、归档与销毁等环节，都要进行管控，确保档案管理的平安、标准。

1.2文书档案保密管理要坚持分级管理原那么

电力企业以平安稳定作为企业开展的前提，所以电力企业文书档案管理必须从维护企业的基本利益出发，严格划分保密等级，该保密的坚持保密化原那么，将保密责任制落实到人，确保档案平安;该放开的局部要放开，使其获得最大化地推广利用，实现其社会价值。

1.3文书档案保密管理要坚持规范化原那么

既要遵循?中华人民共和国档案法》，又要遵循电力系统内相关管理制度，实施统一的规范，便于应用现代科学技术，提高管理质量和利用价值，促进机要文书档案管理扎实有序发展。

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文书档案保密管理存在的问题

随着电力体制改革和企业结构调整的不断深入，企业档案工作者积极发展工作，取得了一定的成绩，同时还存在一些问题。

2.1文书档案保密管理制度建设不到位

一些电力企业档案意识淡薄，既不足对文书档案保密管理原那么、方式的制度性顶层设计，又没有做出文档管理的收集、鉴定、整理、保管、统计等环节的细化计划，不足健全的业务流程，文档保密工作标准化程度低。

2.2文书档案保密管理信息化建设滞后

纸质方式查阅档案资料能够看到整卷档案内容，不合乎文档管理的保密要求[1]，具备完整防御能力的信息化建设和系统管理，有利于文档资料的保密管理，然而在电力企业的应用中，存在信息化建设滞后问题，不足具体的制度规范与完善的档案数字化设施，文书档案的信息化管理不能很好地发挥作用。

2.3管理人员队伍建设亟待加强

企业档案管理人员队伍不稳定，管理人员存在经常变更或缺位情况，一些管理人员身兼数职，基本没有时间学习档案业务知识，无法适应现代电力企业制度下档案管理工作开展的需要[2]，造成文书档案资料的准确性偏低;档案人员的专业素质不高，职业道德教育缺乏，不足专门的高素质管理人才，严重制约了电力企业文书档案管理工作的开展。

2.4各部门对档案管理工作的配合不够

各部门对档案管理工作的配合不够，示例在项目档案方面，建设部门、技经部门以及资料管理等部门之间不足一定的协调度，含糊了文书档案的保管权限，建设部门的职责在于提供项目施工管理相关资料，技经部门的职责在于提供项目施工工作量、造价等相关的档案资料，而资料管理部门应该与各部门之间保持及时准确的信息沟通，从而有效整合相关资料，在使用和归档过程中，防止造成一些保密资料因得不到及时归档保留而遗失，制约档案管理水平的提高。

2.5文书档案的开发力度缺乏

文书档案的保密管理并不意味着将涉密资料束之高阁，相反，具有较高的开发价值和传承意义，形成珍贵的资料库。电力企业在管理中存在重管理、轻利用的误区，在进行经营管理决策时，不足对文档资料的分析开发，造成损失。

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如何改良电力企业文书档案管理

3.1健全文书档案保密管理工作机制

根据国家电网公司档案管理方法，结合单位实际情况，健全档案工作机制，明确原那么和管理方式，完善收集、鉴定、整理、保管、统计等各环节的工作要求。规定文书档案的收集、编制的范围，界定文件形成、归档职责，确保涉密档案保证文书档案归档率、完整性和准确性，为管理人员做好文书档案保密管理工作做出指导。

3.2优化文书档案保密管理业务流程

文书档案的保密管理波及收发、登记、送批、传阅、归档、销毁等工作环节，工作程序性强，在保密管理制度中，各单位应制定工作规范化程序，形成操作性强的工作标准，细化各工程标任务，为岗位人员提出指导，以便严格按照规范化管理的要求，完善各项档案管理制度，制定科学的运作程序，实现档案管理各个环节的科学化、标准化。

3.3强化文书档案的信息化管理

档案信息化是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为根底，以档案信息的资源化为主导，在制度范围内实现资源共享为目的推动档案工作开展的进步过程[3]。根据文书档案管理的要求，加强研究，加大科技投入，引进文书档案接收、保管、利用的技术办法，对各种不同类型载体的档案〔纸质、录音、录像等〕进行数字化处理和转换;严格按照制度规定，制定信息化档案管理方法，明确档案级别，形成数据化档案;必须做到档案管理软件的慎重选择、推广，提高保密防备能力和技术水平，加快推进信息系统防护体系建设，既确保推广性，又保证保密管理的平安性。3.4加强管理人员队伍建设

加强教育培训，提升业务能力，是做好档案工作的基本保证。一方面，从人才引进的角度，甄选优秀的档案管理专业人才参加企业，提升专业化人才当量;另一方面，从人员培训的角度，组织岗位人员加入国家档案局等专业机构的理论业务知识培训，坚持把文书档案根底业务、信息化知识和应用技能作为岗位人员培训的重要内容，提升业务能力，做好对重点人员的资格审查，形成稳定的档案队伍，实现从杂业型转向专业型转变;此外，以文书档案管理为载体，以同业对标为抓手，与兄弟单位进行业务交流，发展调研，不断促进业务能力提升。

3.5建立相关部门间的沟通联系机制

建立一个完善的责任保证体系和监督管理网络，其中档案管理部门起到中枢和主导作用，全过程参与管理，即管理坐标的原点;横向由岗位责任制来约束各部门其相关人员的行为，保证所经办文件责任落实到人，保密工作有据可循;纵向由相关领导牵头，协调标准各部门人员行为，确保严格按照制度规定，完善资源整合，落实文书档案保密管理工作。

3.6深化文书档案的开发利用

对于具有较高的开发价值和传承意义的文书档案，应按照其保密定级，在一定范围内建设资料库，在进行经营管理决策时，结合对文档资料的分析开发，实现其使用价值。对于重要的专题性档案，如在国家重要活动〔奥运会、APEC会议等〕期间形成的专题档案，应根据利用者的需要，有针对性地进行编研，合理保留开发利用，在保密制度框架内，在企业内部合理范围内实现工作经验的积累与共享;对于向企业