建筑工程竣工档案的来源和积累

建筑工程竣工档案的来源和积累建筑项目竣工档案的来源和积累

所谓“先天因素〞，就是处于归档前的竣工档案的来源。竣工档案的“先天〞素质如何，即竣工文件的形成、积累是否完整、准确，分类整理是否科学系统，对竣工档案“后天〞开展具有重要影响。要想保证竣工档案的质量，实现竣工档案完整、准确这一根本要求，就必须首先做好竣工文件材料的来源和积累工作。

1建筑项目竣工档案的来源

〔一〕前期准备阶段产生的文件材料

主要有项目的可行性研究报告及审批文件，工程倡议书及审批文件，项目可行性研究报告及审批文件，工程评价书，环境影响评价及批准文件，水土保持计划、报告及批准文件，文物调查、爱护等文件，地质灾害性评估文件，招标、投标、评标文件，征地拆迁文件等等。

〔二〕施工阶段产生的文件材料

主要有下列三种：

1.施工文件：项目管理文件，施工质量控制文件。如：施工组织设计，施工技术计划，动工报告，分项项目动工申请批复单及附件，原材料出厂质量证明，原材料试验报告，单位、分部、分项项目质量检验评定表、项目质量自检报告和施工试验检测结果汇总表，信息管理系统、机电系统设备进场、安装、调试文件等，设计变更〔修改、补充〕文件和批准文件，施工进度控制文件，投资控制文件，施工平安及文明施工文件，合同管理文件，施工原始记录，声像、电子文件等等。

2.项目监理文件：监理组织机构、人员情况的文件材料，监理大纲，监理细那么，监理管理规章制度，监理质量控制文件，监理项目进度方案控制文件，监理项目合同管理文件，监理日志、会议纪要、记录及声像、电子文件等其它文件。

3.科研和新技术应用文件：科技管理文件.科研报告及科研试验检测记录，科研成果鉴定及获奖文件，新技术推广应用文件材料等等。

〔四〕竣〔交〕工验收阶段产生的文件材料

项目质量检验检测评定文件、交工验收报告，竣〔交〕工验收申请文件、验收鉴定文件、验收证书，建设管理工作总结，各参建单位工作总结，单项项目，验收文件，竣工图表，项目交接文件.项目竣工决算和财务决算及审计文件，责任缺陷期文件材料等等。

〔五〕竣工图的编制

竣工图是建筑项目建设最终情况的真实反映.是建筑项目建成后投入使用及维修时必不可少的依据。

2建筑项目竣工文件的积累

建筑项目竣工文件的积累、就是按照建筑项目工程建设活动的工作程序，通过一定方式和办法，将项目工程建设活动中产生和形成的竣工文件材料适当集中，妥善保管起来。

〔一〕竣工文件的积累范围

竣工文件的积累范围，一般来说，但凡形成了的竣工文件都应当收集积累起来。

〔二〕竣工文件积累的方式

竣工文件的积累方式，可根据竣工文件的编制分工和文件材料现行使用范围，采取不同的方式。

1.建立临时档案室积累

项目工程建设单位从筹建之日起，应建立临时档案室，配置专职档案人员，收集、积累工程前期准备阶段及设计阶段形成的建设依据文件、上级有关指示及审批文件、勘察设计文件、招投标文件、合同协议等文件材料，并随时接收各部〔室〕在项目建设期间内业主形成的各种文件材料。监理中位、施工承包单位也应建立临时档案室，配备专人，按照竣工文件编制范本设置类目，设置临时归档卷盒，积累在施工监理过程中形成的各种文件材料，并接收专业技术人员平时积累的文件材料。

2.明确兼职档案人员平时积累

兼职档案人员平时积累，就是在工程建设单位、施工单位、监理单位的内部机构，明确一名兼职档案人员，对本部室形成的文件材料和专业技术人员移交的文件材料.建立总账和分类账，随时进行登记，统一保管。如办公室负责收发文件的平时积累，合约部负责合同管理及投资控制方面文件的平时积累，丁程部负责项目管理、设计变更、丁程变更等文件平时的积累.协调部负责征地拆迁及施工环境方面文件材料的平时积累，财务部负责财务管理方面文件的平时积累，试验室负责试验检测报告和原始试验记录的平时积累。每年初或定时向临时档案室移交平时积累的文件材料。

3专业技术人员个人平时积累

专业技术人员积累，就是专业技术人员将自己平时形成的文件材料，如计量项目师负责合向管理与投资控制文件的平时积累，专业技术人员可以使用“竣工文件材料积累盒〞，袋内设置“竣工文件材料目录〞，将同一专业的竣工文件及时登记，按顺序集中到积累盒中。

3建筑项目竣工文件形成和积累的措施

为了做好竣工文件的形成、积累和管理工作，工程建设单位〔业主〕应采取一些必要的、行之有效的措施。

〔―〕以建设施项目序和有关规范、标准为依据，实行建设工程全过程的检查监督

建筑项目建设工程的建设施项目序和有关的规范、标准，是进行建筑项目工程建设的各项工作及施工、监理必须遵循的，是进行公路项目工程建设的依据。它规定了建筑项目工程建设施工的阶段、步骤和整个过程，规定了超个阶段、每个步骤的工作任务和相应形成的竣工文件，规定了各种竣工文件表述和编制办法。因此，项目工程建设施项目序和有关规范、规划，既是工程建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等进行建设施工的根本依据，又是竣工文件材料形成的根本依据。工程建设单位应以此为依据，检查监督竣工文件的形成、积累，检查各个阶段每一项建设施工活动形成的竣工文件材料是否完整、准确、系统，检查竣工文件的规格书写、编号、绘制、签署等等是否合乎规范、标准、规定，检查竣工文件的积累是否合乎要求，以保证竣工文件的质量，为竣工文件的整理奠定根底。

〔二〕抓住单薄环节，做好竣工文件形成、积累的管理工作

建筑项目工程建设的前期难备阶段和结束阶段，往往是竣工文件形成和积累的单薄环节。这是因为，项目工程的前期准备阶段，如立项选址、项目可行性研究、评估、初步设计等项工作.往往是由行业主管部门承办的，因工程建设机构未建立，人员不稳定，制度不健全或档案意识不强等原因，致使竣工文件形成积累的管理工作不到位；项目结束阶段，人员流动较大，有的人在工作没有完全结束，又调到新的工程去工作，造成竣工文件无人过问或推诿的局面。应该明确，建筑项目建设工程的前期准备阶段，是竣工文件形成和积累工作的开始，而且这个阶段形成的竣工文件是很重要的，如