档案管理程序

档案管理程序1目的为了保证档案管理工作符合实验资质认定的要求，保证各类记录、资料的保密要求和方便检索，充公发挥档案客观证据和追溯性的作用以及文件资料、标准规范、技术资料的备份作用，特制定本程序。.适用范围适用于公司各种文件、档案、质量记录和技术记录以及外来的文件资料。.职责负责各类文件、记录、资料档案归档、保管、管理工作。.程序将各类文件、记录、资料及时归档，这些文件、记录、资料包括：4.1.1法律地位、法律责任证明文件（1）本公司法律地位文件：本公司依法设置文件、企业法人证书、组织机构代码证书等；（2）本公司法人代表任命文件；（3）资质证明文件：计量认证合格证书、监督检验授权文件、考核与认可证明文件等；（4）本公司组织结构设置和关键人员任命文件。4.1.2质量文件（1）质量手册（2）程序文件（3）检验实施细则、操作规程、质量监控方案等作业指导书。4.1.3外来文件（1）国家、部门有关产品质量方面的法律、法规、政策、规定等；（2）国家或行业标准、规范、规程、方法等；（3）本公司搜集的技术资料：期刊、专著、工具书、学术交流资料等；（4）上级、考核认证机构一达的有关文件等。4.1.4主要仪器设备档案4.1.5技术人员档案4.1.6记录4.1.质量体系运行中形成的质量记录：（1）质量计划、质量体系内审和管理评审记录及报告；（2）纠正、预防和改进措施的记录；（3）人员培训和考核记录；（4）抱怨受理和处理记录；（5）外部支持服务和供应的记录；（6）质量管理体系文件控制记录；（7）说明书、合格、合同、标书、协议评审记录。4.1.6.2检测、检定/校准等技术运作形成的技术记录：（1）检验、检定/校准原始记录；（2）检验室比对和能力验证记录；（3）计量器具量值溯源和检定计划、实施记录；（4）仪器设备运行检查记录；（5）检测报告、证书及副本；（6）新项目和非标准方法开发记录。4.2记录格式的设计与审定质量记录格式由质量负责人编制。4.2.2技术记录格式由各专业检测部门负责人组织设计，技术负责人批准。4.3记录格式的填用、标识和收集4.3.1各相关工作人员负责质量记录和技术记录的填写记录填写应真实、齐全、及时、清晰、明了，记录上必须有记录人签名，有审核、批准要求的，相应的授权人应按文件规定要求审核批准签字。4.3.2检测原始记录的唯一性识应按检测任务下达书执行。4.3.3质量记录的唯一性识按文《文件控制程序》执行。4.3.4各检测部门负责技术记录的审核、整理、形成、报告。4.3.5质量记录按相关程序文件规定的工作程序执行中记录。4.3.6所有记录由专人按程序文件规定的记录流程路线传递，最终交档案管理员。4.3.7属于质量体系文件正本，外来文件的资料要即时归档备份。4.3.8仪器设备档案、人员技术档案建档后，新产生的资料和记录及时归档。4.3.9技术记录和质量记录产生后，暂由相关部门保管，按年度归档至档案室。4.4档案资料的编目及管理4.4.1档案和记录由档案管理员按《文件控制程序》进行编目，做总目录，方便检索查阅。档案管理员按总目录规划档案的排放方式和地点，经技术负责人同意后进行排放和保存。保管期限档案的保管期限由相应的程序文件、作业指导书规定。未明确规定的一般保存期为五年。4.5.2对有继续保存价值的技术档案，由技术负责人组织人进行甄别，报有关部门批准后可延长保存期。4.5.3超期的档案资料，由档案管理员登记造册，报有关部门批准后统一销毁。4.6档案资料的保管4.6.1档案室、资料室应注意防盗，定期进行通风防潮，保证清洁；应配备灭火器材，并定期检查安全和卫生情况。..2档案管理员应维护适当的贮存环境，保证记录的安全贮存，防止档案资料不正常的损坏和丢失，对损坏或变质的档案资料应及时修补和复制。档案不得随意摆放，应将档案分类建立目录后存放在档案中，档案柜应有明显标识，以便检索和查询。4.归档记录若发生涂改、损坏、丢失现象，质量负责人应追查原因，视情节轻重，报公司经理对当事人予以处理。档案的保密和借阅档案应存放在指定场所，采取保密措施。4.7.2属于保密范围内的文件资料应规定范围内传阅。4.7.3本公司人员确因工作需要查阅有关保密性的资料，需经领导或质量负责人同意后在指定地点查阅，一般不外借、不复制，如确因需要，就领导批准。其它资料按规定登记查阅。4.7.4外单位人员一般不得借阅和复制记录，资料，确因需要时，须持单位介绍信（上级检查，认证认可评审人员等法律法规许可的除外）并经领导批准，只限在指定地点查阅未经允许不准摘录、拍照和复印。4.7.5所有涉及委托方利益的文件资料、检测数据、原始记录、检验报告都应为委托方保密未经批准不得复制或扩散。4.7.6借阅、复制记录应办理登记手续，借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录、档案上涂改、划线等，阅后及时交还管理人员，并办理注销手续。4.8储存在电子媒体上的文件、记录按《计算机管理程序》执行。5相关文件《质量手册》《文件控制程序》《计算机管理程序》6.质量记录《档案借阅登记表》《档案借出登记表》《档案销