数字档案在档案信息化建设中的重要性探析

数字档案在档案信息化建设中的重要性探析数字档案在档案信息化建设中的重要性探析

《P键词：数字档案信息化建设重要性

引言

新时代条件下，档案信息化建设已成为必然趋势，如何将数字档案在档案信息化建设中的优势发挥出来，如何正确运用现代高科技的数字档案管理模式解决传统档案管理中的问题，体现其在档案信息化建设中的重要性，将是一个值得探讨的话题。

1、数字档案在档案信息化建设中的重要性

信息时代，现代科学技术已经广泛应用于各个领域，作为档案信息化建设，数字档案的选用将是其重要的一环。它是实现档案信息化管理的必然步骤。数字档案应用于档案信息化建设中，对于档案的规范化和标准化来讲是非常有利的。对于一个企业来讲，随着员工流动性的不断增大，其档案堆积越来越多，如果运用现代企业档案信息管理技术可以在很短的时间内调查员工的各种状况，大大增强办事效率，再如对医院来讲，病人的资料和病史是一笔非常重要的财富，通常会存档保留，但日益增多的病例将造成医院档案管理部门工作量的不断增加，传统的纸质档案管理手续非常复杂，只有通过计算机网络下的数字档案系统才能解决工作人员的实质问题。

当然，数字档案在档案信息化建设中的作用还不仅如此。档案技术的人类的历史开展，一方面是对过去事件的记录，另一方面也是对未来事件的启发。所以我们在进行档案信息化建设的过程中，如何保证档案信息的有效性和准确性将十分重要。数字档案的出现使得这项工作变得非常方便，因为它是高科技产物，通过数字档案的管理可以实现所有档案及时管理和更新的效果，所以相对于以前的实体档案，数字档案在有效性和准确性上有其必然优势。

此外，数字档案在档案信息化建设中还有一个优势，那就是平安性比拟高。这点尤为重要。虽然之前的纸质档案已经流传了几百年，但是其平安性往往没有数字档案高，因为数字档案可以采用平安密匙等高科技伎俩对重要文档进行加密，所以同相应的纸质文档相比，数字档案的优势显现的非常明显。

2、档案信息化建设存在的问题

2.1档案信息化专业技术落后

档案信息化建设不是单单有几台计算机加之简单的系统软件就算开发完毕，而是必须要由健全的根底硬件设施，如计算湘以扫描仪，还要有全面的软件设施、档案管理软件和平安防护系统相结合，才能有效地发展信息化建设。此外，电子档案需要存储在介质上，存储介质的爱护、避免数据信息的丧失、确保传输介质稳定及信息的完整传输也都需要专业的信息技术的应用才能实现。目前，我国不少机构虽有独立的软件平台，却没有统一规范的软件系统对接，而在信息化建设中又各行其是，无法实现信息资源的共享。

2.2档案信息平安面临严峻挑战

档案信息化的目的就是要到达信息资源的共享，但信息共享却存在一定的限制性，即在一定程度上限制在某些范围，假设要到达全社会共享，还存在一个信息平安保密的问题。网络病毒与网络黑客的出现，对于网络技术和计算机的应用是一个挑战，档案信息共享随时会出现信息漏洞的现象，这就会对档案工作造成威胁，在档案信息化的过程中，信息漏洞很可能是无意当中就会出现，无法保证信息的复制，这就出现了保密工作和信息共享的矛盾，而如何在做好信息保密工作的根底上实现信息共享就是目前需要解决的问题。

2.3档案工作人员信息素养不高

在信息时代，一个合格的档案管理者既要懂得计算机根底知识和运用技能，熟练操作办公软件，能把信息管理知识应用到实际工作当中，还要对现有的档案信息进行整理分析、信息归类，提炼加工有用的信息供档案信息需要者使用。而目前，我国高素质的复合型档案工作者比拟少，大多只能满足一些根本的需要，不能到达信息化建设的要求，只是简单地进行计算机根本管理，而无法实现现代化技术的推广应用，一定程度上妨碍了信息化建设的深入。

3、档案信息化建设的对策

3.1提高档案人员的素质

档案信息资源的性质决定了它的管理人员必须拥有高素质。首先，在思想上，档案人员要对这项工作充斥热情，并要有无私贡献的精神。档案人员不仅要懂得档案管理，还要拥有一定的科学知识，要具有优秀的沟通能力和叙述能力。从各个角度提升档案人员的素质，包括提升管理能力，不断学习新的知识和技术，不断适应时代的开展。

3.2加强档案信息的平安保密工作

确保档案信息平安是档案信息化工作的重要内容，没有完善稳妥的平安防备措施，档案信息工作将成为无本之木。首先，建立档案信息的平安机制，要有层次清楚的信息利用机制和严格的权限设置，保证信息的平安传输。其次，运用防火墙技术，由于网络病毒及黑客的伎俩很隐蔽，因此，要把这一技术广泛应用到信息化当中，阻隔因病毒侵害、黑客攻击等引发的不平安因素，保证档案信息的平安运用。

3.3加快相关立法和标准化管理体系的建立

根据一些较兴旺国家的经验，以立法的方式确定对文件的管理，可以更直接、更有效地解决电子文件和电子档案的法律地位问题。我国的法制建设已经取得了很大进展，但是档案工作方面相关立法工作的步伐还是偏慢。国际上常见的做法是对文件的生成过程在法律框架中进行标准，使得文件从生成乃至生成之前就开始对其依法进行标准的管理，同时按照法定的流程监控文件的整个生命周期。这样一来，可以从文件管理的大系统着眼，以批量或较完整的汇合处理方式确保电子文件的真实性、完整性和可利用性，从而防止了仅对单份电子文件采取管理措施及进行真实性、合法性鉴定和甄别造成的漏洞和不便。一些国际规范也体现了这种理念和办法，如ISO-18894等文件管理标准等。我国正在积极参与这些国际规范的制定和相关科研课题的研究，以促进我国的相关法规体系的建设。现在的问题是，我国与法制建设较兴旺的国家相比在管理体制上差距较大，立法工作又相对滞后，直接采用相关规范很不现实。这就需要我们面对现实，尽量使档案信息化的规范向国际规范靠拢。原那么是面向计算机和网络技术的规范直接采用国际规范或国家规范：一般性的信息处理规范要优先采用国家规范，档案属性较为明显的信息技术要求制定行业规范。总之要尽量减少档案自定规范的数量，加快规范体系的形成提高规范化程度。这样利于与国家信息系统兼容，防比形成档案信息孤岛。

4、结语