提升事业单位档案信息化管理的几点思考

提升事业单位档案信息化管理的几点思考提升事业单位档案信息化管理的几点思考

档案管理是事业单位管理工作中的内容之一，其管理效果对事业单位开展有着一定的影响，在信息时代背景下相关部门提出档案信息化管理的要求，但是通过调查发现在实际管理过程中存在档案管理体系不完善、管理人员素质参差不齐以及信息化应用范围有限等问题，上述问题导致事业单位工作效率和效果明显降低。为了对上述情况进行合理解决事业单位需要针对相关问题进行深入研究，下面对现存问题及处理措施进行分析。

1事业单位档案信息化管理现存问题分析

第一，档案信息化管理体系不足完整性。档案信息化管理体系是保证管理工作顺利展开的前提所在，合理且完整的管理体系可以为管理人员提供一定的指导和依据，对提高管理工作的效果有着重要的意义。但是当前一些事业单位在档案信息化管理体系上存在不完善且不合理的通病，具体体现在：其一，未制定相应的管理制度，无法对管理人员的行为进行标准和约束，在实际管理过程中敷衍了事的情况时有发生；其二，一些管理人员仍然使用陈旧、落后的管理办法和管理理念进行实际管理，管理时间较长且工作效率较差；其三，管理内容不全面，在实际管理过程中漏管情况比拟常见，上述问题使档案管理工作不能更好的取得预期效果，严重时甚至会对事业单位开展带来一定负面影响。

第二，档案管理人员专业水平和素质偏低。专业水平和素质较高的管理人员对档案管理工作实现信息化管理的目标有着较大的积极作用，但是当前一些事业单位在档案管理人员设置上存在一定问题，并且在专业水平和素质等方面存在参差不齐的情况，一些管理人员未经过专业培训便上岗进行实际工作，其对档案管理工作的认识和理解较为粗浅，在实际管理过程中无法投入更多的精力和时间，导致档案管理工作落实程度较差，同时因为其专业知识有限有时无法及时发现档案中存在的相关问题，上述几种情况导致档案管理工作完全落实的目标无法实现，并且使管理效果有所降低。

第三，信息化利用率较低。随着科学技术的不断开展，一些新颖的技术和设备等在各行各业中得到广泛应用，对其进行合理应用后各项工作的效率和效果均明显提升，对企业开展有一定的推动作用。但是当前一些事业单位对新技术和新设备的利用率较低，纸质档案仍然较为常见，实际管理工作难度较大，并且在管理过程中出现损坏或者丧失的情况较多，无法保证档案的完整性。

2提高事业单位档案信息化管理效果的对策

对当前一些新技术和设备进行合理应用对提高档案管理工作效果有着较大的积极作用，如何实现事业单位档案信息化管理目标已经成为当前研究的重点，下面笔者根据自身经验且结合相关资料提出如下合理对策。

2.1建立健全的档案管理体系

为了更好的实现档案信息化管理的目标，事业单位需要对自身现有档案管理体系不完整的问题进行解决，将国家相关规定的要求同实际情况进行有机结合重新构建档案管理体系，事业单位工作人员可以从如下几方面进行：

其一，对管理内容、办法及理念等进行更新。根据新时代的要求对原有管理内容中的不合理局部进行删减，对缺失的进行添加，并且对陈旧、落后的管理办法和理念进行替换，为管理人员实际管理过程提供可靠的依据，从而保证档案管理工作顺利展开，逐渐向信息化管理的方向开展。

其二，对管理制度进行合理制定。俗语说“无规矩不成方圆〞，为此事业单位需要对管理制度的制定工作产生足够重视，根据国家档案管理的法律法规和条例对管理制度进行制定，利用管理制度使管理人员日常管理行为更加趋于标准化和合理化，可以将管理过程中敷衍了事情况出现的机率降至最低，管理人员能够认真的对待每一项工作内容，以高度负责的态度进行工作。

其三，制定责任制度。事业单位档案管理工作量较大，为了保证每项管理内容均能够落实到实际工作中，可以对责任制进行合理应用，在使用责任制前工作人员需要做好档案管理工作内容的分类，在分类完成后根据工作的性质和要求为其安顿相应数量和资质的管理人员，从而保证每项管理内容均有人直接负责，使以往漏管问题得以解决，使全面落实的目标得以实现。

其四，制定合理的奖惩机制。通过奖惩机制对管理人员和工作人员的工作积极性进行调动，为此事业单位需要对其产生足够重视，在制定完成后以月或者季度为准定期对两者的工作效果进行考察，根据考察结果对其进行奖励和惩办，从而让其对自身工作产生更多的认识和了解，可以在工作中投入更多的精力和时间，从而保证档案管理工作的效果。

2.2对档案管理人员进行专业化的培训

针对上文档案管理人员专业水平和素质偏低的问题，事业单位需要对管理人员选拔及培训工作产生足够的重视，做好如下几方面内容。其一，成立专业化的管理机构。为了更好的落实档案管理工作的各项内容，事业单位需要成立专业化的管理机构，在选择管理人员时需要对其专业根底知识、管理能力以及道德素质等方面进行综合考核，上述各方面不达标的坚定不予录用，选择各方面均比拟优秀的人员进行试用，从而为实际管理工作提供有利条件；其二，做好岗前培训工作。在管理人员正式上岗前事业单位需要对其进行岗前培训，让其对自身单位的现状及相关要求等进行了解和掌握，减少实际管理过程中出现人为失误的情况，更好的将管理工作落实到实处；其三，做好岗中培训工作。在科学技术不断开展下，事业单位档案管理工作发生较大的变化，引进了一些新式的技术和设备，为了更好的发挥其作用和价值，需要对管理人员和工作人员进行专业培训，让其对技术和设备的使用要点进行掌握，并且通过培训对当前先进的管理办法和管理理念等进行学习，对自身知识和管理办法进行丰盛，为档案管理工作提供更多的技术支持。

2.3建立档案管理信息化平台

为了加快档案信息化管理开展的速度，事业单位需要对当前一些新式的技术和设备进行合理应用，不断扩大应用范围，利用其建立档案管理信息化平台，让工作人员可以在理信息化平台上对相关问题进行沟通和交流，并且使信息共享的目标得以实现，为工作人员实际工作过程提供更多的便利条件，此外管理人员可以在网络上对具体工作过程进行管控，对提高管理效果有较大的积极作用。除此之外需要做好档案备份工作，对工作过程中档案出现丧失或者损坏后档案不完整的问题进行躲避，对防病毒软件进行合理设置，抵御黑客的入侵，最大程度的保证档案的平安性。

3结束语

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