次形成性考核作业题目解析

第一次形性考核作业题目解析《办公室管理课是中央广播视大学为开放教专科现代文员专业和行政管理专业开设的必修课在课程的教学施过程中们设计了形成性考核作业册安排了四次笔答形式的作业作业题目设计基本思想是望学生通过教材的阅读认真梳理相关教学内容通过作业的完成强化并加深对相关知识点的认识和理解握相关基本知识和基本技能，能够对一些重要问题有一些感性认识，进而形成一些理性思考。为了使学生在回答问题后有一个基本参照标准将成性考核作业册中的有些问题进行了适当整理，供同学们参照使用。必须说明的是，这些要点的整理完全是基于教材的，同学们的学习应该回归教材一定要将自己的学习与实际结合起来别是那些需要联系实际的题目，同学们在回答问题时一定要自己动手、动脑。《公管》一形性核业目析一将公实工的要容入列格内基相的填一中这道问题是针对教材第一章中办公室实务范围和内容予以设计的要虑是让同学们对办公室的具体业务有一个比较全面的了解，能够对三类文员，即国内一般性文秘工作、国外一般性文秘工作和国内外企文员工作的共性工作和一般性区别有一个大致的了解们在填表格内容时该意要会“合并同类项”即将内容基本相同的在一行中。当然有些内容可能因工作管辖范围和责任等因素置放在一起未必合适要够自己说出理由也是可以有自己的判断和归类的。问题源于教材第一章2点“办室实务的范围和内容”—页参考性解答：办室务作览序

国一性

国一性

国企（外）号

文书撰写文书制作

按上司的口头或书面指示完成信函。复印资料。

记录上司指令及会谈、会议内容。打印文稿及表格。

文书处理档案管理

在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。档案管理。

会议组织调查研究

安排会议事务，并做会议记录或纲要。协助上司准备书面的财务报告告。

记录上司指令及会谈、会议内容。

信息资料信访工作接待工作协调工作督查工作日程安排

准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；收集及整理各种信息。整理并组织好粗略的资料。替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待来访宾客；接待宾客和员工的来访。替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。以电话往来维持和外界的良好公共关系。督导一般职员或速记员。替上司定约会并做好记录；为上司安排旅行或考察。

阅读并分类信件；日常事务自动处理例行的事务；替上司保管私人的的其的记录。办公室管理

通讯事务、电话；照料上司身边的琐事。办公室环境的布置和整理；保管办公室设备及用品。

其他临时交以记记下上司待的事项；办的事项执行上司留在录机中的吩咐。替上司申报交纳所得税及办理退税。

执行上司交办事项。外出办事如银行邮局等。上面的回答可供参考因为有些内容划分在一类中似乎不是很妥当比如记录上司指令及会谈会内容一项，它既以是文书撰写的内容可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填上这一项。还有些内容要分开来写。比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容两则是文书处理的内容又外出办事如行、邮局等工作也可能是“其他临时交办的事项”栏中的工作内容。二办用耗主包哪？这个问题教材中有明确的表述是同学在回答问题时了回答出教材中的有关内容以外还注意在日常办公室工中着现代化办公技术手段的变化有很多新的易耗品出现，教材所列出的项目一定不全，我们应当予以注意，如墨盒、墨粉等等，当然完成作业可以按照教材内容回答即可。问题源于教材第一章5点的“公用品的种类”P20办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（括订书针孔、装订机（包括装订线期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。三简阐文工的个骤相关如？这个问题主要是通过对文员工作三个步骤的认识同学们对文员实务中工作运行科学有效性的认识时能够对个步骤之间的关系问题有一些概念性的认识意一些联系的观点来看待问题就是认识到三个步骤不是分开独立的是相联系形成一个循环系统。问题源于教材第二章1点“文工作指导思想”P25----P27）文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，在事情没有开前要先做好计划，充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实施的步骤，是按照计划从工作的阶段，这个阶段检查是否按照当初所拟定的顺

序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3．检查的步骤，是通过评估，究工作是否按照计划实施，是否达到了预期，要分析计划和实绩的差异以前进过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划付实施然后检查结果围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划后据这个计划去实施严格检查其结果使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。同学们在回答这道题目时要意本题一共有两个小问题仅要阐述文员工作的三个步骤是什么而还要说明三之间的关系如何案需要自己组织而且要能够理解自己所回答的问题教材中有相应论述同们应能够依据参考性答案己进行相应的归纳，能够用自己的语言组织答案更好。四按“先序处工原，拟份天一工（或务计书本题主要考核本课程的第二章点的“按照‘优先顺序’处理工作”这一知识点。在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：1．将自己要做的事情分为：是否应该做的事B.是否做或不做都无所谓的事C.是否不可以做的事？对于A要集精力做，对于B和可从计划中删掉。2．对于A类事再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做是并不重要的（第二做要但是并不紧急的事（第三做有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。本题的例子请同学们见教材第28的关键是同学们应该尽量结合自己的工作生活实际我每个人在自己的工作活安排中都会有自己计划做的于做的非做不可的一些事情而能够按照“优先顺序安排自己的工作并处理事情会大地节省时间有效利用时间，就会使得工作忙而不乱，井然有序。同学们在制定计划书时一定不要抄袭。五从列员作法，意择种两，谈的作体或此作法认。．请方和告法．计方和结法．受方；．传方；．进方；．变方和驾法．分方与作法本题源于教材第二章3点的“员的工作方法”P32---P39面“受意方法”为例组织相关答案，同学们可以参照答题思路作答。1．简要说明受意方法：受意就是文员接受和领会上司的意图以分为直接受（即领会上司在会议讲话文件批示工作部署或与文员谈话直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等于文员判断和领会和接受（即上司在平时随便交谈的情况下与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等受意方法要注意：（）于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（）好记录本，记录下指示要点；（）意倾听，用心判断指示的用意；（）要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（）有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（）受指示后，要不失时机地贯彻实施。2．结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时我到一家房地产司当文员一天总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介容要包括四个部分——公司的历史的现状司硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力而没有去请示经理只凭自己大脑中的记忆写结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。同学们在回答这道题的时候以只选择其中一个或两个题目进行回答答题的思路是首说明所写方法的基本义个主要依照教材中的表述作答即可答还应将方法涉及到的相关注意事项予以说明意方法要注意的问题法注意的问题等等。回答时还一定要要注意结合教材系实际作答既做到简要说明教材中的相关知识点又能够结合实际谈出自己的体会是个比较典型的理论结合实际的题目信们在工作中经常会用到这样一些方法键是我们平时可能不会太注意这些方法一将这些方法理论化又会使我们觉得有些不便们是应该更为自觉地使用并能够结合实际谈出我们自己的一些认识。为了帮助同学学习这部分内容，下面举例说说进言方法。我是公司一名主管在做了大量工作并经过深入的调查分析后得必要向自己的上司提出一些建议，经过反复思考，在这样一些时机下，我应该选择哪个时机，请大家帮忙出出主意。A.在领午间休息的时候提出。B.首先单地介绍一下你发现问题，然后在提出自己的见解。C.在员的婚宴上向领导提出。D.直截当地提出建议。参考答案大数领导者都有午的习惯休期间是忌讳被打扰的因此选项A时选择不恰当项C在工婚宴样喜庆的场合中出工作建议是不适合的还是另选时机为妙因项也最佳选择选是和格直爽的领导比较适宜我们应该考虑到如果这位领导很爱面子很重礼节的东西这样做成功的几率就很小所以选择D想不是很合适项案中选择B应是比较恰当的选既注重了说明自己所发现的问题，同时也把自己的见解予以表达四个选项而言和择时机不当适时适地不当，而D项度有所欠缺。下面一段文字材料供同学们在学习进言方法时参考：及时给领导提出科学、合理的意见和建议，既是下属的应尽职责，更是下属展示才能、赢得上司赏识和器重的一条重要途径合的建议并不一定能被领导接受和采纳，给领导献言献计的部属也不一定都能得到领导的信任和重用的键就在于要掌握向领导进言的技巧和方法。一、适销对路提建议的最终目的是要让领导采纳，但建议能否被采用，首先取决于建议的内容是否

“对路”是适合领导的“口”。韩非子就曾提出属能随便向上司进言。他提出几种情况：其一，君主秘密策划的事，不知情者贸然进言就会有危险；其二，君主表里不一的事，谁把情况说破，谁就会有危险；其三，为官经历还不深，还未得到君主的信任时，如果把自己的才能全显露出来，那么即便谋划成功也不会受赏；如果谋划失败，反而受怀疑。韩非子所列举的这些情况，其实就是由于未对领导的脾性、好恶等进行充分掌握所导致的。这其实就是在告诫我们知固重要而知人则更为重要因为，不同的领导具有不同的个性习和思维方式对特问题有不同的考虑，而这些都有可能决定性地影响下属建议的命运响领导对下属评价此欲做到“百发百中”先做到“知己知彼”不要学会“胸中有方”还要学会“对症下药”对导及其领导方式、工作方法有一定的了解。为此，应该做到：1.要领会领导所实行的方针；2.要洞悉领导的人格和行为；3.要掌握领导对下属的期待；4.要顺应领导的工作方式和工作思路；5.要明了领导的好恶及对问题的看法；6.要理解和体会领导的处境和心情。二准充向领导进谏，既关系到建议能否被领导采纳，更影响到领导对下属的评价和看法。因此下不能只是简单地把自己的意见表达出来就万事大吉了要行充分的论证否则会被领导认为部属想法简单幼稚事粗心目光短浅或考虑不周而且这些印象可能会长久地保留在领导的脑际中从而影响下属今后的发展考虑缜密细致的办事作风无疑会增加领导的满意度和信任度所下在向领导进言前一定要进行深思熟虑的准备自己的建议能够经得住各种问题的考验。为此，事先要把准备工作做足：1.要搜集详实的数字和事实材料来论证自己的建议；2.要充分考虑到各种反对意见。既要吸收其合理性以弥补自己建议的不足；又要指明其不合理性作为批驳的重点。3.要对领导可能提出的问题有所准备；4.要多准备几个方案，以增大领导接受建议的可能性。5.要满怀信心，憧憬未来。不妨对未来作一预期，展示自己的建议的光明前景，并对各种可能性做出估计样仅增强领导对方案的信心可以表明下属具有某种长期眼光，引起领导的重视。三见行建议都有时效性，不同的时间，不同的环境，建议的“含金量”大不一样。因此，下属向领导进言一定要把握好时机，做到言当其时，不失良机。1.瞅准时机主给领导出主意与领导要求下属出主意效果截然不同一般来说，当领导迟迟难以决断时下提的建议往往比较容易被采用因此下给领导出主意时一定要把握好时机决性建议前出补救性建议及时出一般性建议经常出多出有预见性建议，少放“马后炮”。2.选择场合。尽量选择一些非正式场合，如茶余饭后，下班途中，会议之后，以非工作角色领心情放松时自己的意见和建议在轻松愉快的闲谈中以不经意的方式传达给领导。3.察言观色。人在情绪不佳时，较之平常更容易悲观失望，思维迟钝且惰于思考，情绪波动大并容易产生过激行为此与人交流时注意对方情感的变化启我们，在向领导进言时要学会“察言观色”，注意领导的反映到热心不过度善不乱谋，把

握好进言的频率，遇到领导一时不接受自己的建议时，下属不能固执己见。四讲策有参谋之心，不得进言之法，也会南辕北辙，劳而无功。因此，向领导进言必须讲究方