证章管理制度

目的：加强公司的证章控制，避免因管理不当造成损失，特制订本制度。范围：适用于公司的所有重要文件、证照和印章。职责：管理部•负责印章的制发和管理，负责公司及本部门印章的保管和使用，检查各部门证章的保管和使用情况。各相关部门•负责本部门印章和存放于本部门的公司证章的使用和保管。4.定义:重要文件及证照公司的营业证照、组织机构代码证、资质证书等证照；•合同及评估报告；公司合同、章程、法人身份证明及文件；•与公司有关的政府部门专门文件；•公司其它重要文件。公司印章•指以公司名义刻制的具有法律效力的印章。包括公章、私章、部门章、专用章。公章•指对外唯代表公司形象的印章，代表企业权力、凭信和职责，是企业法人的象征。私章•公司法定代表人、总裁及总监私人印章。部门章•刻有公司部门名称的印章。专用章•财务专用章、发票专用章、合同专用章、文件编号章等。印鉴•将印早盖于纸上后而形成的书面印早样板。5.0内容:5.1重要文件及证照管理■公司重要档案及证照应统一存放于公司财务室，实行专人管理，保证档案及证照的安全与完整。■各部门负责办理的公司重要文件及证照，在办理完毕后，应及时将原件转交档案室保存,并办好移交手续。对重要档案及证照，责任人要进行全程控制，对公司的重要档案及证照进行收集、归档，并填写《档案借出登记表》，做好借出、归还记录。各部门应配合档案室，将留存在本部门的重要档和证照归档。重要文件和证照的借出须在登记表上注明用途，并经总裁签批。■各部门因公借用公司重要文件或证照，在办完相关事务后应及时归还。如部门需该文件或证照办理其它事务，应先退还档案室登记后续借，避免在部门积压，同时让档案管理员了解档案或证照去向。■借用重要档或证照的人员必须爱护，不得擅自转借，不能损坏或丢失。交还时必须当面点交清楚，档案管理员如发现缺失或损坏，应及时报告有关领导。■对于使用不当或损坏遗失等造成的损失，全部由档案管理员承担，公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任，相关人员也要承担一定的连带责任。印章管理5.2.1指导思想指导思想：公司实行严格的印章管理制度，加盖印章应填写《用章申请单》报总裁批准；印章使用范围■以公司名义发出的公文函件应加盖公司公章。■公司设立银行账户、与银行业务往来及开列支票，加盖公司公章、财务专用章及法人章。■以公司名义签订的合同，在每页中缝加盖骑缝章，有校对的地方加盖校对章，落款处加盖公司公章，视其内容加盖法人章。严禁各部门用部门章与其它单位签署合同或类似合同性质的协议、备忘录、纪要等。印章管理规定5.2.3.1公司印章的管理：（一）办理公司印章流程NO流 程审批/经办部门需提供资料01申请刻制公章（办理刻章许公安局特营科营业执照副本、刻制公章申请

可证）报告02刻制公章公安局指定的刻印专营店公安局批准的刻章许可证、营业执照副本、空白印章备案表03公章备案（办理刻制印章登记卡、印章启用申报书）公安局特营科刻制好的公章、营业执照副本、法人代表及经办人身份证04其他公司印章（发票专用章、财务专用章），需到相应部门办理备案，税务局预留印模发票专用章在税务局；财务专用章在银行.营业执照、税务批文、组织机构代码证、刻制印章登记卡、法人代表及经办人身份证05当印章遗失或公司注销时需要注销印章的，必须先登报声明作废再申请注销，并在公安局进行备案报社公安局特营科注销印章的申请报告、营业执照、法人代表及经办人身份证、刻章许可证、刻制印章登记卡，待注销的原始印章（所注销的印早将由公安局特营科收回）（二）、公司印章的登记和保管责任印章类别保管责任人验收和登记程序^公章指定专人1、 公司印章刻制好后，统交管理部验收；2、 由管理部按领导指定与保管责任人签订《公司印章使用和保管承诺书》并在保管责任人工具表记录3、 将印鉴和承诺书归档保存。财务专用章指定专人发票专用章指定专人5.2.3.2公司印章使用和保管要求（一）公章使用A、审批规定:印章类别审批流程公章凡需使用公章，申请人须填《用章申请单》，随待批文件交总经理审批。注：总经理须盖公章亦要填写《用章申请单》财务专用章除支票、汇款外，其余文件盖章前均必须填《用章申请单》，经总裁审批后才可盖章。发票专用章由指定专人经总裁审批后使用，不需填《用章申请单》B、所有盖公章的文件，均须按规定审批，不得凭私人感情、讲情面使用公章。C、 所有不属实文件均不得盖公章。D、 所有合同在盖公章前，均必须交总裁审批，否则不得盖公章。E、 公章保管者外出或请假时，应将公章交指定的代理人，向公司发出临时授权通知，以便他人使用。代管人亦须签订《公司印章使用和保管承诺书》。F、 特殊情况携公章外出时，必须在《公章使用登记表》上作好登记，明确归还时间，到期后，公章保管人必须催促借用者及时归还。G、 不得私自动用公章，不得在空白信纸、信封或空白介绍信上盖章。如对文件、资料错盖了章或多盖了章，应按规定及时销毁。H、 、公章应盖在文件正面，重要文件和所有合同应盖骑缝印。（二） 公司印章使用保管的一般要求：A、 印章应置于安全的地方，不可随意放置，使用后应及时放回原位，确保不被非预期使用。B、 保管人员应对印章经常检查，经常清洁，以保证印章字体和图案清晰。C、 盖印位置应恰当。若有固定或指定盖印处时，应在规定处盖印。D、 盖印图案应清晰、字迹应端正。若文件需盖多个印章的，各印章不能交叉重叠，不能压住正文，也不能盖出纸边。（三） 外借规定：除特许情况（如办理证件,社会保险等）外，原则上公章不予外借。而财务专用章、发票专用章原则上亦不得外借。A、 如遇特殊情况需外借时，需向总裁提出书面申请，获准后再到印章保管人处登记领出。B、 外借公章人员均需签订《公司印章使用和保管承诺书》，印章保管人应保留书面申请及《公司印章使用和保管承诺书》，保管期限为一年。C、 公司证件如营业执照/税务登记证/机构代码证等证件的管理同印章的使用管理制度相同。5.2.3.3除公章外的公司印章的停用和废止（公章则遵照有关法规规定）■公司印章获准停用后，印章保管人应及时报请上级审定印章之处理方法。■接上级的规定和指示，做好公司印章的上缴、清退、存档或销毁工作。■换新章时应发出书面通知，并将作废印章印在“因”内，启用的新章则印在“□”内。■除特别需要，废止的公司印章统一交由档案管理员保存三年，然后在征得有关负责人的意见后再行处理。■公司印章停用后，应由档案管理员做好登记工作，把通知停用部门、时间、原因、处理情况登记清楚上报上级机关，并留档以备核查。5.2.3.4公司印章的遗失、损毁、被盗（公章则遵照有关法规处理）■公司印章遗失、损毁、被盗时，保管人应及时向上级递交说明原因的报+卄告书。■损毁情形，应将旧章交上级确认处理后，方可刻制新章。■遗失公司印章所引起的费用、损失原则上由遗失者个人完全承担；特殊情况而减免时，需由总裁签批。■遗失、被盗情形，则应及时发出旧章作废通知，并改刻新章。事后发现旧章时，应及时将其交上级确认并作废处理。5.2.3.5公司印章保管人的离职处理NO内 容负责01离职人员在退还工具时，应将所持公司印章退回管理部。印章保