论项目管理中招标采购的策略和实施

论项目管理中招标采购的策略和实施项目采购管理是项目管理的重要内容，对工程投资成果有重要的影响。在方式总体上可分为招标采购和非招标采购二大类型。招标采购包括公开竞争性招标和有限竞争性招标。非招标采购包括市场询价采购及直接签订合同采购。非招标采购主要用于金额较小的工程非主要需求的采购。对工程项目的主要需求的采购，如：承包商、设计勘察、工程监理及大宗材料和设备的采购，根据工程规模、类型、投资性质的特点及国家相关法规的规定，都应采取招标采购的方式进行。

近几年来，本人在上海铁路南站、中国浦东干部学院、复旦国际学术交流中心、华联又一城、扬子江大厦及上海交通银行数据处理中心等各类工程中代理招投标采购工作的实践中，对招标采购的策略和实施进行了一些探索。

1

工程项目招标采购管理及服务的基本指导思想

在当前建设工程项目管理日趋市场化、国家工程建设法规日趋完善的形势下，社会中介咨询机构在参与项目采购管理时，要充分意识到工程项目的采购管理是影响工程项目建设投资、质量、工期及各项协调管理的重要环节。因此，我们在承接招标采购委托及实施工作中，比较强调以下方面的指导思想，以提高我们的工作质量及服务质量：

(1)根据工程项目采购管理工作内容多、涉及面广的特点，其工作应覆盖项目建设的全部内容，以实现类别条线清楚、横向到边、纵向到底的系统管理效果。

(2)为全面实现工程项目的采购目标，力求做到总体策划严密、阶段计划及时可行、准备工作超前启动，以科学管理的手段来取得招标采购的主动性。

(3)树立招标采购工作始终服务于建设项目总目标的管理思想，强调招标采购过程中经济、技术、管理效果的综合协调，是保证项目投资、工期、质量三大控制实现的前提

(4)增强服务意识，提高服务质量，主动当好业主在招标采购工作中决策参谋是项目管理单位执业的责任

2

工程招标采购中的几个重要环节的控制

2．1招标方案策划

为了能使建设单位了解项目管理单位在招标采购中的工作思路、工作方法、工作组织、工作措施，使招标工作按法定条件、程序，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则顺利开展，实现建设单位投标目标和建设意图，我公司在招标前即结合项目管理中的范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、风险管理等方面的实际要求，编制招标方案策划文件。在策划文件中主动向业主介绍了建设工程的招标投标相关法律、法规，实行建设工程招标投标的重要性、建设单位在招投标中的工作事项、招标工作运行程序、代理单位工作内容，并对承发包模式、合同形式、计价模式、设备、材料供应方式、投标单位的选择方式及其利弊分析等实质性问题提出项目管理单位的设想。业主在了解了项目管理单位对项目的采购计划、招标的相关法规文件后，对项目管理公司的策划方案作出决策，从而便于项目管理单位进一步编制招标文件。

2．2投标单位的确定

2．2．1投标单位的资格条件的设定

投标单位是项目采购管理中的一个主要组成部分，项目采购应该本着“公平竞争”的原则，给符合条件的承包商提供均等的机会，一方面体现市场经济运行的规律，另一方面也能对采购成本有所控制，有利于提高项目实施的质量。所以应根据采购内容、项目情况及建设要求的不同制定适合的资格条件

2．2．2投标单位的选择方式

对于符合资格条件的投标单位的选定方式，目前主要有资格预审和全部抽取的方式

(1)资格预审方式：在投标阶段以前进行资格预审，对资格预审合格的投标申请人发放招标文件，对资格预审不合格的投标申请人，告知资格预审结果。这种方式利处在于：建设单位事先通过资格预审，可以筛选出少数几家确有实力和经验的承包商参加抽标，工程业主对潜在的中标者也比较心中有数。同时，由于淘汰了一大批综合实力相对较弱的承包商，从而可以大大简化评标工作，其不利处在于招标前期时间有所延长，工作量有所增加。

(2)全部抽取方式：是对所有投标申请单位在相关管理部门监督下，从符合资格条件的报名单位中随机抽取，建设单位对报名的投标单位中随机抽定。这种方式利处在于：招标前期时间较短，工作量减少；不利处在于：由于随机抽取，建设单位对报名的投标单位的情况了解不深，缺乏主动性。二种方式各有利弊，下面以我公司在某银行数据处理中心项目施工招标为例，介绍一下我公司在这方面的一些做法

该银行数据处理中心，总建筑面积约5万m2。，有四幢主要单体组成，具有金融行业安全、可靠及信息化、高科技的特点。考虑到本项目建设规模及科技含量高的特点，我们建议建设单位选用资格预审的方法确定投标单位。在采购计划中，我们考虑到了由于资格预审会延长招标前期的时间，故在进度安排中，我们将施工招标开始时间作了提前，即在设计院编制施工图纸的同时，我们将其就开始着手招标的前期工作，这样就弥补了时间上的不利，既确保招标工作的正常开展，又能为业主把好投标的入门关。在制定资格预审的评定标准中，我们将其分为五大内容：一是投标人的基本条件，包括投标人的合法性、经营行为、企业管理(质量、安全)的规范性、经营状况的正常性及工程业绩的相似性，只有符合基本条件，才能进入以下四项内容的评审；二是企业荣誉及经营能力；三是企业类似工程业绩情况；四是企业的财务能力；五是企业技术力量、项目班子人员、项目经理及机械设备配备。投标报名单位根据资格预审文件的要求编制申请文件，业主和项目管理单位则按照这五项内容对申请文件进行汇总分析，这样就使业主对投标单位实施能力有了一个大致认识，也为招标工作的正式开展打下了一个很好的基础。

2．3招标文件的编制

招标文件既是投标单位编制投标文件的依据，又是工程项目业主(采购人)与中标单位商签合同的基础，它对招标单位和投标单位双方都具有约束力。因此，必须十分重视招标文件的编制工作，依照合法、公正、互利的原则，尽可能使文件的内容明确、周到、合理、合法，文字严密、规范。招标文件一般包括投标须知、合同条件、协议条款、技术要求及执行规范、投标文件组成及格式、工程量清单及图纸等。项目管理单位在编制招标文件时，必须与工程建设的质量、进度与投资三大总目标相结合，使其贯彻落实到各阶段目标中

在上例所举数据处理中心项目施工总承包的招标文件中，首先我们就工程的总承包范围、由中标人施工的工程范围、招标人特别认可的分包工程及由招标人另行发包的工程范围作了明确的界定，对于业主另行发包的工程，中标人可收取总包配合费，对于招标人特别认可的分包工程，中标人可收取总包配合费和总包管理费，对配合和管理的内容要求，在合同条件中也作了明确的要求，投标人在此基础上竞争自报取费费率，这也就防止了在施工过程中可能会产生因界面不清、要求不清而产生的扯皮现象。其次，在工程管理要求中，我们对工程的项目管理、质量、工期、安全文明的目标、控制要求、管理体系要求及对项目经理、现场人员的管理要求等在招标文件中都作了明确的阐述，使投标单位针对以上要求合理编制技术方案及投标报价。第三，对于投标报价，我们按照《建设工程工程量清单计价规范>编制了工程量清单，对投标报价的依据、价格的组成、编制的原则及要求，在招标文件中都作了详细的描述。在清单的编制过程中，我们又与整个项目的采购管理相结合，对于业主将另行采购的分包工程、材料、设备等，都以暂定金额的形式列入总报价内，从而使投标报价更趋合理与严密。

又如：在该项目设计招标工作中，由于当时项目正处于初步意向阶段，为减少设计招标的时间周期及投标单位的工作量和费用支出，我们建议业主采取设计方案招标。在设计单位确定后，可连续承担初步设计和施工图设计任务。同时考虑到弱电及景观工程是本项目的几个较主要内容，又具有很强的专业性，为了切实体现总体设计构思，又能突出专业设计的优势，我们又建议业主将这两部分列入专业设计分包范围。在施工招标时，由于设计图纸按阶段提供，考虑到桩基工程施工周期短，施工图纸明确，施工工艺成熟，市场价格水平较稳定等特点，我们又建议业主将桩基工程先进行招标，作为与施工主体平行发包的模式，这样，压缩了建设工期，确保了工程的顺利开展。2．4投标的评标标准和方法

合理确定招投标的评标标准和评标方法，是公正、公平、科学评标，正确选择中标单位的关键问题。国家七部委令<评标委员会和评标方法暂行规定>中指出“评标的方法包括经评审的最低价法、综合评估法和法律、行政、法规允许的其他评标方法”o常用的评标方法有两种：最低价法和综合评标法。最低价法是将能够满足招标文件的各项要求、投标价最低(低于成本的除外1的投标作为选择中标单位的依据的评标方法。常用于材料、设备的采购。综合评标法是将投标的质量、工期、信誉等方面按照权数打分，以综合分最高作为选择中标单位的依据，常用于服务、工程的采购。在项目管理中，应针对采购内容的不同，制定出合理的评标方法。

例如：设计招标与施工招标的评标标准在其评审内容及评定形式等方面有较多的不同。设计招标的评标标准主要是设计方案的优劣、工艺技术水平的高低、投入产出的多少、设计进度的快慢、设计资质等级以及社会信誉的好坏等，故在做法上拟邀请一批经验丰富、有较高学术水平的相关专家组成评委，对所有投标方案作出书面与口头评述，最后采用投票表决的方式向业主推荐优秀方案。在施工招标采购中，我们则建议业主采用综合评估法，并以百分制的形式进行打分评定，其标准是最优标价、质量高、工期短、信誉好，即将商务标部分与技术标部分各占一定的分值，分值的比例根据工程建设的情况进行合理分配，这样也就防止了投标单位一味压低报价，而忽视技术方案与工程管理的结合，有利于评选出合理低价与技术水平相结合投标单位中标承接工程。在货物采购中，对于技术性能满足招标要求的各类设备宜采用最低价法，但对于报价的评审不仅要考虑其采购价格，还要考虑其使用价值

3

项目管理中的几点采购管理经验

经过近年来我公司参与的项目采购管理工作的实践，我们充分体会到项目采购管理是直接影响项目投资效益的重要管理环节，它对参与此项工作的中介咨询单位提出了在法规、经济、技术、管理及组织协调等诸多方面的要求，为了更好地发挥中介咨询单位在项目采购管理中的作用，我们认为可从以下方面着手，不断总结，不断提高我们的组织管理能力及效果。

3．1正确认识项目管理公司(咨询公司)在项目管理中的采购管理工作中的定位及应采取的工作方法

项目管理公司受业主的委托，参与项目建设的全过程管理，在采购管理工作中既有向业主提供项目采购管理策划、技术咨询、专业服务的责任，同时又是一个具体的操作者，而采购工作又是项目建设中相当敏感重要的工作，采购工作的结果往往涉及到队伍的选择、材料、设备供应商的确定等，而这些又对工程建设的目标的实现起了基础性的作用。项目管理单位在采购管理工作中的角色不同于一般的招标代理公司，它拥有更多的策划、具体的操作工作，而项目管理工作也赋予了相对较多的权利，也承担了更多的责任。因此项目管理公司在采购管理工作中要摆正自己的定位，注意工作的方式方法，将对采购工作实现既定目标，同时又保证在现行的法律、法规的要求下。做到公开、公平、公正、诚信起到重要的作用

(1)项目管理公司要切实做好采购管理中的工作职责，肩负起应有责任，同时要充分尊重业主在重大问题上的决定权。

(2)要注意工作的方式方法，充分发挥中介咨询企业的专业知识、管理经验优势及诚信服务的工作作风，赢得业主的信任和尊重。

(3)要做好业主与政府之间的桥梁，多向业主宣传相关的政策、规定。3．2在服务业主的过程中。注意充分尊重业主的法定地位和决策权。协助业主做好相关工作

由于业主已经将整个项目管理工作委托给项目管理公司，但从业主对项目投资效益的期望及其在项目建设中的风险而言，业主必须拥有诸多重大问题的决策权。现行国家法规对此类决策权限也有明确的法定要求。因此，项目管理公司应在做好服务的同时，协助业主充分发挥他们的决策作用，共同做好采购管理工作。(1)根据项目投资的性质、规模、项目建设的特点和项目的进度安排，项目管理公司应提供项目建设的采购管理的工作策划方案，业主对此应予审核和确认。策划方案中要有采购管理工作的各项采购内容(服务、工程、货物)的详细名称，开展各项采购工作的时间、计划安排，开展采购工作的方式(招标、竞争性谈判、单一性询价)

(2)在每一项采购工作中，项目管理机构所拟定的有关计划，如：确定正式参加竞标的单位数量、资质要求，承发包范围、内容、承发包的方式、各承包商之间的工作范围界定，合同价格的计取方式、付款方式、工程质量、工期目标等重要问题均应听取业主意见并得到业主确认。

(3)项目管理公司编制的采购工作中的书面文件(例如：招标文件、评标办法和标底等)必须提交业主审核并得到业主确认。

(4)邀请和组织业主参与采购工作过程中的各项活动并充分听取业主意见、征得其对各重要环节工作决定的确认，(如：考察竞标单位、参加招标会、招标答疑会、询标会、评标会确定中标单位等)

(5)安排业主作为合同谈判的主要方参加合同谈判的全过程活动，签署各类采购合约。

(6)提供采购工作中所需的各种资料(营业执照、资金落实证明等)和办理有关手续工作(盖章、签字等)。

在工程建设中做好采购管理工作，业主的作用至关重要。项目管理公司必须善于引导业主成为既能依法行事，又能精于决策的明智的业主，是采购工作实现既定目标的保障。

3．3建立完善的内部组织机构。健全职责分工。提高综合能力。适应项目管理中的采购管理工作

在工程项目建设的管理工作中，作为一家咨询公司，要切实做好采购管理工作，为实现工程的目标打下基础，很重要的在于如何不断提高对项目的综合驾驭能力，提高内在的素质。首先，要根据项目的特点、要求和业主的情况，针对性的