职位说明书的撰写岗位说明书标准

[职位说明书的撰写]岗位说明书标准模板职位说明书的撰写案例某跨国石油公司，在广东境内合资的形式并购了许多加油站，为了保障加油站的规范化管理，使加油站业务和内部管理职责更清晰具体，公司需要为加油站关键岗位制订详尽的职位说明书。下面以加油站经理岗位为例，介绍职位说明书每一部分制作方法。一、工作概要根据规定有效地计划、领导加油站业务销售和内部管理，在预期的费用范围内达到预期的销售和管理目标要点：1、要求用简短而精确的一句话，来说明这一职位的工作内容，及设立这一职位的价值或意义。2、表述形式行动的动词：计划、领导什么：加油站业务销售和内部管理为什么：在预期的费用范围内达到预期的销售和管理目标3、工作概要：一般只有1-2句话，在组织中只有少数职位的目的和价值超过一句话，即那些有“多重职务角色”的职位。4、动词的选择：政策制定（策略性）制订、指导、建立、控制、计划、准备、核准、授权、决定、策划工作的执行(管理性)（专业性）第1页共13页评估、检定、维护、监督、完成、提高、落实、实施、达到分析、鉴定、预测、建议、检核、预测、估价、确认、谈判较低的任务查验、核对、分配、收集、运作、加工、生产、提供、提交、安装、维护5、工作概要举例：总经理：按照董事会的政策和计划对公司的经营进行指导和控制，使其资本价值利益以及利润达到增长的目的。人事经理：根据主要的人事政策做好招聘工作，使雇员的素质、数量的发展与维持工作相一致，并满足业务部门的需要。业务员：根据预算在指定的地区按限定的折扣范围，完成公司生产的“家用粘合剂”的销售任务。行政办主任：为董事会及总经理要求召开的下属委员会的所有会议服务，提高快速处理事务的效率。6、职位价值的表述职位价值的表述要符合职位实际，既不要扩大，也不要缩小。职位价值缩小的例子总经理：按重事会的政策和计划对公司的经营进行指导和控制，使各部门的经理不断提高管理能力职位价值扩大的例子业务员：完成公司生产的家用粘合剂的销第2页共13页售，确保公司的产值达到要求二、工作范围1、财务目标（你所直接负责和控制的部分）消费支出毛利……便利店工资单固定费用其它收入债务人债权人存货量……油品存货量……非油品合同2、财务目标（你所直接负责和控制的部分）顾客销量其它要点：1、工作范围指：对该职位所具有的直接或间接影响的定量描述，即用数据来显示的与工作相联系的活动规模或范围，该范围必须是职位直接负责控制的。2、描述工作范围的数据……年度预算、开支、运营成本及项目成本……年度收益、税收、销售周转、年芳销售额……附加值……顾客、销量、采购值、区域、人数、项目数……人属的数量直接的与间接的描述工作范围的数字通常是财务方面的3、工作范围举例打字室主管打字员人数：4使用打字室的人数：88采购员年度采购值：￥1。2M附属人员数：2供应人数：23化学PVC产品研究人员研究费用预算：￥0。3M工作人员：无PVC产品年度销售额：第3页共13页￥17M三、工作职责1、业务销售：80％确保完成油品和便利店货物的销售目标（1）便利店销售目标①运用正确的商业途径，向员工解释销售，从而最大限度地增加各种货口品的销量，包括便利店和润滑油的销售额。②使用提建议的销售术，满足顾客的需求。根据ASP的建议协调和实施油站的促销活动。③根据预先订好的计划用商品位置摆放图和商品布局图减少存货损失。冰箱和货架应摆满货物，标价正确，商品摆放及销售符合商品位置摆放图搞好日常卫生，确保便利店卫生及商品处于良好标准。（2）油品销量①监察和记录竞争者的油品价格并立即就市场变化向主管提建议。②查看每日油品审查表。每月油品变动报表，如有差异应作出处理，从而把存化损失减少到最小限度。③检查油品付款的发票。到期月结单和实际的油品发货是否一致。（3）商品毛利①确保过期和坏掉的商品数量低于和主管协定的水平。这个限度就是：商品过期率小于商品销售额的X％，商品损耗率小于商品销售额的②分析各种类商品的毛利，采取行动防止员工、顾客盗窃或其它原因的商品损失，以尽量减少存货损失。第4页共13页③设定并保存好陈列货物，检查便利店收货和发票是否一致，发票盖章并在发票登记本上做好记录。价格薄的标价应随着商品价格的变动而变动。④分析每日报表所显示出来的差异和走势，通过分析销售数据和陈列商品，决定最佳存货量，查看卖方发票，确保其折扣达到油站可接受的水平。⑤在未经主管批准前，不得改变商品的摆放位置，必须根据商品的有效期限，决定其促销摆放位置。（4）工资单①保管好员工考勤簿，合理分配劳动力，减少加班对照班表和考勤簿，检查每周有薪工作时间，比较规模相近的油站的费用。②监察油站工资水平，经和主管协商后，调整员工考勤安排以避免加班。（5）费用①和区域主管分析每月损益表和油站预算，找出所发生的重要费用及和预算的差异，采取相应的补救措施。②参照同等作法监察所有可控制的费用。控制文具、电话、电灯和水的使用，合理安排、使用承包商（花园和清除垃③确保用正确的财务流程记下顾客没付款或无力付款的账目并尽量减少这方面的费用。④根据维修保养要求保护好设备。第5页共13页⑤如每日报表出现差异，应找出差异的原因并设法减少现金流失和同等的费用相比较。（6）洗车收入①切实执行日常保养程序，减少潜在故障。②查看洗车机损坏情况，采取补救措施减少费用。③培训和鼓励员工提示顾客使用其它服务，增加销售额。④做好洗车区范围的清洁工作，确保其卫生、外观的良好标准。⑤根据区域主管的建议协调和参与洗车促销活动。（7）顾客服务①保证油站所有员工均向所有顾客履行公司的六点顾客服务守则。②提供购买商品的收款单，各顾客保持友好的沟通，如称呼顾客的名字，正视顾客。③通过顾客第一的培训规程。（8）业务审查①无论油站经理还是其它员工都应保持友善的待客态度，当班时都应穿着特快店、便利店的制服并佩戴员工卡。②按照规定的标准做好油站的清洁保养工作。③保持地面、加油庭、便利店、休息室和设备的清洁和良好的工作状态。④确保所有加油庭清洁箱干净整洁，用具齐备。⑤依照即定的检查标准确保加油站维持在最佳水平，每班第6页共13页员工专人专责，并且每天检查工作状况。2、加油站管理：20％（1）销售、顾客服务提高公司的整体形象，改进顾客服务。①销售图表按月向员工展示油品及商品销售图表。②油品价格A根据要求向主管汇报所有油品，便利店商品的销售及量油资料。B密切注视竞争油站的价格，记录在油站日志里并立即向区域主管报告。C每天检查竞争油站的价格，记录在油站日志里并立即向区域主管报告。D需要时根据公司指示配合区域主管对油价进行调整。③顾客关系－频率&投诉的很需要性A亲身激励和指导员工以友好和礼貌的态度向顾客问候。B尽可能在油站解决顾客投诉的问题，并尽量避免同类事件的发生。（2）管理、员工作作效率确保员工工作效率：①员工评价A监察员工的表现，委派任务给下属，培养他们的工作技巧和能力。B实行所有员工的年度业绩评定，向上反映工作需要改进的地方，乐意帮助其他兄弟油站。C确保每月和所有员工讨论顾客至上服务的表现评价，需第7页共13页要的话，建议并采取补救改良措施。D宣传产品知识，培养群体协作精神，群策群力。②观察群体工作&人事管理A设定员工招聘和工作标准（外B协助招聘员工，进行整套培训，包括设备使用，安全紧急及救援措施。③人事记录保持每个员工的最新的档案记录，必要时提供参考意见并记录在案。（3）便利店布置用商品系列①促销支持，布置质量无论何时均应按照加油站面貌标准手册保持油站的清洁，外观，员工制服整洁及精神面貌良好。②商品项目范围A按照价格薄和陈列货物进行订货。B所有商品标价正确。（4）健康，安全和环保①不断提高加油让的安全和健康系数：A保所有事故均记录在健康，安全和环保问题日记里，需要时须出具事故声明。填好每月安全事故损失控制检查表。B紧急报告号码和灭火器及禁止吸烟应确保放在醒目，靠近的地方。C急救药箱装备齐备，易于取用保持地面清洁干爽。D便利店通道没有货物或箱子阻塞E杀灭害虫和昆虫。第8页共13页F确保员工穿戴标准制服并能够使用所有安全设备。G正确使用清洁用具。②现金A无论在加油站还是在送行途中均应保证现金的安全。B规定当班员工可以放在收银机和钱袋里的现金限额。C把钱袋放进安全柜，并把钱袋所载现金数目记录在班表上。D确保锁上保险箱。E清点现金和票据应在经理进行并把门锁好。F检查员工放进保险柜里的现金和他们班表上的数目是否一致。G准备好款项由保安送行。H检查警铃，闭路电视，锁是否能正常工作，保证收银机的安全，警惕可疑行为。③手册，培训a按照公司规定确保员工和顾客的安全。B确保所有员工已阅读加油站安全手册。C确保员工已接受所有要求的健康，安全和环保的培训。④蒸发、泄漏－油缸和油泵a定期检查仪器记录有否磨损迹象，如有的话应按要求向区域主管汇报。B如果油缸或油泵出现故障应立即向区域主管报告。⑤维修保养定期检查仪器有否磨损迹象，如有的话应按要第9页共13页求向区域主管或承包商汇报。⑥订货和收货按照订货和收货程序确保每次均收到并且数量齐全。确保所有员工熟悉订货和收货程序。（5）管理确保便利店商品，油品销量，工资单及送行记录的准确：①工资单按时每周完成有关工资额的记录和公司要求。②报表a每日业务平衡汇报b检查每日班表及各种报表。C确保油站员工维持现金平衡。D按时确认每日报表。E按要求向总公司提供所需文件。③现金a现金控制、送行b每日按时准备好由保安送行的款项。C每日的数目记录进每周平衡表中，确保不付款的事件得到证实。④存货控制a确保检查区域主管指定的货物类别b把发票C根据公司规定做好货物盘点，把所得数据，收银机显示的销售情况及商品编号做好适当的记录。D把记在同一发票资的货物的信息分别正确地记录到发票总结单中，以备货物调整之用。E确保当班员工正确点数香烟数量。第10页共13页F每日巡视便利店，检查文具有否丢失或转移至其它的油G检查每日班表完成量占每周平均数的百人比。对照每油站。泵读数，确保油品数量正确。H减少滞销货物的存货，增加商品销售额。I每次盘点完毕应做好还未点数的商品记录⑤发票a计算发票金额，把有关内容填进发票少总结单中。B确保按时做好发票记录。⑥遵守规定a查看油泵读数记进每日读数记录以及油品平衡表，发票和每日报表。B每月底开会交换和汇总遵守油站制度和动作的意见，以便做好下个月的计划。要点：1、“工作职责”即职位通过系列活动所需获得的最终结果2、“工作职责”的描述重点应放在最终结果上，而不是在工作任务和具体活动上。3、“工作职责”对活动的描述应局限在与最终结果有关的“主要活动”上。4、“工作职责”描述越详尽，对工作的指导性越强。5、“工作职责”描述可采用“剥洋葱”式分析方法：（1）把职责分成几个大的方面如将加油站经理的职责分成第11页共13页两大方面：一业务销售：二加油站管理：（2）把每一大方面的职责分成若干小方面一业务销售：（1）便利店销售（2）油品销售（3）商品毛利（4）工资单（5）费用（6）洗车收入（7）顾客服务（8）业务审查（3）把每一小方面的职责又分成若干更小方面（1）便利店销售目标④运用正确的商业途径，向员工解释销售，从而最大限度地增加各种货口品的销量，包括便利店和润滑油的销售额。⑤使用提建议的销售术，满足顾客的需求。根据ASP的建议协调和实施油站的促销活动。⑥根据预先订好的计划用商品位置摆放图和商品布局图减少存货损失。冰箱和货架应摆满货物，标价正确，商品摆放及销售符合商品位置摆放图搞好日常卫生，确保便利店卫生及商品善处于良好标准。6、确定各项职责所占时间比或相对重要性，作为绩效评价时的各职责所占权重如加油站经理各项工作的相对重要性一业务销售：80％二加油站管理：20％6、工作职责的表述（1）表述的格式最终结果主要活动通过做而实现（2）把“最终结果”作为工作职责。对一些联系范围较小，容易解释的工作，可把以工作任务第12页共13页和最终结果，结合起来作为工作职责，如任务最后结果每日的数目记录进每周平衡表中确保不付款的事件得到证实检查每日班表完成量占每周平均数的百人比。对照每油泵读数确保油品数量正确也可以直接把最终结果作为工作职责来描述如所有商品标价正确。确保油站员工维持现金平