浅谈中小型路桥施工企业经营工作的初步构想

中小型路桥施工企业经营工作的初步构想众多迹象表明中小型路桥施工公司经营工作已越来越难以适应现在的建设市场，综合多方意见，经营工作主要体现在六方面的不足之处：一是投标经费越来越大；二是中标几率难以得到提高；三是在国家投资的以合理价中标的项目上，大部分中小型路桥施工企业目前这种经营理念难以以一个较好的价格中标；四是经营作为一个对外窗口，所做的资审文件、投标文件质量不高，难以体现一个施工企业的形象；五是经营工作思路没有放开，经营部很多工作人员的思想还停留在五年前的水平，责任心欠强、陈规陋习太多，有待改变面貌；六是投标工作开展没有详细的规章制度可依。怎样更好将公司经营工作开展好，先从经营部工作入手，建立好一个健全的经营部组织机构框架，做到《分工明确、紧密配合、责任到人、奖惩分明》，以达到经营工作上一个新台阶的目的。一、经营部组织机构初步构想拟成立五组二室，既有明确的分工，又有紧密的相互配合，责任到人，规范管理。五组二室：信息组（1人）、商务组（4人）、技术组（2人）、报价组（2人），综合组（1～2人）、资料档案室和标书制作室（1人），包括经营部负责人在内共12～14人，人手紧张时，先针对要实施的事项进行内部调整，若内部难以将任务逐个落实，再考虑从各分公司或项目所在区域的项目部调人配合。二、各组室详细分工（一）、信息组：1、掌握每天的招投标信息（主要是从公司领导、项目上、同事、合作伙伴等多方面收集和汇总，从网上和中国交通报上同样要收集），每天都将信息反馈至综合组，针对各重点区域的项目应摘录下来以电子文档的形式存入档案室以备查，针对招投标信息必须有详细记录可查，同样所有参与经营工作的人员所得到的信息都要归总至信息组，信息组负责人要主动收集、不能有任何理由说未收集到相关的信息和资料；2、执行（或跟踪执行）购买和递交资格预审文件（如果分公司或项目上的人员购买的必须在当日负责及时收集），所有资审和招标文件由信息组在购买回的当日内交由档案室并签字；自行负责掌握好及时递交资审文件（自行了解并掌握买回的文件是交由谁在做、多久能完成、多久能从标书制作室拿到文件（必须掌握好如何包装及应带的相关资料，综合组负责复核），不管是信息组负责人去购买还是别人去购买、不管是信息组负责人递交还是其他人递交，信息组必须全权负责到底；3、办理授权书和协助财务部办理银行相关资料等，凡是资审文件中要外出办理的资料如授权书、信贷、其他证明材料等等，都交由信息组负责人去办理，信息组负责人必须确保所要办理的资料在规定的日期前办理好，同时所办理的资料完全符合资审文件的要求不得有误，资料办理好后交给商务组负责人并签字确认；4、协助公司相关部门办理公司营业执照、资质证书、安全证书等的年检年审等，信息组负责人必须落实所有证件的年检年审问题；5、对公司所有项目的中标通知书、合同协议书、交工证书、省级以上质检部门出具的质量证明文件（简称四证）进行跟踪登记，催促相关领导协助一起对四证做到及时收集，先自行对证件进行收集，如有难度则要求业务总经理出面收集，如自行收集不到又不向领导反应情况则追究信息组负责人的相关责任；6、负责收回和督促收回信贷证明等要求收回的资料；7、完成经营部领导交办的其它事务。（二）、商务组：主要负责项目资格预审文件的编制、资格后审文件中资格审查资料方面的编制1、档案室将资审文件于购买回的当日交至商务组负责人手上，商务组负责人按资审文件要求进行详细具体的分工，明确总责任人，并将每一个标段的资审编制情况制作一张责任卡，相关责任人进行签字，资审文件编制完成后，有相关人员全部签字的责任卡交由档案室保存（后附责任卡样式）。2、商务组应对资审文件中的人员、机械设备、业绩、财务资料、重点表格填写五部分进行详细分工，每个标段明确一个汇总负责人（此负责人负责收集及回复资审如有的补遗书，同时向相关责任人转达补遗书内容），必须在递交前3～5个工作日内将文件编制好，交由综合组复核（1个工作日内），综合组复核后交由经营部经理或业务经理审核（1个工作日内）。所有资审文件均按此程序执行：编制→复核→审核完后→再交由标书制作室制作→再交由综合组把关→再交由信息组递交。3、资审文件跟踪存档：项目来源（有领导审批的记录本）→招标信息（保存电子版的招标公告或报纸、传真等的招标信息）→购买信息→文件编制责任卡→递交文件信息→资审文件全部电子版存档→资审文件副本资料存档→递交后跟踪是否通过（若通过将副本另列保存，若后段投标需用则办理借用手续，若未通过分析原因资料保存一段时间后移交档案室或销毁，若出现一时间内无反馈的信息则另列重点保存）。4、负责向信息组详细交待清楚需要办理的授权、信贷等需外出办理的资料。5、资审中若需提供技术方案的，则向技术组衔接并要求技术组及时办理好。6、完成经营部领导交办的其它事务。（三）、技术组：主要负责投标文件技术部分的编制1、负责投标文件中第三篇（除合同用款估算表和如果需附的单价分析表外）、第四篇、第五篇及除报价相关部分外的其它资料的编制。2、负责资格预审文件中如需提供的初步施工组织设计的编制。3、负责投标初期投标邀请书的登记及回执、牵头购买招标文件、现场考察、参加标前会、提出标书中的需业主明确的疑问、整个补遗书的收集及回执。4、完成经营部领导交办的其它事务。（四）、报价组：主要负责投标文件报价商务部分的编制1、负责整个投标文件的汇总、整个投标文件包括技术组和商务组（如果有）编制部分的校定。2、负责投标文件中第一篇、第二篇、合同用款估算表、如需附的单价分析表等与报价相关的一切资料。3、负责整个投标文件的包装、密封、递交及参与开标（另有安排除外）。4、完成经营部领导交办的其它事务。（五）、综合组：1、掌握公司整个投标信息（进行资审的项目情况和进行投标的项目情况），掌握整个资审文件、投标文件编制的进展情况（谁在负责编制、编制时间进程情况、存在的困难情况、存在的不能解决的问题等等），针对不同的情况采用行之有效的方法予以解决和控制，并将情况及时反应至经营部领导或主管领导。对这些情况应有详细的记录以备查。2、负责认真复核每一份资审文件，对各资审文件关键点进行标划逐一核对，对资审文件中隐藏的问题进行认真挖掘出来，并对问题作好相应的响应或说明等等，交待和监督好信息组按时递交资审文件，递交时按要求包装和密封好文件，带齐相关的所有需带的资料查验（如果文件中规定需要）。3、负责认真复核每一份投标文件，对招标文件中关键点、重点注意事项（即初步评审、详细评审条款）等等进行逐条列出，对应每一条进行认真核对，决不允许因投标文件编制方面出现问题而废标。4、完成经营部领导交办的其它事务。（六）、资料档案室和标书制作室：资料档案室主要工作：对经营部所有投标工作记录在案1、对公司营业执照、资质证书、安全证书、ISO证书等证件进行管理（对证件的使用进行详细的登记和管理）；2、负责保管公司所有项目经理和技术人员的毕业证书、职称证、建造师证、试验工程师证、安全资格证、获奖证书、各类其它证书等等。严格按档案管理的标准来执行和操作此项工作；3、资审文件的电子版存档，留底的副本存档，每个资审文件的责任卡存档，所购买的资审预审文件存档，资审文件自购买回开始的信息情况跟踪和登记存档；4、投标文件的电子版存档，留底的副本存档（如有留底必须收回），每个投标文件的责任卡存档，跟踪和登记中标项目的图纸、投标文件副本、电子版资料等等在谁手上，由谁保管，必要时一定要及时收至经营部保存以作下一步的安排用；5、所有在外投标办理的一些手续及留底资料和资料的电子版，如：广东投标办理的IC卡及办卡时所报的相关资料、天津投标办理的进津备案密码锁及相关的系列资料、河北省投标时办理的信息管理卡及办卡时的系列资料等等。在外投标办理的所有资料必须交经营部保管和存档，比如在天津投标时办理的投标备案通知书一旦遗失就影响到下一次的投标不能办理相关手续；6、保存经营工作中应该保存的的相关所有资料。标书制作室主要工作：复印、制作所有的资审文件、投标文件7、与经营投标相关的所有复印工作均由专人负责，原则上不允许其他人使用复印机，如复印工作人员不在可由经营部熟悉复印工作的人进行复印；8、完成资格预审文件、投标文件的制作装订成本，必须保证装订完好、无散页、工整美观、无漏页、无重复页。9、完成经营部领导交办的其它事务。三、制订详细的经营部内部工作纪律和工作责任制度此项工作已迫在眉睫，俗话说无规矩不成方圆，只要有详细的规章制度可依，大家均可按照制度循规蹈矩去办事，大家均可依照制度规定采取多种形式的策略去开展经营工作，稳打稳扎承揽工程业务，使经营工作上一个暂新的台阶。1、严格遵守总公司内部管理制度、总公司机关工作纪律和工作管理制度，按公司的所有制度实施管理；2、严格上下班纪律，严肃请销假制度和出差（出岳阳市区）登记制度，坚持以工作为第一要务，工作需要时应积极加班加点将工作认真完成；3、严肃公司经营投标工作纪律：a、不允许私自以公司的名义对外联络兄弟单位，配合其他单位投标工作；b、不能以任何理由私自作主，将公司资质借与其他单位从事经营投标；c、在招标资审过程中，不允许串通相关竞争单位，做对公司不利的事项；d、在投标过程中，不允许私自和与该次投标相关的单位联络，一旦有相关投标单位主动联络的应及时将情况反应至经营部经理，经营部经理应逐级向上反应，并在领导的指示下作出下一步回应；e、在整个投标过程中，应严肃认真做好保密工作，必要时应理解和配合保密工作需要而采取的适当措施，特别是在投标报价阶段，经营工作人员必须主动牵头和带头采取相应的保密措施；f、在整个投标过程中，严禁向外透露任何投标信息和泄露任投标方面的资料。以上纪律所有参与经营投标工作的人员均应严格遵守，一旦违反将严肃查处，首先坚决执行取消当事人叁个月的补助奖金（没有任何能作解释的理由），其次交公司纪委查处，如有违法行为由公司处理。4、严肃工作责任制度，首先认真细化经营部各工作人员职责，再对照各项职责，制订与利益和纪律挂钩的详细制度，其次执行经营部工作人员工作责任100分制，目的只为加强经营工作责任心，按各自工作的详细职责每出现一处因工作责任心不强造成的错误，则进行相应扣分，对责任心强、工作认真、所做的资格预审文件和投标文件无错误出现，并顺利通过资审、投标一举中标的参与投标工作人员，按详细制度规定进行相应加分，每月进行综合汇总评分，按所得分与职工待遇直接挂钩。此项工作由经营部全体工作人员集体商量形成统一意见，并制订出详细的执行细则（另附）。四、经营部职工待遇分配方案责、权、利充分结合，决不搞平均主义，做到奖惩分明。经营工作人员除工资外的待遇，初步构想由中标项目奖金加通过资审项目补贴两部分构成，具体为：中标项目按公司职代会通过的经营奖提取方案进行提取，其中40%归经营部（包括公司分管领导、业务经理在内）发放，60%发放给领导和经营部以外参与该项目经营工作的人员，通过资审项目补贴按每通过一个合同段资格预审计取10000元。分配方案：按岗位系数、工作成绩系数、出勤系数进行加权分配。岗位系数：按从事经营工作人员的不同岗位进行归列系数；工作成绩系数：按经营工作责任制度对每位工作人员进行综合汇总其所得分（详细打分细则按各自从事工作的责任心、成绩等进行，在经营部内部集体通过，打分细则另列），100分系数为1.0，100分以下85分以上（含85分），其系数按公式1-（100-所得分）÷100×3进行计算，即为每减少1分则系数相应减少0.03，85分以下系数为0，100分以上为每增加1分则系数增加0.02；出勤系数：按上班工作时间正常出勤则系数为1.0，每缺勤一天核减系数0.05，半天核减系数0.03，工作时间擅自离开岗位每次核减系数0.01（以影响到工作，工作期间需要其办事而找不到人为主进行登记核减），每加班一天计加系数0.05，半天计加系数0.02，外出投标每天额外计加系数0.01，以上系数全月进行累计汇总，当无故旷工五天以上时其当月出勤系数为0。每个人的岗位系数×工作成绩系数×出勤系数得出其发放待遇的执行系数，所有经营工作人员的执行系数进行累加得出汇总发放系数，核算出经营工作人当月应发放待遇的总费用，总费用除以汇总系数，得出每1.0的执行系数应发放的金额，按各自算出的执行系数相乘得出每个工作人员应发放的待遇。以上发放办法既明确了责任与待遇挂钩（针对责任心不强、工作老出差错的工作人员有可能执行系数为0，则一分钱的额外待遇都拿不到），又拉开了档次（岗位不同，其所得系数不同，出力不同所得不同），又体现了多劳多得（出勤系数）。以上为经营工作开展的初步构想，请领导审阅并提出宝贵意见，不当之处请请领导批评指正。公司经营工作建议将公司经营投标工作划分为叁类：重点投标、常规投标、配合投标一、重点投标公司每年在重点市场区域内选定5～10个项目列为重点投标项目，此类项目基本上均为国家投资项目，而且采用的评标办法为全部采用施工单位报价进行复合算出评标基准价、初步和详细评审没问题的报价第一的单位为中标单位的项目，直截了当说到底就是容易进行操纵围标的项目。符合以下几点：1、国家投资并立项的项目，如果是BOT项目，必须是国有资产投资且业主默认施工单位进行围标；2、采用的是初步和详细评审没问题的报价第一的单位为中标单位的项目，且评标基准价为施工单位的报价按规则进行组合、业主无标的的项目；3、资格预审时施工单位能选定所报具体标段的项目；4、所要求递交的投标保证金不大的项目（不超过80万），除投标保证金外不要求另外递交如信誉保证金等之类的现金担保（保证）的项目；5、公司所熟悉的业主、且易做工作的业主、能默认操作投标的业主、能确保公司所找的合作单位大部分能过资审的业主；6、操作中标后，不会给公司带头负面影响的项目。根据目前全国市场情况，结合公司目前的实际情况，建议重点投标类放在：省内2～5个、天津高速公路1个、甘肃安徽等省份高速公路1～2个、四川重庆能实施围标的项目选定1～2个。实施重点投标的项目工作开展：1、必须有半年以上的准备工作，建议省内的项目由公司核心领导亲自出马，提前做通业主工作，选定好所投标段，提前一个月掌握招标信息（好针对招标要求找配合单位），