十讲秘书办会上课

第五章秘书“办会”的工作

学习目标思考练习主要内容知识框架图本章小结

通过讲解秘书在会议、会谈、会见以及公务聚、会中所从事的事务工作。掌握会议及会议要素，掌握工作例会中的主要程序和原则，能妥善组织小型工作例会；掌握会见、会谈的事务工作以及公务仪典、宴请的筹划和组织工作、聚会的设计组织和主持工作，能够独立筹划小型会见会谈事务，独立设计组织聚会工作。第一节会议事务工作第三节公务仪典、宴请活动中的事务工作第二节会见会谈中的事务工作第四节秘书“办会”工作案例第一节会议事务工作

本节点睛一、会议及会议要素二、工作例会中的主要程序和原则三、大型会议中的会务工作四、会议改革的探讨

秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会议事务的工作。所谓“会务”，它是“会议事务”的简称，包括会议的筹划准备、组织服务和善后落实工作。

一、会议及会议要素

（一）会议会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。

美国《韦氏新大学词典》中认为，会议是“一种会晤的行为或过程”，指的也是把众多的人员聚集起来讨论问题的社会活动方式。

会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如下的演变过程（见图5-1）。图5-1会议的演变过程近代资本主义社会部落联盟现代社会部落奴隶社会封建社会氏族社会发展成为管理国家和组织公务活动的一种主要形式氏族处理公共事务的氏族议事会（二）会议要素

我们不能简单随意地将任何一种聚合或会合都看做是真正意义上的会议。只有具备了构成会议的十大要素，集体的活动或聚会才能构成会议。只有明确了构成会议的基本要素，才便于从整体上把握整个会议的全面工作，以利于会议的顺利进行。会议名称如：XX公司全体职工大会；XX协会XX届理事会。XX公司海外企业经营管理会议；XX公司XXX庆功大会等。XX公司第X次海外企业经营管理工作会议；XX协会第X届理事会。如：XXX会、XXX大会、XXX座谈会等。二、工作例会中的主要程序和原则

无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员在工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程31.p制发会议通知.#确定会议规模与规格布置会场ppt#19

准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件ppt18会场检查.问题：明确会议组织机构确定与会者名单13（一）秘书在会前要做充分的

筹划准备工作

秘书在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下五个步骤（见图5-4）。

图5-4会前准备工作的步骤明确要点

准备议题安排会议议程通知开会会场准备

以上五项具体的内容如下所述。

明确要点秘书做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、会期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。

准备议题

围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、群众反映和有关的能够充分说明问题的资料。12

质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是秘书会务工作的第一条原则。秘书应该做好两方面准备（见图5-5）。

图5-5秘书应做的准备准备参加会议讨论的人，应当事先知道议题，并为自己在会上讨论的发言做好充分准备秘书要为议题的最后议决准备好必要的材料，也就是秘书要为会上讨论的问题准备好充分的材料

要求秘书在可能的情况下，例会前将有关材料发到与会人员手中

安排会议议程因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则（见图5-6）。

图5-6如何安排会议议程3事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容放在会前放在后面放在会期两头一些例会上宣布周知的内容有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”

在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。秘书也要科学安排工作会议的时间（见图5-7）。图5-7科学安排工作会议的时间工作会议的时间上班开始半小时后，工作会议时间一般不超过100分钟，中间安排一次短暂休息会议日程、议程、程序的安排和拟写会议日程：指在一段时间内会议进程的具体安排，使与会者了解会议期间每天的活动安排情况。有表格式和条列式两种。格式一日期星期上午（9：00~12：00）下午（15：00~18：00）晚上*月*日一开幕式：XX同志致辞；XX同志做工作报告分组讨论XX同志的工作报告看文件

*月*日二分组讨论XX同志的工作报告大会发言

自由活动*月*日三分组酝酿人事安排选举文娱晚会*月*日四闭幕式：XX同志作总结讲话领导接见、全体代表合影留念（2）会议议程：一个会议常有多个议题，秘书根据议题的内在联系，主次、先后排列次序，便称为议程。议程需呈送领导审定，在会前发给与会者。格式：XX公司职工代表大会议程表（安排）一、审议2001年工作总结；二、讨论2002年工作计划；三、审议并通过2001年财政预算及2002年财政预算；四、增选职工代表（3）会议程序：除了议题外，会议还有一些礼节性、结构性的内容、项目，把每一次会议的这些项目有序排列，便成为会议程序表，格式如中国共产党第X次

全国代表大会第一次会议全体会议程序

19XX年X月X日

一、中国共产党第X次全国代表大会现在开幕二、全体起立三、奏《国际歌》

四、为毛泽东、周恩来等已经逝世的老一辈无产阶级革命家和革命烈士默哀五、默哀毕，请坐下六、中国共产党第X次全国代表大会应到正式代表X人，候补代表X人，因病因事请假正式代表X人，候补代表X人，今天实到代表X人，候补代表X人七、请XX同志致开幕词八、请XX同志代表XX届中央委员会作报告九、休会会议程序，供主持人主持会议，掌握会议进程之用，主持人一般只按先后顺序依次宣读即可。会议通知方式

通知开会会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和书面通知（见图5-8）。

图5-8会议通知的三种方式4口头通知电话通知书面通知适用于小型例会，三五个人的碰头会一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告

便条式或卡片式的会议通知卡张贴式即黑板启事栏的会议通知

秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则

请柬式邀请信：适用于邀请性会议，格式为：尊敬的XX会员：兹定于X年X月X日上午9时于我公司一层105招待事举行会员联谊活动，以感谢您对我公司的支持和厚爱。届时请携带会员卡和本请柬前来参加。敬请光临。

XX公司X年X月X日谨定于X年X月X日（星期X）上午9时在XXX举行酒会。

敬请

光临

XX公司请回复电话：XXXX

一般通知标题可以省略为“通知”。下面是三个例子：例文1

通知五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。

总经理办公室

×月×日

例文2

教学观摩会通知时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半地址：三楼阶梯教室主讲：音乐系赵鸣教授内容：严肃音乐的增长和发展参加者：各系负责教学的主任、助理。

校教科研所

×月×日

例文3

各部门科长会议通知

×年×月×日事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问题，特召开会议，请准时出席。受文者：各部门各科长时间：五月三十日（星期二）下午1：30－3：30。地点：第一会议室

总经理办公室主任××

上面三个例子，第一个是最常见的文字叙述式会议通知；第二个和第三个比起文字叙述式来更为直接、简洁。特别是第三个，在一些公司、企业，通知单是事先印制好的卡片，只要秘书按与会者名单事先填好发放即可。

会场准备会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。5会场准备有以下要求（见图5-9）。

图5-9会场准备的要求要求

秘书会务工作的第四个原则就是会场宁略小而勿失于大会场座位的不同排列是根据会议需要来设计的会场布置要与会议主题、性质一致事先制作一块挂在会议室外的牌子，写清正在开会，在什么时间结束，请勿打扰在会议召开前检查会场的桌椅、话筒、录音等设备，还要留意消防、安全因素会场的类型及布局（p219）

①小型会议室：

椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形。33共青团上海政法学院第一届委员会第一次全体会议

34共青团上海政法学院第一届委员会第一次全体会议

35②中型会议室。

“而”字型、半圆型(弦月式)、教室型(课堂型)36教室型37教室型38③大型会议室。礼堂型(剧院式

)、众星拱月型。39礼堂型40礼堂型41会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。

42

会标会徽4331（会前）4、会场座次安排（1）身份排座法——主席台座位安排A、左右排座法：按公布名单，以会场或主席台的中心为基点，向左右两边交错扩展排列。依中国传统，一般由中间按左尊右卑的规则，向两边排开：第二领导坐在最高左侧，第三领导坐在最高领导的右侧。B、主席台的讲台，应设于主席台前排左侧的台口。主席台座次安排（2）顺序排座法——主席台下座位安排A、横排法：按公布的名单或姓氏笔画为序，从左向右依次排座；先排正式代表，后排列席代表。B、竖排法：按名单或姓氏笔画，沿一条直线从前至后排序。（3）其他排座法：A、策略排座法：是以与会者受邻座影响为前提，策略安排座位。B、自由择座法：小型内部会议，与会者自由择座中央政治局常委与江泽民集体照主席台坐次6、会场装饰

（1）会标制作：会标显示会议名称，位于与主席台处于同一方位的适当的位置。常用的制作方法：选用色彩适当的不干胶纸，按设计书写好的字体剪出会议名称，粘贴在横幅上。注意每个字的规格——根据主席台台口宽度和会议名称的字数确定，计算方法是：会议的每个字规格（宽度）=（台口宽度—间隔）/（字数+2）例：主席台的台口宽度为11M，会议名称10字，计划每个字的间隔0.1M，计算出每个字的宽度为：（11—1）/（10+2）≈0.83M（2）标签的制作：有两种形式：A、桌签，是在会议活动中表明桌号和就坐人身份的标签，如“记者席”、“演员席”，多用于茶话会、宴会等会议活动。组织者在发出会议请柬时一般在请柬上表明桌号。B、座签，在会议席位上标明就坐人姓名的标签，在引导与会者就坐时使用，有两种形式：+三棱形，平放于桌面，柱体前后两面夹层插入就坐者的姓名卡片。+卡片型，多用于宴会、招待会，一端剪成长方形，一端剪成锥形，锥形部分后折90度，平放于桌面。（3）会徽：对于有会徽的会议，要将会徽挂设在台幕上。（4）台幕：主席台的台幕一般用紫红色或兰色面料做成。红色热烈，兰色柔和宁静。一般台幕用单色调，也可以采用分割法，配以两种颜色。（5）主席台的布置：A、主席台桌面可等间隔放置一些坛式花卉，讲台上也可放置坛式花卉；B、主席台台口可围放一圈花卉，选择低矮些的植物；C、主席台上的旗帜应围在会徽两边，显得庄重，主席台两侧插上对应的旗帜，可增添喜庆气氛。（6）装饰性布置：常用旗帜、花卉、灯饰、工艺品陈设等。A、颜色使用：庆祝会、表彰会、欢迎会：为显喜庆气氛，以红色装饰为主；座谈会：适当突出兰色，使会场清新、明快；工作会议：适当增加绿色，以绿色调节、休息。绿色在人的视野中约占25%时，心理最舒适。还应该考虑季节因素：冬季，可增加暖色布置（红、黄）；夏季，可增加冷色布置（蓝、绿）。B、花卉植物选用：世界各国有许多花语：铁树、棕榈代表庄严；万年青、君子兰代表友谊、万事如意；菊花高洁；月季、玫瑰喜庆；牡丹富贵。一般性会议，选择月季、扶桑等花卉，使人心情愉快，气氛轻松。比较庄重的会议，选用君子兰、棕榈、万年青等，使人镇静。日常工作会议，开会时间较长，处理棘手问题，会场使用冷色或中色的窗帘和四壁，摆放棕榈、苏铁等绿色花卉，减轻与会者疲劳，使人情绪较长时间处于冷静。座谈会，摆放月季、扶桑等观赏性植物，米兰、白玉兰、茉莉等赏香型花卉，增加团结和和谐气氛。实训作业假如你是班级团支书，下一周需要召开团委会，请你设计以下会议前期的工作：包括拟写会议通知、会议议题、参会人员、拟定会议程序、会场选择和布置。（二）秘书在会中的组织和服务工作

工作例会中组织和服务工作相对简单易行，且工作量小，所以常设一位秘书。

12.2会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作

签到和检查会场

与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员到会情况，清点人数，弄清缺席人及缺席原因，然后报告会议主持人。还要提示和保证与会者就座于适当的位置，以便会议按时召开，并将会议出勤情况如实记录。1

目前常见的签到方法有四种（见图5-18）。图5-18签到方法

常见的签到方法簿式签到秘书代签法证件式签到电子自动签到

秘书代签法：由秘书人员在到来者的名下画圈。

证件（卡片）式签到：与会代表在预先发给他们的证件或卡片上签上自己的姓名，然后上交即可。

簿式签到：与会代表在入场时到秘书人员事先准备好的签到簿上签署自己的姓名、职务、所在单位等，以示到会。

电子自动签到：代表将印有代表固定号码的卡片送入签到机，签到机立即将姓名、号码传到中心，并把签到卡退还代表。电子签到的优点在于快捷方便，不会因速度慢而在会场入口处出现混乱拥挤的现象。2、引领入座：与会者位置事先排好，而与会者事先不清楚，会务人员需引导入座。大型会议可印刷座位表；在会场设置指导标识，在出席证上注明座位号。3、分发会议资料。及时、准确地分发。如可以在与会者进入会场时，由会务人员在入口（签到）处分发给与会人员，也可在会前放置在每一个与会者的座位上。4、服务性工作

小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来做，不另安排服务员。会议中，秘书要做好以下工作（见图5-10）。

图5-10秘书在会中要做的工作

随时接听打进来的电话，根据需要进行处理接待随时找人为各位倒水、递烟缸适时挂图、分送材料、放投影、录音录像适当为领导提供提纲等必要文字材料要求5、集中精力，做好会议记录

会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的秘书，要事先准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。（1）含义：指会议情况的原始记录，要求真实反映会议全貌。（2）内容和格式：由三部分组成：会议的基本情况；会议的具体内容和签署。其中：A、会议眼的基本情况：会议名称、时间（起止的具体时间）、地点、到会者（出席、列席、主持）、缺席者（原因）、记录人。B、具体内容：议题、议程；讨论经过；决议、决定。C、签署：主持人和记录人的署名

XXXX会议记录时间：2003年1月5日上午8：00~9：00地点：公司会议室主持人：XXX（副总经理）出席人：公司各部门经理缺席人：XXX（出国）记录人：XXX（秘书）1、主持人讲话：今天讨论一下……的问题。2、发言：技术部竹经理：…………3、决议

……4、散会。主持人：XXX

记录人：XXX（3）会议记录的要求

准确、完整、简洁、明确。

（4）、会议记录的重点

会议中心议题及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。（5）、会议记录方法

a.记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，其他的可简要记录.b.漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。

c.与会者提的意见、建议，要记人名。(6)会议记录的修改

a.定稿打印前，请主席签字批准。

b.与会者指出错误，主席或秘书可改。

c.会议记录一经签名，不能再改动。5.协助会议按议程进行并形成会议结果

秘书在会议中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的意见，明确要做的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等。归档（三）秘书在会后的善后和

落实工作

秘书在会后的善后和落实工作有以下四部分组成（见图5-11）。图5-11秘书在会后的善后和落实工作的四个部分秘书在会后的善后和落实工作的四个部分及时清理会议室，使一切复原，以便其他会议正常进行及时下发会议文件，并对会上布置的工作做好催办整理1、文书处理：主要有：（1）回收文件资料：可事先制订文件清退目录，会后按清退目录收回文件；日常小型会议可以在会议结束后当场收回文件。（2）印发会议纪要：会议纪要具有指示、知照作用，印发程序。会议纪要在会议记录的基础之上加工而成。（3）立卷归档和销毁：会议期间使用的文件按内容联系和会议的进程，分门别类编立成一个或数个案卷，定期向档案室移交。对无须保存的文件要立册销毁。A、立卷文件范围：会议正式文件（决定、决议等）；参考文件；出席、列席、分组名单；会议的日程、议程、程序；会议通知，重要电报，电话记录等；会议记录，发言稿，简报，纪要及其付印稿；会议选举材料；会议的有关图表、照片、录音带、录象带等；会议有关证件；其他有关材料。B、销毁文件：根据《国家档案局关于几项不归档文书材料的销毁暂行规定》，销毁文件有：重份文件；事务性、临时性、没有查考价值的文件材料，如临时会议通知等；未成文的草稿和一般文件的历次修改稿；内容被其他文件包括的文件材料。销毁需要登记，按销毁手续销毁。2、代表离会服务：主要有：代购机票、车、船票；结算帐目，清还所借物品；安排车辆送客；安排领导送行。3、会务总结：大中型会议或重要会议后，会议秘书人员应总结会议经验，可发一份问卷表或评估表给与会者打分；还可以要求与会者提出改进意见。4、催办落实：会议结果如需落实，还需进行会后催办，方式有：发催办单、电话催办等方式，有些事情需要较长时间完成，要跟踪催办。

整理：及时整理有关会议材料、如纪要、简报、决议或决定，其中包括要领导审阅签字的，要领导签发送有关宣传部门的，以及要在机关内信息简报上交流的内容。

归档：一切会议材料，要及时按规定格式整理好，做好归卷工作，以备存档。

另外通过对工作例会程序的介绍，例会的原则可归纳为以下六条（见图5-12）。

图5-12工作例会的原则会场宁略小而勿失于大科学地统筹安排会议议程做好会议服务工作事先准备议题做好会议缺席部门或人员的落实工作秘书在通知开会时采用口头和书面并用三、会议改革的探讨

会议是必要的，它是发扬民主，集思广益，沟通信息，推动工作，解决问题的一种十分重要的方法。但目前，我们国家从上至下不同程度地存在着会风不正问题。规模越来越大、级别越来越高、陪会严重会议讨论问题东拉西扯，议而不决决而不行会风不正的问题（见图5-20）。图5-20会议存在的问题存在的问题会议铺张浪费、讲究吃会、游会、玩会、捞会时间过长形成“马拉松”会会议过多，形成“会海”

随着我国经济体制与政治体制改革的不断深入和发展，会风不正问题越来越成为管理工作中严重的腐败现象，会风问题已经到了非改不行的时候了。研究会议改革，主要应当从两个方面入手。一个是会议该不该开；一个是该开的会议怎么开。解决好这两个问题，会风才能端正，办事效率自然提高。（一）健全会议制度，严格会议纪律

要彻底根除工作中存在的弊端，都必须从制度与纪律入手才能解决。会议改革，首先应当把好会议审批关（见图5-21）。图5-21会议的审批会议审批关人把关制度把关会议方案报批制度

会议方案报批制度：要建立一套会议方案报批制度，明确什么规模、什么级别、会议支出在什么范围内的会议，应当事先报送哪一级审批。秘书工作中强调会议方案的设计，会议方案报批制度中应当明确规定，申请开会，要有详尽的会议方案，会议方案中要明确会议目的，明确会议要取得的成果。（二）压缩会议支出，计算会议成本，公开会议支出

针对压缩会议费用问题，有人提出了对会议费用的各种标准化计算。如果每位与会者心中都有一本会议支出的经济账，精打细算，科学安排会议的投入与产出，会风必定大为好转。

会议成本：计算会议成本，就是按照与会人员的工作职称、工作水平、工作量来计算会议期间所有人力、物力、财力的开支，计算出会议成本，以明确会议的代价，提醒有关人员，减少没有必要的会议。人们曾经借鉴过日本太阳公司计算会议成本的方法，即会议成本=2A×B×T（A：每小时职工平均工资的3倍；B：参加会议的人数；T：是以小时计算的开会时间；2A即包含了停工的损失）。这种计算方法是否科学值得研究，