售后服务中心客户档案管理制度

精选资料售后服务中心档案管理制度档案管理要求：1、所有开据的工作单据应由开单服务顾问妥善保管，当日结束工作前整理完毕后由服务顾问统一交管理员，并登记归档。2、服务顾问要在车辆离厂前检查每份工单是否齐全，包括电瓶检查单、小修合格证、任务委托书、结算清单、最终检查单、若有保养项目需附保养单，若有建议维修项目则需要建议维修单，若是预约车辆要求把预约单附在最后，必须按照上面顺序一同装订。3、每张工单必须要有客户的真实签字，小修合格证、任务委托书、结算清单、最终检查单、建议维修单，客户的签字盖章匀不得遗漏。包括：A、电瓶检查单要求每辆维修车辆都要在出厂前打印出一份，要有车牌号或车架号以及检测日期。B、小修合格证要求在左上角需有保时捷中心售后业务专用章，要有检验人员及客户真实签字。C、任务委托书需有客户签字、服务顾问签字，以及主修人签字和对维修内容的详细描述以及维修后结果的阐述，若缺少任何一项需服务顾问在车辆出厂前核对后补齐。若有加项内容，在加项栏目内必须有业务人员和客户的签字确认。第一联作为客户取车可修改编辑精选资料联，第二联作为业务留存联，第三联作为存档联。D、结算清单要求有客户签字确认和财务结清章，如果没有此单及完整内容服务顾问绝对不能把维修车辆交给客户离厂。E、最终检查单需要有客户签字、试车人员签字。F、保养单需要有试车人员签字、主修人员签字确认。G、建议维修单要和工单背面的维修人员的建议维修项目对应，并有客户签字确认。4、必须要有客户真实签字，若没有客户的真实签字，需在电瓶检查单上做特殊标记“J”，并“统计记录备案。5、任务委托书PQIS确认部分要求有各部门PQIS输入人员的签字，如果有需要机械打卡计时的工单，要在任务委托书背面位置进行打卡记录。所有工单中的维修项目和配件出库记录都需要和PQIS完全一样，工单上交之前必须确定PQIS已经正确关闭。6、涉及索赔项目的任务委托书由服务顾问要把第二联业务联和第三联索赔联及第四联车间联一同转交到车间待车间员工进行索赔项目时，把第三联交到索赔员处，由索赔员进行归档保存。7、涉及零元结算的索赔任务委托书由索赔员进行签字确认后交给档案管理员存档，涉及零元结算的正常维修任务委托书由服务顾问进行签字确认后交给档案管理员存档。8、打出结算清单时，必须由客户签字确认，粉联留给客户，做为明细单，并在业务留存联上由财务盖结清章确认。可修改编辑精选资料9、开出具有保养项目的任务委托书时，应把保养单和任务委托书一同夹在工单夹里送入车间，保养单填写完成后由主修人员签字，如需试车由试车人员签字，在服务顾问为客户讲解完保养单后需客户签字确认，并把复写的第二联给客户作为明细，把第一联保养单归档。10、最终检查单要求检验人员按照单据要求每一项都进行仔细检查，并在相应位置上进行勾选，在试车后要记录试车里程，并且检验人员要签字确认。服务顾问在为客户解释完最终检查单后，也要求客户进行签字确认。11、档案管理员每天整理工单时，要检查所有表单是否齐全，是否填写完整，客户签字真实性，若有遗漏、不全等任何问题，立即报告给业务经理进行处理。12、档案管理员下班后登陆R3系统导出昨天结清的所有工单清单，在整理工单的同时，还要检查工单的数量，如果发现服务顾问没有及时上交已结清出厂的工单时，每周四下午汇总报告给服务经理进行处理。13、有客户签字的各种单据不得随意丢弃，并且客户签字不得擅自伪造。根据保时捷厂家要求客户档案要保留三年，三年以前的档案可以打包封装入库。拟定人： 日期：审批人： 日期：可修改编辑精选资料备案人： 年月日印发档案管理流程：可修改编辑

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