计算机应用教程(第8版)第五章

第5章电子表格软件Excel2010《计算机应用教程》（第8版）目录第5章电子表格软件Excel20105.1Excel2010概述5.2工作簿的建立和基本操作5.3工作表的建立5.4工作表的编辑5.5工作表的管理5.6工作表格式化5.7数据的图表化5.8函数5.9数据清单的管理5.10数据保护5.11表和图的打印5.1.0Excel功能简介Excel在办公管理、金融、审计、统计等领域有广泛应用，是功能强大的电子表格软件，其功能有：设计各种电子表格，对表格数据进行自动计算提供许多内部函数，可完成各种复杂计算和数据统计分析可生成各种数据分析图表，以直观形式表达数据间关系可进行数据清单管理功能……Excel能够方便地与Office其它组件相互调用数据，实现资源共享§5.15.1.1Excel的启动、工作窗口和退出Excel启动Excel的工作窗口“文件”菜单，快速访问工具栏，标题栏功能区（不同选项卡→不同的工具组→不同的命令按钮）编辑栏地址框(名称框)——显示活动单元格(或区域)的地址(名称)编辑区——用于编辑、显示活动单元格中的内容取消钮（×）——用于取消对单元格所作的编辑输入钮（√）——用于确认对单元格的编辑插入函数钮（fx）——用于打开“插入函数”对话框工作表区——用于记录、显示和统计数据，制作图表等列标号（也称为列字母、列号）、行号工作表标签状态栏、显示模式、显示比例Excel的退出§5.15.1.2工作簿、工作表、表格和单元格工作簿工作簿是Excel存储数据的基本单位，一个工作簿就是一个Excel文档(.Xlsx)。启动Excel后将随即打开一个空工作簿(Excel为之临时命名为Book1.xlsx)，需执行保存，并应重新为之命名。新建的工作簿默认含3个工作表（Sheet1～Sheet3），用户可增加或删除工作表（但至少保留一个工作表）。工作表是Excel的基本工作单位。数据组织通过工作表完成。一张工作表由1048576行、16384列组成。列标号（A～IV，也称列字母、列号），行号（1～65536）。每个工作表对应一个工作表标签（单击表标签可选定表、双击表标签可更改默认工作表名）。表格：指某工作表的任一区域中建立的二维表。单元格：指行与列交叉处的矩形区域。活动单元格指被选定的单元格，四周有粗黑框，右下角有一黑色填充柄。§5.1ENDOF§5.11048576

5.2.1工作簿的建立创建Excel2010新工作簿的方法有多种：启动Excel2010，即产生一新的空白工作簿。选择“文件|新建”命令——可创建空白工作簿，也可使用各种模板创建工作簿：在“新建工作簿”对话框中选择“空工作簿”模板，单击“创建”按钮，创建一个空白工作簿。在“新建工作簿”对话框中左栏“已安装的模板”中任意选择一种模板，单击“创建”按钮，即可在这种模板基础上创建新的工作簿。在“新建工作簿”对话框中选择左栏的“根据现有内容新建”命令，可选某个现有Excel文件作为模板新建工作簿。§5.25.2.2工作簿的基本操作保存工作簿选择“文件|保存”命令，或单击“快速访问”工具栏中的“保存”按钮关闭工作簿选择“文件|关闭”命令打开工作簿选择“文件|打开”命令（可打开几个工作簿文件）注：保存、关闭、打开工作簿都有多种方法§5.2ENDOF§5.25.3工作表的建立5.3.1工作表结构的建立在一空白工作表的某一区域中输入文字和数据的过程5.3.2工作表的数据输入激活相应单元格，在单元格或编辑区中输入数据即可。操作示例§5.3ENDOF§5.35.4.1各类数据的输入和编辑（1）数值型数据——N型数据，默认右对齐可包含：数字、正负号、E(e)，西文句号、逗号，$，%等整数的输入：超过11位将自动改成科学计数法分数的输入：3/40¾，13¾13¾)指数的输入：1.34×1021

1.34E+21

货币型数据的输入：先输入货币符号再输入数值；或输入数值后再设置文本输入——C型数据，默认左对齐指字母、汉字以及非计算性的数字输入数字字符串（如电话号码、邮政编码等）时，要以英文单引号开头输入字符超过单元格宽度时，将有两种显示结果（右邻单元格无数据时溢出；右邻单元格有数据时超宽部分被遮掩）§5.45.4.1各类数据的输入和编辑（2）日期和时间输入——D型数据，默认右对齐方式输入日期：用-或/来分隔年、月、日（1900-01-01为日期数值的起点）输入时间：小时与分钟或秒之间用英文冒号分隔按Ctrl+；组合键可输入系统日期，按Ctrl+Shift+；组合键可输入系统时间同时输入日期和时间：中间要用空格隔开Excel会自动将输入日期和时间转换为相应格式，可重新进行格式设置逻辑型数据的输入——L型数据，默认居中方式输入TRUE

或FALSE数据的比较运算产生逻辑型数据数据的编辑修改可双击某单元格，转入编辑状态，作数据编辑修改；也可单击单元格，再单击编辑区进行编辑修改操作。§5.45.4.2公式的输入与编辑创建公式输入公式必须以符号“=”开始，然后是公式的表达式公式中对单元格具体数据的引用，常用单元格的引用来代替，而单元格的引用分：相对引用：直接用单元格所在的列号、行号引用单元格，如E3

绝对引用：在列号和行号前分别加上“$”，如$E$3混合引用：在行列的引用中，一个用相对引用，另一个用绝对引用，如E$3或$E3“自动求和”命令按钮的使用可实现对某一行或一列中数据区域的自动求和单击“自动求和”按钮右侧的向下箭头，可选择求和、求平均值、计数、最大、最小和其它函数等§5.45.4.3单元格与数据区的选取单元格的选取连续单元格的选取不全连续单元格的选定整行（或整列）的选取多行（或多列）的选取工作表所有单元格的选取§5.4§5.45.4.4数据的复制和移动移动或复制选定的单元格或区域（包含数据）使用命令（可用工具组中的命令按钮，也可用快捷菜单中的）的方法为：对选定的单元格或区域执行“剪切”或“复制”命令；定位特定位置后，执行“粘贴”命令。 使用鼠标的方法为：用鼠标直接拖动选定单元格或区域的外框，实现移动。鼠标拖动选定单元格或区域的外框时按住CTRL，实现复制。插入选定的单元格或区域到特定位置，方法为：选定的单元格或区域，执行“剪切”或“复制”；定位特定位置后，执行“单元格|插入|插入剪切的单元格”或“单元格|插入|插入复制的单元格”命令。

§5.45.4.5数据填充原样复制某单元格数据（非D型数据）的方法：选定该单元格，向下或向右拖动填充柄自动填充序列数据（如1、2、3……）的方法有：选定序列数据的第一个数据（如1）所在的单元格，按住CTRL键，拖动填充柄到合适单元格止（D型数据可不按住CTRL键）。选定序列数据的第一个数据所在的单元格，用鼠标右键拖动填充柄到合适单元格，从弹出的快捷菜单中选择“以序列方式填充”。§5.45.4.6

行、列及单元格的插入插入行（或列）在准备插入新行（或列）的位置选定一整行（或列），或是选定该行（或列）上的一个单元格选择“开始|单元格|插入|插入工作表行”或“开始|单元格|插入|插入工作表列”命令插入单元格定位插入点选择“插入|插入单元格”命令在“插入”对话框中选择插入方式按“确定”按钮§5.45.4.7单元格或选定区域的清除和删除清除操作（对应Del键或“清除”按钮）仅清除选定区的数据：选定单元格或区域，按Del键，或选择“编辑|清除|清除内容”命令。清除选定区的数据和格式：选定单元格或区域，选择“编辑|清除|清除全部”命令。清除选定区的格式或批注：可选择“编辑|清除|清除格式”命令或“编辑|清除|清除批注”命令。删除操作（对应“删除”命令）选定单元格或区域，选择“单元格|删除”命令，将删除选定的单元格或区域（包括其中的数据）。ENDOF§5.45.5工作表的管理（1）选定单个或多个工作表（借助Shift或Ctrl）如何取消选定呢？添加工作表，方法有：选择“单元格|插入|插入工作表”命令右击工作表标签名，在弹出快捷菜单中，选择“插入”命令，打开对话框，选择要添加表的类型即可。

删除选定的工作表，方法有：选定要删除的表，执行“单元格|删除|删除工作表”命令右击工作表标签名，在弹出快捷菜单中，选择“删除”命令重命名工作表鼠标双击工作表标签名，当其变为黑底白字时，输入新名字右击工作表标签名，在弹出快捷菜单中，选择“重命名”命令§5.55.5工作表的管理（2）在一个工作簿内移动或复制工作表移动工作表：拖动表标签名至合适位置后放开。复制工作表：拖动表标签名释放到合适位置前，需按住Ctrl键。在打开的A工作簿和B工作簿间移动或复制工作表在其中一个工作簿中（如A）选定待移动（或复制）的工作表；选择“单元格|格式|移动或复制工作表”命令；在弹出的对话框中，选定B工作簿名、表位置，确定是否勾选“建立副本”选择框（勾选表示复制）；单击“确定”完成移动（或复制）。工作表窗口的拆分和冻结§5.5ENDOF§5.55.6.1数据格式的设置使用“开始”选项卡“数字”工具组中的命令按钮设置数字格式

“货币样式”按钮：为数字添加货币符号，并增加两位小数“百分比样式”按钮：将原数字乘以100，再在数字后加上百分号“千位分隔样式”按钮：在数字中加入千位分隔符。“增加小数位数”按钮：使数字的小数位数增加一位。“减少小数位数”按钮：使数字的小数位数减少一位。使用“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡，设置各类数据格式，调出对话框的方法有：右击单元格或选定的区域，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。单击“开始”选项卡中“数字”等工具组右下角的对话框启动器。选择“开始|单元格|格式|设置单元格格式”命令。设置数值、日期、货币等数据格式示例§5.65.6.2字体、对齐方式和边框底纹的设置使用“开始”选项卡的“字体”、“对齐方式”等工具组中的命令按钮进行设置。使用“设置单元格格式”对话框进行设置，该对话框，有以下选项卡：“对齐”选项卡：设置数据的对齐方式、文字方向、自动换行等。“字体”选项卡：设置文本的字体、字形、大小、颜色等。“边框”选项卡：为选定单元格或区域添加各种边框。“填充”选项卡：为选定单元格或区域添加底纹和特殊效果。§5.65.6.3行高和列宽的调整调整列宽精确调整列宽的方法有：选定所要调整列宽的列，选择“单元格|格式|自动调整列宽”命令，将令各列宽自动调整到合适宽度。选定所要调整列宽的列，选择“单元格|格式|列宽”命令，打开“列宽”对话框，输入适当列宽值进行调整。粗略设置：利用鼠标拖动列编号的分隔线调整行高精确调整行高的方法有：选定所要调整行高的行，选择“单元格|格式|自动调整行高”命令，将令各行自动调整到合适行高。选定所要调整行高的行，选择“单元格|格式|行高”命令，……。粗略设置：利用鼠标拖动行号的分隔线。§5.65.6.4自动套用格式Excel内置了一些表格修饰方案，对表格的组成部分定义了一些特定的格式。套用这些格式，既可美化工作表，也可省去设置和操作过程。自动套用格式的步骤选择“开始|样式|套用表格格式”命令

在下拉的各种样式中任选一种，确定表数据的来源等，之后单击“确定”按钮。§5.65.6.5单元格醒目标注的条件格式设置条件格式：指当给定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式。条件格式的设置方法：选定数据区设置条件判断值和标注的形式选择“开始|样式|条件格式”下的相关命令在弹出的对话框的“条件”栏中填入相应的条件判断值设置标注的形式§5.6ENDOF§5.65.7.1图表的类型和生成图表的概念图表是表格数据的另一种表示方式，它以更为直观、明了的方式表达数据之间的关系、数据变化趋势等。创建默认的图表工作表——快捷创建与电子表数据相关联的图表，且图表生成在一个新的工作表中，默认图表类型是柱形图，方法为：选择要创建图表的数据区域按F11键使用图表向导创建图表，步骤为：选择要包含在图表中的数据区域；在“插入”选项卡中选择一种类型，并单击这种类型中某一种样式，即可将图表嵌入到当前工作表中；在随即出现的“图表工具”中，可以对图表进行编辑修改。§5.75.7.2图表的编辑和修改编辑图表中的说明文字利用“图表工具”的“布局”选项卡。调整图表位置及大小鼠标直接操作调整图表的类型在“图表工具”的“设计”选项卡中选择“更改图表类型”命令在图表中添加或删除数据项在“图表工具”的“设计”选项卡中选择“选择数据”命令调整查看三维图表的角度利用“图表工具”的“布局”选项卡。图表背景、图区背景的设置利用“图表工具”的“格式”选项卡。§5.7ENDOF§5.75.8.1函数的使用函数：是预定义的内置公式，处理数据与直接创建公式处理数据的方式相似。它能按照用户给定的参数（自变量）返回一个唯一的值（结果，也称函数的值）。函数的格式：函数名(参数1,参数2,参数3,...)函数的调用可“手工”输入也可单击编辑栏上的“插入函数”按钮“fx”，打开“插入函数”对话框。“插入函数”对话框的使用§5.85.8.2常用函数求和函数: SUM(number1,number2,...)求平均函数：AVERAGE(number1,number2,...)求个数函数：COUNT(value1,value2,…)

计算数组或单元格区域中数字项的个数 条件函数：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)IF(条件表达式,值1,值2)求最大值函数：MAX(Number1,number2,...)求最小值函数：MIN(Number1,number2,...)求随机数据函数：RAND()……§5.8ENDOF§5.85.9.1数据清单的建立和编辑数据清单及其特点数据清单是典型的二维表，一般是由工作表中的部分单元格构成的矩形区域。特点是：矩形区域的第一行为表头，由多个列标识名组成。表格第二行开始每一行称为一条记录，记录间不能有空行，即是连续的数据区域。数据清单（表格）应在独立的工作表中，数据清单的处理功能只能在一个数据清单中使用。建立数据清单编辑记录查找记录§5.95.9.2数据排序简单排序，方法为：选定作为排序标准的字段数据中的任一单元格；单击“数据|排序和筛选”中的“升序”按钮或“降序”按钮，系统完成排序。复杂排序，方法为：选定数据清单的任一单元格