系统管理模块

第二章系统管理模块会计信息化本章学习目标

初步了解用友ERP-U8系统，从而根据本单位的具体情况创建用户和相应账套、年度账处理、引入和输出会计数据。任务一注册系统管理任务二账套管理任务三用户及权限管理任务四年度账管理任务五系统安全管理任务一注册系统管理任务描述：安装好用友ERP-U8系统要先注册系统管理一、系统管理概述二、系统管理的主要功能三、系统管理与其他子系统的关系四、系统启用的基本流程五、注册系统管理一、系统管理概述用友ERP—U8系统由多个子系统组成，系统需要一个平台对账套的建立、修改、删除和备份，用户的建立、角色的划分和权限的分配等，系统管理就是这样的一个平台，系统管理使用对象是企业管理人员（即系统管理员admin）或账套主管。二、系统管理的主要功能1.账套管理:对账套的统一管理，包括建立、修改、引入和输出(恢复备份和备份)。2．操作权限管理对用户及其功能权限实行统一管理，设立统一的安全机制，包括用户、角色和权限设置。3．年度账管理对年度账的管理，包括建立、引入、输出年度账，和结转上年数据，清空年度数据。4．设立统一的安全机制在系统管理中，可以监控并记录整个系统的运行过程，设置数据自动备份、清除系统运行过程中的异常任务等。三、系统管理与其他子系统的关系系统是用友ERP-U8应用系统的运行基础，它为其他子系统提供了公共账套、年度账，各子系统的用户也需在系统管理中统一设置并分配权限。四、系统启用的基本流程1．新用户操作流程图安装财务软件→启动系统管理模块，以系统管理员admin身份登录→设置用户、角色→新建账套→设置用户、角色权限→在应用平台启动各个模块→进行业务处理2．老用户操作流程图启动系统管理模块，以账套主管身份登录→建立下一年度账→结转上年数据→启动其他系统→进入新年度操作五、注册系统管理任务描述：以系统管理员登录系统管理平台单击开始单击程序单击系统服务单击用友ERP—U871单击系统管理单击系统/注册输入操作员为系统管理员admin输入密码输入确定相关知识：第一次运行系统管理员默认为admin，口令为空。系统允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。系统管理员从事系统总体控制、设置并负责修改管理员密码，设置账套主管，建立账套，引入和输出账套，管理该系统中的所有账套。账套主管负责所选账套的维护工作以及该账套用户权限的设置。任务二账套管理任务描述：以系统管理员建立账套，账套主管修改账套内容，并将账套输出或引入一、建立账套二、修改账套三、账套的引入与输出一、建立账套任务描述：衡阳大昌有限责任公司（简称衡阳大昌），位于衡阳市高新技术开发区228号，2009年12月开始使用电算会计，账套号为001，邮编100001，联系电法人代表为程营，账套主管为李财，《税务登记证》登记号为110106005566099，为增值税一般纳税人。本币为人民币（RMB），行业为工业，采用新会计制度科目进行财务核算。核算要求存货、客户、供应商均进行明细分类核算，有外币核算。以系统管理员身份注册进入“系统管理”界面只有系统管理员才有权建立新账套。单击账套（A）/建立①输入账套信息输入账套号输入账套名称输入账套路径输入启用会计期单击下一步②输入单位信息

输入单位名称等信息单击下一步单位名称为用户单位的名称，必须输入，其他各项为可选项

③输入核算类型输入本币代码输入本币名称选择企业类型选择行业性质选择账套主管单击下一步单击打勾④输入基础信息单击打勾选择存货、客户、供应商是否分类，有无外币核算单击完成选择“是”⑤分类编码方案设置输入修改数字单击确定⑥定义数据精度输入小数位数单击确定二、修改账套任务描述：如发现建立账套时有错误，如何进行修改实现方法：以账套主管的身份注册登录到“系统管理”界面，单击“账套”/“修改”，即可修改账套的相关信息，修改完毕后，单击“完成”按钮，系统弹出“确认修改账套了么？”提示对话框，单击“是（Y）”按钮，确定分类编码方案和数据精度定义即可。相关知识：只有账套主管才有权修改相应的账套。可以修改的信息主要有：账套信息中账套名称、单位信息中所有信息、核算信息除企业类型和行业性质名，其他不允许修改。账套分类信息和数据精度信息可以修改全部信息。账套启用后的核算信息和基础设置信息不允许修改。只有没有业务数据的会计期间，才可修改账套中本年未启用会计期间的开始日期和终止日期。三、账套的引入与输出1．账套的引入任务描述：将已建立的好账套资料存入本地计算机。单击账套（A）/引入选择引入账套的文件单击确定2．账套的输出任务描述：下机前将所建账套予以输出单击账套（A）/输出选择输出账套如删除账套则单击打勾单击确定单击选择存储文件夹单击确定任务三用户及权限管理任务描述：在使用会计电算化必须设置相应的财务人员并进行合理的分工一、角色管理二、用户管理三、权限设置001账套有3位会计电算化用户并进行合理的财务分工002李财账套主管003唐清出纳004李财总账会计一、角色管理角色是指在单位管理中拥有某一类职能的组织，可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。实际工作最常见的会计和出纳两个角色。角色的管理包括角色增加、删除、修改等维护工作。实现方法：1．以系统管理员的身份注册进行系统管理，单击“权限”/“角色”，打开“角色管理”对话框。2．单击“增加”按钮，打开“增加角色”对话框，输入角色编号和角色名称。3．如果要修改角色信息，单击“修改”按钮，对当前所选角色进行编辑修改（编号不能修改）4．如果要删除角色信息，单击“删除”按钮，系统弹出信息要求确认，用户确认后即可删除。二、用户管理用户是指有权限登录系统，对应用系统进行操作的人员，即通常意义上的“用户”。只有设置了具体的用户并赋予权限后才能进行相关操作。用户管理主要完成用户的增加、删除、修改等维护工作。任务描述：依据案例2增加3个用户。单击权限/用户单击增加输入编号、姓名等信息单击增加相关知识：只有系统管理员才有权限设置用户，所设置的用户一旦被使用，便不能被修改和删除。用户的编号、姓名必须唯一，即使不同的账套，用户的编号、姓名也不能重复。应用拓展：修改或删除用户：选定待设置的用户后，单击“修改”或“删除”按钮即可。所设置的用户一旦使用，便不能被修改和删除。三、权限设置用友ERP-U8系统提供了权限的集中管理功能，可以实现三个层次的权限管理：功能级权限管理、数据级权限管理、金额及权限管理。任务描述：在系统中进行功能及权限管理。001账套主管是李财，出纳唐清拥有001账套总账系统中出纳管理权限，会计钱红拥有001账套总账系统中除出纳外所有权限。设置账套主管：以系统管理员登录单击权限/权限选择欲设置权限的操作员选择欲设置账套设置账套主管单击打勾设置一般操作员：以系统管理员或账套主管登录选择欲设置权限的操作员选择欲设置账套单击修改在相应系统前单击打勾单击确定相关知识：1．功能及权限管理：包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。2．数据级权限管理：该权限可以通过两个方面进行控制，一是字段级权限控制，另一个是记录级的权限控制。如设定某用户只能录入某一种凭证类别的凭证。3．金额及权限管理：用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量。4．会计软件系统中只有系统管理员和账管主管有权进行权限设置，系统管理员可以指定某账套的账套主管，也可对各个账套的用户进行授权。而账套主管只可以对所管辖账套的用户进行权限设置。在设置用户权限前，最好先建立系统核算账套。如果对某角色分配了权限，则所有属于此角色的用户自动拥有此角色所具有的权限。5．用户工作权限划分的基本原则是：（1）不相容的职权必须分隔。如记账凭证制单和审核不能是同一个人。（2）不相容的岗位必须分隔。如出纳不能兼任记账凭证的输入。（3）不同的处理层次一般应该分隔。如凭证的输入和记账、结账等工作一般应分隔。（4）需要重点保证数据安全的工作应与其他工作分隔。如支票由专人管理。（5）其他制度特别规定需要分隔的岗位应分隔。如系统开发、维护人员不应进行日常业务处理。任务四年度账管理任务描述：一个单位使用会计电算化一年后需要结转上年数据至本年。一、建立年度账二、清空年度数据三、引入和输出年度账四、结转上年数据一、建立年度账年度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过年度账建立，将上一年度基本档案信息结转到新的年度账中。实现方法：以账套主管身份注册，选定账套，进入系统管理界面，单击“年度账/建立”，系统显示两项不能修改操作的项目：账套和会计年度。单击“确定”即建立年度账。相关知识：只有建立了一年度的账套后，才能建立下一年度的年度账。二、清空年度数据当用户不希望上年度的余额或者其他信息全部转到下一年度，可使用清空年度数据的功能将年度数据清空。实现方法：以账套主管身份登录系统管理后，单击“年度账/清空年度数据”。，在“会计年度”下拉列表中选择要清空的年度账的年度，单击“确定”，然后依据系统提示再次进行确认，确认后系统进行清空年度数据操作。相关知识：清空年度账只是清空数据并不清除基础设置、档案的内容。三、引入和输出年度账此两项与账套的引入和输出的含义基本相同。只不过，此处针对某一年度账而言。年度账的备份数据下是年度开始至备份时刻的所有数据，如1月份启用，现在是10月份，由年度账数据是1月至10月份所有数据。四、结转上年数据根据会计制度规定，每年年末，启用新年度账时，将上一年度相关账户的余额结转到新年度账中。在结转上年数据之前，先要建立新年度账。实现方法：以账套主管身份执行“年度账/结转上年数据”。相关知识：如果同时使用采购系统、销售系统、应收应付系统，只有供应链产品执行上年数据结转后，应收应付系统才能进行；如果同时使用了工资、固定资产等系统，只有这些系统执行完毕后，才能结转总账系统。任务五系统安全管理任务描述：系统运行后需进行相应的安全设置。一、系统运行监控二、设置自动备份计划三、注销当前操作员四、上机日志一、系统运行监控以系统管理员身份注册进入系统管理后，系统管理界面的功能列表分为两个部分：在上一部分列示的是正登录到系统管理的子系统，下一部分列示的是登录的操作员在子系统中正在执行的功能。二、设置自动备份计划任务描述：为保障系统数据安全，需要财务数据进行，系统设置自动备份计划功能。单击系统/设置备份计划单击增加输入相关内容并选择账套单击增加相关知识：①备份应该每天关机前进行。备份的软盘保存到下次系统运行时为止。最好采用数据磁带或可擦写光盘进行日常备份。②每次备份都应该在软盘标签上写时备份时间和责任人。③心具有数据输入或系统设置权限的人员都应该有数据备份权。三、注销当前操作员任务描述：当您需要离开或以一个新的操作员注册进入，以启用其他功能，需要将当前操作员从系统管理中注销。实现方法：单击“系统”/“注销”，就可以将旧的注册注销掉，然后单击“系统”/“注册”重新进入。单击系统/注销四、上机日志任务描述：查询操作员的操作记录实现方法：以系统管理员身份进入系统管理，单击“视图”/“上机日志”，找开“日志过滤”对话框，录入或选择过滤条件，即可查看符合条件的上机日志。单击视图/上机日志输入日期等信息单击确定可能出现的问题与解决方案1．为什么不能以账套主管的身份注册系统管理？如果是第一次使用该系统，在第一次登录时，必须以系统管理员admin身份注册系统管理，在建立账套和指定相应账套主管后，才能以账套主管的身份登录系统管理。2．为什么不能修改年度账中信息？可能是系统管理员的身份注册登录系统管理的，只有账套主管可以修改年度账套中的信息，系统管理员无权对其进行任何修改。本章小结用友财务软件系统管理设