档案馆室工作基础讲座(压缩版附复习题)

《档案馆室工作基础》

辅导讲座

薛梅

二O一三年六月

第一章文件一、文件的基本涵义：文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。

1、文件的主体

2、文件的范围：

3、文件的形式：

第一章文件二、文件的划分类型和作用

1、文件的分类：公务文件私人文件公务文件指人们在公共事务活动中形成和作用的文件。私人文件是指个人在私人活动中或家庭内形成和使用的文件。

第一章文件

2、文件的主要作用：

依据作用法规作用联系作用传递与保存作用

第一章文件三、我国现行主要的通用公务文件我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种归纳起来共十八种：即命令（令）；公报、公告、通告；决定、决议；指示；意见、条例、规定、报告、请示；批复；通知、通报；会议纪要；函等。

第一章文件我国现行主要的通用公务文件常用的文种为：决定、意见、报告、请示、批复、通知、通报、会议纪要、函等。

第一章文件上行文：报告、请示下行文：通知、批复、决定平行文：函、通知通报（文种的特殊性）

第一章文件

四、文件处理

1、行文制度:是行文关系、行文方式和行文规则的合称。行文关系包括上行关系、下行关系、平行关系。行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类，包括上行文、下行文和平行文三种。行文规则是机关之间行文时所遵循原则的总称（共10个方面）。

第一章文件2、现行机关单位的文件处理程序主要有：

——收文处理程序

——发文处理程序发文处理程序包括拟稿、核稿（审稿）、签发（会签）、打印、校对、用印、登记、装封、发出、归档等。收文处理程序包括签收、登记、拟办、分送、批办、承办、催办、清退、归档等。第二章文件的整理和归档一、文件的分类和归档范围

1、机关文件分类的基本原则：

依据文件的形成规律和特点（直、接），

保持文件之间的自然联系，

兼顾文件的保存价值，

便于保管和利用。

第二章文件的整理和归档2、国家档案局第8号令

2006年9月19日，国家档案局局务会议审议并原则通过《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。第二章文件的整理和归档《规定》的特点：一是将两个文件合二为一二是改革了档案保管期限的划分方法三是突出了立档单位的主体地位四是条款进一步细化五是调整了一些材料的保管期限六是改“备案制”为“审批制”

第二章文件的整理和归档编制的范围和要求：突出职能特色，不能照搬照抄。编制的范围应涵盖本机关所有应归档的（除财务、声像、实物、业务、基建外）的全部材料。仅限于机关文书档案，其他档案不在此次编制范围内。

第二章文件的整理和归档永久保管的档案内容：永久保管的档案有8个方面的内容；其中6个方面是涉及本机关的。定期保管的档案内容：机关职能活动中形成的一般性业务文件材料

第二章文件的整理和归档机关文书档案的保管期限问题：机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种定期分为30年、10年。归档文件材料的三个组成部分：有文号文件、无文号文件、会议文件

第二章文件的整理和归档（一）应归档的无文号文件材料：1、信访2、人大议案、政协提案3、领导干部述职述廉（领导班子）4、会议记录（党委、行政办公会议记录、纪要）

第二章文件的整理和归档5、纪检监察工作综合性报告、调查材料6、民主评议党员7、发展党员、团员、工会会员审批（核）材料8、简报、信息（包括上级）9、年鉴、大事记

第二章文件的整理和归档10、表彰、处分11、行政、工资党团组织介绍信及存根12、年度以上（下）工作总结、工作计划13、党团工会形成的计划、总结、换届、名册14、合同、协议

第二章文件的整理和归档15、财务预算16、年度考核材料（优秀等次）17、各类报表（调资）18、各种花名册19、保卫部门的安全记录、调查记录

第二章文件的整理和归档20、各种房产、土地所有权和使用权证21、职称评审材料22、重要专题调研材料

第二章文件的整理和归档（二）应归档的会议材料：通知、议程、讲话、会议记录、纪要、决议、决定、发言交流材料、简报（参会人员名单、会议提交的议案提案、新闻报道；贺信、贺电、小组讨论会议记录；讨论未通过的文件）

第二章文件的整理和归档二、立卷改革和《归档文件整理规则》1、立卷改革：（1）当前立卷工作存在的问题：立卷业务复杂；自动化程度不高；办公效率受限。（2）立卷改革的目的：简化立卷程序；普及立卷技术；实现立卷工作现代化。

第二章文件的整理和归档2、《归档文件整理规则》（1）归档文件整理原则：遵循文件的形成规律；保持文件之间的有机联系；区分不同保存价值；便于保管和利用。局限：只限于机关文书档案

第二章文件的整理和归档二、操作规范——按照《归档文件整理规则》进行单件归档1、收集文件资料（以年度为界限）2、去除金属物、用不锈钢钉重新装订：（正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后）

第二章文件的整理和归档3、分类：对照保管期限表划分为永久、30年、10年三档4、文件排序：本级、上级、下级

本级、上级及下级又分为：有文号文件、无文号文件、会议文件

第二章文件的整理和归档5、编页码： 6、编号——盖归档章：全宗号、年度、件数、保管期限、页数等共计8栏（每个保管期限一年一个流水号）7、编目：归档文件目录（永乐文档一体化软件*

第二章文件的整理和归档8、装合：封面（单位名称）脊背（全宗号、年度、保管期限、件号）备考表：（1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修补、补充、移出、销毁等情况。（2）整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

第二章文件的整理和归档（3）检查人：负责检查人归档文件整理质量的人员姓名。（4）日期：归档文件整理完毕的日期。（5）备考表排列在每盒归档文件材料的最后。

第二章文件的整理和归档9排架a、永久、30年、10年b、永久

30年

10年第三章机关档案管理工作一、机关档案工作1、机关档案与机关档案工作机关档案是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。机关档案工作是指围绕机关档案形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。

第三章机关档案管理工作2、机关档案工作的任务（1）执行国家法律法规，建立工作制度；（2）监督、指导本单位档案工作；（3）收集、保管、利用档案，向档案馆移交；（4）按照“统一领导，分级管理”的原则，对所属机构进行指导。第三章机关档案管理工作3、机关档案工作基本制度（1）岗位责任制度（职责任务、考核和奖惩）（2）立卷归档制度（归档范围、时间、要求和手续）（3）档案保管制度（库房安全、保护措施、设施设备以及移交）（4）档案保密制度（保密要求、保密措施）（5）档案鉴定工作制度（鉴定标准、组织和销毁规定）（6）档案利用制度（利用方式、范围和手续）

第三章机关档案管理工作二、机关档案室1、机关档案室的含义机关档案室是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。2、机关档案室的设置3、机关档案室的类型：按职能形式分：完全职能型、非完全职能型、非职能型按管理形式分：综合、文书和专门档案室按辅助类型分：联合档案室、文件中心

第三章机关档案管理工作三、机关档案综合管理1、机关档案综合管理的概念坚持“统一领导、分级管理”的原则，集中统一管理本单位的档案和档案工作。2、机关档案综合管理的内容（1）做到“四个统一”（领导、机构、制度、指导）；（2）管理网络化；（3）实行综合管理

第三章机关档案管理工作3、机关档案室档案综合管理的模式

——集中存放式（优选）

——分开存放式一、机关档案收集和整理工作1、机关档案收集工作的要求（1）确保档案的齐全完整（2）符合规范和标准（3）保证及时安全2、机关档案分类和分类方案机关档案分类方案是一种简要叙述机关档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料，又称为机关档案分类大纲。

第四章

机关档案室业务工作3、案卷的归类与排列（*企、事业）案卷目录的编制和编号（*企、事业）

二、机关档案的保管和移交工作1、机关档案管理用房“三分开”、“八防措施”第四章机关档案室业务工作第四章

机关档案室业务工作2、机关档案的移交档案移交及其范围和内容机关档案移交的时间三、机关档案的利用工作机关档案室常用检索工具及其编制

1、全宗指南（1）封面（全宗指南名称、时间、全宗号）第四章

机关档案室业务工作（2）正文全宗构成者沿革全宗内档案情况简介全宗内档案内容与成分介绍（3）备注包括全宗指南的编制情况以及全宗内档案的补充说明

2、案卷目录、案卷文件目录（*企、事业）第五章

档案馆工作一、档案馆1、档案馆的性质：社会属性——科学文化机构专业属性——档案管理2、档案馆的地位和作用：（1）基地（2）承担着（3）支柱（4）标尺3、我国档案馆的类型和馆网建设国家档案馆、部门档案馆企事业等社会组织单位档案馆第五章

档案馆工作二、档案馆工作1、档案馆工作的主要内容收集、整理、保管、鉴定、统计、利用2、档案馆的基本工作制度（7个方面）档案工作责任制度档案收集制度档案统计工作制度*档案利用制度档案安全保密制度档案保管制度档案鉴定制度第五章

档案馆工作三、全宗和立档单位1、全宗的概念全宗是指一个立档单位形成的内部有机构成的全部档案2、全宗的种类：组织全宗、人物全宗、群体全宗3、立档单位及其构成要素行政权、财务权、人事权第六章档案馆档案的收集和整理一、全宗群的划分1、全宗群的概念按照一定的原则划分的、相互间有密切联系的若干全宗组成的群体。2、全宗群的设立（1）按不同的历史时期（2）按立档单位的不同性质（3）按立档单位的不同地位（4）按立档单位的不同类型第七章档案馆档案的保管工作和保护技术一、档案保管工作和档案保护技术1、档案保管工作的内容库房建设保护技术设施档案装具的管理档案的库房管理档案的流动管理第七章档案馆档案的保管工作和保护技术2、档案保护技术的原则坚持“以防为主，防治结合”的原则坚持“量力而行，最大限度”的原则坚持“他山之石，可以攻玉”的原则第七章档案馆档案的保管工作和保护技术二、档案馆档案的保管档案保管单位三、档案馆档案的保护技术1、库房温、湿度的管理2、档案馆的“十防”措施（防震、防水）第八章档案馆档案鉴定工作一、档案馆档案鉴定工作鉴定的含义：归档鉴定、销毁鉴定1、档案价值鉴定工作的原则全面的、历史的、发展的观点2、档案保管期限永久、定期3、档案保管期限表（5种）标准、专门、同系统、同类型、机关第九章档案馆档案的利用工作一、档案利用工作1、档案利用工作的意义*2、档案利用工作的具体要求二、档案馆的档案检索工具1、档案检索工具的含义、基本功能和作用*2、档案检索工具的形式和种类3、档案检索工具及其编制第九章档案馆档案的利用工作三、档案馆档案的利用*1、档案提供利用工作的环境与条件2、档案馆档案提供利用的一般程序3、档案馆档案提供利用登记4、档案馆档案资料信息的开发与发布第九章档案馆档案的利用工作四、档案馆档案的划控和开放工作1、档案馆档案的划控工作及2、划控工作的范围3、档案馆开放档案的范围及其时限、步骤和方式4、利用开放档案的方法

谢谢！

扬州市档案局法规宣教处

薛梅8788162713511760798

《档案馆室工作基础》复习题

1、什么是文件？2、现行通用公务文件文种的用途？3、机关档案分类大纲的基本含义？4、机关档案管理用房包括哪些内容？5、什么是档案保管单位