第六章函、纪要

第六章函、纪要学习目标：1、掌握函、纪要的定义、特点和用途。2、掌握函、纪要的结构与写法。3、了解函、纪要在写作中的注意事项。4、能写出合乎要求、明确规范的函、纪要。第一节函

函的概念

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。

公函的使用范围很广，平行机关或不相隶属机关间联系工作时可以使用公函，上下级机关之间联系、询问、答复工作时，也可以使用公函。公函根据内容和性质，可以分为很多种类，如：用于商洽的商洽函、用于询问的询问函、用于答复的复函、用于委托的委托函等。另外，还有用于慰问的慰问信、用于祝贺的贺信、公开发表的公开信等，实际上只要它们使用于公务活动中，也应划入广义的公函范围。不过，从狭义的范围来讲，函和信也有一定区别，函的使用比信的范围窄，但比较庄重、严肃。函的种类

函可分为公函与便函两种。公函的写作格式

公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。标题

一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。正文

一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。

去函的结束语可用“专此函达”（告知函）、“特呈函，盼予函复”（询问函）、“可否，请函复”（商洽函）、“特呈函，请予批准函复”（请求批准函）等等；复函的结束语可用“此复”、“特此函复”、“专此函复”等等。总之，结束语可以不拘一格，但要得体。

对下级机关的请示，属于一般性业务问题的，有时不用批复而用函复，但不是由领导机关而是授权主办部门（办公厅、室）答复。公函的写作要求

（一）要一函一事，切忌一函数事。（二）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。××市人民政府关于在铁路压煤改线×××站建立交桥的函

X府［××××］××号

×××委员会：

××铁路压煤改线×××工业站，位于我市×县×××镇。由于该站的建设，原有的×××站西侧的平交道口按设计要求将要封闭。这样就阻断了沟通南北三乡一镇的交通要道，给乡镇企业和商品经济的发展造成了困难。另外，铁路以南五个村的大面积耕地在路北，由于铁路所阻，给群众的生产生活造成了很难克服的困难。工业站在设计在dk308＋893处虽有一座净高2.5米，宽6米，长220米的单孔立交兼排水涵洞，但因纵深太长，宽度较窄，高度很低，农机车辆不能通行，农忙秋收人畜难以通过。为此，请贵委员会给予照顾，在dk308＋430处（原×××站西侧的平交道口处）建立交桥一座，以适应当地生产和需要。可否盼复。

××市人民政府（章）

××××年××月×日

关于商洽代培统计人员的函××金融管理干部学院：得悉贵院将于3月份举办统计人员讲习班，系统培训统计工作人员。国务院《关于加强统计工作的决定》下达后，我厂曾打算集训现职统计工作人员，但由于力量不足，未能实现。现在贵院决定办讲习班，我厂拟派15名统计人员随班学习，请你们代培。如同意，将是对我厂统计工作的有力支持。代培所需费用由我厂如数拨付。盼予复函。

此致敬礼

×××机床厂（公章）

××××年×月×日北京2008年奥运会奖牌设计邀请函第29届奥林匹克运动会组织委员会（以下简称为“北京奥组委”）现面向社会征集北京2008年奥运会奖牌（以下简称为“奥运会奖牌”）设计作品（以下简称为“本次征集活动”）。奥运会奖牌是北京2008年奥运会重要元素之一，是展示北京奥运会理念和中国文化的重要载体。北京奥组委衷心欢迎和邀请有志于参与北京2008年奥运会奖牌设计的自然人、法人和其他组织参与本次征集活动。如决定作为应征人接受北京奥组委的委托、参与本次征集活动，可通过北京奥组委官方网站（）下载本邀请函及后附文件。（以下简称“征集文件”）应征人应认真阅读征集文件，按照其规定准备应征方案、签署相应法律文件，当面提交或者通过邮递的方式送至下述地址。送达时间以应征文件当面提交或邮递送达后，北京奥组委签收的时间为准。提交（邮递）地址：北京市海淀区北四环中路267号708室邮政编码：100083收件人：第29届奥林匹克运动会组织委员会文化活动部联系电话：（010）66691852上述邮递地址电话如有变更，北京奥组委将在官方网站及时公布，请应征人投邮时注意更新。此致敬礼

第29届奥林匹克运动会组织委员会（章）二○○六年一月十一日

便函信函的一种，是各级机关、单位互相进行日常交往时使用的一种简便公函。便函可以不按机关、单位的公文统一编号，但只要内容是公务的，即使是以双方领导机关的领导人名义签署的，也应该作为公函处理，加以具体办理，而且应该记载备考。

便函是一种简便的公函，在写法上比较灵活，但也有一定规范可循，一般也由标题、正文、签署三部分组成：

（1）标题

一般都由机关统一印制，形成为“××（机关）便函”，仅标出单位名称和文种类别，不写事由。

（2）正文

先写受文单位，次写具体联系事项，结尾可用习惯语“此致、敬礼”之类。

（3）签署法定作者、日期

有时签机关领导人姓名，也属于法定作者。

便函要求简明，有事则长，无事则短，一般不用过多寒暄的话。××市卫生局便函

××市×人民医院：

你院×月××日来函收悉，所谈准备派人来我市人民医院学习用醋离子渗透法治疗骨质增生一事，经与该院联系，他们同意接收2－3人，时间可安排在9－10月份。关于该院使用的醋离子渗透机产地及性能，现寄上一份说明书，如需购买，可直接与厂家联系订购。此致敬礼

××市卫生局（章）一九××年×月××日

关于商请报价的函×××茶厂：我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，拟定购君山毛尖茶。我公司要求该茶叶品质一级，规格为每包100克，望贵厂能就单价报表和交货日期、结算方式等给予回复。如果贵厂报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。

××××副食品公司

××××年×月×日[评析]

这是一则询问函。开头提出对对方产品有定购的意图，接着提出请对方报价及有关事宜作出回复的要求。一般来说，正文至此也可以结束了，然作者继而又强调若对方报价合理，将考虑大批量订货，这样写，可以促使对方给出较低价，可谓匠心独运，棋高一招，这种写法值得借鉴。

关于商请派车运送民工的函×××省交通厅：为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，估计不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。妥否？请尽快函复，以便办理有关手续。

××省交通厅

××××年×月×日

［析评］

这是一则商洽函。正文的原由部分，开门见山，即陈要旨，继而提出要求。文末一句，语言得体，又暗含催促对方办理的压力。

关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市问题的复函

中华人民共和国驻毛里求斯大使馆：贵馆陈添进领事一九九○年八月三日给我市外事办的信函收悉。关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市一事，由于时间太急，来不及办理各种手续，无法在九月下旬成行，届时拟以市长名义发一贺电，祝贺波塞雄市建市一百周年。访毛里求斯一事，推迟到年底待牌楼设计方案定下来才出访，届时是否顺访波塞雄市，请贵馆酌定。佛山市人民政府

一九九○年八月二十日

［析评］

这是一则答复函。行文针对来函询问的问题，谈了困难和处理办法，明确、具体地作了答复，措词得当，言简意赅

下面是一份函的两种写法，试分析比较哪一种写法更恰当。恰当和不恰当各表现在哪些地方？

关于请××商厦准备经保工作经验材料的函××市商业局：你局××商厦狠抓安全保卫工作，成绩突出。经市综合治理办公室同意，我局准备于12月中旬召开全市经保工作经验交流会，请××商厦在会上介绍加强内部防范工作的经验。请速通知该单位，于12月中旬将此材料报送我局×处秘书科(写作要求附后)。此致敬礼!××市公安局一九××年十一月二十日关于商请××商厦准备经保工作经验材料的函××市商业局：经市综合治理办公室同意，敝局12月下旬召开全市经保工作经验交流会。据悉，贵局××商厦狠抓安全保卫工作，取得了突出的成绩，拟请该商厦在会上介绍加强内部防范工作的宝贵经验。如蒙同意，恳请通知该单位，于12月中旬将经验介绍材料送敝局×处秘书科为盼。

××市公安局一九××年十一月二十日写作实践上海嘉顿粮油工业有限公司欲进购2000吨散装东北大豆。从资料上获悉黑龙江富鑫农贸公司有供应，故去函询问洽购。富鑫农贸公司接函后随即复函。经洽谈后双方签订了供销合同。但当大豆运抵该公司后，经有关部门检测，不符合合同所规定的质量要求，嘉顿公司遂去函协商解决适宜。根据以上材料，请代为拟写以上三份函。第二节纪要一、必备知识（一）会议纪要的涵义和用途会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。可以上行也可以下达。会议纪要根据：会议记录、会议文件、会议的其他有关资料整理而成。会议纪要的作用：沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作。有些会议纪要可经上级领导机关或主管部门批转或被转发。（二）会议纪要的特点内容的纪实性:在会议后期或者会后根据会议记录和各种会议材料整理而成。表述的纪要性:只是对会议结果的择要归纳。作用的受限性:只对与会单位、与会人员有一定的约束力。要扩大读者范围和影响力，则需由上级机关将之作为“通知”的附件下发。（三）会议纪要的类型

按照会议内容的不同，会议纪要可以划分为以下几种类型：决议性会议纪要:主要记载和反映领导层制定的决策事项，作为传达和部署工作的依据，对今后的工作具有指导作用。研讨性会议纪要主要记载和反映：经验交流会议、专业会议、学术性会议的研讨情况，阐明各方的主要观点、意见或情况。协议性会议纪要主要记载双边或多边会议达成的协议情况，以便作为各方执行公务和履行职责的依据。根据写法的不同，会议纪要分为三种类型：分项式、综述式、摘要式。（四）、会议纪要的结构与写法1、标题

会议纪要的标题有两种写法：由会议名称和文种“会议纪要”组成。由说明会议意义或内容的正标题和说明会议名称和文种的副标题构成。2、正文导言，即会议组成情况简述会议时间、地点、出席人员、中心议题和议程。主体，即会议的主要精神。下面分别介绍各类会议纪要主体的写法。综述式会议纪要:对会议的内容或议定事项，进行综合概括，按性质分成若干部分，依据一定的逻辑顺序排列写出。议题比较重大,涉及面较广的会议纪要,多属此类。分项式会议纪要:把会议的内容或议定事项，分条列项地写出。许多办公会议纪要或讨论解决较具体、较专门问题的会议纪要属于这一类。摘要式会议纪要将与会者的发言按中心议题的要求择其要点摘录出来，按内容性质归类后写出。对发言者要写出真实姓名和职务、职称。这种写法能客观地反映与会者的观点和主张，还能较大限度地保留谈话风格。结尾一般写对与会者的希望和要求，也有的会议纪要不写专门的结尾。二、注意事项会议纪要是对会议全部材料的概括、综合和提炼，必须广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；按照会议精神，对材料分类和筛选。抓住要点，突出会议主题。语言表达上，以叙述为主精炼、通俗，篇幅不宜太长。根据会议的内容及规模，选用恰当的写作结构注重使用会议纪要的习惯用语会议纪要常常以“会议”为第三人称而记述会议内容。主体部分应注重使用下列层次或段落的开头语：“会议认为”、“会议提出”、“会议决定”、“会议号召”等。三、例文分析××××学院学生思想状况分析座谈会纪要时间：××××年×月×日下午地点：本院小会议室主持人：主管政治思想教育工作副院长××出席者：各系党总支书记、政治辅导员、班主任、学生会委员。现将座谈会情况纪要如下：一、××副院长传达了省教育厅领导关于要认真加强学生政治思想工作，注重分析当前学生的思想状况的讲话精神，其后，××副院长对学生思想状况作了分析，认为当前学生的思想状况总体是健康的，向上的，但也存在一些较突出的问题，如……（略）二、人文系党总支书记×××同志说：当前青年学生思想比较活跃，愿意思考问题，这确是学生的主流，但当前在部分学生中也存在比较严重的拜金主义、重技能轻理论、重实用轻人文的倾向。三、××班党支部书记在汇报学生思想状况时，指出有些同学在思想上没有处理好学习与兼职的关系，严重影响了学习成绩。四、经贸系政治辅导员×××同志谈到个别学生存在怕露贫而不愿申请经济困难补助的心理。（略）提示这是一则摘要式会议纪要，摘录了与会者符合会议中心的发言要点。这种写法最大的特点是把具有典型性、代表性的言论加以提要整理，按一定的排列关系排列成文。这种写法能较真实地反映会议的讨论情况和与会人员的意见，适用写座谈会、讨论会和研究性会议纪要。这种会议纪要的观点出自个人，具体而真实，具有较强的资料价值。例文（增）××省人民政府办公厅关于食糖储备工作会议纪要

××××年×月×日，省政府办公厅召集省经委、贸易厅、财政厅、工商银行研究了省级食糖储备问题。秘书长×××同志主持会议。参加会议的有×××、×××等同志。现将会议确定事项纪要如下：一、当前食糖资源短缺，供应紧张，为保证我省市场消费和轻工食品生产正常进行，加强对食糖的调控能力，一致同意建立省级食糖储备制度。二、省级食糖储备暂安排2吨，由省糖酒茶叶公司落实货源。三、食糖储备资金6000万元，由省糖酒茶叶公司自筹500万元，省工商银行贷款5500万元，贷款指标近期予以安排。四、储备费用年需730万元，由省财政厅和代储企业共同承担。其中，省财政拨付一部分资金作为铺底资金，周转使用。省级储备糖坚持全年储备和季节性更新相结合，销售差价部分先抵补储备费用，如有节余，除适当留给储备单位作留利外，主要用于充实储备资金；如出现亏损，先从基金中补贴，超过部分由省糖酒茶叶公司负担。××省人民政府办公厅(印章)××××年×月×日提示这是一篇分项式会议纪要。导言简要地介绍了会议的基本情况。主体部分写会议研究确定的四个主要内容。文章指导思想明确，层次分明，任务明确具体。例文最在的特点是没有用段旨句，而是直接叙述重要定事项，对重要事项“有什么写什么”，这也是一种很值得借鉴的写法。例文3×××企业集团办公会议纪要（××××年一月二十一日）

××××年1月21日下午，陈×总裁在总部主持召开了新年第一次总裁办公会议，确立今年企业集团的工作思路，布置了工作任务。参加会议的有各部门负责人。会议议定事项如下：一、企业集团今年的工作思路是：“扶持和培育10~15家骨干企业；稳定30家左右中等企业；撤、并、停、转、重组一批小企业和困难企业”，减少企业集团下属子企业数量，促进有潜力的企业快速发展。会议要求集团总部各部门依据工作思路制订出今年的工作计划。二、今年的工作重点是建立“三库”，即建立企业资产财务信息库、人力资源库和企业基本情况数据库。三、今年要加强集团内部管理，强化服务意识，理顺工作程序，严格考勤考核工作，增强执行制度和各项规定的自觉性，树立企业集团的良好形象。四、年初出台新的企业考核体系。对不同性质的企业出台不同的考核办法。提示这是一篇分项式会议纪要。导言部分介绍了会议主题，会议时间、地点、主持人和出席人员。文种承启语后，分条列项地写了会议议定的四方面的事项。文章指导思想明确，层次分明