第三章会展项目管理

第三章

会展项目管理第一节项目管理概述

在现代市场经济中，项目已经成为组织经营活动的一种典型形式，其应用已从最初的建筑施工延展到科学研究、商业贸易、文化教育以及军事等各个领域。

第一节项目管理概述

一、项目及项目管理定义

（一）项目的定义我们可以把社会的各种工作分为两大类：一类是重复性、持续不断、周而复始的工作，在这类工作中存在着大量常规性的劳动；另一类是独特的、一次性的工作，可称为项目。第一节项目管理概述

项目的定义：

项目是一项为了创造某种唯一性的产品或服务的时限性工作。

时限性：每一个项目都要有明确的开端和明确的结束。

唯一性：指该项目所创造的产品或服务与同类产品或服务相比，具有明显的差异性和独特性。第一节项目管理概述

（二）项目管理的定义

项目管理是在有限的资源条件下，为实现项目的目标所采取的一系列的管理活动。

项目管理是理顺与项目有关的众多错综复杂难题的一种手段和过程。项目管理者要综合运用各种知识、技能、手段和技术，在规定的时间、预算和质量目标范围内，完成项目的各项工作。第一节项目管理概述

项目管理四要素范围质量成本时间第一节项目管理概述

1、范围

指为了实现项目目标必须完成的所有工作。工作范围指出了“完成哪些工作就可以达到项目的目标”，或者说“完成哪些工作项目就可以结束了”。

2、时间项目时间用进度计划来描述，进度计划不仅说明了完成项目工作范围内的所有工作需要的时间，也规定了每个活动的具体开始和完成日期。第一节项目管理概述

3、成本它是指完成项目所需要的所有款项，包括人力成本、原材料、设备租金、分包费用和咨询费用等。项目的总成本以预算为基础，项目结束时的最终成本应控制在预算范围以内。

4、质量指项目满足明确或者隐含需求的程度。一般通过项目交付的产品或服务标准来明确定义，这些标准包括各种特性及需要满足的要求。另外，有时还规定项目过程应该遵循的规范和标准。第一节项目管理概述

对一个项目来说，最理想的情况就是多快好省。多是指工作范围大，快是指时间短，好是指质量高，省是指成本低。但是这四者之间是相互联系、相互依赖的，提高其中的一个指标会降低另一个指标，实际上这种理想的情况很难达到。总之，如果一个项目在时间、成本、质量的约束内完成了工作范围内的工作，就可以说取得了成功。第一节项目管理概述不可逆性风险性对象性约束性独特性目标性项目的特征二、项目及项目管理的特征

（一）项目的特征第一节项目管理概述

（二）项目管理的特征复杂性创造性专业性123第一节项目管理概述三、项目管理的过程项目启动阶段项目规划阶段项目执行阶段项目结束阶段第二节会展项目的类型与特征一、会展项目的总体特征项目关联性会展项目总体特征效益综合性客户广泛性服务目标性第二节会展项目的类型与特征二、会展项目的类型及特征（一）产品交易型项目产品交易型会展项目主要是指将某些产业与内外贸相结合而开展的产品交易会、展销会。这类会展项目的特征：交易目标优先项目针对性强

第二节会展项目的类型与特征

（二）科技展示型项目科技展示型会展项目主要是以某种高科技产业或优势产业为依托举办的专业性科技博览会或交易会。这类会展项目的特征：技术含量高专业性强

第二节会展项目的类型与特征

（三）综合博览型项目综合博览型会展项目主要是指以宣传本地人文资源，如文化、艺术、体育等为宗旨的大型展览活动。这类会展项目的特征：项目周期长观众范围广泛成本预算高第二节会展项目的类型与特征

（四）会议洽谈型项目会议洽谈型项目主要是指以重要的城市为中心而举办的综合性的国际会议及大型论坛活动。

这类会展项目的特征：参与人数相对较少服务全面重复性强第二节会展项目的类型与特征项目管理打造成功上海世博会上海世博会是个超级大项目从项目管理的视角来看，举办世博会以及其中的各项“节目”，都是项目。例如:举办展览、会议，组织庆典、演艺、游览等，是活动项目；场馆建设、市政配套设施建设等，是建设工程项目；志愿者的培训是培训项目；还有策划项目，论证项目，拆迁项目，施工项目，等等。第二节会展项目的类型与特征

上海世博会还是中国最大的投融资项目。上海世博会总预算高达3000亿至4000亿元人民币，其中政府投资约占三分之二，三分之一将通过资本市场来募集。预算款项主要用于世博会园区和基础设施建设，其中包括浦东机场扩建工程、有轨交通等项目。上海世博会发行了世博会建设债券，还采取多种方式在国际上融资，包括世博会召开前发行世博会文化娱乐彩票，吸引国际资本投资等。第二节会展项目的类型与特征用项目管理打造成功世博会上世纪80年代以来，项目管理在大型活动中得到了广泛和深入的应用，如悉尼奥运会，不仅全面应用项目管理，还在奥运史上首次运用大型项目管理软件全面管理奥运会的所有项目，从场馆建设到比赛安排。以至于北京奥组委应国际奥委会要求承诺2008年北京奥运会全面采用国际项目管理，而且使用大型项目管理软件。而世博会的筹办同样要遵循国际项目管理的成功经验。第二节会展项目的类型与特征

上海世博会事务协调局副局长黄耀诚在项目管理全球大会上说，世博会的核心精神是创新，而项目管理的思想则是世博会的主要理念。据其介绍，在世博会三年半的准备时间内，所涉及大大小小的项目不下数千个。选择一个高效的方案进行管理是世博会成功的一个关键因素。

第二节会展项目的类型与特征在世博会的筹办当中，每一个专门的任务都由专业的团队负责，小项目有小团队，大项目有大团队，形成了一个网格化的组织形式，打破原有的部门界限，实现人才聚集，注重资源整合。为了筹办上海世博会，上海市政府78个委办局集中各自优势资源，制定了各自的五年计划，各司其职。第二节会展项目的类型与特征此外，在成本控制方面，世博会筹办机构也有规定的流程。首先判断该项目是否有进行的必要，从而剔出一些可有可无的项目，然后对确定的项目做出成本预算，预算要经过专门的资金财务部门进行核算。除了在成本控制方面进行严格的管理外，筹备方还充分调动社会资源，扩充资金来源。第三节会展项目管理的过程与方法一、会展项目启动阶段

会展项目调研会展项目构思会展项目选择构思项目内容项目可行性研究会展项目立项会展项目申报会展项目审批第三节会展项目管理的过程与方法

（一）会展项目调研需求是项目产生的基本前提，因此在项目调研阶段主要以识别市场需求为目的，以便针对需求确定会展项目的主题。第三节会展项目管理的过程与方法

（二）会展项目构思

1、会展项目的选择

行业因素项目选择影响因素自身因素市场因素社会环境因素第三节会展项目管理的过程与方法

（1）社会环境因素包括政治因素、经济因素、社会因素、时代因素等内容。唯有密切结合当时的政治局势和区域经济状况，深入探讨或真实表现社会的会展项目才能充分引起受众的关注，并产生较广泛的影响和较高的经济、社会等效益，从而实现建立会展项目的具体目标。第三节会展项目管理的过程与方法

（2）行业因素会展项目的选择与项目所涉及的行业密切相关。

①熟悉该会展项目所涉及的行业发展现状

会展组织者要对相关产业的市场结构、竞争状况、目前的利润分布状况和市场的开放程度等情况有深入的了解。第三节会展项目管理的过程与方法

②了解与会展项目相关的行业是否具有发展潜力市场潜力的大小通常可以通过现有市场规模、市场发展水平和竞争程度、市场辐射力等指标反映出来。第三节会展项目管理的过程与方法

③把握会展举办地的产业政策导向如果会展项目所涉及行业属于会展举办地的支柱产业和重点扶持产业范畴，不仅在发展环境方面能够得到当地政府的支持，而且也会吸引很多踊跃参展的企业。第三节会展项目管理的过程与方法

中国义乌国际小商品博览会

中国义乌国际小商品博览会的成功举办充分说明，展会的主题与区域经济以及市场发展导向有着密切的关联。随着全球性劳动密集型产业向我国转移加速，义乌成为重要的小商品集散中心和生产基地。以义乌为中心在金、台、温、丽等地区形成国际性的小商品产业带，促进了市场产业簇群式发展，进一步巩固和扩大了我国小商品产业在国际产业分工中的地位。第三节会展项目管理的过程与方法

“义博会”以“面向世界、服务全国”为办展宗旨，对扩大商品出口，提升小商品制造业，促进区域经济发展发挥了积极的推动作用，已成为目前国内最具规模、最有影响、最有成效的小商品专业展会，位居全国著名品牌展会之列，先后被评为中国会展业十大新闻事件、中国十大新星会展等。第三节会展项目管理的过程与方法

（3）市场因素主办者选择的会展项目必须是有市场需求的项目。

①参展商或参会者的需求②观众的需求

这两部分市场因素是决定一个会展项目成功举办的关键因素。第三节会展项目管理的过程与方法对参展商或参会者的考虑包括:了解和统计分析他们所关注的主题可能会提出的要求在行业内的业绩表现在某地区或某行业的影响力和辐射力是否连续参展第三节会展项目管理的过程与方法对会展目标观众的考虑包括:参观者的总数行业构成（是否来自期望的行业）职务构成（对订货的决策权和影响力）地域构成第三节会展项目管理的过程与方法

（4）自身因素会展项目的举办是一项相当耗费财力、人力和精力的工作，因此在选择会展项目时必须结合项目主办者自身的条件量力而行。

①财力因素即主办者是否有充足的资金支持所举办的会展项目。第三节会展项目管理的过程与方法

②人员因素即项目团队成员的素质是否能达到会展项目的要求。在考虑人力资源的调配时，主办者要考察自身能否在短期内为各项工作配备充足的人力资源，以及自身是否具备选择和培训人员，使之具备相应的专业知识和技术的能力。第三节会展项目管理的过程与方法

③时间和精力因素即工作人员是否具备足够的时间和精力做充分的筹备工作。会展工作的周期一般比较长，前期筹备工作需要充足的时间，而且主办者要尽量保持筹备工作和工作人员的连续性。第三节会展项目管理的过程与方法

④管理因素即组织者是否具备举办所选择会展项目的管理经验和水平。在考虑管理因素时，选择的会展项目的级别和规模要与自身的管理水平相适应。第三节会展项目管理的过程与方法

此外，还需要满足以下要求：会展举办地周边地区近期内没有举办同类展会；本地区具有举办该会展项目的资源优势，能够办出特色；当地拥有合适的场馆设施等。第三节会展项目管理的过程与方法

全国动漫展硝烟弥漫“抢占上海滩”

全国动漫展已经起进入“战国时代”——战场就在上海。2005年，在上海举办的全国或者国际性动漫相关展览就有12个之多。这12个动漫展的场地均不小于4000平方米，最大的超过2万平方米。此外，在音像展、网游展和玩具展等相关行业展会上，动漫展区也拥有三分之一以上的面积。上海的动漫展为何如此红火？主要在于产业潜力和市场需求巨大。第三节会展项目管理的过程与方法

目前，在世界范围内，动漫产业已经赶超了影视、唱片等产业成为文化娱乐业中的支柱产业。而在上海运营的网络游戏的销售收入，已经占据全国70%的市场份额。上海不仅拥有“盛大网络”、“第九城市”等国内互动娱乐的龙头企业，“新浪”、“光通”等外省注册企业，也将游戏运营部门设在上海。“国家级动漫网游产业发展基地”、“国家动画产业基地”等“国字号”基地也纷纷落户上海。第三节会展项目管理的过程与方法

尽管一年举办了10场大规模动漫展，但是参观者的需求似乎并没有满足。动漫展票价虽然从每张30元一路上涨到50元甚至70元，但是每逢暑假、黄金周，还是有相当一部分动漫迷因为“限量5000人”而不能入场。十一黄金周举行的“卡通总动员·国庆游园会”每晚几乎都有人连夜搭帐篷排队。2006年“卡通总动员”和“中国国际动漫游戏博览会”两大动漫展在短短6天内，共吸引了20多万人次的观众，刷新了上海动漫展的纪录。第三节会展项目管理的过程与方法

2、构思相关项目内容包括会展项目投资的目标、背景及意义，项目投资的功能及价值，项目实施的环境和配套设施条件，项目的成本及资源约束，项目资金的筹措及调配计划，项目投资的风险及化解方法，项目的实施与管理，项目实施后预期的总体效益等。第三节会展项目管理的过程与方法

3、实施项目可行性研究包括三个方面的内容：一是从市场角度，分析该主题的会展项目是否拥有广阔的市场前景；二是从技术、设计的角度，分析凭借现有的硬件和软件基础，本公司组办该会展项目是否可行；三是从财务的角度，分析公司对该项目进行投资在经济上是否合理。第三节会展项目管理的过程与方法

Comdex为何风光不再？

曾经贵为IT界三大展会之首的Comdex于2004年6月宣布停办。如今，每年秋天在赌城拉斯维加斯将再也看不到Comdex的盛宴了。Comdex是计算机经销商博览会的英文缩写，是展示PC机最新硬件、软件、外围设备、网络产品和最新技术的博览会，一些主要的PC厂商都借此机会搭台唱戏，发布新品，展示最新的技术。第三节会展项目管理的过程与方法

1979年，第一届Comdex展会在拉斯维加斯举办，当时的参展商只有160家，观众人数4000人，随着PC业的发展与壮大，Comdex逐渐进入颠峰期。每年11月份，科技产业的主管与专业人士到了为期一周的Comdex展会期间，必然会挤满拉斯维加斯的各大饭店、赌场和会议中心。到1998年参展商高达2400家，观众达22万人次，甚至连赌城的会议场地都容纳不下众多的参展商了。2000年，美国总统比尔·克林顿在Comdex大会上说：“很高兴我是出席Comdex大会的第一位总统，但我相信，我决不是最后一位出席此大会的总统。”第三节会展项目管理的过程与方法

作为已经开办20多年的Comdex也算得上是IT业展会的长青树之一了，究竟是什么原因使得它陷入四面梦歌的尴尬境地呢？IT产业萧条

IT展会与该行业的发展是息息相关的，所谓唇亡齿寒，IT业的萧条使得展览业也在不断地进行整合，小规模的展会自生自灭了，大规模的展会则面临着各方面都需要进行调整以更好地适应市场。第三节会展项目管理的过程与方法

过去的展会可以轻易地挣到钱是因为IT业发展很快，对国际市场投入力量大，现在市场不好，厂家与投资者都捏紧了口袋，许多企业将精力放在本地市场，宁愿在本地市场上做强做大，求稳发展，而不愿意花个百万美元在Comdex展会上出风头了。正如Comdex主办方所说，Comdex的许多问题都牵涉到互联网经济的泡沫上。第三节会展项目管理的过程与方法全球经济低迷进入21世纪以来，全球经济低迷的形势影响了高科技厂商花在大型展会上的经费，也使得参观人数锐减。在裁员风潮持续的经济低迷期，高科技厂商的市场经费当然是能省即省，并要重新评估预算的比例。第三节会展项目管理的过程与方法安全问题使得展会成本不断升高

2001年911恐怖袭击事件成为Comdex的转折点，出于安全性的考虑，许多人都放弃了商务旅行的计划，这一年Comdex遭受重创，参加厂商减少到2000家，参与人数则从20万降至15万左右。第三节会展项目管理的过程与方法

自911之后，美国本土的安全问题就已经严重地影响到会展业，尤其是2003年的第二次海湾战争之后，有关恐怖袭击的警告就不绝于耳，严格的安检使得展会的成本提高了好几倍。对于过去以“量”取胜的Comdex更是有苦难言，高昂的成本最后还是被摊派到参展商身上，可是这些参展商们本身就承担着展会期间赌城普遍上涨的住宿与交通费，面对如此高昂的成本，它们只能够表示无力负担。第三节会展项目管理的过程与方法展会之间的竞争日趋激烈

Comdex越来越面临其它展会的挑战。2002年，Comdex参展商缩水了34%，观众大概为12万5千人，跟其它IT展会比起来，这个数字就显得寒碜了，同年3月份在德国举行的CeBIT2002的参观人数高达70万人，10月份的东京WPCEXPO展会参观者达到36万人。2003年的Comdex更是跌进深渊，仅有不到5万人参加了该展会。2003年，另一家公司宣布在拉斯维加斯开办另一个大型的计算机展，与Comdex唱起了对台戏。这个展览会的主题和展期与Comdex完全重叠。第三节会展项目管理的过程与方法IT市场的风向起了变化

由于科技产品开始走进日常生活，消费类电子产品越来越获得人们的青睐。在2002年展会上，TabletPC、智能显示器、可以接入互联网的智能闹钟和手机等产品最受参观者关注就证明了这一点。与新兴的消费类电子展相比，一向注重于个人电脑的Comdex吸引力自然减退了。上个世纪90年代，Comdex是“无限可能”的代名词，每一次展会都会出现令人兴奋不已的技术，都是新产品玩家们的天堂。而现在，IT热点的转移使得Comdex变得老态龙钟，缺乏新的思想和血液。第三节会展项目管理的过程与方法

消费电子产品异军突起，成为全球IT业中最有活力的领域，传统IT厂商纷纷转移战略重点，进入到消费电子市场中。CES（国际消费类电子博览会）成了会展业中的新宠儿，与Comdex2002展会的萧条形成鲜明对比的是，2002年的CES则呈现出了火热的一面，其参展商总共租用了120万平方英尺的展位，打破以往纪录，参展人数也超过了12.6万人次。CES也在拉斯维加斯举办，现在就连微软、惠普、英特尔过去这些Comdex展会上的大腕也逐渐成为CES的台柱子了。第三节会展项目管理的过程与方法“大而全”让位于“小而精”

Comdex一直讲究的就是“大而全”，以规模取胜，但是随着互联网的兴起，厂家足不出户就可以了解各种信息，因此，许多人认为没有“焦点”，没有一个吸引人的主题是参展商和观众减少的原因之一。在这样的背景下，有不少厂商开始试图摆脱遥远而又萧条的美洲和欧洲，远离大杂烩般的Comdex展，自行组织个性化、专业化的展会。在这一方面，亚洲表现得最为明显，索尼的“梦世界”、三星的“数字世界”，联想的“LegendWorld”都成了成功的典型。第三节会展项目管理的过程与方法Comdex一直就是新技术的发布会，它记录了许多革命性的转折点，比如1985年，苹果推出操作系统Macintosh，发动GUI革命；1986年，微软推出Windows1.0；1997年，IBM推出电子商务软件；2000年，微软提出TabletPC概念。无论如何，Comdex都是让我们窥视世界IT技术发展的一个窗口。曾被认为是信息产业第一盛会的Comdex如今已经销声匿迹，留给我们深深的思考。第三节会展项目管理的过程与方法（三）会展项目立项1境内举办商品展销会2境内举办对外经济技术展览会3出国（境）举办经济贸易展览会第三节会展项目管理的过程与方法1、立项的前提——举办单位的资格在营业执照中的经营范围内注明有主办或承办会展内容的企业。出国展商品展销会具有法人资格、能够独立承担民事责任；具有与展销规模相适应的资金、场地和设施；具有相应的管理机构、人员、措施和制度。对外经济技术展览会各省、自治区、直辖市和计划单列市外经贸主管部门、贸促分会、各行业贸促分会、全国性进出口商会、中国外商投资企业协会；商务部审核批准的出国办展组办单位资格。第三节会展项目管理的过程与方法2、立项的程序

2002年11月，国务院取消了关于全国性非涉外经济贸易展览会的审批制，改为登记制。主办或承办单位应向所在地工商管理局提出举办会展的登记申请。若干个单位联合举办的，应当由其中一个具体承担会展组织活动的单位向举办地工商行政管理机关申请办理登记。国内商品展销会的立项第三节会展项目管理的过程与方法向主管部门申报立项主管部门审批向会展举办地工商行政管理机关申报登记境内举办对外经济技术展览会的立项第三节会展项目管理的过程与方法向主管部门申报立项时需要提交哪些材料？

不同类型的会展项目分别报哪些部门审批？向工商行政部门申请登记时需出具哪些材料？第三节会展项目管理的过程与方法申报立项时需要提交的材料申请文件；展览会总体方案；招展招商方案；可行性分析报告；处理突发事件的紧急预案；主办单位之间的协议；境外机构资信证明或委托办展协议；主办单位所在地省级商务主管部门意见；上一届会刊（首次举办除外）知识产权保护方案；其他材料。第三节会展项目管理的过程与方法不同项目的审批部门对展览面积在1000平方米以上的，实行分级审批管理：以国务院部门或省级人民政府名义主办的，报国务院审批；国务院部门所属单位及境外机构主办的，报商务部审批；地方单位主办的，由所在省、自治区、直辖市外经贸主管部门审批，报商务部备案；以科研、技术交流、研讨为内容的，由科技部审批；贸促会系统举办的，由贸促会审批并报商务部备案；举办海峡两岸的经济技术展览会，由商务部会同国务院台湾事务办公室审批；举办其他对台湾经济技术展览会，由商务部负责审批，报国务院台湾事务办公室备案。面积在1000平方米以下的对外经济技术展览会，可由主办单位自行举办，报相应的审批部门备案。第三节会展项目管理的过程与方法申请登记时需要出具的材料举办人具备法人资格的证明材料；举办会展的项目申请书：内容包括会展项目的名称、起止时间和地点、参展商品类别、举办单位银行账号、举办单位负责人名单、会展筹备办公室地址、联系电话等；主管部门的立项批复；会展的组织实施方案；场地使用证明等。第三节会展项目管理的过程与方法出国举办经济贸易展览会的立项向主管部门申报立项主管部门审批第三节会展项目管理的过程与方法各地区、各单位举办出国展览一律由中国贸促会审批。商务部负责出展的宏观管理和出展资格的审核。《出国举办经济贸易展览会审批管理办法》对出国办展单位、审批和备核的程序、审批的依据和要求、展览团的管理以及处罚措施作了明确的规定。第三节会展项目管理的过程与方法

中国国际光电博览会

一个展览项目的立项一定要以市场需求调查为基础。“中国光博会”立项之前，项目策划组就对中国的光电产业作了仔细而深入的调查，发现光电子行业在世界范围内都处于上升时期，是真正的有前途的朝阳产业，并且其应用技术几乎涵盖了所有的行业。中国著名光学泰斗王大珩有一个非常形象的比喻。他说：中国是一条巨龙，巨龙要腾飞必须有雪亮的眼睛，光子技术就象是巨龙的眼睛，能摄取世界范围内各种有用信息。第三节会展项目管理的过程与方法

“中国光博会”项目策划组对中国光电技术的发展充满信心，并且了解到国内此类展览规模都偏小，于是决定启动这个项目，展品范围包括光电材料及光电显示元件、光学材料、光信息（光资讯）产业、光输入和输出设备、光通信、激光器与激光应用等方面。第三节会展项目管理的过程与方法

一般说来，展览项目涉及的产业相对集中、市场需求大的地方宜作为展览的举办地。“中国光博会”落户深圳，这与深圳对光电子产品及设备有着强大的市场需求是分不开的。首先，深圳及其周边地区是中国经济比较发达的地区，无论是工业生产还是居民生活，对光电子产品的有效需求都是很充足的，也就是说有成熟的应用市场。例如广东省计划三年内完成全省的楼宇宽带改造，预计总投入达到3000亿，这就为很多光电子生产企业创造了无限的商机。第三节会展项目管理的过程与方法

其次，深圳本身有一大批以华为、中兴、飞通、先科等为代表的拥有自主知识产权和品牌的本土光电企业，日本理光、奥林巴斯、美国朗讯等一些世界知名光电企业看好中国光电市场的巨大潜力和深圳良好的投资环境，纷至沓来安家落户，光电企业已成为深圳的支柱产业。另外，广州中山等地也有大量的光电生产企业。所有这些光电企业本身对生产设备、原材料等的需求也非常大，同时同业交流的愿望也很强烈。所有这些都使深圳成为“中国光博会”的最佳举办地。

第三节会展项目管理的过程与方法

1999年首届“中国光博会”举办以来，世界光电产业发展迅猛，并对国民经济和日常生活产生着人们难以想象的巨大影响：它促进了信息高速公路的发展，推动着光纤通讯、国际互联网、有线电视网的普及，推动着激光技术、数码技术、多媒体技术的发展；它给百姓生活带来了翻天覆地的变化——掌上电脑、笔记本电脑、智能手机、数码相机等光电信息产品将人带入了一个全新的PC时代。在此背景下，“中国光博会”异军突起，逐渐发展壮大。第三节会展项目管理的过程与方法

如今，光博会已经从1999年首届的30多家参展企业，40多个展位发展到2011年展会规模90000平方米，参展企业达2727家，其中海外参展企业超过30％的全球规模最大的光电专业展会。中国国际光电博览会（CIOE）的发展被业内誉为“一个神话”，一张“最能代表深圳形象的深圳名片”。第三节会展项目管理的过程与方法CIOE官方网站：/cioe/第三节会展项目管理的过程与方法思考：

光博会的成功与其项目启动阶段的工作有着怎样的关系？第三节会展项目管理的过程与方法

二、会展项目规划阶段

（一）会展项目规划的含义

会展项目规划就是根据所选定的会展项目主题，确定会展项目所要完成的目标，并制定确保实现这些目标的计划方案的过程。第三节会展项目管理的过程与方法

会展项目规划何事多少何人何时为何第三节会展项目管理的过程与方法

（二）会展项目计划的主要内容

1、会展项目目标

目标是会展项目预期达到的目的或需要完成的指标。（1）总目标和子目标（2）定性目标和定量目标第三节会展项目管理的过程与方法

2、会展项目范围

为完成项目目标所要做的各项工作就是项目范围。会展项目范围主要包括以下内容：（1）与会者或参展商的确定（2）观众的确定（3）制定合适的营销战略（4）确定会展服务的范围（5）展会现场的管理工作（6）会展评估工作第三节会展项目管理的过程与方法

3、会展进度计划

进度计划是表达会展项目中各项工作的开展顺序、开始及完成时间及相互衔接关系的计划。（1）总体进度计划（2）分项进度计划（3）年度进度计划第三节会展项目管理的过程与方法

4、资源配置

资源配置所解决的问题就是确定每一项工作需要哪些资源。

（1）人力资源配置（2）物质资源的配置（3）财力的配置第三节会展项目管理的过程与方法

5、评估方法一个会展项目是否达到了预期的目标，是否完成了任务都需要通过项目评估来确定，所以在制定会展项目计划时一定要明确项目评估方法。会展项目评估方法应该包括评估所依据资料的收集和储存，评估指标、评估的程序、评估人员等。第三节会展项目管理的过程与方法

6、潜在问题会展项目容易受外界环境因素和突发事件的影响，经常会给会展组织者造成巨大的经济损失。因此，制定会展项目计划时应充分考虑到会有哪些潜在的问题，并在项目早期就制定出处理这些问题的计划。第三节会展项目管理的过程与方法

（四）会展项目的进度计划会展项目进度计划的编制包括如下步骤：

项目描述项目分解工作描述工作责任分配确定工作顺序工作时间估计进度安排第三节会展项目管理的过程与方法

（三）制定会展项目计划的程序

确定会展项目目标项目工作分解为各项任务确定时间分配资源制定最初计划征求各方意见最终确定计划第三节会展项目管理的过程与方法

1、会展项目描述

会展项目描述是用表格的形式列出会展项目目标、项目范围、项目工作规范、项目完成准则等内容。项目描述是制作项目计划和绘制工作分解图的依据。项目描述的依据是项目的立项规划书、已经通过的初步设计方案和批准后的可行性报告。项目描述表项目名称项目目标交付物交付物完成准则工作描述工作规范所需资源估计重大里程碑项目负责人第三节会展项目管理的过程与方法

2、会展项目分解（1）会展项目工作分解结构

会展项目分解就是把整个会展项目分成便于执行的各个具体任务。项目分解是编制进度计划、实施进度控制的基础。项目分解所采用的工具就是工作分解结构图（WBS），它可以把一个项目分解为由任务、子任务、工作包等构成的等级式结构，是一个对项目工作由粗到细的分解过程。会展项目工作分解结构图展览项目展前准备现场管理展后评估开幕管理现场服务观众登记登记表会刊证件第三节会展项目管理的过程与方法

（2）制定WBS的过程①根据项目目标召开与会展项目有关的人员的会议，集体讨论主要工作事项。②分解会展项目的各项工作。分解工作的一般步骤是：总项目；子项目；主要工作任务；次要工作任务；小工作任务或者工作元素。③画出相应的树状图，也就是WBS结构分解图。④对每个子项目进行描述，并确定每个子项目的生命周期。第三节会展项目管理的过程与方法

⑤将主要的子项目分解成更细、更便于管理的任务。每一项工作必须能详细到可以对该项工作进行成本估算、安排进度、分配负责人员的程度。⑥进行反复的讨论和严格论证，以验证项目工作分解是否正确、恰当，并及时调整。⑦在验证分解完全正确后，建立一套编号系统。⑧随着其他计划编制活动的进行，对WBS作进一步的修改。第三节会展项目管理的过程与方法

（3）WBS工作编码WBS编码就是为项目工作分解图中的每一项工作确定一个编码。而且要求每项工作只有唯一的一个编码。编码可以采用多位数字，具体采用数字的位数视项目的复杂程度而定。展览项目WBS工作编码第三节会展项目管理的过程与方法

（4）会展项目工作分解应注意的问题①所分解的各项任务应该是相互独立、便于管理的，而且能以定量目标为依据检查其是否完成。②应能反映各项任务之间的联系，主要是不同层次任务之间的包含与被包含关系。③不表示顺序关系。项目活动的排序需要在项目分解的基础上专门进行。④与工作描述表一起进行。第三节会展项目管理的过程与方法

3、工作描述工作描述就是在对会展项目进行分解的基础上，进一步明确项目包含的各项工作的具体内容和要求。工作描述能够使项目小组成员加深对每项工作的了解。工作描述的依据是项目工作分解图，其结果是工作（任务）描述表及项目工作列表。工作（任务）描述表任务名制定展览营销计划任务交付物营销计划任务描述市场调研、确定目标市场、营销组合考核标准报名参展商的类型、层次和数量达到预期的目标假设条件制定展览目标、签订租用场馆合同约束营销预算其他风险：可能临时更改展览地点负责人营销组负责人项目工作列表

工作编码工作名称前提条件交付成果具体内容负责单位协作单位相关工作第三节会展项目管理的过程与方法

4、制定工作责任分配表工作责任分配就是将所分解的工作落实到有关部门和个人，并且明确表示出有关部门（或者个人）对各项工作的关系、责任和地位。责任分配表通常是将工作分解结构图与项目的有关组织结构图相对照，根据每项工作的任务描述和性质特点以及每个部门成员应该承担的责任来分配任务，形成责任分配矩阵。工作责任分配表第三节会展项目管理的过程与方法

5、确定工作先后顺序确定工作先后顺序是制定会展进度计划的前提。确定各项工作先后顺序的依据主要有：（1）任务描述表中或者项目工作列表中的各项目（2）各项活动之间的必然联系（3）会展项目之间人为的依存关系（4）会展项目活动的约束条件第三节会展项目管理的过程与方法

在决定工作先后顺序时必须针对每项活动明确三个问题：（1）该项活动可以开始之前，有哪些项目活动必须已经完成；（2）哪些活动可以与该项活动同时开始；（3）哪些活动只有在该活动完成之后开始。第三节会展项目管理的过程与方法

6、工作时间估计会展项目的工作时间估计是对已经确定的项目活动的工作时间的估算工作。某项工作时间是指在一定条件下，直接完成该工作所需时间与必要间歇时间之和。工作时间的估计是会展项目计划中非常重要的基础工作，直接关系到各项任务起止时间的确定以及整个项目完成时间的确定。第三节会展项目管理的过程与方法

会展项目工作时间估计的依据：（1）项目工作列表（2）会展工作的约束条件和假设前提（3）分配给该项工作的资源数量和质量（4）历史信息第三节会展项目管理的过程与方法

7、进度安排项目进度安排是项目控制的重要依据，它是以项目工作分解结构、工作先后顺序、工作时间为依据，详细安排每项工作的起始终止时间的一种有效的项目管理方法。项目进度安排的结果是项目进度，其主要内容是每项工作的计划开始和终止时间。编制项目进度计划的主要目的是对会展项目进度实施控制。第三节会展项目管理的过程与方法

（1）项目进度表编制项目进度表是最主要的项目进度安排方法。项目进度表是项目进度的详细安排，表中明确给出了每项工作的持续时间、开始时间和完成时间。项目进度表WBS编码工作名称工作时间开始时间结束时间1100展前准备1110制定目标1120营销计划1130组织计划1140平面布置图1150确定承包商1160参展商条件1200…………第三节会展项目管理的过程与方法

（2）甘特图甘特图是美国学者甘特在20世纪初发明的一种最早的项目计划方法，这种方法使用棒图或者条形图，表示项目活动顺序并计划和安排项目的工期。甘特图把项目活动按照纵向排列展开，而横向则表示项目活动时间与工期，并将每项活动的持续时间的长短用棒图的长短来表示。甘特图法简单、明了、直接、易于编制，至今还在项目管理的进度计划中被普遍使用。甘特图第三节会展项目管理的过程与方法

（3）里程碑计划项目中的里程碑事件是对整个项目有着重大影响，决定项目成功与否，并对其他工作有着重要参考价值的重大事件。里程碑计划是以项目中某些重要事件的完成或者开始时间作为基准形成的计划，是一个战略计划或者项目框架。通过里程碑计划可以对项目进度有宏观上的把握，是编制更细进度计划的基础。一般来说，里程碑计划在持续时间较长的会展项目中使用比较广泛。里程碑计划表第三节会展项目管理的过程与方法

（4）网络计划网络计划技术是用网络计划对任务的工作进度进行安排和控制，以保证实现预定目标的科学的计划管理技术。网络技术是在网络图上加注时间参数而编制的进度计划。因此，网络计划由两部分构成，即网络图和网络参数。网络图是由箭线和节点组成的用来表示工作顺序的网状图形。网络参数是各项工作延续时间等各种时间参数。网络计划图第三节会展项目管理的过程与方法

每个会展项目都应该根据自身特点来选择不同的方法编制进度计划。在选择编制进度计划的方法时应该考虑以下几个因素:（1）会展项目的规模（2）会展项目的复杂程度（3）会展项目的紧急性（4）对会展项目细节的掌握程度

第三节会展项目管理的过程与方法

北京精雕细刻奥运“进度表”

北京奥运会“总体工作进度表”由国际奥委会和北京奥组委共同制定，目的在于确定奥运会筹备期间各项重要活动、会议和任务及其完成时间。计划涵盖了与组织奥运会直接相关的各个部分，包括场馆建设、市场开发、竞赛组织、财务、人事管理、新闻和电视转播、技术服务、法律事务等13个方面。时间跨度上从2001年7月13日北京与国际奥委会签署主办城市合同开始，一直到2009年9月，北京向国际奥委会递交2008年奥运会正式总结报告为止。第三节会展项目管理的过程与方法

2001年11月，国际奥委会专门派人来北京就制定进度表的具体方法做了介绍，并与北京奥组委进行了交流。奥委会官员交给北京奥组委一个初步的交流版本，这其中包括700个事项及完成这些事项的时间。之后北京奥组委根据北京的实际情况进行讨论，并做了相应的调整，调整的结果是增加了100多条，在原来700条的基础上进一步细化，成为820多条。第三节会展项目管理的过程与方法

第二次交流在盐湖城冬奥会期间，北京奥组委把调整修改过的“总体工作进度表”送交国际奥委会。在冬奥会结束后，国际奥委会审阅调整该表后，再交给北京奥组委第二个交流版本，这个版本是以第一轮交流的版本为基础的，它的具体实施条目在820多个的基础上又有所增加。之后北京奥组委再根据第二个版本继续论证、细化，再调整增加了一些条目。第三节会展项目管理的过程与方法

2002年6月，经过上述交流后的“总体工作进度表”形成初稿，并递交国际奥委会。2002年底最后定稿，此时北京奥组委最终向国际奥委会递交一个正式文本。可见，“总体计划进度表”的制定工作是逐渐完善、逐步充实的过程。在与国际奥委会就进度表的交流中，交流的重点是场馆的建设方面，比如场馆建设的规划、建设的起始时间、结束时间等，国际奥委会规定一个大的框架，北京奥组委补充具体内容。第三节会展项目管理的过程与方法

“总体工作进度表”把所有筹备工作的具体内容都落实到了非常具体的时间上，所以在筹备工作当中，奥组委要严格遵循进度表的规定，它不仅是奥组委督促筹备工作的蓝本，也是国际奥委会考核奥组委工作的重要依据。因此，“总体工作进度表”具有绝对的权威性和极强的约束力。但“总体工作进度表”也并非一成不变的，还会根据实际工作的进展情况补充新的内容，并且国际奥委会会一直参与该项工作。第三节会展项目管理的过程与方法上海世博会场馆建设进度计划

1、前期规划与审批（2004年至2005年）

主要工作：

2004年，完成规划设计方案国际征集活动，完成项目建设规划并报中国政府相关部门审批。

2005年，完成控制性详细规划；编制综合交通等专项规划；完成世博会项目可行性研究报告审批。第三节会展项目管理的过程与方法

2、企业和居民搬迁安置地建设与城市交通设施建设（2004年至2007年）

2004年，实施居民和部分大型企业搬迁项目，开工建设轨道交通6、7、9号线和2号线延伸项目，开工建设浦东国际机场扩建工程、城市道路与公路工程等项目。

2006年，基本完成企业、居民搬迁和安置；启动园区内基础设施配套的前期工作。

2007年，全部完成企业、居民搬迁和安置；完成园区内基础配套设施建设。第三节会展项目管理的过程与方法

3、主要工程建设（2007年至2009年）

主要工作：

2007年至2008年，全面建设主要工程项目。

2009年，完成主要工程项目建设。

4、布展与试运转（2010年上半年）

主要工作：

2010年上半年，进行开园前布展。

第三节会展项目管理的过程与方法

5、工程建设进度安排

结合世博会园区规划、设计、建设工作的主要内容和分类，制订世博会规划设计建设总体工作进度计划。在进度计划编制过程中，主要基于“三个确保”的指导原则：确保世博会场馆和配套设施满足世博会举办期间的功能需求；确保世博会项目建设安排合理，组织有序，高效推进；确保世博会场馆和配套设施按时交付使用。第三节会展项目管理的过程与方法

世博会规划建设工作的总体计划安排，从2005年开始至2009年大致分成三个阶段：2005年上半年为规划阶段，包括总体规划和基础设施专业规划的编制；2005年下半年至2007年为设计阶段，其中一些关键性工程将于2005年下半年启动，如越江隧道、轨道交通、公共活动中心、演艺中心等；2006年下半年开始，基础设施、配套设施和各类场馆陆续进入建设阶段，至2009年下半年世博园区施工建设工作基本结束。第三节会展项目管理的过程与方法

世博园区建设工作可分为基础设施建设、场馆建设、配套设施建设三大类。（1）基础设施建设

基础设施包括轨道交通道路交通设施、市政基础设施、环境景观等内容。计划2009年全部完成建设工作。（2）场馆建设

除由外方自主招标设计建设的场馆外，其他场馆2005年下半年开始陆续进入设计阶段，至2007年底场馆设计工作基本完成。2006年底场馆启动施工建设，至2009年上半年陆续建成。第三节会展项目管理的过程与方法

（3）配套设施建设

配套设施建设包括公共活动中心、演艺中心、其他服务设施等项目。配套设施的设计工作将于2005年下半年陆续启动，到2006年底基本完成。2006年下半年，公共活动中心、演艺中心等先期进入施工阶段，从2007年开始，世博会配套设施将全面开工建设，至2009年下半年陆续建成。第三节会展项目管理的过程与方法三、会展项目执行阶段

会展项目执行阶段是一个使会展项目在既定的项目时间和项目预算中执行的动态过程，主要包括会展项目控制和调整两个环节。（一）会展项目控制

会展项目控制是对会展项目管理活动及其效果进行的衡量、监督和校正的过程。其目的是为了规范项目运行，确保项目计划按照既定的目标和预算得以顺利实施。第三节会展项目管理的过程与方法

1、项目范围控制会展项目的范围控制是指项目组织在动态的条件下，对项目范围计划的内容进行跟踪、检察、监督和纠正。为了使会展项目顺利实施，首先应该对会展项目涉及的各项工作任务进行实时监控，及时发现问题、寻找差距，以便及时调整，保证项目按计划执行。第三节会展项目管理的过程与方法营销战略控制现场控制后勤服务控制参与人员范围控制项目范围控制会展项目范围控制的具体内容第三节会展项目管理的过程与方法影响会展项目范围变更的因素工艺技术变化项目设计变化经营环境变化人员变化项目要求变化项目范围变更因素第三节会展项目管理的过程与方法

会展范围变更需要对项目范围管理计划进行更新。将这些变更记录到项目范围管理计划中，项目利益相关者通过相关会议得知变化的内容及其造成的影响。对于范围计划的调整可能包括以下环节：（1）重新设计项目范围管理计划（2）重新安排项目进度（3）重新分配资源第三节会展项目管理的过程与方法

2、项目进度控制项目进度控制是指在项目的实际进度与计划进度出现偏差时进行纠正，并控制整个计划的实施，以确保项目进度计划总目标得以实现。进度控制人员应要求各部门定期汇报工作进展情况，视具体情况定期或不定期召开各部门工作会议，一旦发现实际进度与目标偏离，必须及时采取措施纠正偏差，以保证各项工作按计划顺利进行。第三节会展项目管理的过程与方法

项目进度控制的一般步骤：

（1）记录项目的实际进度。要知道会展项目的实际进行是否与计划相符，先要做好基础的记录工作，了解会展项目的每项活动的实际进度，包括各项活动的实际持续时间、实际开始和结束时间和哪些已经完成和尚未完成。对会展项目的实际进度跟踪可采用日常观测法和定期观测法。第三节会展项目管理的过程与方法

（2）进度偏差分析。将项目的实际进度与计划进度进行比对，若发现出现偏差，应对产生偏差的原因进行分析。

（3）项目进度计划更新。首先计算出进度偏差的大小，并判断其对项目总周期的影响程度。然后根据分析，找出切实可行措施，对原进度计划进行修改，使之符合现在的实际情况并保证原进度计划总目标的实现。第三节会展项目管理的过程与方法

3、项目成本控制成本控制是会展项目控制的核心，成本一旦失控，该项目就难以在预算内完成。因此，会展项目应该建立相应的财务控制制度，在项目执行过程中进行核算和成本控制。项目成本控制的关键在于经常及时地分析成本绩效，即把实际花费一定成本完成的工作任务和花费相同数量成本计划完成的工作任务相比较，尽早发现实际成本和预算成本之间的差异。第三节会展项目管理的过程与方法

4、项目质量控制质量控制是会展实施活动中一项极其重要的控制活动。其根本目的在于提高会展产品或服务质量，增强会展企业的市场竞争能力，为塑造品牌会展项目打下坚实的基础。会展项目的质量具有两个方面的内容：一是项目本身的质量如何；二是项目工作人员的工作质量。第三节会展项目管理的过程与方法

工作质量控制是通过会展项目组织内部各部门以及每位成员的工作态度、工作绩效等反映出来的。会展的项目实施过程中大量的工作是直接面对客户的，工作质量与产品质量合二为一，工作的过程，也就是向客户提供服务的过程，提高工作质量也就是在提高产品质量。因此，会展项目应该将质量控制的重点放在工作过程中。第三节会展项目管理的过程与方法

（二）会展项目调整1、会展项目人员的调整项目人员的调整有以下渠道：（1）与项目组织的主管上级沟通，从会展企业内部重新获得一批精兵强将；（2）与参展客户沟通，他们可能会推荐一批人才；（3）同项目团队人员交流，挖掘一批新的骨干。第三节会展项目管理的过程与方法

2、会展项目预算的调整项目预算的调整同样应从人、财、物三个方面展开，关键在于要寻求使收益最大化而成本最小化的方法。在进行预算调整时，要避免因调整造成项目执行的资金瓶颈，还应注意稳定项目团队人员的情绪。第三节会展项目管理的过程与方法

3、会展项目目标的调整调整项目目标要注意两点：一是同客户积极地沟通、协调，及时把握新的需求动向，并在目标上达成一致；二是充分考虑项目成本预算，尽可能在成本控制下完成项目目标的调整。第三节会展项目管理的过程与方法

上海世博会倒计时1个月，全力冲刺保成功开幕

距上海世博会开幕还有一个月，中国馆、主题馆、世博中心、世博文化中心和世博轴等永久性建筑已经竣工，多数自建场馆、企业馆和最佳城市实践区正在进行内部装修。有42个国家和国际组织建设了自建馆，绝大部分已经进入布展阶段；这次世博会的创新——最佳城市实践区，大部分项目布展已经进入收尾。第三节会展项目管理的过程与方法

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