文员培训资料

文员培训内容提要第一部分工作职责第二部分职业定位第三部分职业规范前言三、工作职责文员工作职责1、财务角度：

1.1统计管理部门资产使用状态，提高使用效率。

1.2监督部门节能降耗现象并跟进改善结果。2、客户角度：

2.1统计汇报生产任务执行状况，确保按计划生产；

2.2协助主管改善生产环境，提升客户满意度；3、内部管理：

3.1统计、公布、核准并及时提交部门员工考勤；

3.2负责内部信息上传下达（表单、电话、邮件、通知、会议）；

3.3负责部门文件使用过程中的管理；

3.4SAP系统维护及车间看板更新；

3.5上级临时性交办的各项任务；4、学习与发展

3.1协助主管分析降低生产成本；

3.2学习利用工具提高报表分析能力；

3.3关注资料变更信息防止生产出错。5、工作底限——数据统计准确，提交及时；第一部分文员岗位职责学会点检工作或养成备忘记录的习惯文员职责：负责统计员及边界工作工作及季度工作：

1、QCC资料收集（例如）月度工作：

2、配套分部绩效考核统计

3、机时工时分析资料（日常收集）

4、成本分析周工作：

5、SAP异常处理日工作：

6、加班单申报

7、报表审核

8、订单管理

9、异常损失类单据收集统计统计员职责：负责生产资料及资产统计1、生产日报（品质考勤产能）2、各类表单管理3、文件登记发放管理4、SAP系统数据登录5、资产统计管理（固定资产低值易耗品）6、看板资料完善及班组看板核查文员工作职责

文职工作员工与领导的连接线，及时传速信息领导的协助者，同事的服务者处理好部门文职工作及人事行政事务，并协助各级领导管理好部门各项事务。第二部分文员职业定位文员的定位文员是办公室里最常见的职位之一，具有极为重要的基础性，服务型作用，是企业有效运转的重要要素。文员的角色定位具有辅佐功能。帮助部门领导处理一切事务成为文员的职责。但文员除了此职责外，和其它部门文员的关系也非常密切和重要。文员是部门领导的助手。第二部分文员职业定位文员的十大特质及要求对事对人

准确性判断力工作效率机制性主动性考虑周到圆滑性谨慎性责任感客观性第二部分文员职业定位文员的素养

1、积极的心态2、良好的专业素养

3、认真细致4、条理清晰

5、谦虚勤奋6、善于沟通

7、真诚宽容8、服务意识

第二部分文员职业定位第三部分文员的职业规范

文员的基本工作内容

1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.部门文秘、人事信息、文档管理。

3.安排部门会议，做好会议纪要及会议决议的跟进。

4.办公用品、辅料、劳保用品的请购、领用及记录。

5.部门人员费用报销。

6.做好生产报表的统计（周报、月报）。

7.负责文件的打印、复印工作。

8.统计每月考勤。

9.SAP报工单据处理。

10.负责部门文件、资料的分发。

11.部门办公室5S及固定资产管理。

12.接受其他临时工作。

第三部分文员的职业规范来宾接待“引路”

应走在客人左前方的2、3步处，自己走在走廊左侧，让客人走在中央。与客人步伐一致，并适当做介绍。遇拐弯处应使用手势，并提醒客人“这边请”、“注意楼梯”等。第三部分文员的职业规范打电话：

1、要有准备

2、注意打电话的时间，尤其避免在午休或下班时间打

3、微笑的语调，声音清晰，有礼貌

4、不要急于在电话中承诺事情或是做决定

5、讲电话同时在纸上做记录(如：行政部通知主管开会）接打电话

“态度，语调，用词”接电话：

1、电话铃响三声内必须接电话

2、先报上公司名称或人名

3、声音语调微微上扬，有朝气

4、去除“别人不知道我是谁”的心态

5、延迟太久接电话应先致歉

6、口中不要吃东西或含着东西第三部分文员的职业规范文件编辑规范①标题LOGO的要求②标题字体、大小要求（3号字、宋体）③正文字体）大小（小四或12号字）电子档存档规范①标题的要求(部门\科室\月份\标题)②分类(人事/生产/辅料/分析/盘点/品质/培训资料/日常工作等……)③定期清理分类(C:程序/D:工作用/E:辅助内容/私人)书面文件存档规范参考《文件管理程序》第三部分文员的职业规范固定资产管理规范①固定资产转移---《固定资产内部转移单》②固定资产报废---《固定资产报废申请单》③固定资产维修---《固定资产维修申请单》④员工离职---《固定资产交接清单》并有交接人、接收人签字确认。第三部分文员的职业规范绩效考核管理规范绩效方案、部门绩效考核表、数据统计表①每月5日前部门将绩效数据统计表（需部门负责人确认，纸质。每月15日前提交员工绩效等级汇总表至管理部。②部门月报（电子档）、相关附件（电子档，并发给相关部门）。③每月15日前提交员工绩效等级汇总表至人资部。考勤统计要求①部门考勤表每月1日交到前台（其中包括员工请假、早退、迟到、旷工）②新增人员用红色标识出来，离职人员在考勤表后用灰色标识出来。③考勤表发到部门，各部文员需在4日前全签字完毕交到前台，若有错误到前台查询打卡记录。员工考勤每周当事人需要签名.经典语录

学问学问就是多学多问。一个人不在于他的学历，而在于他的后天学