公司货币资金内部控制管理规定

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档货币资金内部控制管理规定货币资金内部控制管理规定归属体系：鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――财务系统分册文件编号：鹏润－财－资金002撰写单位：鹏润投资（国美电器）财务中心版本：第一版生效日期：2004年4月1日等级：□■一般合计页数：14页正文页数：9页 附件个数：4个制度正文目录：目录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项87、附件9总裁审批管理研究室审核撰写人目的：为加强我公司货币资金内部控制和管理，保证货币资金的安全，特制订本规定。范围：2.1适用范围：本规定适用于国美电器总部各部门及各分部财务系统。2.2发布范围：鹏润投资（国美电器）各中心、各部门；各分部。名词解释：3.1货币资金：本规定货币资金指公司拥有的现金、银行存款和其它货币资金。3.2网上银行：指银行通过互联网向客户提供金融服务的银行系统。职责：4.1分部总经理职责：各分部总经理对本分部货币资金的内部控制管理的建立、健全和有效实施以及货币资金安全、完整负责。4.2各分部财务部职责：各分部财务人员负责货币资金管理规定的执行。作业内容：5.1现金管理5.1.1各分部（门店）要按公司核定的现金限额控制库存现金数量，现金收入应于18小时内送存银行，不得坐支现金，超限额的现金须及时解交银行。当日因故未能送存银行的，须报告分部负责人，妥善保管。5.1.2各分部（门店）收取的现金应于收款当日上缴银行，因不按时上交所造成的损失由分部自行承担，并追究有关责任人的责任。5.1.3各门店现金收入应上缴银行，各门店不得私设“小金库”，任何人不得将公款以个人名义存入银行，不得挪用公司公款。5.1.4出纳人员应严格按公司的规定使用现金，认真审核各种原始凭证。每天日结后要核对结余数与实际库存数，做到帐实相符，日清日结，并填报当天的“现金流量表”，具体反映库存资金的流入、流出及库存余额。5.1.5出纳每日及月末必须按公司的库存现金盘点制度进行盘点，每月盘点后如实填写“库存现金盘点明细表”。门店月盘点明细表于次月1日12:00前上报各分部财务部，由分部财务部汇总后，于次月2日9：30以前上报总部财务中心资金管理部。5.1.6各分部总帐会计负责对分部的库存现金进行不定期的抽查盘点，各门店的主管会计负责对门店出纳库存现金进行抽查盘点，财务主管负责对以上工作监督管理。公司财务中心定期和不定期地对各分部的现金盘点进行抽查，各分部确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符，及时查明原因作出处理。对于库存现金盘点表与现金流量表存在差异的分部汇总人员应将详细的差异说明上报公司资金管理部。5.1.7为了缩短公司资金在流转过程中停留的时间，减少资金滞留在门店的数额，切实降低资金的营运成本，保障资金的安全，根据公司的经营管理要求，公司对分部所属各门店金库留存资金实行限额管理。门店库存资金是指门店在银行上门收款后仍滞留在门店的现金部分，包括销售收入中的现钞部分、门店日常备用金（含用于市调借款留存的费用）、零钞等，不包括信用卡、支票、购物券、借条和其他以非现钞形式存在的资金凭证。5.2银行存款管理5.2.1各分部取得的资金须及时记入公司银行账，不得设立“账外账”。无论使用何种财务软件，银行出纳必须建立银行存款日记帐并按业务发生时间序时登记。5.2.2定期核对银行存款余额，按月编制《银行存款余额平衡调节表》，《银行存款余额平衡调节表》须由不相容会计人员编制，即管理该帐户的会计人员不得编制该帐户的余额调节表，经分部主管会计审核，报财务经理签字后，每月10日之前上报总部财务中心资金管理部，并与当月凭证一起保存。公司总部的《银行存款余额平衡调节表》，由公司财务中心主管会计审核，报分管副总签字后，与当月凭单一起保存。5.2.3单位的“未达账项”要逐笔落实，及时处理。不允许出现长期的未达帐项。对于15天以上的长期未达帐项编制时作相关说明，并由财务经理负责从快清理。5.2.4支票的领用须建立支票使用备查登记簿和审批制度。领用时，经办人在登记簿、支票存根上签字。公司原则上禁止签发无收款单位、无金额的支票，特殊情况下，签发的空白支票需要财务经理在登记薄上签批并注明支付限额。5.2.5银行结算票据由出纳填写完整，交财务经理或财务经理授权人加盖银行预留印鉴或填写支票密码后，送开户行办理收、付款业务。银行票据存根粘贴在付款凭证后，送交会计记帐保存。5.2.6各分部应当严格遵守银行结算纪律，不准签发没有资金保证的票据或远期支票，套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据，套取银行和他人资金；不准无理拒绝付款。5.3票据和有关印章的管理5.3.1出纳负责票据的管理，要设立备查簿分类记录银行票据的购买、保管、领用、背书转让和注销情况，防止空白票据的遗失和被盗用。5.3.2会计负责发票或收费票据的管理，会计要对发票或收费票据的购买、保管、领用和注销专设登记簿进行登记。5.3.3各类票据的填写应真实、准确、合乎规范。开具的票据应及时进行帐务处理或送交银行。作废票据要加盖“作废”章，作废发票或收费票据随存根保管，作废支票要按序号装订成册。5.3.4用完的发票或收费票据应及时登记注销。任何人不得随意销毁票据。作废支票应随同记账凭证装订成册。发票销毁要填写销毁发票登记表，报请税务机关同意后方可销毁。任何人不得出借、挪用任何票据。5.3.5各分部要加强银行预留印鉴的管理，出纳负责保管单位负责人印章；财务经理或财务经理授权的会计主管人员负责管理各分部财务专用章（支票专用印鉴）、支票密码。任何分部或个人不得将财务印鉴，特别是财务专用章、收费专用章、支票专用章等转借他人保管或使用。5.3.6公司总部撤销分部其独立核算权时，应向公司总部交回财务印章和空白发票、支票等。如不按时交回导致遗失等，造成的经济损失由责任人承担。5.4银行帐户的开立和使用5.4.1开户原则A：统一高效：首先是业务服务功能的统一，合作的银行能够提供全方位服务功能，如：上门收款、结算、网上银行、授信、POS机等，其次是合作银行与公司资金管理要求较一致的银行。B：实用精简：首先是公司相关业务发展需要，如货款结算、授信、网银、纳税等；其次是能在同一个帐户上处理的业务，不需要设置两个帐户。C：公司战略发展需要：即能够为公司提供融资需求和公司的战略发展需要而需设立的银行帐户。5.4.2帐户分类A：结算帐户：包括主结算帐户（即收款行），如销售及其他业务收入款项的回收、对外支付货款的银行帐户；辅助结算帐户（即授信行），指为开立、兑付银行承兑汇票的银行帐户。B：费用帐户（即基本户），主要指公司日常的经营、管理费用支出的帐户；C：纳税帐户（根据当地税务部门要求在有关银行开立）。5.4.3帐户管理具体要求A、分部根据业务的需要设立、注销银行帐户，必须上报总部财务中心资金管理部审批备案，严禁擅自设立、随意开户、任意销户。B、外勤出纳专门负责银行存款，实行钱帐分管的原则。收入的款项应及时存入银行，并认真审核收款票据凭证记载的内容事项。按公司的审批程序对外支付货款，支票应写明用途、金额、收款单位等，严禁开立空头支票、空白支票。及时取送银行单据，并进行相应的帐务处理。C、银行承兑汇票的保证金帐户、信用卡帐户视同普通帐户进行管理，必须保证每周从信用卡户向结算户划转的次数、到银行取送单据的次数均不少于2次。D、各分部的费用帐户的资金应根据总部核定的费用额度定期从结算户中划转，并按照实际支出支取。5.4.4新开分部开业前银行帐户的管理A、开发人员开立银行帐户后，应在2个工作日内将银行帐户明细传真到总部资金管理部备案（包括：公司全称、开户行、帐号）。B、财务人员到位前，非财务人员不得以任何理由使用该银行帐户。C、新开分部筹备期间，除基本帐户外，不允许再开立其他银行帐户，若有特殊情况需要开立或注销银行帐户的，应以书面形式向总部财务中心资金管理部提出申请，经批准后方可执行，并将新的银行帐户信息（包括：公司全称、开户行、帐号）传真到总部资金管理部备案。5.5网上银行的管理5.5.1网上银行的功能：适用所有用户的功能有：信息窗、更改密码、帐务信息查询、转帐、发放工资、授权、支票挂失、帐务控制设置、常汇户管理等；适用集团公司的功能有：集团帐务查询、集团内部转帐、分公司帐户余额录入、发出支付指令等。5.5.2开立网上银行的目的：为贯彻公司总部对资金集中管理、计划管理、合理调度的原则，发挥资金使用的整体优势，建立高效快捷的结算体系，进而实现规模效应，缩短资金在途时间，提高资金使用效率。5.5.3开立网上银行的条件：各分部只能在主结算户、授信户或因业务发展需要，按总部要求在指定的银行开立网上银行帐户。5.5.4申请开立网上银行的程序：A、因业务发展需要，各分部相关帐户需要开立网上银行的，需向总部财务中心资金管理部提交书面申请，经总部审核批准后方可开立。B、申请开立网上银行的分部，需向相关银行说明申请集团帐户(即：以集团公司下属子公司的名义申请)。C、网上银行正式开立后，申请分部需向总部财务中心资金管理部报送《网上银行资料明细表》（见附件7.3）备案。D、为确保资金安全，所有网上银行的开立必须具备以下三级授权管理，即：每一笔资金的支付，必须经三人之手方可划转成功：Ⅰ、操作员：分部出纳权限：制单、基本帐户维护Ⅱ、复核员：结算主管权限：复核（以操作员的工作进行监控）、基本帐户维护Ⅲ、授权人：分部财务经理权限：转帐（具备对前两级操作员所操作的款项是否支付的权利，同时对前两级操作人员起到监控的作用）、基本帐户维护E、各分部在网上进行支付时必须按照以上规定，经以上三级财务人员（缺一不可）的确定之后方可支付，三名网银操作人员必须互相监督。F、网银操作人员必须加强登录网银所必备证书（IC卡）及密码的管理及保密工作，不得将密码或证书泄露或交与他人代为操作或保管，支付密码要做到随时或定时更新。G、各分部必须在遵循公司相关的付款审批及授权规定的前提下，方可在网上支付。5.6资金报表的管理5.6.1分部开业前报表管理。A、总部同意新开分部的资金需求申请且申请资金到帐后，该分部每周应定期上报《国美新开分部资金使用状况汇总表》，该表应如实反映本分部的使用状况及收支情况，不得存在隐瞒或欺骗行为。B、分部在申请拔付资金未到帐前，严禁许诺或开空头支票等。C、总部拔付所有资金各分部应做到专款专用，不得借任何名义挪做他用。如遇特殊情况报总部批准后方可执行。5.6.2分部开业后报表管理。分部正式开业后各单位应上报《现金流量表》，即：取代开业前上报的《国美新开分部资金使用状况汇总表》。现金流量表是总部掌控现金流动状况、进行资金调配、投资等决策的重要依据。A、编制需遵循的原则Ⅰ、本表所填数据一律精确到万位，并保留小数点后2位；Ⅱ、本表所有数据的填列以收付实现制为准，遵循现金流入流出的概念；Ⅲ、本表所称现款形式均包括以现金、支票、信用卡、电汇、信汇等形式即时流入、流出或随时划转的款项；Ⅳ、本表中的期初和期末余额、当日流入和流出发生额均为财务软件系统帐面的实际金额，每日期末余额应同银行存款的帐面余额、现金的帐面余额和其他货币资金的帐面余额相等，各分部在上报现金流量表的同时应将当日银行存款帐面数在表下的备注中分别列明上报。月底应同资产负债表中货币资金对应科目的余额一致；Ⅴ、本表中的数字必须横向数字与纵向数字合计一致，汇总数字与明细数字的相加数一致；（如现金合计数=门店现金期初余额小计+分部现金期初余额小计），本日期初余额与上日期末余额一致，本日期末余额=本日期初余额+本日流入-本日流出；Ⅵ、可动用额=期末余额+已收未入帐-已付未入帐-不可动用资金；Ⅶ、所有数字的填列及表格样式必须以此文件为准，不得自行根据理解填列和变动，如与实际操作有冲突的，应先请示总部待批准相关意见后方可填列。B、具体编制说明Ⅰ、期初余额、本日流入、本日流出、期末余额根据当日帐面实际数额填列；Ⅱ、已收未入帐填写已经收到的但尚未进行帐务处理所有货币资金的流入。Ⅲ、已付未入帐填写已经支付的但尚未进行帐务处理所有货币资金的流出。Ⅳ、分部不可动用资金银行存款中“到期解付”填写自次日起一周内解付所需资金（填写票面金额扣除保证金以后的敞口金额）；Ⅴ、分部不可动用资金银行存款中“其他”填写除承兑到期解付资金以外的所有不可动用的银行存款（包括通知存款、定期存款、验资款、诉讼冻结款及其他不可动用特殊事项），并在表下备注具体事项及金额。Ⅵ、分部不可动用资金其他货币资金的中“银承保证金”填写分部实际保证金余额。（银承保证金实际余额=财务软件系统银承保证金帐面余额+银承保证金已收未入帐金额-银承保证金已付未入帐金额）Ⅶ、分部不可动用资金其他货币资金中“在途信用卡”填写分部实际在途信用卡余额。（在途信用卡实际余额=财务软件系统在途信用卡帐面余额+在途信用卡已收未入帐金额-在途信用卡已付未入帐金额）Ⅷ、分部不可动用资金其他货币资金中“在途支票”填写分部实际在途支票余额。（在途支票实际余额=财务软件系统在途支票帐面余额+在途支票已收未入帐金额-在途支票已付未入帐金额）Ⅸ、其他货币资金期末余额+其他货币资金已收未入帐-其他货币资金已付未入帐=分部不可动用资金银承保证金+在途信用卡+在途支票Ⅹ、门店滞留资金中现金、银行卡、支票根据门店当天实际库存的现金、信用卡、支票填列；门店滞留资金中其他填写除现金、银行卡、支票以外的其他款项。注：门店期初、期末余额、本日流入、流出有关数据填列上线ERP的分部，根据金力系统中现金日报表数据填写，门店“期初余额、本日流入、本日流出、期末余额”分别取门店现金日报表“上日余额、本日收取、本日上缴、本日余额”中“现金”、“支票”、“银行卡”的合计数；未上线ERP的分部，期初、期末余额填写门店帐面实际金额，本日流入填写门店本日实际收到现款的款项，本日流出填写门店实际支出的款项。注意事项：6.1公司总部不定期检查各分部内控制度的建立和执行情况。6.2各分部（门店）对现金每天必须盘点查库，检查现金账是否做到日清日结，帐实是否相符。月末总帐会计应与现金出纳和银行出纳进行帐目核对，保证帐帐相符。检查是否有私设小金库行为，对各级出纳人员不履行岗位职责，玩忽职守造成的损失，由当事人予以赔偿直至追究法律责任。6.3各分部定期组织票据的使用、保管情况检查，检查票据购买、领用、保管手续是否健全，是否设置备查登记簿，票据的保管是否存在漏洞，票据领用、移交、注销经办人是否签字确认。6.4定期检查支付款项印章的保管情况，检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。如果出现上述情况将严肃处理。6.5加强会计凭证和账务的日常复核和年终稽核，重点核查支出审批手续是否齐全、是否有超越权限审批行为。6.6定期检查出纳与审核、复核、会计档案管理等不相容岗位人员的设置情况，检查有无混岗现象。6.7对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节责令限期纠正和完善。发现严重违纪等重大问题，提交监察中心或司法机关严肃处理并追究相关人员责任。6.8现金流量表编制注意事项对于主结算户银行回单的收取的特别规定。如回单由公司外勤出纳收取的应保证每天一次；如由银行上门服务的，必须与银行协商每日送取一次银行回单。对于POS户及授信户和其他银行存款帐户回单收取应保证每周至少三次。对于当天取回的回单，应及时进行帐务处理，无特殊情况，必须做到“日清日结”，即当天取回的回单当天进行帐务处理。现金流量表的编制、审核纳入结算组的日常管理范围，结算主管要协助财务经理做好现金流量表的管理工作。现金流量表的报送时间为次日10：00前，请各分部严格遵守，因各分部报送不及时、不准确影响总部相关决策工作的，将予以重罚。7、附件：7.1库存现金盘点核对表7.2分部库存资金盘点结果汇总表7.3网上银行资料明细表7.4现金流量表.精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档ZHANGDAOMING集团第五工程有限公司DAOMING集团有限公司财务制度指南第二号货币资金内部牵制制度为落实《会计法》，加强货币资金管理，规范出纳员岗位工作，防范财务风险，根据《现金管理条例》和《会计基础工作规范》，结合我公司实际情况，制定本制度。第一条选配出纳人员时，必须对其思想品德和业务素质进行全面考察，并经公司财务部审查同意。非本单位正式职工、未经过财务培训、未取得《会计证》的人员以及曾因经济问题受过处分或调离出纳、会计岗位的人员，均不得担任会计和出纳工作。第二条各单位要随时掌握出纳人员和经管货币资金业务人员的思想动态，对那些思想不健康的、有嫖娼、赌博恶习的、缺乏社会和家庭责任感的、与社会上不三不四的人交往过密以及法纪观念淡薄的人员，要及时报告本单位负责人和公司财务部，将其调离出纳或经管货币资金业务的岗位。第三条禁止会计人员、出纳员在岗位工作期间炒股。第四条出纳人员应敬业爱岗、依法办事、搞好服务、保守秘密，具有良好的职业道德。第五条出纳员的业务受会计员领导和制约。未经会计人员同意，出纳员不得自行存取资金和支付款项；会计人员未做付款凭证，出纳员不得先付报销款，更不得先付款然后将报销人的发票留存抵库。第六条出纳员岗位采取轮岗制度。出纳员在同一单位一般不得连续超过五年。第七条出纳员办理现金或银行收支业务，应经本单位领导同意，资金的支付或报销款项，必须由单位领导审核原始凭证并签字方可办理。第八条银行账户的设立必须经本单位领导和公司财务部同意，公司财务科设立银行账户需经公司主管和总会计师同意。一个单位开设银行账户不得超过二个。银行预留印鉴应为本单位财务专用章、本单位负责人名章（或财务负责人名章）、出纳员名章。不得以个人名义将公款办理定存或其他形式存款。第九条各单位（含工程队）必须设置专职出纳员岗位，实行钱账分管，出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务账目的登记工作。特殊情况的，可设置兼职出纳员岗位，但必须经公司财务部同意。兼职出纳员的责权与专职出纳员相同。竣工项目的银行账户未撤，则出纳员岗位不得撤离。第十条各单位未经公司批准，不得自行借贷银行资金，不得对外提供担保或质押，项目部之间不允许互相调用资金。第十一条单位领导和财务负责人的亲属不得担任本级财务部门的会计和出纳工作。第十二条各单位都要实行印鉴与支票分管制度。要设立印鉴保管登记簿，保管人员均需要签名登记。分管印鉴（或支票）的会计人员外出时，应将印鉴（或支票）移交给领导指定人员暂时分管，严禁支票和印鉴由同一人保管。分管印鉴的人员不得私自将印鉴交于他人代管或代盖。第十三条出纳账应单独设立，现金、银行日记账采用三栏式账页，必须使用订本式账页，不得用银行对账单代替日记账，也不得按会计账簿上的现金、银行科目发生额抄录，应根据每日发生的会计凭证逐笔登记，每日结出余额。一年一本。出纳账簿由封面、扉页、账页组成。启用表应注明启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名单和单位公章。第十四条登记出纳账簿要将会计凭证日期、编号、摘要、金额及其他有关资料一一记入账内，数字准确，字迹工整，摘要清楚，登记及时。登记完毕，要在记账凭证上签名或盖章，并注明用铅笔划“√”符号，表示已经记账。登记账簿不能用圆珠笔或铅笔，只能采用蓝黑或碳素墨水，采用红字冲账法时，可用红色墨水。文字和数字写占格距的1／2。登记账簿必须按顺序登记，不得跳行，不得隔页。发现隔页应将空页划红线注销，并盖名章。发现登记错误应用划线更正法，用红线划掉另写，也可在上方重填。第十五条每一账页的第一行与“承前页”；每一页的最后一行写“过次页”；每月登记完后，要在下行写“本月合计”，在“本月合计”下行写“本年累计”；至少每七天结出一次余额，没有余额的在“借或贷”档内写“平”字，并在余额档内标“б”表示。第十六条各单位必须设立支票领用簿，购买支票或其他票据，须按编号登记；领用支票或其他票据，应由领用人在领用簿签名。出纳员应督促领用人及时交回支票存根。第十七条作废支票要及时收回，将存根和票面上的红色编号剪掉，分别粘贴在支票领用簿相应的位置，同时销毁已剪的作废支票。作废支票无需账务处理，不需粘贴在会计凭证上。第十八条禁止签发空头支票和无日期支票。确因需要，可在预计支付款额的前位数加划“￥”，予以限制，该类支票存根应当日交回，并在支票领用簿上登记、注销。如支票丢失，造成的损失由使用人全额赔偿。第十九条出纳人员复核收付记账凭证及原始凭证，按凭证所列金额收付现金，并在凭证上加盖“收讫”、“付讫”戳记。第二十条出纳人员应及时向银行索取银行对账单。每月终了银行对账单到达后，出纳人员要及时对帐，并按规定编制“银行存款余额调节表”草稿，交会计人员审核。会计人员对所有收支业务要逐笔进行核对，不得只核实余额。当余额相符而收支业务不符时，要及时查明原因。要特别注意上月的未达账项本月是否都已入账，如发现有时间较长的未达账项应查明原因。会计人员审查无误后，交还出纳员编制正式的“银行存款余额调节表”，由出纳人员、会计人员和财务负责人共同签字，与银行对账单一起保存，纳入会计档案管理。“银行存款余额调节表”一式四份，出纳、会计各一份，随“银行对账单”存档一份，在每月的会计凭证的最后一页粘贴一份。定期存款也应取得对账单进行核对，至少每季度核对一次。银行不出对账单时，应自行编制对账单由银行签认。第二十一条定期存款单由出纳员保管，但视同现金半月盘点一次，盘点的办法比照现金执行。第二十二条存放现金必须配备保险柜，并要设立防盗门等一定的安全措施。存、取现金款额较大或离银行较远时，必须有机运车接送，并派人陪同；存、取现金5万元以上时，应有公安或保安人员携带枪支或警械护送。存、取现金金额大或比较频繁的单位，必须配专用车，速去速回，严禁搭载无关人员或中途办理其他事宜。第二十三条财务部门对各种债仅债务账户要经常清查核对。“备用金”等业务较为频繁的账户至少一个季度签认一次“对账单”，其他账户在年终时签认一次“对账单”，长期债权、债务，可进行函证。核对不符的，应及时查明原因，及时处理。第二十四条已处理并编号的会计凭证，经填写“凭证登记簿”之后，交出纳员管理，以防丢失或串页。等会计账与出纳账核对之后，按规定装订成册，交由会计人员归档保管。第二十五条出纳人员每月盘点现金不少于4次，会计机构负责人、会计主管人员每月抽查现金、有价证券和日记账不少于两次，并有文字记录。现金盘点之前，应由会计人员和出纳员共同核对会计账簿与出纳账簿的现金余额，共同清点现金实物量。清点抵库的借据、发票等，编制现金盘点表，共同签字。对盘亏或盘盈要尽快查明原因，如有异常，必须及时向本单位领导或公司财务部汇报。第二十六条出纳员因暂离岗位临时性交接时，应编制交接表，一式四份，由主管会计监交；因工作调动或竣工撤点等永久性交接时，应编制交接表，一式四份，由本单位负责人或公司财务部、审计部门监交。交接记录应由三方签名，并作为会计档案保管。第二十七条如有未领职工工资，出纳员应将其工资分别装入工资袋，单独存放，单独登记，不得支付其他用途。同时