如何召开有效会议

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讲师:汪渭琦1沖壓集团企业流程管理系列培训之三如何开一个有效

的会议

讲师:汪渭琦

2一、前言二、企业日常开的会议三、开会的目的四、会议交际沟通的模式五、会议的主席、组织者六、会前的准备七、会议记录八、与会者的要求九、总结(会议流程图)目

录31、英国英特尔计算机公司总裁安德鲁.格罗夫说：1.1会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段；1.2委员会是一个争分夺秒却又耗时间的群体。2、会议越少越好。这不只是说会议的数量，还包括参会者的数量。许多大公司的高层领导有许多的会议，比方说英国：经理的开会时间占去工作时间的1/3，大公司的总经理占去工作时间的2/3。一、前言4二、企业日常有的会议1、早会；2、股东大会；3、理事会；4、董事会；5、每日、周、月生产协调会；6、周、月、季、年的销售总结会；7、每周、月的品质例会；8、每周、月的各部门的工作检讨会；9、月、季、年度工作总结会；10、试产总结会；11、项目检讨会；12、新产品开发协调会；等。(可以从管理、生产、销售、品质、产品等角度进行分析)51、做出决定；2、提供、接收信息情报；3、谈判； 4、解决争端和冲突；5、制订计划；6、产生新思想、新观念；7、检讨以往的活动、进展；8、协调活动；9、控制活动；10、分配任务。等。理理理三、企业开会的目的64.1个别成员支配的会议，(A)交流沟通由少数人控制。(A)四、会议交际沟通的模式74.2由唯一一位居于沟通中心地位的强有力的主席主持的会议，其进行的模式如下图(B)所示：(B)四、会议交际沟通的模式84.3不受个别人的支配和控制的沟通模式(C)(C)四、会议交际沟通的模式94.4会议沟通的模式取决于这个委员会(或参加者)每个人能否与下面几点相符或适应：A、工作任务;B、群体成长的技能思考题1：有一项紧急任务，背景资料有限，但又必须作出决定，如果开会的个别成员对此类似的任务有经验的话，此一次会议就需要实行?的沟通模式；思考题2：新产品发布会，如果委员会对此任务无任何经验可言，那就需要创造新性的决断，需要实行?的模式更适合。四、会议交际沟通的模式101、掌握主席的权责：主持、解决、仲裁以及领导、协调；2、会预测此次会议将以何种交际模式进行;3、掌握自己的角色行为：3.1与任务相关的行为：A总结；B提问；C激励；D促进信息交流；E协调；F断定；G评估；H指挥3.2与维护相关的行为：A营造良好的会议氛围；B聆听；C创造和谐；D鼓励参与；E创造信任气氛；F确定标准；G应用幽默；H消除私人矛盾；I促进沟通3.3主席在领导会议时，应集中精力于维护相关的行为，而不是施行他(她)所主张的任务,善于将在会前或会议中间将主张转给他人。五、做好一个会议的主席(主持人)114.掌握会议顺利进行的技巧4.1会议开始的技巧4.1.1介绍与会者(自我介绍、互相介绍、主席介绍、名片介绍)4.1.2设法使会议进入正题A．由主席或其他重要人物的正式讲话开始(比较正式会议)B、另一种非正式的场合，可由主席提起有关的故事，引入正题;4.1.3对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究；五、做好一个会议的主席(主持人)124.2会议进行中4.2.1造成“我群感“-----参与者对会议群体的强烈归属感；(主席可以在讲话中重复使用“我们”、“我们的”、“我们这次会议”，避免使用“你们”)4.2.2要注意与会者的目的是否达到;(只有使会议达到开会者的目的，也达到了组织者的目的，会议才算成功)4.2.3处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标；4.2.4充分发挥利用开会者的经验、专长；4.2.5对开会者的错误采取宽容态度；五、做好一个会议的主席(主持人)134.2会议进行中4.2.6鼓励和促进讨论、发表不同意见；4.2.7注意让每个成员都有发表意见的机会(不能被几个人垄断)；4.2.8控制个人发言的内容和时间；4.2.9提问：A、开发型；B、封闭型(几个规划、进行选择)；4.2.10对不同意见的处理：A．对双方或各方的观点加以澄清；B．分析造成分歧的因素；C．研究争论双方和各方的观点，了解协调的可能性；D．将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入；E．若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进行下一项五、做好一个会议的主席(主持人)144.3会议结果及时总结如果会议的目标已达到，即应尽快总结并结束会议。五、做好一个会议的主席(主持人)151、五明确：主题明确；与会者明确；目的明确；时间明确；地点明确；2、三个条件：A.所有与会者，有某种共同目标；B.会议规模相适应的经济、物质条件；C.制订完善、周密的会议计划。3、确定会议主题和目标；4、制订会议活动计划；5、制订会议议程(在会议中要考虑的事务)5.1会议目的5.2会议时间(开始时间、结束时间)六、做好会前的组织安排和准备165、制订会议议程(在会议中要考虑的事务)5.3会议地点5.4会议所参加的人员；

；5.5会议议题的顺序；5.6某些议题将会使会议团结一致，某些可能会分裂会议；5.7任何会议初期比结束前更有创造性；5.8整个会议持续时间不应超过两个小时；5.9会议议题清楚明确，确保重要的思想观点都提出了，防止会上提出无关的浪费时间的问题；6、发放会议举办通知(含名称、目标、议题、地点、时间等)；7、地点的选定；8、会议室设备的准备；9、会场的布置；六、做好会前的组织安排和准备17七、会议记录内容1、达成了什么协议、决定；2、谁对某种行动负责；3、什么时间完成；4、哪些人出席了会议；5、缺席情况；6、会议何时何地举行；7、将段落章节编号，以便查找；8、使用有限的文字；9、以短句记录讲话的核心内容、谁讲的话、做出了什么决定；10、会议记录应能及时地送给主席和开会者。(有的重要会议，可采取录音方式)18八、对与会者的角色要求：1、足够的相关功能性知识和技能；2、充分的个人技能；3、说话清楚、简洁；4、倾听积极；5、能进行妥协和谈判协商；6、忍受但避免破坏性的冲突；7、显示独立的判断能力；8、有创造性、有革新精神(创新意识)19九、总结会议的流程图20附录1、主席自我评估问题

A准备1、目的：我知道这次会议要实现的目的。1234567我不知为什么举行会议。2、会议议程：我至少在会前两天发出会议议题。1234567我在会上发放会议议程。3、与会者：我选定或影响对与会者的选择。1234567我让与会者的各部门代表决定。4、会议地点和布置我检查会议室及其布置情况。1234567开会时我才去看看。21附录1、主席自我评估问题B主持会议1、总结：讨论中我概括总结相关要点。1234567我让他们自己作出总结。2、打断：我不打断会议进程。1234567我经常打断会议进程。3、提问：我提清楚的问题。1234567我提保密的问题。我问公开的问题。1234567我问无关的问题。4、感觉：我感到轻松且精力集中。1234567我感到紧张难以放松。

得分：如果您的得分为27分或27分以下，那看来你的会议主持得很好，得分在36分以上则预示着您可能在主席角色方面存在着某些问题。22附录2、会议参与自我评估问题单A准备1、目的：我清楚我开会要实现什么。1234567我不知道为什么要举行会议。2、文书工作：我在会前已看了议程和附件。1234567我开会时才看。3、与会者我与其他与会者交流了对主要议程看法。1234567我在会上了解他们的看法。4、事先告知：我已告诉主席我支持议程上某个议题。1234567我在开会时告诉主席。23B进程1、发言我讲话清楚简洁、相关联。1234567我随意漫谈进行无谓评论。2、打断我不打断会议。1234567我经常打断。3、提问我提清楚的问题。1234567我问无关的问题。我问公开的问题。