江西XX房地产公司合同管理制度

江西XX房地产公司合同管理制度文件编号版次页次分页编号：发行日期1．目的：为防范与控控制合同风险险，规范公司司合同的管理理，做到管理理有规章，签签约有程序，履行有监督，维护护公司的合法法权益，特制定本制制度。2．适用范围：本制度度适用于公司司签订和履行行的所有合同同。3．合同管理基本原原则：3．1合同同管理必须符符合国家有关关法律、法规规的规定，不不得订立违法法合同。3．2合同同管理以预防防合同纠纷、防防范经营风险险为主，解决决合同纠纷、分分解经营风险险为辅。3．3合同同的各个环节节要进行全面面管理、不得得遗漏。3．4不同同种类的合同同分别对待，采采取不同的管管理方式与程程序。3．5流程程管理设置专专门人员，职职责清晰、分分工明确，并并实现协作与与制衡的有机机结合。3．6合同同的相关部门门要执行会审审会签。4．合同管理的机构和和人员4．1主办办机构及人员员：办理合同同事宜的部门门包括项目开开发部、计划划财务部、综综合管理部、办办理合同事宜宜的人员包括括部门主办、部部门主管、档档案管理员、印印章管理员、综综合管理部主主任（法务专专员）等。4．2主管管机构及人员员：总经理及其委委托人。5．.职责5．1

公公司总经理及其委委托人负责本制度规规定的所有合合同的批准签签订。5．2公司司综合管理部部负责公司各各类合同的管管理工作，具具体职责是：：5．2．1负责组织宣传、学学习贯彻《合合同法》、《建建筑法》、《招招标投标法》等相关法律、法规和规章；5．2．2负责合同专用章、合合同示范文本本、法人委托托书的发放和和管理；5．2．3

负责本制度规定的的所有合同的的档案管理；；5．2．4负责本制度的监督督执行。5．3工工程管理部、项项目经理部、投投资规划部、计计划财务部、综综合管理部共共同负责重大合同的会会审会签工作，（重大合合同是指标的的额、影响程程度、或者签签订时履行风风险较大或者者合同关系较较复杂的合同同），具体职职责是：5．3．1负责国家、省、市市有关合同示示范文本的推推广使用工作作，负责公司司有关示范文文本的编制和推广使使用工作；5．3．2负责各部门、各子子公司提交的的各类合同的的合法性、可可行性、有利利性审查，并并出具审查意见单；；5．3．3

负责公司内部承包包合同的洽谈谈；5．3．4

负责监督、检查各各子公司施工合合同、劳务分分包合同、专专业分包工合合同、物资设备买卖合同等的的履行情况；；5．3．5

负责公司各类合同同备案工作；；5．3．6

参与公司各类合同同纠纷的调查查。5．4

公司工程管理部负负责建设工程程施工合同洽洽谈工作。5．5

公司采购人员负责责材料设备采采购、设备租租赁合同的洽洽谈工作。5．6

项目经理部负责专专业分包合同同、劳务分包包合同的洽谈谈与签订工作作。5．7工程管理部经理（或或分管副经理理）负责建设设工程合同、材材料设备买卖卖合同的具体体履行工作。其其主要职责是是：5．7．1负责宣传、贯彻有有关法律、法法规和规章，组组织学习所在在工程项目的的各类合同并熟悉内容，做好好合同交底工工作；5．7．2履行建设工程合同同中规定的职职责，监督分分包工程的进进度及工程质质量；

5．7．3

监督材料、设设备的验收；；

5．7．4负责所在项项目所有合同同的日常管理理工作，收集集、记录、整整理和保存与与合同有关的协议、函件，办办理工程变更更和签证，并并及时提交公公司综合管理理部；

5．7．5

收集、整理理索赔资料，提提供索赔依据据，书写索赔赔报告；

5．7．6

监督所在项项目各类合同同的履行情况况，发现问题题及时向公司司综合管理部部报告。6．合同的签订

6．．1合同主体的的审查订立合同前，应当当对对方当事事人的主体资资格、资信能能力、履约能能力进行调查查，不得与不不能独立承担担民事责任的的组织签订合合同，也不得得与法人单位位签订与该单单位履约能力力明显不相符符的经济合同同。

签订建设工工程施工合同同要重点审查查业主的项目目立项文件、招招标文件，以以确定发包人人的主体资格格；审查项目目资金落实程程度及业主以以往合同履约约情况，以确确定业主的履履约能力。

签订订分包合同要要重点审查承承包人的营业业执照规定的的经营范围、资资质等级、管管理能力和实实际业绩。

公司司一般不与自自然人签订经经济合同，确确有必要签订订经济合同，应应经总经理同意。6．2合同的形式6．2合同的形式：订立立合同，除即即时交割（银银货两讫）的的简单小额经经济事务外，应应当采用书面面形式。“书面形式”是指合同书书、补充协议议、公文信件件、数据电文文（包括电报报、传真、电电子邮件等），除除情况紧急或或条件限制外外，公司一般般要求采用正正式的合同书书形式，有示示范文本（包包括公司制定定的示范文本本）的应当使使用示范文本本。6．3合同的内容6．3．1建设工程施工合同同、各类分包包合同、工程程项目施工内内部承包合同同应当按照国国家或公司制定的示示范文本和公公司编制的操操作指导书规规定的内容填填写。

6．3．2其他合同（主主要指买卖合合同）的内容容

6．3．2．1当事人的名名称、住所：：合同抬头、落落款、公章以以及对方当事事人提供的资资信情况载明的当事事人的名称、住住所应保持一一致。

6．3．2．2合同标的：：合同标的应详详尽并具有唯唯一性、准确确性。对合同标的的无法以文字字描述的应将将图纸作为合合同的附件。

6．3．2．3数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定定确切数量的的应约定数量量的确定方式式（如电报、传传真、送货单、发票等）。

6．3．2．4质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等等可以用指标标描述的产品品应约定主要要指标要求（标标准已涵盖的除外）；凭凭样品支付的的应约定样品品的产生方式式及样品存放放地点。

6．3．2．5价款或报酬酬：价款或者者报酬应在合合同中明确，采采用折扣形式式的应约定合合同的实际价款；价价款的支付方方式应予以明确确；价款或报报酬的支付期期限应约定确确切日期或约定在一定定的日期后多多少日内。

66．3．2．6履行期限、地地点和方式：：履行期限应应具有确定性性，难以在合合同中确定具具体期限的应约定确确定期限的方方式；

合同履履行地点应力力争作对本方方有利的约定定，如买卖合合同一般约定定交货地点为为本公司仓库库或本公司的的住所地；约约定具体地名名的应明确至至市辖区或县县一级；

买卖卖合同在合同同中一般应约约定交付的手手续，即合同同履行的标志志，如托运单单、仓库保管管员签单等。6．3．2．7合同的担保合同中对方事人要要求提供担保保或本方要求求对方当事人人提供担保的的，应结合具具体情况根据据《担保法》的的要求办理相相关手续。6．3．2．8合同的解释

合同同文本中所有有文字应具有有严密性，对可可能引起歧义义的文字和某某些非法定专用词语应在合合同中进行解解释。

6．3．2．9保密条款

对技技术类合同和和其他涉及经经营信息、技技术信息的合合同应约定保保密条款与违反保密条款款时的违约责责任。6．3．2．10合同联系制度履行期限长的重大大经济合同应应当约定合同同双方联系制制度。6．3．2．11违约责任每份合同都必须根根据《合同法法》作出适当的、有利利于本方的违违约条款，但但应注意合同同的公平性。6．3．2．12解决争议的方式解决争议的方式可可选择仲裁或或起诉，选择择仲裁的应明明确约定仲裁裁机构的名称称，双方对仲仲裁机构不能能达成一致意意见的，可选选择第三地仲仲裁机构，但但应尽量争取取本地仲裁。如无法达成仲裁协协议，合同双双方当事人可可以在书面合合同中协议选选择被告住所所地、合同履履行地、合同同签订地、原原告住所地、标标的物所在地地人民法院管管辖，但不得得违反《民事事诉讼法》对对级别管辖和和专属管辖的的规定。在签签订合同时应应结合本方实实际，在五个个可供选择的的管辖地中作作出有利于本本方的约定。6．4签订合同同的工作程序序

6．4．1建设工程施施工合同的签签订

6．4．1．1合同洽谈前前，公司项目目经理部必须按本制制度4.1条的规定对对发包人的综综合情况进行行考察。建设设工程施工合合同中投标中中标的项目，要要审查业主的的招标文件、我我方的投标书书、中标书、纪纪要、往来函函等文书，召召集有关部门门认真组织合合同洽谈准备备会，制定谈谈判的原则和和方案。6．4．1．2合同洽谈过程中，对对于涉及担保保、预付款、各各类保证金等等费用较大的的项目，应重新进行评评审。合同谈谈判人员负责责向合同执行行单位进行书书面交底。6．4．1．3合同主要条款商定定后，由项目目经理部负责起草文文本，附合同同及合同会审表表交相关部门门（项目经理理部、综合管理理部、计划财务部等等）进行会审审后，认为已已经基本没有有异议的，提提交审查意见见，报公司法法定代表人或或委托代理人人批准签字。工工程项目经理理和营销项目目经理必须参参与合同签订订活动的全过过程。6．4．1．4合同经双方签字、盖盖章后，按法法律法规规定定或合同约定定必须办理鉴鉴证、公证手手续的，由项项目经理部负责办理。按按规定须经上上级有关部门门批准才能签签订的合同必必须经批准后后才能签订。6．4．2劳务（专业）分包包合同的签订订6．4．2．1合同洽谈前，公司司项目经理部必须按本制制度6.1条的规定对对分包人的综综合情况进行行考察，要求求分包方提供供以下证件原原件：有效的的企业法人营营业执照、建建筑业企业资资质证书、施施工许可证、施施工收费标准准证书、安全全资格证书、劳劳务队伍资格格证书、关于于签订合同的的法定代表人人身份证明书书或法人授权权委托书。6．4．2．2项目经理部在符合合分包方条件件的企业中进进行招（议）标标工作。合同同管理部对招招标文件、评评标办法及合合同条件进行行审查，并对对招标工作进进行监督。6．4．2．3劳务（专业）分包包队伍中标后后，在征得业业主同意（若若建设工程施施工合同有此此约定）后，由由项目经理部部（重大分包包合同应报公公司总裁审批）与分分包方签订分分包施工合同同。工程所在在地地方主管管部门有分包包合同示范文文本的，采用用该示范文本本，无示范文本本的采用公司司制定的示范范文本。6．4．2．4项目经理部在签订订合同后，应应将合同文本本报公司综合合管理部和计计划财务部备备案。6．4．3

材料设备采购合同同的签订材料料设备采购合合同由采购人人员根据建设设工程合同要要求与供应方方进行洽谈，拟拟订合同条款款，交项目经经理部、综合合管理部、计计划财务部会会审后，由采采购人员签订，合同管管理员加盖合合同专用章，重重大买卖合同同会审后，由由总经理批准签订订。6．4．4

其他经济合同的签签订

其他经济合合同由主办人人员与对方当当事人商谈后后拟好合同条条款，附合同同会签单，报部门门（项目）经经理审批或预预审，在部门门（项目）经经理权限范围围内的合同由由部门（项目目）经理批准准，由部门（项项目经理部）合合同管理员加加盖合同专用用章；内部承承包合同和其其他重大经济济合同由部门门（项目）经经理签署意见见后由综合管管理部、计划划财务部、法法务专员等进进行合法性审审查，报总经经理批准签订订。6．4．5合同正式签订后，合合同文本除相相关部门自行行保管外，应应当随合同会会签单交存公公司综合管理理部和计划财财务部各一份份备案。7．合同的变更、解除除

7．1在合同履行行期间由于客客观原因需要要变更或者解解除合同的，须须经双方协商商，重新达成成书面协议，新协议议未达成前，原原合同仍然有有效。本方收收到对方当事事人要求解除除或变更的通知书后，应应当在规定的的期限内作出出书面答复。变变更或解除合合同的，应当当采用书面形式（包括书书信、电报），法法律、行政法法规规定变更更合同应当办办理批准登记记等手续的，应依法及及时办理；7．2存在下列情形之一一的，本方可可以单方解除除合同

7．2．1因不可抗力力致使不能实实现合同目的的；

7．2．2在履行期限限届满之前，对对方明确表示示或者以自己己的行为表明明不履行主要要债务；

7．2．3对方迟延履履行主要债务务，经催告后后在合理期限限内仍未履行行；

7．2．4对方迟延履履行债务或其其他违约行为为致使不能实实现合同目的的；

7．2．5法律规定的的其他情形。7．3公司任何人员不得得擅自以公司司名义变更或或解除合同。若若确须变更或或解除时，由由合同经办人查明原因，提提出意见，经经总经理或其其委托人审核核后，认为已已出现了本制制度7.2条规定的情情形的，应提提交公司法务务专员审查并并签发解除合合同的函；对对方没有违约约，应同对方方协商，达成成一致意见，并并依法签署变变更或解除合合同的书面协协议。合同变更必须由原原合同起草部部门负责更改改，按合同会会签程序办理理书面的合同同变更手续。做好变更文件件的整理、保保存和归档工工作。变更后后的合同与原原合同的发放放的范围相同。7．4对方提出合同变更更的，变更程程序也应按5.3规定的程序序执行。合同同变更引起索索赔的，合同变更必须与索索赔同步进行行，索赔协议议是合同变更更的处理结果果，是变更后后合同一部分。

7．5对于于特殊情况下下合同履行过过程中的合同同中止（包括括停、缓建），必必须及时办理理中止手续，收集因中止止合同给本公公司带来的经经济损失证据据和资料，及及时追究对方方的责任。中止的合同又恢复复继续履行时时，依相同程程序办理恢复复手续。合同同的恢复与中中止都必须通知审批合同的的总经理或其其委托人。

7．6合同未履行行完毕，但确确定不再继续续履行，合同同履行部门应应做好终止记记录，收集履履行过程中所有与合同同有关的文件件，做好经济济往来和工程程结算工作，办办理解除合同同的手续。资料移交公司司档案管理员员保存。

8．合同的履履行

8．1公司及所属属公司应当按按照合同约定定全面履行自自己的义务，并并随时督促对对方当事人及及时履行其义务。合合同履行中发发生的情况应应建立合同履履行执行情况况台帐。

8．2有关合同履履行中的书面面签证、来往往信函、文书书、电报等均均为合同的组组成部分，合合同经办人员应及时整整理、妥善保保管。在合同同履行过程中中，对本公司司的履行情况况应及时做好记录并经对方方确认。向对对方当事人交交付重要资料料、发票时应应由对方当事事人出具收条，履行合同付付款时应由对对方当事人出出具收条，公公司原则上只只开具限制性性抬头的转账支票，不允许许以现金形式式支付。8．3对合同履行过程中中的违约情况况或违反合同同的干扰事件件，合同履行行单位、项目目经理部应及时查明原因，通通过取证按照照合同约定及及时、合理、准准确地向对方方提出索赔（含含违约）报告。

当本本公司接到对对方的索赔（含含违约）报告告后应认真研研究并及时处处理、解释或或提出反索赔赔，公司员工工不得擅自在在对方当事人人出具的索赔赔报告、对帐帐单等确认类类文书上签字字盖章，确须须确认的，应应视具体内容容经总裁或其其委托人同意意。8．4在履行合同过程中中，经办人员员若发现并有有确切证据证证明对方当事事人有下列情情况之一的，应立即中止履履行，并及时时书面上报公公司综合管理理部处理，公公司综合管理理部应立即向向公司法务专员咨询，并并将基本情况况和法务专员员的处理意见见一同上报公公司领导：

88．4．1经营状况严严重恶化；

88．4．2转移财产，抽抽逃资金，以以逃避债务；；

8．4．3丧失商业信信誉；

8．4．4有丧失或者者可能丧失履履行债务能力力的其他情形形。

8．5债权债务的的定期确认和和发生重大变变动时的确认认：

8．5．1在重大、复复杂合同的履履行过程中，经经办人员应定定期与对方对对帐，确认双双方债权债务；

8．5．．2在对方当事事人发生兼（合合）并、分立立、改制或其其他重大事项项以及本公司司或对方当事人的合同经经办人员发生生变动时，应应及时对帐，确确认合同效力力及双方债权债务。9．经济合同纠纷的的调解、仲裁裁和诉讼

9．1合同双方在在履行过程中中发生纠纷时时，应首先按按照实事求是是的原则，平平等协商解决决；

9．2合同双方在在一定期限（一一般为一个月月）内无法就就纠纷的处理理达成一致意意思或对方当当事人无意协商解决决的，经办人人员应及时书书面报告部门门经理及公司司综合管理部部，由部门经经理和综合管理部负负责人拟定处处理意见，报总经理或或其委托人决决定。

对方当当事人涉嫌合合同诈骗的，应应立即报告公公司综合管理理部。9．3公司决定采用诉讼讼或仲裁处理理的合同纠纷纷，以及获知知对方当事人人准备或已经经申请仲裁或提起诉讼的，相相关部门应及及时将合同的的签订、履行行、纠纷的产产生及协商情情况整理成书面材料连同同有关证据报报公司综合管管理部，由公公司综合管理理部统一委托托律师或其他他专业人员办理。10．合同的日常常管理10．1本公司实实行二级合同同管理，综合合管理部全面面负责公司的的合同管理；；工程管理部部、项目经理理部、计划财务部部主管负责所所在部门的合合同管理，部部门不设合同同管理员。10．2公司的合合同专用章专专人管理，综综合管理部、项目部各保管一枚，分别编号，合同专用章印模需送登记注注册的工商行行政管理部门门备案。

签订订合同时，合合同各方应在在同一时间、同同一地点签字字并盖章，合合同各页之间间应当加盖公公司骑缝章。

公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、（已签订的合同）遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。10．3签订合同同正本、副本本份数按需要要确定，正副副本应区分清清楚。合同签签订后交公司司办公室留存，其余各各职能部门或或合同履行部部门由公司综综合管理部负负责编号受控控分发。除公司综合管理部外外，其他部门门复印合同必必须事先征得得公司综合管管理部同意，由由公司综合管管理部统一编号受控，并并加盖专用印印章。所有合合同发放均应应做好发放记记录。

10．4已签订的合合同以及与合合同有关的补补充协议、会会议纪要、业业务往来传真真、信函、索索赔报告、对帐单、合合同台帐等资资料应集中由由合同管理员员保管。合同同管理员应对对上述材料分类登记成成册，业务人人员与对方当当事人结帐时时可从合同管管理员签领相相关材料。

10．5对于于合同履行和和竣工结算均均已完成的工工程，合同执执行部门应向向综合管理部部提交合同履履行情况的工作报告告。综合管理理部审查后，连连同合同、结结算书以及一一切往来文书书、经济签证、变更记录、竣竣工验收证书书等所有资料料装订成册，送送交公司档案案管理员存档保存。

10．6合合同经办人员员与本公司终终止劳动关系系前应把有关关材料及空白白合同、名片片、委托书移交完毕，经公司司综合管理部部和有关部门门确认后方可可办理有关手手续。

合同经经办人员与本本公司终止劳劳动关系或因因其他原因发发生变更的，公公司综合管理理部应在情况况发生后一周周内书面告知知各有关单位位。11．考核与奖惩惩

11．1公司、所属属各分公司全全体职员应当当严格遵守本本制度，有效效订立、履行行合同，切实实维护公司的整体利利益。公司综综合管理部负负责本制度执执行情况的监监督考核。

111．2对在合同签签订、履行过过程中发现重重大问题，积积极采取补救救措施，使本本