法律文书管理标准

法律文书管理标准1范围本标准规定了集团公司法律文书的整理立卷、审查、移交等管理过程与要求。本标准适用于集团公司所有法律文书管理工作。2规范性引用文件及术语和定义2.1规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。无。2.2术语和定义下列术语和定义适用于本标准。2.2.1法律文书是指在集团公司经营、生产、管理活动中发生的，在法律上有效的或具有法律意义的文件、文书和公文。2.2.2法律文书管理是指集团公司有关业务部门对业务活动中产生的法律文书进行收集和整理立卷，集团公司法律合规部从合法性、有效性和严谨性方面对法律文书进行审查，以防范和控制集团公司经营管理活动中的法律风险。3职责3.1职责划分的原则3.1.1法律文书的管理实行产生单位负责制，即由哪个单位产生的档案资料，就由哪个单位全程负责。3.2法律文书产生单位的主要职责3.2.1负责组织对承办业务相对方的资信调查，收集相对方资信状况等有关资料。3.2.2按照集团公司有关规章制度的规定，将本单位业务范围内拟定的法律文书在生效前送至本单位法律文书主管部门审查。3.2.3负责将本单位业务范围内产生的法律文书进行整理立卷和保管维护，并向本单位法律文书主管部门移送目录清单。3.2.4负责按照本单位法律文书主管部门的审查意见对法律文书进行修正、补充。3.2.5按照集团公司有关规章制度负责或配合采取权利保护和法律救助措施，根据办理案件等工作的需要及时提供所保管的有关资料。3.2.6法律文书管理的其他有关具体工作。3.3各单位法律顾问主要职责3.3.1各单位按照法律文书管理的需要，由法律顾问或设置至少一名专（兼）职岗位工作人员管理，该岗位人员应当为进行过良好法律业务培训的人员，主管所属单位的法律文书。3.3.2对有本单位移送的法律文书进行审查、提供法律意见。3.3.3配合本单位进行法律文书资料的修正、补充。3.3.4负责对法律文书进行综合、动态分析，对危及经营安全的情形及时做出判断和预警，并及时上报集团公司法律合规部。3.3.5负责或配合集团公司法律合规部采取法律救助措施，及时、正确提交案件有关证据材料。3.3.6法律文书管理的其他有关具体工作。3.4集团法律合规部职责3.4.1从合法性、有效性和严谨性方面对法律文书进行审查。3.4.2对各单位法律文书管理进行指导、检查、监督。3.4.3对各单位法律文书进行审查、提供法律意见。3.4.4负责或指导各单位法律文书主管部门采取必要的法律救助措施。4法律文书管理目的与风险4.1集团公司法律文书管理的目的是完善诉讼案件管理制度，保障诉讼案件资料完整性以及查找的便利性。4.2集团公司法律文书管理工作的原则包括：——法律风险事前防御与事中控制为主的原则。法律风险的防范关键在于事前的预防与事中的控制，事后救济则作为辅助手段。事前预防与事中控制的关键点在于，加强法律文书的管理，强化对于法律文书的学习、领悟，总结经验教训。——法律全程参与和监控的原则。法律风险的预防，是全时段。全过程的预防，法律全程参与和监控，是预防法律风险的有效手段。——完整性、合法性、有效性和严谨性的原则。完整是指法律文书的保存必须全面，覆盖全过程。合法是指法律文书不得编造伪造，必须源于真实的经济活动和司法活动；有效是指法律文书具有说明。执行等效用；严谨是指法律文书的管理工作必须严肃认真。4.3集团公司法律文书管理的关键绩效指标包括：——法律文书保管的完整性。4.4集团公司法律文书管理需应对的主要风险包括：——法律文书未得到及时完整的保存，导致原件丢失、毁损。5法律文书管理内容5.1整理立卷与移送审查5.1.2集团公司生产经营过程中产生的各种法律文书应当建立案卷，具体立卷范围如下：a)土地使用权、抵押权等物权凭证及有关行政主管部门登记资料；b)股权凭证及行政主管部门登记资料；c)专利、商标等知识产权凭证及行政主管部门登记资料；d)招投标相关法律文件；e)工程建设、工程承（分）包、物资设备供应和采购、房地产开发、融资、担保、产权转让、买卖、租赁、劳动用工等合同书、补充协议等涉及权利义务的文件；f)合同履约资料，即合同履约过程中产生的有关工作量确认单、洽商变更、验工计价、批价、索赔、竣工验收单、移交证明、价款结算对帐等，以及会议纪要、备忘录、往来函件、工作日志、声像记录资料等形式表现的双方或单方做出的文件；g)相对方资信状况相关文件资料；h)双方收付款时间、催款函件等有关法律时效的文件；i)涉及债权债务的文件资料；j)其他与集团公司物权、知识产权、债权及债务的发生、形成、变更、消灭直接或间接相关的文件资料。5.1.3法律文书案卷的建立以一权一卷、一债一卷为原则，即一项物权及债权等权利和一项债务分别建立一卷案卷，但债权或债务为一项概括、综合的经营管理事项所包容而互相密切关联的，可以建立为一卷。5.1.4法律文书应于一项物权、债权等权利或债务发生时开始建立，即集团公司对一项经营业务签约时，甚至招投标时开始建立。5.1.5集团公司历史上已经形成的不涉及对外经营业务的法律文书，如各种权利凭证资料，以及已经进行、尚未完结的经营业务，应于本办法实施后建立法律文书案卷。5.1.6法律文书立卷文件的整理以遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系为原则，在整理方法上以每份文件为一件，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。5.1.7集团公司相关部门根据一项物权、债权等权利或债务的发生变化情况，对已建立的法律文书案卷补充新产生的文件资料并进行保管维护。5.1.8法律文书案卷建立的同时，立卷部门应向本单位法律文书主管部门移送案卷资料目录清单一份。清单应包括法律文书名称、形成时间、主要内容，并注明所涉事项。5.1.9法律文书案卷建立后，有关部门应按履约的不同阶段，及时将新发生的法律文书目录清单移送法律合规部。5.1.10本单位法律文书主管部门根据所接收的法律文书资料目录清单进行初步审查，经过初审后认为可能存在法律风险、需要进一步审查的，可以调取查阅法律文书案卷资料。5.1.11本单位法律文书主管部门应当对相应的法律文书是否存在法律风险做出判断，并通知移送部门。有关法律文书存在法律风险的，还应同时向有关部门提出予以修正或补充有关文件资料，或采取其他风险防范措施的法律意见。5.1.12有关业务部门对本单位法律文书主管部门的反馈意见没有异议的，应当进行有关文件资料的修正或补充；有不同意见的，本单位法律文书主管部门应及时反馈，必要时呈报集团公司法律合规部决定。5.1.13法律文书案卷保管维护期限一般为一项物权、债权等权利或债务存续的全过程，即一般是权利、义务完全实现或消灭时终止。法律文书案卷到期终止后移交集团公司档案管理办公室，集团公司档案管理制度另有规定的，执行档案管理制度的规定。5.2分析、预警与案卷移交5.2.1各单位应建立法律文书案卷分析和预警机制。5.2.2法律文书案卷的分析从集团公司物权、债权及债务证据效力，以及集团公司债务人资信状况等方面进行，通过综合分析各种文件资料，就经营安全性做出判断。5.2.3法律文书案卷实行定期和不定期分析相结合，各单位法律文书主管部门应建立法律文书案卷定期分析制度，法律文书案卷经分析发现的问题应及时提出对策和建议，并留下书面记录。除进行定期分析外，各单位法律文书主管部门应对法律文书案卷进行随机分析，发现问题应及时补救，重大问题或各单位法律文书主管部门无力补救的问题应及时报集团公司法律合规部。5.2.4法律文书案卷分析认为经营管理活动存在重大法律风险、并认为需要采取有关预防和救助措施的，本单位法律文书主管部门应组织集团公司总法律顾问、法律合规部以会议形式分析应采取的措施。5.2.5经分析认为需要调取法律文书案卷资料的单位或职能部门，有关保管部门应移交/借用部分或全部法律文书案卷，移交/借用时应进行登记，登记内容包括：材料名称、材料内容（共xx本xx页）、使用部门、借出时间、事由、预计归还时间、经办人签字等。5.2.6集团公司发生或可能发生法律纠纷案件的，保管部门应当在3个工作日内将有关法律文书案卷移交集团公司法律合规部。5.3奖罚及监督检查5.3.1各单位应对在法律文书管理工作中做出重大贡献的工作部门和人员进行表彰和奖励。5.3.2各单位未按照本办法规定建立法律文书管理制度、进行法律文书管理的，集团公司予以通报批评；情节严重或者给集团公司造成重大损失的，集团公司对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予纪律处分，同时追究其相关法律责任。5.3.3集团公司法律合规部及各单位法律文书主管部门应当对集团公司法律文书管理情况进行不定期抽查。5.4其他法律文书管理中应注意的问题5.4.1各单位必须严格按照生效法律文书中规定的时限、金额和其他要求履行义务。5.4.2各单位法务部是生效法律文书管理的主责部门，对于涉及经济责任的生效法律文书，应在收到文书当天将副本报送本单位财务部。各二级单位总会计师应督促、协调本单位财务部办理付款手续，确保在生效法律文书规定的时限内，按照规定金额支付。5.4.3各单位应在收到生效法律文书之日起3日内，将生效法律文书的扫描件报送集团公司法律合规部备案。6报告和记录6.1报告和记录表1给出了执行本标准形成的报告和记录。表1报告和记录序号对应附录报告和记录编号名称保存期限1附录AFL028B1卷宗样式长期2346.2支持性文件无。

附录A（规范性附录）卷宗样式卷宗样式FL028B