2023年办公室管理考点版

《办公室管理》期末复习指导第一部分:复习应考基本规定《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育（专科)现代文员专业开设的必修课。通过本课程的学习，使学生掌握办公室实务操作方面的基本知识，具有办公室业务的基本技能和与之相关的交际能力,有一定的文字使用运用能力。(一）本课程的考核对象中央广播电视大学现代文员专业（专科)的学生。（二)形式本课程的考核形式为形成性考核和期末考试相结合的方式，本课程形成性考核为课程平时作业。考核成绩由形成性考核成绩和期末考试成绩两部分组成，考核成绩满分为１００分，６０分为及格。其中形成性考核成绩占考核成绩的20%,期末考试成绩占考核成绩的80%。期末考试采用问卷笔试（闭卷)形式,卷面满分为1０0分，考试时间为9０分钟。(三)考试范围教材《办公室管理》全书以及联系实际的有关内容。(四)试题类型及分派比例：试题类型分为:单项选择题、判断题、简答题、设计题、案例分析题等。各题所占比例分别为：10%、1０％、２0%、、３0%、３0％。(五)应试要注意的问题１、同学们这段时间需要通看一遍教材，熟悉教材的篇章结构。2、考试时试卷书写要工整,一定要注意认真审题，每个问题均要回答。不能留空白。３、本课程试题题量较大,一定要注意把握时间,先易后难。4、考试时沉着应战。第二部分：复习应考资料及其使用（重要、必读）本学科本次考试有下列４种资料,可供学员复习应考用。（一)《办公室管理》期末复习指导这小册非常重要,它是浓缩了的考试范围,同学们要认真看。（二)考试大纲及大纲详解本资料今天上午已经上传，大家可以通过它掌握考试的考点。(三)平时作业平时作业与考试题型和规定基本上是同样的,根据过去考试的情况看也有反复，有些作业题其实就是考试题，所以一定要认真用好。（四)自检自测题综合练习题很重要，这是对平时练习的补充，同时也是对考试内容的补充和强调，一定要引起注意。第三部分:重难点《办公室管理》作业及答案(1)为帮助同学们更好复习,现将一下题作一提醒性的解答和评讲，供同学们参考。以下彩色字体部分为问题的参考答案,其他为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在答题时加以注意。一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。本题重要考核本课程的第一章第２点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内公司（含外企)1文书撰写按上司的口头或书面指示完毕信函。记录上司指令及会谈、会议内容。2文书制作复印资料。打印文稿及表格。３文书解决在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的解决。4档案管理档案管理。5会议组织安排会议事务,并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7信息资料准备好公司要公开的资料;替上司收集演讲或报告的资料;整理并组织好粗略的资料。收集及整理各种信息。8信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。接待来宾和员工的来访。９接待工作接待来访来宾;替公司来宾订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。１0协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。1１督查工作督导一般职工或速记员。12日程安排替上司定约会并做好记录;为上司安排旅行或考察。1３平常事务阅读并分类信件;自动解决例行的事务；替上司保管私人的、财务的或其他的记录。通讯事务、电话;照料上司身边的琐事。14办公室管理办公室环境的布置和整理;保管办公室设备及用品。１５其他临时交办的事项以速记记下上司交待的事项；执行上司留在录音机中的吩咐。执行上司交办事项。１6替上司申报交纳所得税及办理退税。１７外出办事,如银行、邮局等。18同学们在做本题时,要注意分析哪些是内容基本相同的,要放在一起。大多数同学由于没有把内容基本相同的放在一起而失分。在分析这个问题时，有些内容似乎模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项,它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容;这种情况，可以将两栏都填上这一项。尚有些内容要分开来写。比如:通讯事务、电话、信函和邮件解决一项,前两项是平常事务的内容,后两项则是文书解决的内容。二、办公用易耗品重要涉及哪些?本题重要考核本课程的第一章第5点的“办公用品的种类”这一知识点。办公用易耗品重要有：１.信封、纸张;2．软盘、光盘等;3.铅笔;4.圆珠笔；5．签字笔或钢笔;６.修正液或修正带；7．印盒；８.各种小型机器，如订书机(涉及订书针)、打孔机、装订机（涉及装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；９．小刀；１0.日历等；11.其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。本题在书上有明确答案,得分率很高。重要认真阅读教材，就能答对。三、简要阐述文员工作的三个环节，互相关系如何?本题重要考核本课程的第二章第1点的“文员工作指导思想”这一知识点。文员工作分为三个环节:计划、实行和检查。1．计划的环节，要充足了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实行的环节，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种,都要对的地实行；配合上司预期的期限。3.检查的环节，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实行，然后检查结果，围绕“计划——实行——检查”这样一个滚动的过程开展。三者互相联系形成一个循环。文员一方面要仔细制定计划，然后根据这个计划去实行,并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。同学们在回答这道题时,需要注意本题一共有两个问题。不仅规定你阐述三个环节是什么，并且还要说明三者之间的关系如何。本题虽然在书上有现成的答案,但是还是需要同学们进行一定的归纳再答题。四、按照“优先顺序”解决工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务)计划书。本题重要考核本课程的第二章第1点的“按照‘优先顺序’解决工作”这一知识点。在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个环节进行:1.将自己要做的事情分为：Ａ.是否应当做的事？Ｂ.是否做或不做都无所谓的事?Ｃ.是否不可以做的事?对于A要集中精力做,对于B和Ｃ可以从计划中删掉。2.对于A类事情再进行分类,分为:重要并且紧急的事(优先做);紧急但是并不重要的事(第二做）;重要但是并不紧急的事(第三做）;虽有做的价值,但是既不重要也不紧急的事（可以请别人代劳）。３.与上司形成默契，可以直接找上司商议、请示。本题的例子请同学们见教材第2８页。同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份计划书，不要抄袭。五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方法的结识。1.请示方法和报告方法；２.计划方法和总结方法;3.受意方法；４．传达方法;5．进言方法；6．变通方法和挡驾方法;７．分工方法与合作方法。本题重要考核本课程的第二章第3点的“文员的工作方法”这一知识点。下面我举一个例子，同学们按照这个思绪作答即可:1．一方面简要说明此种方法:受意就是文员接受和领略上司的意图。可以分为直接受意（即领略上司在会议发言、文献批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等,易于文员判断和领略）和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下,或与其别人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和见解等)。受意方法要注意：（1)善于领略上司意图，不要曲解上司意图;(２)备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，专心判断指示的用意;（4)必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5)如有不批准见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度;（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实行。2．结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情,使我充足结识到，在受意时,充足做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要涉及四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时,我没有经验，没有带上记录本,记录下指示的要点;事后，又怕显得自己没有能力,而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写,结果写出来的简介主线就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意,才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时,做好记录的重要性。《办公室管理》作业及答案(2)一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。本题重要考核本课程的第三章第1点的“电话接打”这一知识点。以下为参考答案：同：1.都应先问好,再传达自己的信息；２．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己快乐的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。异:１.打电话应一方面查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。２.打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析再作答。以上内容只是给同学们做参考,同学们还可以自己归纳一些要点。二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。本题重要考核本课程的第三章第3点的“电视会议”和“交互式电话会议”这两个知识点，并对这两个知识点进行比较。本题答题思绪如下:1．基本用途:“电视会议”重要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文献、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清楚宛如一室。2.两者与一般会议的不同:可以消除时空上的局限性。3．各自的优劣:“电视会议”——优：通达范围广,消除时空上的局限性,生动形象；劣：技术上的规定较高。“交互式电话会议”——优:方便、省时、高效,消除时空上的局限性,具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高,技术含量高。本题得分率很低，由于需要同学们对书上的知识进行分析和归纳。以上只是本题的参考答案,同学们也可以有自己的见解,言之成理即可。三、简要回答邮件分拣的一般标准。本题重要考核本课程的第四章第2点的“邮件的分拣”这一知识点。(１)按照收件人的姓名分拣；(2）按照邮件的重要性分拣;（３)按照收件部门的名称分拣。本题在书上有明确的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本题的答题要点,需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则会失分。四、如何解决上司不在时的邮件？本题重要考核本课程的第四章第５点的“上司不在时邮件的解决”这一知识点。本题的答案请同学们见教材第７2页。教材上有明确的答案，在此不再具体说明。五、如何妥善解决上司拒绝接见的来访者的来访?本题重要考核本课程的第五章第3点的“上司拒绝接见来访者的做法”这一知识点。本题从5个方面进行回答:1．上司正在开会时;2．上司繁忙时;３.上司即将外出时；４．远道来访或有重要事情的来访时。本题在教材上第88页有明确的答案,在此不再具体说明，请同学们照以上的要点按教材上的具体说明回答即可。《办公室管理》作业及答案（3)一、日程安排计划表的种类大体有几种？试以其中一种为例,编制一份××预定表。本题重要考核本课程的第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。以下为参考答案:1.日程安排计划表的种类：（1)年预定表。是公司在每年度例行的重要业务活动,及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创建纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表,再告知各部门。（2)月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划,以一个月为单位,填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更具体。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划,进一步以时间为单位,具体地预定从早到晚的业务活动。2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.1６６—P.1７０上的例子，编写。本题考察同学们对知识点的灵活运用能力，同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌握之后,再结合自己的实际情况回答本题。二、文秘人员对上司重要工作的辅佐重要涉及哪些方面?本题重要考核本课程的第十章第３点的“文秘人员对上司重要工作的辅佐”这个知识点,本题答题思绪如下:1．提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。2．私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分,此外是上司身边的纯粹私事：(1)特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但认为关系到上司的形象问题,所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事,使上司得到充足的便利。（2）纯私人性请求时——碰到这种情形，就把它当作上司运用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。３.财物管理。涉及：（1）薪金收入管理——薪金收入达成一定的金额，或有两种以上收入来源者,以及薪金以外有超额的收入,都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。(2）支票往来的管理——最重要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏,以避免被盗用冒领。4.其他。如每年的各种节日,上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。《办公室管理》作业及答案(４)一、简朴阐述口头语言的基本特性及敬语应用的一般场合。本题重要考核本课程的第十二章第1点的“口头语言的特性”和第2点的“敬语的用法”这两个知识点。以下为参考答案：1．口头语言的基本特性:(1）语音听过就立即消失,但语义让人明白了,也许留在记忆中；所以发声要清楚,尽也许说得通俗、生动、规范,使人一听就明白，并留下印象。（2)有重音。口语中，需要强调的成分,都是通过重音表达的。（3）有歧义。由于汉字一音多字。(4)口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如,庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、快乐些。２．敬语使用的一般场合：(1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。(2）与并非熟悉的人或是在正式场合(生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。(3）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者;给（给过）自己恩惠者；有求于对方,或希望得到对方帮助，或好感者。同学们要注意，本题有两个问题：一是口头语言的基本特性；二是敬语应用的一般场合。其中第二个问题事实上就是考察“敬语的用法”这个知识点。二、简要阐述社交话题的选择。本题重要考核本课程的第十二章第6点的“社交话题的选择”这个知识点,本题答题思绪如下：1.合适的话题涉及：（1）谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题,如合作意向等;(2)一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等;（3)显示地方或民族色彩的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4)比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（５)积极、健康的生活体验的话题；(６）风趣、风趣的小故事，无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。2．不合适的话题涉及：(1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。（２）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。（３)过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。(4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。(5)夸耀自己的话题。（６)庸俗的、色情的话题。(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。本题在教材上有明确的答案,得分率很高。三、印章的使用重要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?本题重要考核本课程的第十三章第1点的“印章的使用”这一知识点。1．印章的使用的重要形式为:（１）落款章；(2)更正章;（３)证见章;(4）骑缝章；（5)骑边章;(6)密封章;（7)封存章。2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围：(1)落款章加盖于文书作者的落款处，用来表白作者的法定性和文献的有效性。(２)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信,加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。(3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。本题在教材上有明确的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本题的答题要点,需要进行说明和阐述,不能只回答要点，否则会失分。四、简要阐述收文解决的程序及分送的基本原则。本题重要考核本课程的第十四章第3点中的“收文解决”这一知识点。1．收文解决的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。2.分送的基本原则:（1）属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文献或重大问题的请示、报告之类的文献,均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或解决；（2)属于机关平常事务性的已有明确分工的文献,或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；(3)分送给机关领导阅批的文献，要先填好“公文解决单”,连同文献一并送批；（4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记,直接交具体负责人办理；(5)在文献份数少时,阅办阅知部门(或领导）多的情况下,应按先办理、后阅知,先主办、后协办,先正职、后副职的顺序分别审阅解决，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。本题在教材上有明确的答案，得分率很高。要注意的是应对收文解决的程序中的每一个要点进行一定的说明。五、按照文书立卷特性立卷，重要有哪几种类型？简要说明按照问题特性立卷的基本含义。本题重要考核本课程的第十四章第６点中的“文书立卷标准”这一知识点。1.类型:（1)按问题特性立卷；（2）按作者特性立卷;（３）按文种特性立卷;（4)准时间特性立卷;（5）按地区特性立卷；（6）按通讯者特性立卷。2．按问题特性立卷的含义:将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的互相联系和解决情况,运用最广泛。同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时,应举例说明。六、通过档案运用的途径和方式，谈谈档案运用的意义。本题重要考核本课程的第十四章第7点中的“档案的运用”这一知识点。1.通过设立档案室，可以提供档案原件或复制件,方便借阅或直接阅读；2.通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；３.根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流,可以提高档案的运用率;4.运用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核算某种事实的书面证据；5．以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供征询服务;６．将档案目录印制成册，分发到有关部门,可以交流信息；7．通过举办档案展览，以充足发挥档案的作用。第四部分:结合中央电大下发的复习指导复习第五部分:附《办公室管理》期末复习综合练习题一、单项选择题1.以下哪点不是办公室事务管理的特性?（B)。A．服务性B．决策性C．专业性D．积极性2．办公室布置要注意（D)。A.上司单独用的办公桌椅靠墙放B.一般办公室桌椅最佳面对面放置C．打字、复印间离上司办公室近些D.各种沟通、保密３．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的?(C)。A.准备一些敞开的文献夹，贴上相应的标记条Ｂ.办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理Ｃ．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方Ｄ．下班前要整理好自己的办公桌,把文献、资料收藏好以免丢失和泄密４.以下关于文员对办公室布置的情况,哪一个是错误的？（Ｂ）。Ａ．伸直双臂再合拢,在高于桌面1５ｃm左右画弧形,手臂所能覆盖的桌子面积,比较适合摆放与工作有关的物品Ｂ.办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些C.各种类型的文献柜要分门别类安放文献、资料和物品，并贴上标记D.纸张和较重的东西放在架子下面几层,较小的物品先放人盒中,再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方5．在办公室里,(D)的位置是上座。A.离入口最远Ｂ．离入口最近C．靠近门口D．靠近窗户6．传真机的使用哪一项是不对的？(B)。Ａ．发送前检查原稿质量B.随时随地可向对方发送Ｃ.不宜发送礼仪性文本D．不宜发送私人、保密文本７.在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？(Ａ)。A.接通电源可立即复印操作B．选定复印纸后要抖松消除静电C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸Ｄ.复印完毕应取下复印品和原稿8.以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（A)。Ａ．录音时需将监听开关至于“ＯN”位置B.想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉C.机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米Ｄ.录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音9.以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的?(D)。A．安顿窗帘遮挡室外光线B．与其他设备对的连接C.投影机要远离热源Ｄ.应设立电脑的桌面屏幕保护功能１０．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？(Ｂ）。A.订购B．制造C.分派D．储备11.以下文员订购和储备办公用品的行为中,哪一项是不适宜的?(B）。Ａ.保存一张购货订单,收到货品时一一核对打勾B.让员工们随意领取办公用品C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度D.用库存一览表来储备办公用品12.以下文员的工作顺序中，哪一项是对的的?（B）。A．没有任何设想就应着手从事该项工作Ｂ.文员也应具有适当判断情况,机智应对的应变能力Ｃ．上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行D.上司所指示的工作假如不合适,可以不实行13.文员按照“优先顺序”解决工作,以下哪一项是不适宜的?(D)。Ａ.先将自己想做的工作以重要限度为标准分类B．另一方面以紧急限度和重要限度为标准分类Ｃ.同时考虑上司的意向和文员自身的工作效率D．可以按照文员自己的习惯进行工作14.文员必须管理好自己的时间,以下运用时间的行为中哪一项是不适宜的?（C）。A．定好目的，把想做或需要做的事情写下来B.尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C．天天把工作安排得超过工作时间，给自己压力D．对每一项工作作出安排，定好最后期限１5.以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不对的的?(D）。A.定好目的，把想做或需要做的事情写下来B.想办法加快解决邮件、信件和其他反复出现的事务Ｃ．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而半途停顿D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做1６.以下文员对办公室零用钞票管理的行为中，哪一项是不适宜的?(C）。A．钞票通常放在一个带锁的盒子里,放在带锁的办公桌抽屉里B．把每一次支出的数额都记在零用钞票单据中C．标准的零用钞票单据有一个署名Ｄ．不允许任何人从零用钞票基金里借钱1７．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？(Ａ）。A.传达可以根据上司重要意思，夹进自己的意见B.必要时可形成文字材料，照本宣科Ｃ.不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示D．重要的指示,应当规定被传达者复述一遍，以免漏听或漏记18.文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的？（B)。Ａ．善于同别人合作,密切配合,步调一致B.应当有自己的个性，尽也许使别人服从自己C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则D.公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任19．以下接打电话的行为中,哪一项是不适宜的?(C)。A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录Ｂ.文员离开办公室时,要安排别人替你接电话C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D.假如已经回电，但没打通,牢记要再联系2０．以下哪个接打电话的行为是不对的的?（A)。A.受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B．给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上Ｃ．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用D.半途因有事需放下电话请对方等待时，应把听筒朝下放置２1．文员在接打电话时,对的的做法是(Ｂ)。A．电话铃响一声就应接听B.在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立即记录下来C.文员接听业务电话时,应一方面让对方报出姓名、单位Ｄ．文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达22．以下文员应遵守的电话礼仪中,哪一项是不适宜的?(B)。A.考虑打电话的时间是否合适B.打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话C.有时候上司过于繁忙，规定文秘人员编织一些“美丽的谎言”Ｄ．对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意,并告知一定立即调查此事２3．以下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的?（C）。Ａ．按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣Ｃ.按私人公务标准分拣D.换邮件重要性分拣24．文员在拆邮件时,不对的的做法是(A）。A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开Ｂ．应当把邮件提成最急件、次急件和普通件C．经授权阅看信件时,应把重点部分用红笔划出，提醒上司注意有关问题D.在移交物品要打印一份清单，注明收到日期,请接受人员签字，并保存好25．文员假如误拆了非本公司的信,应当（A）。A．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,把信敞开并退回去C．在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去D.写上“查无此人”，并把信重新封好退回去26.邮件送到单位所租的信箱,由文员启动，取出邮件带回办公室,以下哪项事情与文员的工作规定不一致?（D）。Ａ.天天开箱次数与邮局投递次数一致B.取出邮件立即返回办公室C．事先带上包袋返回办公室D.应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办27.邮件的寄发不要考虑以下哪个因素?（D）。Ａ．时间B．便利C．经济D.爱好28.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应当是（C）。A．国名、地址、部门、姓名Ｂ．姓名、地址，部门、国名C．姓名、部门、地址、国名Ｄ.姓名、国名、部门、地址29．传真机最佳用来传送以下哪种邮件？（D)。A．一般的图纸B．机密文献C．很长的文献D．感谢信30．以下关于握手的礼节，不对的的是（C)。A．上级先伸手后,下级才干相握B．一般社交场合握手不可太用力，但也不可漫不经心用手指尖点一下C．双方有很多人时，可以交叉握手Ｄ.握手时应上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好3１.文员在解决信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？(A）。A.初次写信,或有过激言行的B.有过激言行或漫骂领导的匿名信C.已做结案解决的Ｄ．没有具体内容的匿名信32.文员从事信访工作，在解决顾客或其别人的来信时,不应（Ｃ）。A．拆开后信纸在后、信封在前，一并装订,有转办单的放在信纸前面一并装订Ｂ．对写信人的各项情况逐项登记C．解决信件按照“分级负责、归口办理”原则,进行转办、交办或自办D．对问题复杂、调查解决的时间较长的信件,应复信作解释和答复３3.在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的?（C）。A．协助签到Ｂ.分发资料C．作会议记录时离开会议室接听电话D．暂时保管与会者的物品３4.文员进行会议的计划和准备时，不应当做的是（)。A.文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参与者是否方便B．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急限度C.会议场合的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定D.文秘人员必须配合会议议程,具体检查各项工作３５．文员做会议记录时,可以在会议记录中(Ｃ）。A.加入自己的主观意见Ｂ.不记录议题C．与发言者用词不一致但意思完全一致Ｄ.对所记内容作评论3６．会议中有时有人会规定把他发言的一段不作记录解决,这时文员应(Ｄ)。A．不理睬B．不征求主持人意见,停止笔录Ｃ.征求主持人意见，停止笔录，不关录音机D．征求主持人意见，停止笔录,关录音机37．上司决定参与某个会议时，文员不应当（Ａ）。A.只在便笺上写好会议名称B.除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C.假如是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所花费的时间D．和上司先充足沟通,避免在会议进行中碰到电话联系的不便38．以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议？（C)。Ａ.口字型B.教室型C.圆桌型D．Ｕ字型３9.以下关于交互式电话会议的功能中,哪一项是不具有的？(A）。A.审查功能Ｂ．保密功能C．欢迎词播放功能D.报数功能40.有时应上司规定,文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务?（B)。A.准备资料B．发表意见C.现场服务D.会议或会谈记录４1.文员根据上司指示，向对方规定约会时,以下哪种做法是错误的？（D)。A.假如用写信的方式，在估计对方收到信后,再打电话确认Ｂ.告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立即告知C.对方越忙越必须早一点联络D.假如上司出差，可以在他回来的当天安排约会42.文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（D)。A．上司没有通过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上B．假如表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己可以了解的简朴符号Ｃ.制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间D.日程安排计划笔记本假如已经使用一年以上，可以废弃43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时也许获得上司的完全信任，取决于两点:一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急;另一是具有(B）,了解规定约会者的心理。A.社交的能力Ｂ.说话的技巧C.听话的能力Ｄ.听写的能力44.以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的?(A)。A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划,不用再以书面形式确认Ｂ.上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，天天早上核对当天的行动计划C．假如会议的主办者是上司,就要确认（至少在举办日的二、三天前)会议室D.会议、面谈所必须的文献及资料,要在前一天就准备好4５.文员应当为上司的商务旅行作许多准备工作,以下哪一项是不适宜的?（B)。Ａ.准备旅行计划和旅馆信息B.代替上司制定约会计划Ｃ．为商务洽谈收集资料D.把上司商务旅行时需要带的行李列出清单46．以下关于预订工作的行为中,哪一项是不适宜的？（D)。A.与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名),需再打电话弄清疑点应找同一人B.一方面要了解火车运营时间，上司对铺位的规定Ｃ.假如预订需要有保证,应事先申明，假如想取消预订,也要在结帐之前打电话D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明47.上司出差，文员预订机票时,以下哪一种做法不对的？(Ｄ)。A.一方面搞清楚上司想作什么样的安排B．办理预订飞机票手续之前材料要备齐C.与人联系时要记下对方姓名(同时告知你的姓名），如有疑点,应找同一个人D．不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认48．照料上司身边琐事的说法,哪一种是不对的的?(D）。A.有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性B.到了用餐时间,上司仍有公事或正在与人谈话,要运用适当时机提醒上司用餐C．对上司的健康管理涉及防止、治疗、病后调理各阶段D.应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要,不必给予协助49.以下关于名片的使用方式，哪项是错误的?(D）。A.文员应在任何时候、任何场合携带名片B.向别人递送名片时应双手捧交,将文字下面朝向对方Ｃ.假如对方给你名片,而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意D．各自只能当面递送，寄去是不礼貌的50.文员碰到对方递送的名片上有较罕见的字,应(D）。A．不作声，等无人时查字典B.作判断,用同偏旁的字音读C.不用读,只称呼姓即可D.请教对方“可否请问一下,这个字怎么念?”５1．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的?（Ｄ）。A．用后跟着地走路B．正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿C．男性在任何场合都可戴着手套握手Ｄ．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰52.社交场合很讲究顺序礼仪,一般(B)。A.以右为次B.以右为尊C.以后为次Ｄ.以左为尊53.当文员获知婚丧喜庆的消息后，一方面应（Ｄ）。Ａ．向上司报告Ｂ.送礼C．写信Ｄ．查证消息的可靠性54.文员协助举行宴会时，不用考虑(D)。A．宴会的形式与气氛B．交通是否方便C.有无停车场D.有无休息室５5.以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是对的的？(Ｃ)。A.鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好B.茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究,一般在餐厅举行Ｃ．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可D．午宴一般不设固定席位,以便于客人社交56.以下关于文员的宴会礼仪中,哪一项是对的的？（Ｄ)。A．用叉、匙进食时,将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔Ｂ.站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物C.口内具有食物与人说话Ｄ．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起,再用汤匙轻轻由里向外舀去５7．以下餐巾的使用方法是对的的（C）。A.半途离座,把餐巾放在椅子上Ｂ．用来擦刀叉C．用来擦嘴唇嘴角Ｄ.塞入衣服领口里５9．以下文员应遵守的参与宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？(C）。A.应选择轻软而富于光泽的衣料,用黑、红、白等纯色为宜B．白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水C.未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧,叉尖向上，刀刃向内Ｄ．文员应在上司之后与对方碰杯,碰杯时应目视对方以示敬意60.上司参与各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应(A）。A．告知上司家人把衣服送达Ｂ.自己到上司家里去拿Ｃ．让上司自己去家里更换D.去买新的服装61.以下关于说话的要领中,哪一项不适宜？（B)。A.语句要简短B.由过程先说C.运用反复的效果D．说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言6２．接受忠告的对的反映是(D）。Ａ．以烦躁的倾听B．尽量把责任推给别人C．应辩解说：“那是由于……”D.切勿感情用事６3．办公室人员在社交活动中应如何选择话题,哪些是属于合适的话题？(A）。A.有共同利益的话题Ｂ.夸耀自己的话题Ｃ．保密的话题D.应当忌讳的话题６４．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页,在页边加盖一完整公章，可以证明文献各页的确是同时形成,以杜绝日后篡改之嫌疑，这是(A）。Ａ.骑边章Ｂ.封存章Ｃ.骑缝章D.证见章65.值班人员不应当做以下哪类事情？(A)。A.签发文献B.分发会议告知C．询问情况D.传达指示66.文员要做好档案收集,应当收集的文书资料是(A)。Ａ.下级单位报送的报告，记录报表等Ｂ．未经签发的文电草稿C．单位内部互相抄送的文献材料D．本单位负责人兼任外单位职务所形成的文献材料６7.以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用(A)。A.按通讯者特性立卷B．按地区特性立卷Ｃ．按文种特性立卷Ｄ.按作者特性立卷６８.文书立卷归档规定遵守一定的制度,涉及以下方面（B)。A．归档内容、归档时间、保密规定B.归档范围、归档时间、归档耍求Ｃ.收集范围、归档时间、管理制度D.归档范围、时间限度、归档材料规定69.文书立卷的归档制度涉及三方面：归档范围、（A）和归档规定。A．归档时间B.归档凭证C.归档模式D．归档历史二、判断题1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（∨）2.办公室的灯光照明要避开自然光，最佳用人工灯光。(×)３.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。(×)４．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日记与上司的日记的事项是否一致则是典型的工作。（∨)５．文员第一次做一项工作时应当快一些，假如错误可以再做一遍。(×)6.善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解,即不能违反同事的意愿。（×)7.文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应当一同锁入抽屉。(×)8.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应当一起收藏,以避免被盗用冒领。（×)9．文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或减少,以个人的口吻来转达。（×）1０．文员代替上司传达不利消息时，由于当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。由于上司震怒,自己转达口信的语气也应当变成上司的语气。(×)1１．假如文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应当叫上司接过电话，告诉上司要找的人立即就会来听电话，让上司直接与对方通话。(∨）12.文员对报纸和杂志的解决,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读。(∨)１3.文员应避免不必要的通信和邮寄,尽也许频繁的联系集中起来分批进行。(∨)14．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（×)1５．文员在工作时间如需要补妆,应当去洗手间。（∨）16.男女之间,男士先伸手了，女土才干与之相握。(×)1７.按英美国家习惯,文员接待来访者,应当站起来与来访者发言。（×)18．假如需要与来访者拟定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表,假如这一时间有空,就可答应下来。（×)1９.假如会客室的门是拉开的,文员进入会客室后,才干让客人进入。（×)２０.假如会客室的门是拉开的,先让来访者进入会客室后,文员立即换手握住室内的门把手,以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。(∨)21.假如会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室,等客人进入后，再轻轻关上门。（∨)２2.介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职工；若同时到职,就先介绍年纪较轻的人。（∨）23．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。(×）2４．文员作介绍,若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。(∨)25．同时介绍很多人时,可从右至左，按顺序介绍。(∨)26.假如是你主持会议,则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文献夹，假如以后出现问题,可以查看笔记,证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。(∨）27.为来自外地的与会者安排宾馆住宿,最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间,只要弄清有多少人数即可。(×)28.假如上司不准备参与某个会议，应立即将会议告知丢掉，以免干扰其他事情。（×)２9.假如会议气氛紧张,且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名,态度和蔼,轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。(∨)３0．会议租用的设备，文员必须保证宾馆(或其他供应者）把所需用设备都送过来,并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。（×）31.代表会议依法定期召开，与会代表必须达成法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。（∨)3２.假如上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提醒文献。(∨）33.受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己可以安排办理,并且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。(∨）3４．假如不小心发生日程安排计划反复的情形，就要排定可以动用的空档，自己决定优先顺序。（×）35.上司自己安排的约会忘了事先告诉你,出现约会冲突,解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。（×）36.文员由于已经打过电话,并给对方留了言,即是已经完毕任务了。“做过某项工作”和“完毕某项工作”是完全相同的。(×)3７.对于误投邮件,文员可先拆开看看,然后在信封上写上“该地址不对”,并把它退回去。(×）38．假如对方所规定的日期已经被预约,除非有相称的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应当问明上司的意思,由于或许那是件必须取消原定约会的重要事情。（∨)39．拜访长辈或地位较高人士时,可先请人递上你的名片,以作通报。（∨）4０.当上司规定文员协助私人事务时,就把它当作是上司运用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。(∨)41．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应当积极、乐意地去协助。(∨)42.假如是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边,三个人并行，则在中间。（∨）43.文员坐下时,脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。(×)44．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅面有一个拳头大小距离。（∨)45.当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面,或因事半途离坐时，都要招呼一声。(∨）46.交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不仅无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（∨)47．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯,但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。(×）48．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论,也不可评论菜肴的优劣。（∨)49.用叉、匙进食西餐时,可将餐具的整体放人嘴里,或用舌头去舔。(×）５０．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排,已经口头约定的就不要补发请柬了。(×)51．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”,便表达穿无尾正式礼服。(∨）5２.鸡尾酒会一般要安排好座次,在请柬上注明对着装的规定。(×)53．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话,应文雅些；对一般同事或顾客说话,就可通俗。(×）54．要发问或故意见时,应当等上司说完话之后再发问，可以提出自己的见解。假如上司不加采用，应说服上司。（×)５5.假如要拒绝别人,最佳是依照自己和对方的人际关系限度,分别使用表达方法,以避免由于拒绝而发生不必要的困扰。（)５6．合适的话题可以有双方都感爱好的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。(×）57．凡是单位撤消,原公章应立即停用,不用告知有关单位。(×)5８．监印员可把印章携带出办公室,去其他地方盖章。（×）59.文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（×）6０．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日记,直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门解决。（×)6１．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采用临时应急措施。（×)6２.办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度。(×）63.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关拟定密级和保密范围,密级和保密期限的变更和解密。(∨）６４.注办是指文秘人员在《文献解决单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。(∨）６５．档案是指使用过的、文献中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。(∨)6６.即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。(×）67．文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”,有归档范围和规定，但没有期限。(×）68.文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经解决完毕的文献,随时按类目上的相应条款归人卷内,即为年终归卷工作。（×)三、简答题1．什么是受意?受意有几种？办公室人员应如何运用受意方法？受意：是指文员接受和领略上司意图。一种：直接受意另一种：间接受意。文员在受意过程中应注意的事项：——专心倾听、认真记录、弄清意图、及时实行。2．文员进言是指什么?进言具有什么作用？方法和规定是什么?Ｐ３6—3７进言:是指文员积极对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。进言的方法和规定:⑴适事⑵适时⑶适地⑷适度３.来信受访的范围涉及哪些？受理与解决的程序和基本规定是什么?(１)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位领导的信件.(1分）（2)及时拆封.拆封时，不要损坏邮票，邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信，或有过激言语的来信，要解决及时,报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急解决．拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订.（2分）(３)认真阅读.把握信中的重要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明＂参阅某卷宗''或＂可与前信印证"等.提供领导复信所需要的资料.(２分)(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名，职业,单位或住址,写信时间,收发日期，重要内容,规定,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等具体记载,便于记录，查找和催办.(1分)（５)认真解决.解决信伺：应当按照＂分级负责,归口办理＂的原则,进行转办,交办或自办.(2分)(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增长职工群众对组织的信任.复信可采用收信人（单位)复信,或承办人(单位）复信两种方式进行.(2分)4.文员受上司指示，向对方规定约会时应注意哪些要点？决定期间、地点时要注意什么?p1７0—171(1)要获得上司的许可；(2）假如用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认(3)要对的告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等;(4)约定好以后,一定要向上司报告,并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文献资料。(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;（?)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;(8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。5.文员运用提醒系统提醒上司的工作，有哪些提醒系统?具体做法是如何的？ｐ178—18１（1)有电子提醒系统和人工提醒系统（(2分)(2）电子提醒系统的做法:在电脑中设立日程表,报警系统,一周计划以及其他提醒事项,文员应当随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.(3分)人工提醒系统的做法:设立基本办公日程表(（１分），固定活动日期一览表（（1分),使用提醒性备忘录（(1分),准备约会表((１分),准备特殊提醒卡(<１分),准备交往提醒文献（(1分）.6．文员所作的完整的会议记录应当涉及哪些事项?ｐ１37（1）会议名称;(２）会议记录人的姓名、盖章;（3）时间(开始时间，结束时间）；（4)会议地点;（５）议题;(6）主持人、主席;(7)出席者名单;（8)会议的通过情形及结论；(9）相关的资料;（1０)下次会议预定日期。7.提高会议效率可以有哪些做法？p156—１5９遵循法律法规;合理拟定会议目的；拟定必要的与会者;减少会议的数量;缩小会议规模;简化会议程序;缩短会议时间；控制会议经费;分析会议成本。8．文员所作的口头报告的基本方法是如何的，有什么规定？p2３４（1)不要时区报告的适当时机,最佳是在完毕被指示工作之时,但也有时要在未完毕前作期中报告;假如上司太忙,或报告时间长,要预先约好时间。(2)不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告,顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及通过,事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅；复杂的报告,内容要按5W2Ｈ的原则检查是否有漏掉。9．办公室人员为了说服对方接受自己的见解应当怎么做,要领有哪些？p２37—２38

让对方接受自己的见解而没有勉强的感觉；用语言和态度去打动别人;清楚的知道最想说什么;了解并研究对方的立场和意向；以诚恳的态度为对方着想而发言。10.单位印章重要有哪些?p244—２4５印章的刻制和使用有哪些规定?ｐ2４５—2４7(１)单位印章,套印章,钢印，领导人署名章,其他印章；(2)刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发;另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制;公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用;加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核署名；将盖用文献名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项具体登记;功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正，完整，不歪斜,更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文,信函等都必须加盖单位公章方能有效。11.按照２０２3年《国务院行政机关公文解决办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？p2５5(1）命令（令)；(2)决定;(３)公告;通告；(4)告知、通报；(5)议案;（６)报告；(7)请示;(8）批复:意见;(9）函；(10)会议纪要。12.公文的完全格式涉及哪几项？请写出这些项目。Ｐ2５5—256(1)版头,发文字号，印刷顺序号；(２)密级,紧急限度;(3）签发人姓名；<４)公文标题;＜5)主送机关;<6)正文，附件;（7）发文机关，成文日期,机关印章；<8)注释,阅读(发送）范围;<9）主题词;(1０）抄送单位,印发说明。１3.文员根据单位需要向外或向内发文，需要通过一系列程序即为发文解决过程。请说明这一系列过程。Ｐ259—2６３(1)拟稿．(2）核稿.是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核算(３)签发．指机关领导人对文稿的最后审定,签字发出(4)编号.已经签发的文献,由文秘人员统一编排发文字号(5)缮印.对已经签发的文献定稿进行誊清，复印或排版印制．(6）校对,指将文献的誊写稿,打印稿或清样按定稿核对校正(7)用印,是指在完毕的文献上加盖机关印章.(8)登记(9)分发.指对准备发出的文献:进行分装和发送.１４.什么是文书的立卷特性？通常可以按照哪几种特性立卷？p２65—267(1)文秘或档案人员把文书按照某些共同特性组合成案卷,称为＂立卷特性";(2)按问题特性立卷；(3）按作者特性立卷；(4）按文种特性立卷;（5)准时间特性立卷;(6)按地区特性立卷;(７)按通讯者特性立卷；(8)在运用六个特性立卷时,需要运用两个或两个以上的特性组合每一个案卷。四、设计题1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文献柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机,还给了她新的文献架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀）,规定小李整理好办公桌,把东西分门别类放置在适当的位置。小李应当怎么做?(P13)电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边；新文献夹放需要翻译的资料,在文献夹上贴上相应的标记条；各种笔,胶水,剪刀，印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应当放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。2.安徽某公司欲与上海某公司合作,上海以品牌、技术入股,运用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你如何设计这个接待方案?(P１21)（１)接受任务;（２)了解来宾；(3)制订计划;<4)预订食宿；<５)迎接来宾；＜6)商议日程;＜7)安排会谈;<8）陪同参观；(9)送别客人；(10)接待小结。3．康桥宾馆位于本市南京西路4５号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某公司准备在１１月15日上午9：00到12:00召开全厂中层干部大会，讨论次年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的(1）会议的名称；(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称；(3)日期,时间(开始到结束的预定期刻);（4)地点:(具体在几楼几号会议室)；(5）议题(或者议事日程);(6)主办者的联络处，电话号码等;(7)开会所在地,建筑物名称，几楼,电话号码(必要时可附上地图);（８）注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。4.文秘人员如何主持会议?应注意哪些细节？（P1４5)5.麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场,决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应当如何准备和开好这次座谈会?(P1５0）(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考，有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型为主,人数以七,八人为宜;＜3）座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合；＜４)主持人负责引导,组织,可不做记录；(5)具体的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；<6）座谈会的时间不必严格规定,可长可短；(７）会场应准备些饮料,茶点,边吃边谈，可使气氛轻松。6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品,室外有接待处,公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议,办公室人员在会后应当做些什么工作?(P134)(1）要替搭车回去的人安排车子(2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领，冒领（３)有留话时,牢记务必传达(4)检查会场有无物品漏掉（５)要为参与会议的人员送行(６)文秘人员拜别前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭(7)桌,椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸，茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾（8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回(9)关紧门窗并上锁。７．科达公司召开中层干部扩大会议，参与人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等,共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人,会议时间为5小时。参与会议人员月平均工资为2400元,其他收入60０元，假设一个月工作3０天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文献材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐,餐费每人10元。请计算会议的成本。(P16１)(1)会议成本=2×３[(G+S)×Ｔ]n+后勤开支=6(Ｇ+S)Ｔ·n+后勤开支（２）G-－-----参与会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为１0元,(240０÷３０÷８)(3)Ｓ——参与会议人员每小时人均其他收入数;其他收入为2．5元。(6００÷30÷8）（4)T——参与会议人员人均到会时间为５小时;(5)n——参与会议人数为50人（46+4）；(6）后勤开支——等于支票开支、钞票开支和实物开支的总和为800（2０0+100+10×50）(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×５０+80０=１8750一-800=1９５5０(元)8．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？(P196)（1)整理好旅行过程中所有的单据,凭证,送上司审阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用(2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作报告.假如是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案(３)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作(4)把在出差时结识的有关人士,单位等情况做好记录,以便将来有用(５)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表达感谢。9．文员应当为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?（Ｐ18６)履行哪些职责?（P1182)(1）准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点,是乘飞机还是汽车,火车或轮船,出发和到达的日期及时间,座位情况,旅馆情况.(2）制定约会计划.约会计划表涉及:城市名和省(州)名(假如是国外旅行，写明城市名和国家名),日期和时间，与上司约会者的姓名，公司和地址，电话号码.(3）为商务洽谈收集资料.(４)决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单.（5)考虑行李问题．通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息．为每件：行李准备辨认标签.(6）安排差旅费．（7）建立旅行——旅馆信息资料库.随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库．(8)办理旅行保险，如意外伤害保险等。10．某公司成立三周年,准备举行大型宴会，办公室人员应当如何做好准备,要做哪些工作？(P126)(１)客人的选择.拟定名单，再请上司核定.(2)拟定期间.假如是涉外宴请,宴请时间应当按照国际惯例，征询客人的意见,要避免选择对方的重大节假日.（3）会场的选择.要考虑宴会的性质,客人的数目,以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛等。1１.文秘人员经常要代替上司选择礼品，向别人赠送礼品，在解决这些事情应考虑什么,如何做？(P223)(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典,生日,结婚,荣升,乔迁,或是圣诞节,中ﻫ秋节等(2)还要清楚赠礼对象身份,爱好,文化背景，性格习惯等;(3)在日历上应当清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意.时间如何取决于本地的ﻫ购物环境．(4）还应熟知以下规则:除非上司有特殊的规定,不必送太昂贵的礼物,只要专心为对方选

择适当的礼物即可．(5)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方．(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下.(7）假如不是亲自送礼,应当在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片，贺卡．(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表达是否批准你提的建议或者提出一些其他的意见,以及标明价格范围．(9)为了避免所送礼物的反复，文秘人员应当为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录．１2．上海某公司欲与德国某公司合作,德国以品牌、技术入股，运用上海比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行９人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你如何设计这个接待方案？(P1０３）接受任务;了解来宾;制定计划；预定食宿；欢迎来宾；商议日程;礼节性拜访;宴请；正式会谈；签订协议书；陪同参观游览;互赠礼品;欢送来宾;接待小结。13.某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日,上司规定文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素?（P２23)了解清楚德方总经理的爱好,文化背景,性格习惯等征求上司意见或批准,在允许的钱款额度范围内选购礼物比较合适的生日礼物是有中国特色的,总经理又比较喜欢的物品赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理14.总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付,小付应当如何做？(P248)小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带;每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁;如因事外出,须经批准交别人代管；加盖单位公章,须经总经理批准,并审核署名;并要将盖用文献名称,编号，日期,签发人，领用人,盖章人等项具体登记;加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正,完整。五、案例分析题1.新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了,为了不影响公司的工作，在征得上司的批准后，她请自己最佳的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯,刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干,准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。某一天,经理外出了,陈小姐正在公司打字,电话铃响了,陈小姐与来电者的对话如下:来电者：“是利达公司吗？”陈小姐:“是。”来电者：“你们经理在吗?”陈小姐:“不在。”来电者:“你们是生产塑胶手套的吗？”陈小姐：“是。”来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打?”陈小姐:“１．8美元。”来电者:“１.6美元一打行不行?”陈小姐:“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期,上司提起他刚谈成一笔大生意,以1．４美元一打卖出了1００万打。陈小姐突口而出:“啊呀，上星期有人问1．６美元一打行不行，我知道你的定价是1.８,就说不行的。”上司当即脸色一变说:“你被解雇了”,陈小姐哭