工作分析与再设计

工作分析与再设计西安邮电学院人力资源教研室王养成2008年5月6日JobAnalysisanddesignagain第一节、工作分析一、相关概念：（一）工作分析的别称：工作研究、岗位分析、岗位研究。 （二）组织与组织结构：1、组织：指为实现某种特定目的经由分工与合作及不同层次的责任制度和权利而构成的人的集合。（1）组织必须有目的，没有目的就没有组织。目的是组织设立、存在的前提，组织是目的实现的保证。工作分析----相关概念

（2）要有效实现组织的目的，组织必须有合理的结构、合理的人员配备、优良的内部激励和适时的组织变革。（3）组织结构：指组织为实现其目的，而形成的垂直权利系统和水平分工协作系统的有机统一体。（4）当组织目的和组织结构确定以后，组织就需要合理的配备人员，而配备人员的基础就是工作分析。（三）工作分析中的术语工作要素：工作中不能再继续分解的最小动作单位。任务：为达到某一明确目的所从事的一系列活动。职责：组织要求的在特定岗位上需要完成的任务。职权：依法赋予的完成特定任务所需要的权力。职位：即岗位。是组织要求个体完成的一项或多项责任以及为此赋予个体的权力的总和。职务：即工作。是按规定担任的工作或为实现某一目的而从事的明确的工作行为，由一组主要职责相似的职位所组成。（三）工作分析中的术语工作族（职系）：由两个或两个以上有相似特点的工作组成。职业：由不同时间内不同组织中的相似工作组成。职组：工作性质相近的若干职系综合而成为职组。职级：工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位。职等：工作性质不同或主要职务不同，但其困难程度、职责大小、工作所需资格等条件充分相同的职级为同一职等。职业职业运动员职业足球职业篮球职业棒球职业曲棍球工作族棒球手工作内野手外野手接投球手职位职位职位第一垒第二垒第三垒游击手左野手中野手右野手接球手投球手职责一些防守任务工作分析中的术语（四）职位的要素与特点1、职位的五要素：（1）明确的工作任务或行为；（2）明确的责任；（3）履行责任、完成任务依规定享有的权利；（3）利益；（4）条件与环境。2、职位的六个特点（1）职位是任务与责任的集合、是人与事结合的基本单元；（四）职位的要素与特点（2）其数量在一个组织内部是有限的，这也称为编制；（3）职位可以按某种标准进行分类；（4）职位不随人而定（实际中不一定）；（5）一个职位只能有一个人，人员可以固定、也可以兼职；（6）职位与任务不一一对应，有的一个职位有数项任务，有的能只有一项任务。（五）职务分类分级1、职务：由一系列近似的或性质相同的职务所构成的类别（归类）---名称。2、、职位分类分级（1）含义：按职位的任务性质把其分成若干系列（横向），然后，按其责任大小、工作难易、所需教育条件和技术高低分为若干等级（纵向）。（2）结构：见下张图。（3）职位分类分级的意义：A、支付报酬的依据，达到同工同酬；职务分类与分级图151413121110987654321职等职系职组2职组1ABCDEA13A12A11A10A9A8A7A6A5A4A3A2A1D8D7D6D5D4D3D2D1E6E5E4E3E2E1C10C9C8C7C6C5C4C3C2C1B11B10B9B8B7B6B5B4B3B2B1（五）职务分类分级B、考核录用的依据；C、业绩考核的依据；D、使培训更具有针对性和目的性；E、有利于人员晋升、晋级和调整的管理；F、有利于定编、定员和人员调整，4、职位分类分级的作用：A、人力资源管理科学化的重要基础；（五）职务分类分级B、人力资源管理法制化的前提；C、为组织优化、变革提供依据；D、为社会就业、招生提供依据；E、是国家人事制度的重要途径（有人在83年就提出了职位分类是我国人事制度改革的突破口，由于条件不具备，至今未进行立法）。（五）职务分类分级5、职位分类的原则（1）系统性原则：职位的设置和划分，不能孤立地、局部的去看，而要从各职位的相互联系上、从总体上去看；（2）最低职位数量原则：但要在确保组织机构的高效率和高效益的条件下；（3）整分合原则：各职位之间既分工明确，又协调一致而构成一个有机整体；（五）职务分类分级（4）能级原则；即每个职位的重要性程度、范围应对其进行正确评估，就一个组织来讲：决策层---管理层---执行层---操作层。（5）因事设立职位的原则。（六）工作分析的含义与内容1、含义：对特定的职务的名称、责任、任务和内容等作出明确的规定，并确定完成这一工作需要的条件和行为过程。2、内容：（1）工作描述：指出了该工作的特点。A、职务名称：便于对各种工作进行识别、登记、分类以及确定组织内外的各种关系等；工作分析含义与内容B、工作内容和程序：工作任务、责任、使用工具、工作程序、与其它人的工作关系（上下、左右）；C、工作条件和物理环境：温度、光线、湿度、噪音、安全条件、地理位置、室内、室外等；D、社会环境：工作群体中的人数、完成工作所需要的人际交往的数量程度、各部门之间的关系、工作地点内外的文化设施、社会习俗等；E、聘用条件：包括工作时数、工作状况、支付方法、福利、该工作在组织中的正式位置、晋升机会、季节性、进修进会等。工作分析含义与内容（2）工作说明书：又称：职务要求。即说明从事该项工作的人员必须具备的条件和要求。道德水平、文化水平、工作经验、身体素质、心理素质（个性、性格、稳定性、反应等）、个人特征等。（七）工作分析的目的促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义，实现工作用语的标准化。确定工作要求，以建立适当的指导与培训内容。确定员工录用与上岗的最低条件。为确定组织的人力资源需求、制定人力资源计划提供依据。确定工作之间的相互关系，以利于合理的晋升、调动与指派。获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因。为制定考核程序及方法提供依据，以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制。辨明影响安全的主要因素，以及时采取有效措施，将危险降至最低。为改进工作设计方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据。（八）工作分析的程序工作分析的程序一般可分为：准备---调查---分析---完成四个阶段。1、准备阶段：（1）主要任务：了解基本情况、确定样本、建立联系、设计调查方案、明确调查方法、成立工作组等。工作分析的程序（2）具体步骤：A、明确工作分析的意义、目的；B、成立工作小组，以精简、高效为原则；C、对将要分析的工作进行初步了解，查阅已有的文件，对其主要任务、主要职责、工作流程有个大致的了解；D、确定该阶段工作的主要任务，明确需要收集的信息数据；E、向有关人员进行宣传、解释、消除误解、建立友好合作关系；工作分析的程序F、确定调查分析的样本，要考虑其代表性；G、明确调查方法，设计单纯方案；H、对参与人员进行培训，使其了解和掌握工作分析的方法、内容、具体步骤和注意事项；I、把各项工作具体分解为若干单元，确定其难易程度。工作分析的程序2、调查阶段：（1）主要任务：工作责任调查、工作内容调查、工作过程调查、工作环境调查、工作人员调查。（2）具体步骤：A、编制各种调查问卷和提纲；B、进行具体调查；C、根据工作分析的目的有针对性的收集有关工作的特征以及所需要的数据；工作分析的程序D、重点收集工作人员必须的特征和信息；E、要求被调查的人员对工作特征和人员特征的发生概率和重要性作出等级评定。3、分析阶段：（1）主要任务：对各职务工作特征、人员特征的到处结果进行深入、全面的分析和研究。（2）具体步骤工作分析的程序（1）仔细审查已收集到的各种信息；（2）以创新精神分析现状，尽可能的发现有关各种人员在目标改造中存在的问题。该干什么？不该干什么？（3）归纳总结出工作分析的要点，包括关键职位的职责，任务、工作关系、职务范围等；（4）回顾最初列出的主要任务，针对工作分析中提出的问题，提出改进建议，重新划分工作范围，内容、职责，确保所提出的问题都达到了解决。工作分析的程序4、完成阶段：依据上面收集的信息和调查的结果，综合提出工作描述和工作规范，并制定职务说明书（工作说明书、工作标准）。（九）工作分析信息--主要来源书面资料：组织有关现任职务的资料记录以及岗位责任说明，这些资料对岗位分析非常有用。例如组织中现有岗位职责、供招聘用的广告等。任职者的报告：可以通过访谈、工作日志等方法得到任职者的报告。由于是任职者自己描述所做的主要工作以及是如何完成的，因此很难保证所有的工作方面都能涉及到，而且任职者本人所提供的信息难免会有失客观或者故意弄虚作假（九）工作分析信息--主要来源同事的报告：除了直接从任职者那里获得有关的资料外，也可以从任职者的上级、下属等处获得资料。同事的报告有助于提供一个对比，也有助于补充从任职者那里获得资料，上级的评价还可检查信息是否有效。直接的观察：到任职者的现场进行直接的观察也是一种获取有关工作信息的方法。尽管岗位分析人员出现在任职者的工作现场对于任职者会造成一定的影响，但这种方法仍能提供一些其他方法所不能提供的信息。其它：岗位分析的资料还可以来自于顾客和用户等外。（九）工作分析信息---收集者

岗位分析专家

工作岗位的任职者

上级主管

组织内部

组织外部

工作任职者条件：自愿参加较好的口头、书面表达能力工作6个月以上人员数量倾向于从任职者“应该”怎样做，不是从任职者“实际上”是怎么做的角度去描述任职者的工作

外国的人事心理学家从人力资源管理的角度提出了一个非常容易记忆的6W1H岗位分析公式，从七个方面对岗位进行分析：

1、WHO：谁来干该岗位的工作；

2、WHAT：该岗位具体做什么事情；

3、WHEN：该岗位工作时间的安排；

4、WHERE：该岗位地点在哪里；

5、WHY：岗位的名称是什么（岗位的意义是什么）；

6、ForWHO：它在为哪个岗位提供服务；

7、HOW：他是如何服务的。

（九）工作信息--收集的七个方面（九）工作信息---收集中的主要问题重“硬”工作，轻软工作重“份内”工作，轻协调合作重“硬”技能，轻软技能创造性沟通人际技能团队精神与合作能力顾客至上情绪稳定ContrastingFactorsinJobAnalysisTraditionalFactorConsequenceEmergingFactorConsequenceDivisionoflaborandclear-cutlabor-managementdistinctionStaticjobsMinimalinteractionwithcoworkersAccountabilitytosupervisorsOne-wayrelationtotechnologyLong-termemploymentCulturalhomogeneityToleranceforbudgetaryslackPreoccupationwithjobboundarydefinitionandjobworth Fixedandlong-lastingjobrequirementsAnalysisofwithin-jobactivitiesImportanceofincumbent-supervisorinteractionPrescribedjobresponsibilitiesStaticworkactivitiesandconditionsofemploymentEmphasisontechnicaltasksTime-consuminganalyticalproceduresCross-functionalresponsibilitiesandblurringoflabor-managementdistinctionDynamicworkassignments Maximalinteractionwithcoworkers Accountabilitytointernalandexternalcustomers Two-wayrelationtotechnologyShort-termemploymentCulturaldiversityCostcontainment DiffusejobboundariesandresponsibilitiesWorkrequirementsincontinuousfluxAnalysisofinteractiveactivitiesImportanceofincumbent-customerinteractionSelf-determinedresponsibilitiesContinuouslyevolvingsetsofworkactivitiesandconditionsofemploymentEmphasisonemotionalandinterpersonaltasksStreamlinedanalyticalprocedures （九）工作分析的影响因素工作分析的工具——职务说明书基本资料（1）职务名称；（2）直接上级职位； （3）所属部门；（4）工资等级；（5）工资水平； （6）所辖人员；（7）定员人数；（8）工作性质。工作描述工作概要工作活动内容：活动内容；时间百分比；权限等工作职责工作结果工作关系：受谁监督；监督谁；可晋升、可转换的职位及可升迁至此的职位；与哪些职位有联系。工作人员运用设备和信息说明 任职资格说明

最低学历；所需培训的时间和科目；从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。一般能力兴趣爱好个性特征性别、年龄特征。体能要求：工作姿势 对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求

精神紧张程度 体力消耗大小。 工作环境工作场所 工作环境的危险性职业病 工作时间特征工作的均衡性 工作环境的舒服程度

工作分析的工具——职务说明书工作描述——示例（对货员）职务说明书——示例（办事员）职务说明书举例（项目经理）Joptitle:projectmanager-MED(医疗系统集团）Company:slemensLtd.chinaBusinessgroup:medicalsolutionLocation:Xian,UrmqiCoals/Mission:successfulimplementationofmedicalprojectassignedareathroughthewholeprojectlife.职务说明书举例（项目经理）Tasks:1.salessupportduringprojectphaseforclarificationoftechnicalissuesandconductsiteinvestigation;2.installationsitepreparationsupportandfollowup;3.monitoringsysteminstallationandcommissioning;4.overallcoordinationinternallyandexternallyforalprojectmanagementrelatedissues;5.visitingcustomerwithotherteamtofindoutthesolutionforsystemacceptance(SA)purpose.职务说明书举例（项目经理）Education:1.BachelordegreeorhigherinEngineering;2.Electrical/Automationcontrolarepreferred.Knowledge/languages:1.Additionaltrainedwithprojectmanagementandprocesscontrol;2.Widetechnicalknowledgebackgroundisrequired,suchasIT,mechanicalcivilengineeringandelectricalpowersupply;职务说明书举例（项目经理）3.BasicunderstandingbothChineseandEnglishforlogisticsandcommercialaspects.Experience:1.experienceinengineeringconstructionindustry’designinstitute’projectsupervision,ispreferred;2.experienceinMedicalsystemindustryispreferred.职务说明书举例（项目经理）Capabilities:1.FluencyinbothoralandwrittenEnglish;2.Customerfocusskill;3.Teamworkskill;4.Goodcommunicationskillwithwin-winapproach.选择一个同伴。确定你的工作。如果你是学生，就把学生作为你的工作。就你的同伴的工作对他（她）进行采访。你可以问以下问题：请描述您的一个典型的工作日。您管理哪些人？您归谁管？您的主要责任是什么？您在每周中都有哪些活动？您在每项活动中都投入多少比例的时间？您的工作对脑力和体力都有哪些要求？胜任您的工作需要些什么知识、技能、经历？您的工作的主要成果（产出、产品）是什么？您的工作做到怎样就可以说做得不错了？交换角色。利用采访得到的信息，写出您的同伴的工作描述、业绩评价标准。练习（一）练习（二）---在职务体系中的职位

公元635年，玄奘唐僧受唐帝之托，不远万里到西天取经，为了保证取经顺利进行，需为玄奘配备三名弟子：1、首席弟子：降妖除魔、开山劈路；2、二弟子：兼顾降妖除魔与后勤保障；3、三弟子：兼顾降妖除魔与后勤保障。请对三个弟子的工作进行描述，并写出职务说明书。【案例】总经理秘书的职位说明（一）

背景信息说明：这是一家从事计算机产品生产与销售的公司。公司规模不大，大约有70~--80人。由于总经理的秘书一个月以后就要到国外留学，因此留下了这个职位的空缺。总经理秘书主要协助总经理处理一些日常事务。总经理每天要与很多人会面，并且总经理的公务电话也非常多，还要参加大量的会议。秘书必须帮他管理各种事务的排程，具体的做法就是将总经理已经约定好的会议或约会记录下来，并在会议或约会之前提醒总经理。【案例】总经理秘书的职位说明（二）如果有别人提出会议或约会的请求，秘书要先征询总经理的意见，确定总经理的时间，然后再与提出会议或约会的人商量。总经理所有的公务电话都是由秘书首先接听，然后再转给总经理，这样可以避免一些误打的或者无须总经理亲自解决的电话打扰总经理的工作。时间上的冲突是难免的，因此秘书有时需要灵活地处理这些问题。当有客人来访时，秘书要帮助迎接客人，为客人倒水。如果总经理需要召集会议，秘书则要帮助预定会议室并准备会议所需要的设备和资料。有些会议，例如每周一的例会，秘书还要现场做会议记录，并在会议之后一个工作日内整理出会议纪要发给与会者。【案例】总经理秘书的职位说明（三）总经理的各种邮件也特别多，包括电子邮件，此外还有一些传真。秘书要帮助总经理收发这些邮件，对邮件进行分类、存档、复印、打印等。公司的电子邮件系统和办公自动化系统采用的是LotusNotes系统，因此秘书必须要能够熟练使用这个系统。秘书也经常会帮助总经理起草一些信函和常规的文件，必须具有一定的文字功底，还要擅长电脑的录入和排版。总经理有时会让秘书帮助录入一些文件，或者做一些幻灯和电子表格，因此秘书必须熟练运用Office中的各种软件，并且打字的速度要在每分钟70字以上。【案例】总经理秘书的职位说明（四）总经理收到的文件和发出的文件都要做系统的归档，秘书必须保证当需要用到一份过去的文件时能够迅速的找到这份文件。这些文件中有些是英文的。作为总经理的秘书，经常需要与其他部门的人交往，也会与外部的客户或政府部门、媒体等打交道，因此这个秘书必须非常善于处理各种人际关系。【案例】总经理秘书的职位说明（五）另外由于秘书所要管理的文件中大量都是与业务有关的文件，因此最好能懂得一些商务的和技术的知识。现在的秘书是商务英语本科毕业的。秘书所要做的工作是琐碎的，也是很繁重的，而且由于情况经常发生豪华，工作节奏常常被打乱。由于总经理的工作时间没有规律，秘书有时也要随之在晚上或周末加班。总经理经常要去香港的总部或者到其他地方出差，在总经理出差期间，秘书应该能够独立完成自己的工作。【案例】总经理秘书的职位说明（六）根据案例内容，提取总经理秘书这个岗位的信息（工作描述）并编写工作说明书。工作目的帮助总经理分担日常事务主要工作职责文档管理会议和约会安排收发信函与传真，接听电话起草信函和文件接待客人日常沟通总经理交办的其他事务秘书岗位的信息（一）

工作所需的必备技能文书能力沟通能力时间管理与排程文档管理能力人际交往能力计算机和办公设备使用技能英语能力秘书岗位的信息（二）

个性特点细致、有耐心愿意与他人交往思维清晰灵活性独立性敬业精神秘书岗位的信息（三）

三、工作分析的基本方法1、观察法2、面谈法3、问卷调查表法工作日志法、核对法）4、工作实践法5、典型事例法6、工作日志法事务性工作者体力工作者适用对象直接观察法间接观察法工作表演法观察法观察法观察法观察法：是指工作分析人员通过对员工正常工作状态进行观察，把有关工作各部分的内容、原因、方法、程序、目的等信息记录下来，并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式，得出工作分析成果的方法。

优点：工作分析人员能够比较全面和深入了解工作要求，适用于那些主要用体力活动来完成的工作。观察法缺点：1不适用于脑力劳动成分比较高的工作，以及紧急情况的间歇性工作。2对有些员工而言难以接受，他们觉得自己受到监视或威胁，从而从心里对工作分析人员产生反感，同时也可能造成操作动作变形。3不能得到有关任职者资格要求的信息工作分析观察提纲（部分）

被观察者姓名：日期：观察者姓名：观察时间：工作性质：工作地址：观察内容：1.什么时候开始正式工作

2.上午工作多少小时候3.上午休息几次4.第一次休息时间从到5.第二次休息时间从到6.上午完成产品多少件7.平均多长时间完成一件产品8.与同事交谈约多长时间9.每次交谈约多长时间10室内温度度11.上午抽了几支香烟12.上午喝了几次水13.什么时候开始午休14.同了多少次品15.搬了多少次原材料16.工作地噪音分贝是多少面谈法

个别面谈

集体面谈

管理人员面谈

面谈法面谈法1、含义：面对面交谈，由工作者来讲述工作的内容、特点等，用简短的语言来说明长期工作的体会和感想。2、内容：（1）工作目标、目的、内容和特点？（2）工作的性质和范围（重点），在于了解该工作在组织中的关系，其上下属关系，所需的一般技术专业知识，人际关系协调，需要解决的问题的性质和自主权。面谈法（3）所负责任，涉及组织、战略与决策，控制、执行等。3、适用：对工作不能直接观察，不甚了解或工作耗时太长的情况，与调查问卷方法配合比较好。4、注意：（1）面谈前要先拟好提纲；（2）谈的是工作，而不是工作表现，防止被面谈者误解；（3）尊重被调查人，气氛融洽。5、缺点：时间长、成本高、需要专门技巧。调查问卷法1、含义：也称为调查表法。2、优缺点：优点：费用低、速度快、调查范围广、信息量大；缺点：（1）不易了解被调查者的动机，态度等比较深层次的信息；（2）若问卷设计有问题，可能造成被调查者回答理解不一致，而无法统计分析。3、类型（1）问卷调查表既有通用的，适用于各种职务调查的问卷，又有针对某一专业岗位的问卷；（2）既有信度、效度很高的标准问卷（如PAQ），也有非标准化的问卷；：（3）既有针对脑力劳动者、知识工作者等管理、技术岗位的问卷，又有针对蓝领操作工人的调查问卷；（4）既有结构化程度较高的问卷,也有开放式问卷。

调查问卷法

调查问卷法

4、注意：关键是问卷设计。要使被调查者在选择时用最简单的明白的方式回答，否则获得的信息就不准确。调查方法举例

逐步核对，在符合本职任务的项目上划“√”，并说明它对工作的重要性代号N12345重要性无关很低低一般高很高1.保护交通事故现场证据______2.在经常发生事故的地段注意防止新事故______3.使用闪光信号灯指挥交通______4.使用交通灯指挥交通______5.捕捉违章驾驶员并填写情况表______6.估计驾驶员的驾驶能力______7.对违反交通规则的人解释交通规则和法律知识______8.跟踪可疑车辆，观察违章情况______民警任务调查

调查方法举例9.签发交通传票______10.对违反交通规则的人发出警告______11.监视交通情况，搜寻违章车辆和人员______12.检查驾驶执照或通行证______13.护送老人、儿童、残疾人过马路______14.参加在职培训______15.参加射击训练______16.操作电话交换机______17.擦洗和检查装备______18.维修本部门的交通工具______民警任务调查工作实践法工作实践法：

是指工作分析者从事所研究的工作，通过实际参与工作掌握有关工作要求的第一手资料。这种方法适用于短期内可以掌握的工作。

典型事件法关键事件法(CIT)是一种常用的行为定向法。是在第二次世界大战中由约翰弗拉纳根（JohnFlanagan)开发出来的，是识别各种军事环境下提高人力绩效的关键性因素的手段．是对执行工作者实际工作中具有代表性的工作行为进行描述，如记录特别有效或无效的员工行为，当记录数量够多时，即可提供相当信息。这种方法可直接描述人们在工作中的具体活动，因此可以提示工作的动态性。关键事件记录的内容：导致该事件发生的背景原因员工的行为哪些是特别有效的，哪些是特别无效的．关键行为的后果能否被誉为认知员工控制上述行为后果的能力．

优点：ＣＩＴ被广泛用于许多人力资源管理方面．尤其应用于绩效评估的行为锚定与行为观察中。由于在行为进行时观察与测量，所以描述职务行为、建立行为标准更加准确。能更好地确定第一行为的利益和作用。缺点：需要化大量时间去收集那些“关键性事件”并加以概括和分类CIT并不对工作提供一种完整的描述。对中等绩效的员工难以涉及，遗漏了平均绩效水平。

典型事件法工作日志法工作日志法：

就是按时间顺序详细记录工作内容与工作过程，然后经过归纳提炼，取得所需工作信息的一种信息提取方法。

工作日志法实例

工作日志姓名：年龄：岗位名称：所属部门：直接上级：从事本业务工龄：填写日期自月日至月日工作日志填写说明（1）请在每天工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切忌在一天工作结束后一并填写。（2）要严格按照表格要求进行填写，不要遗漏那些细小的工作活动，以保证信息的完整性。（封面）（封二）（3）请提供真实的信息，以免损害您的利益。（4）请注意保留，防止遗失。感谢您的真诚合作！工作日志填写实例（正文）5月