实用公文写作(2013年4月11日)

实用公文写作专题讲座

主讲：哈尔滨广播电视大学教师

韩仪学习目标1、掌握通知、请示、函、会议纪要等行政公文的写法，能够根据材料完成文体写作。2、掌握调查报告、工作方案、工作总结、述职报告、竞聘演讲稿、讲话稿等其中2种文体的写法，能够评析相应的文章。3、完成互动训练环节的写作任务。教学环节设计（一）导学：学习目标、学习任务和方法（二）四种常用行政公文的写法（三）两种常用事务文书写法（6选2）（四）互动环节写作训练（五）课程小结学习方法1、掌握结构把握思路

记2、领会政策熟悉业务

笔3、善于借鉴勤于实践

记4、掌握规律形成风格基本知识点一、实用型文章及公文的概念1、实用型文章：与欣赏性文章相对，是指为解决实际问题而撰写的文章，是在社会生活中有着特定用途的文章。2、公文：有广义和狭义之分。⑴广义：指所有在公务活动中使用的各类文字材料，包括三大类：行政机关公文、事务文书和专用文书。⑵狭义：即法定公文，专指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文，即命令（令）、决定、议案、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。⑶注意区分党的机关公文14类：中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》列出14类党的机关主要公文种类：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要；决议、指示、公报、条例、规定。基本知识点二、公文的构成要素及制发程序1、公文16基本要素：⑴眉首（文头）：公文份数序号（印制编号）、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（公文版头）、发文字号（公文编号）、签发人。6⑵主体：公文标题、主送机关（受文机关）、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注。7⑶版记（文尾）：主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间。3基本知识点2、公文4个必备要素：⑴标题三要素：发文机关名称+发文事由+文种名称（2号宋体）⑵主送机关：⑶正文：开头+主体+结尾⑷落款：发文机关名称+成文日期3、公文制发程序：拟稿—审核—签发—复核—缮印—用印—登记分发补充公文排版规格和要求：正文用3号仿宋体字，每页排22行，每排28字。正文格式要求

关于ｘｘｘｘ的通知主送机关:

……………

附件：落款（章）二○一二年十一月十日（附注）基本知识点三、公文开头和结尾的常见方式1、开头常见方式：⑴根据式；⑵目的式；⑶缘由式2、结尾常见方式：⑴说明式；⑵期望式；⑶祈请式；⑷归结式；⑸申明式。四种常用行政公文的写法㈠函：1.函的分类（１）按行文方向不同，分去函和复函两种。Δ去函：主动制发的函。Δ复函：被动制发的函（答复问题或回复批推事项）。（２）按内容的不同划分，分为知照函、催办函、邀请函等。（３）按常用方式分为4种：商洽性函、询问性函、答复性函、请求性函。四种常用行政公文的写法2.商洽性函的写法：（写作基本格式）标题：发文机关名称＋“关于商请”＋事由＋文种名称如：《xx省人发政府办公厅关于商请办理香港直通运输车辆有关牌证的函》

……关于商请……的函主送机关：平行或不相隶属机关正文：开头：缘由主体：商洽事项结语：“妥否，请函复”（祈请、协商）通常写在一段文字中落款：发文机关名称+时间四种常用行政公文的写法3.询问性函的写法：（写作基本格式）标题：发文机关名称＋“关于询问”＋事由＋文种名称如：xx省体育运动委员会关于询问举办全省农民运动会有关项目比赛的函

……关于询问……的函主送机关：一般是（上级对下级）下级机关正文：（一段）说明事项→提出询问和函复要求惯用结束语：“请研究函复”“以上意见，请予函复”“盼复”等等。落款：四种常用行政公文的写法4.请求性函的写法：（写作基本格式）标题：发文机关名称＋关于+请求事项（申请…）＋文种（的函）如：xx省人民政府办公厅关于申请拨款维修省府机关办公室的函

……关于申请……的函正文：缘由：提出请求理由主体：提出请求事项（一段）不相隶属机关间请求批准，不宜用请示，一般要用函。落款：发文机关名称＋时间四种常用行政公文的写法5、答复性函的写法:

可以答复“请示”答复“函”发文与受文机关无隶属关系或不是上下级，不宜用批复。标题：发文机关名称＋“关于”事由＋的复函（文种）如：国务院办公厅关于四川成都经济技术开发区的复函正文：开头：发文缘由：“来函收悉。”（引述对方来文标题和文号）＋表态＋“现函复如下：”主体：答复事项（具体、多则分条）结束语：“特此函复”、“此复”落款四种常用行政公文的写法思考练习：根据此函内容，起草一份复函写作要求：内容要明确，中心要突出；格式要正确，写法要规范（可只写标题、主送机关、正文、发文机关和发文时间几个项目）；语言要准确、简明、得体，书写要清楚。××地区统计局关于商请代培统计人员的函××字[2013]第×号××市统计局：得悉你市将于近期举办统计工作人员学习班，系统培训统计人员。我地区拟派十名统计人员（地区两名，每县一名）随班学习，请你市代培。如蒙同意，将是对我地区统计工作的有力支持。代培所需费用由我地区如数拨付。可否，即请函复。

××省××地区统计局二○一三年四月一日

受函单位接到上述来函后，经局办公会议研究，同意代培，并有下述事项需要告知对方：住宿问题无法解决；代培人员可单独编组，指定一名组长；代培费用按实际参加人数均摊，于学习班结束时结算；拟于4月15日开,4月30日结束。四种常用行政公文的写法㈡请示1、请示使用的主要情况：①请求上级指示的请示：（有问题）遇到无力解决的新问题、新情况或政策界限难以把握时。②请求上级批准的请示：（有办法）遇到超越本机关权限，或内部人员意见不一致的问题时。③请求上级批转的请示（有建议呈转性报告过继的功能）某些业务主管部门就带有普遍意义的问题提出看法，希望领导机关批转有关单位执行。注意：请示就是请示，不可写作“请示报告”；不可以先斩后奏或者边请示边做。四种常用行政公文的写法2、请求指示请示的写法：要点：向上级申明情况，请求答复处理意见。重点：陈述情况，强调问题。[只提问无建议]标题：发文机关名称（可省）+关于（发文事由）+的请示主送机关：正文：（简单）说明缘由、情况，提出并强调问题，提出请示要求。惯用结束语：“请核示”、“请指示”落款四种常用行政公文的写法3、请求批准（或批转）请示的写法要点：就问题或事项提处理意见，请求上级批准或表态。重点：说明意见和办法。标题：（发文机关名称）关于+发文事由+的请示主送机关：只能有一个正文：开头：发文缘由（或提意见、建议的缘由）“现提出以下意见（或建议）”主体：提出具体意见、建议（分条列项，逻辑清晰）结语：“以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门贯彻执行”、“以上意见当否，请审核指示”、“当否，请指示”、“以上请示妥否，请批复”（祈请式）落款：四种常用行政公文的写法4、写作请示的注意事项（1）要正确选用文种；（2）要做到一文一事；（3）要避免多头请示；（4）要避免越级请示。*标题一般不能省去事由，而且还须比较具体。*结语要注意语气妥当、得体。既不要用“请尽快批复”或“请立即审批”不太礼貌的语气说话，也不要用“敬请赐复”过于谦恭的措辞。“请审查”、“请审阅”报告类公文惯用结语也不宜使用。一经批转，便可起到指挥性公文甚至法规性公文的作用。四种常用行政公文的写法思考：根据所给材料，起草一份请示。要求：内容明确，中心突出；格式正确，写法规范；项目齐全；语言准确、简明、得体，书写清楚。材料：××市果品公司2013年4月1日向市商业局行文，字号“×果字[2013]第35号”，内容：本公司建设路仓库在一场洪水中被冲坏，已无法使用。为做好今后收购水果的储存工作，需要立即修建简易仓库300平方米，所需修建费拟从公司自筹资金中解决。一周后，××市商业局即予回文，字号“×商财字[2013]第85号”，主要内容为：同意修建简易仓库300平方米，所需资金自筹解决。希指定专人负责，抓紧进行。四种常用行政公文的写法㈢通知1、按内容和功用分四类⑴批示性通知

“颁发”型通知：用来发布行政法规和规章或印发有关文件“转发”型通知：用来转发上级、同级和不相隶属机关公文“批转”型通知：批示转发下级机关发来的公文⑵指示性通知：上级机关要求下级机关办理或执行的事项，限于发文权限，或因内容不宜用命令（令）或决定的，可用指示性通知。（又称“规定性通知”或“布置性通知”）⑶告知性通知：告知某一具体事项典型：会议通知⑷任免通知：1987年国家高级领导干部、重要岗位人员用“任免令”；1994年不用“任免令”任免干部，任免和聘用干部一律用“通知”；2001年不用“任免令”；“任免通知”范围扩大，“任免人员”就用通知四种常用行政公文的写法2、颁发型通知的具体写法标题：关于+印发《》+的通知事由+文种如：关于发布实施《旅游发展规划管理暂行办法》的通知颁发/发布（实施）法规或规章正文：内容简单，附件内容重要。交待目的或根据（缘由）；宣布发布或印发提出要求（望遵照执行）落款署名+时间（注意公文生效标识）*[带附件]四种常用行政公文的写法3、转发型通知的写法标题：发文机关名称+“转发”+《的》+文种去掉《》和“的”发文机关名称+“转发”+

+的通知如:国务院办公厅转发发展改革委关于完善差别电价政策意见的通知主送机关（受文机关）：正文：交待缘由+宣布转发+提出要求。提出具体意见或者强调工作意见

申明式或期望式惯用语：“现转发给你们……请认真贯彻执行”“请结合具体情况，参照执行”“请按此执行”“请研究执行”（有附件）落款：四种常用行政公文的写法4、批转型通知的写法标题：发文机关名称+批转+《的》+文种名称去掉《》和“的”

发文机关名称+批转+

+文种名称*随“批转”型文件下发公文须反映普遍性问题，或具普遍指导意义。正文：简单，有附件，主要内容在附件中表述。开头：表明态度（或直接宣布批转）宣布批转“现转发给你们。”主体：提出要求（望遵照执行）往往结合在一段文字中表述结尾：指明或强调意义，提出要求（可省）落款：四种常用行政公文的写法5、指示性通知的具体写法标题：灵活发文机关名称+发文事由+文种名称文种名称（“通知”“紧急通知”“重要通知”）发文事由+文种名称正文：发布缘由（根据目的）“现将有关事宜通知如下”：具体通知事项[分条列项写出]

结尾（提出要求、可省）惯用结束语“特此通知、望认真执行”“本通知自下发之日起施行”落款四种常用行政公文的写法6、告知性通知的写法⑴可用告知性通知发布的内容①撤销或设立机构②迁移办公地点③启用或更换印章④修改行政规章⑤修正或补充文件内容⑥调整办公时间⑦会议通知⑧任免通知⑵写法标题：灵活正文：发文缘由（决定事项+缘由）“现就有关问题通知如下”具体通知事项（分条列项）结尾：（提要求、可省）惯用结束语“特此通知”“以上事项望周知”落款（正文只写发文缘由和事项；或只写事项也可）四种常用行政公文的写法7、会议通知的写法（典型告知通知）标题：发文事由+文种名称主送机关：正文开头：交待会议召开的原因、目的、宣布召开主体：会议时间：（报到时间）会议地点：会议主要内容：（分条列项）参加会议人员会议要求（书面材料携带）会议须知事项联系方式（包括联系人）结尾：申明有关事项（可能有会议回执附上。）

准确、齐全、具体，是对会议通知所写事项的基本要求落款四种常用行政公文的写法8、任免性通知的具体写法标题：发文机关名称+发文事由+文种发文事由+文种名称正文：简单直接写任免事宜即可。原则应先免后任。落款：四种常用行政公文的写法思考：根据材料起草一份会议通知。

黑龙江省政府要召开全省军队转业干部安置会议，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署2013年我省军队转业干部安置工作，时间4月20日，地点友谊宫(哈尔滨道里区友谊路263号)，会期1天。请根据相关内容，完善相应信息，完成该会议通知的写作。四种常用行政公文的写法㈣会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。1、会议纪要类型⑴以内容功用分：指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要；⑵以性质划分：日常行政工作会议纪要（记录式大型机关使用较多）大型专题工作会议纪要（文章式）四种常用行政公文的写法2、会议纪要的常见写法⑴集中概述法：适用于小型或论题单一集中，意见统一的会议纪要。用概括叙述的方法，整体阐述或说明会议的基本情况、讨论研究的主要问题、与会人员的认识与议定事项(包括解决问题的措施、办法和要求等)。写作篇幅相对短小。⑵分项叙述法：适用于大中型或议题较多的会议纪要。采取分项叙述法，把会议的主要内容分成几个大问题，然后列出标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。⑶发言提要法：采用典型发言分类法把会上具有典型性、代表性的发言加以分类整理，提炼要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。四种常用行政公文的写法3、会议纪要写作常用格式：⑴日常行政工作会议纪要：标题：①会议名称+纪要②召开会议的机关+内容+纪要正文：开头：会议基本情况（记录式方式即可）

时间、地点、主持人、参加人、记录人、议题主体：事项议定结果（少则集中，多则分项）

结尾：会议意义和今后工作意见等（可省）四种常用行政公文的写法⑵大型专题工作会议纪要标题：①会议名称+纪要②召开会议的机关+内容+纪要正文：开头：会议基本情况（文章式）时间、地点、出席领导、参加人、列席人、会议概况主体：议定事项及结果（分项叙述或发言提要）段落惯用开头语：会议讨论（研究）了、会议总结了、会议分析了、会议认为、会议强调、会议要求、会议提出、会议决定等或：与会代表热烈讨论了、与会代表就以下问题达成共识、与会代表提出了

结尾：会议意义和今后工作意见

两种常用事务文书的写法（6选2）㈠述职报告（限选）㈡调查报告（任选）㈢讲话稿（任选）㈣竞聘演讲稿（任选）㈤工作方案（任选）㈥工作总结（任选）述职报告的写法1、标题：单标题：期限+文种；《2012年度述职报告》单位名称+期限+文种：《××学校2012年度述职报告》

双标题：正标题概括内容+公文式标题2、署名：单位或部门全称+述职人姓名（上落款）（也可变为下落款）3、正文：可分思想政治、工作能力、工作作风以及工作实绩等方面表述；也可从德能勤绩廉五个方面述职；基本情况+典型事例；成绩经验+失误教训，全面客观进行述职。述职报告正文写作基本格式①导言：概述任职时间与工作职责；指导思想、工作目标或基本工作情况。②主体：工作职能完成情况+经验教训+决心打算③结语：简短收束全文

“以上为本人××年度的工作情况，请领导和同志们批评指导”

“以上述职报告，请审阅、批评”

“以上述职，请领导、同志批评指正”等是惯用的结束语。调查报告

竞聘演讲稿

工作方案

工作总结

讲话稿讲话稿的写法讲话稿：是领导同志在各种会议上或利用广播电视等宣传工具发表讲话时所用的书面材料无固定写法可根据实际情况灵活安排结构

⑴基本结构格式：纵式结构

横式结构

总分式结构

⑵结构原则：层次分明、脉络清晰；有利于吸引听众，激发兴趣。讲话稿的惯用结构格式⑴称呼（现场嘉宾）：⑵以“兴”的笔法，将讲话的主题与现场或现实联系起来；⑶分部分、分层次阐述此次讲话的主要内容⑷结尾发出号召或展望未来，鼓动人心。⑸对大家的聆听表示感谢：谢谢大家

注意：演讲的过程中要阶段性的呼唤现场观众，已引起注意；要适当运用排比，以渲染气势；要适当以小结的方式重复，以加深印象；要善于运用表示层次划分的关联词提领段落，如：首先……，其次……，再次等等。由始至终，充满激情。调查报告

竞聘演讲稿

工作方案

工作总结

述职报告调查报告的写法1、调查报告的种类

⑴情况报告——反映情况；⑵总结报告——总结经验规律⑶揭露问题报告——揭露问题，促进解决2、调查报告的一般写法⑴标题：①公文式标题：调查范围+调查对象或内容+文种

关于……的调查（报告）《四川省财政支持农业社会化服务试点情况的调查》《关于南阳地区企业破产的调查报告》②文章式正副标题：正标题揭示主题，副标题补充说明《水欲流而渠不畅——工业品下乡问题调查》⑵署名：签署调查并对结果负责的人员名字+时间⑶正文：开头+主体+结尾调查报告正文的写作①开头（即导语、前言）：

概述调查的范围、对象、时间、目的、方式、内容等，引出后文具体情况具体问题的分析阐述。

②主体：一是基本情况或事实

（通常采用第三人称叙述）

二是经验与做法（或问题与原因）

三是建议（或对策）③结尾总结式；指导式；启发式；号召式等。述职报告

竞聘演讲稿

工作方案

工作总结

讲话稿竞聘演讲稿的写作1、竞聘演讲稿的特点：即时性、计时性、推销性、述职性不要怕推销自己。只要你认为自己有才华，你就应该认为自己有资格担任这个或那个职务。——戴尔·卡耐基

2、竞聘演讲稿的写作要求：⑴气势要先声夺人⑵语气要真挚诚恳⑶表达要简练有力⑷神情要从容自信3、竞聘演讲稿通常包括的内容⑴称谓⑵明确目标⑶真诚推荐（扬优势表不足）⑷陈述思路⑸诚恳表态竞聘演讲稿的写作思路1、首先要明确竞聘演讲稿的字数：依据：正常人读稿速度一般300字/分钟×N分钟2、按几部分内容分配字数3、拟写提纲，确定各部分内容事件4、撰写初稿5、进行删改6、请相关领导把关7、修改定稿竞聘演讲稿的写作格式⑴称谓：问候在场领导和同志⑵正文：开头：简单自我介绍+明确竞聘岗位或：明确竞聘岗位+概述前期工作总体完成情况

主体：分德能勤绩廉或者学历、资历、政治素质、以往工作业绩（业务能力）、工作态度等有针对性张扬自我的优势（建议分部分、分点表述）+今后工作思路+介绍自身不足（简要，找大家公认的缺点）

或：对前期工作进行简单述职+个人成长收获（此次竞聘的优势）+今后工作思路+简要介绍自身不足

结尾：表态（一颗红心两手准备）感谢、祝福⑶落款：署名+时间（也可放在上落款中，可不读）调查报告

述职报告

工作方案

工作总结

讲话稿工作方案的写作1、与工作计划的区别：工作计划是针对一段时期内若干工作的安排工作方案是针对一项工作完成的具体步骤安排2、工作方案包括的项目内容：包括指导思想（总体要求、基本原则）、组织领导、工作内容（具体任务）、时间安排（实施步骤）、保证措施（组织落实，可与时间安排结合）、工作要求等项目内容。工作方案的写作格式⑴标题：①公文全称式标题：单位+事由+文种②简明式标题：（时限+）事由+文种⑵正文：前言：目的、依据、缘由

为了……，根据……，结合……，特制定本方案。主体：一、指导思想二、组织领导三、工作任务四、工作步骤五、保障措施六、工作要求⑶落款：署名+时间（署名部门+姓名，也可以上落款）调查报告

述职报告

竞聘演讲稿

工作总结

讲话稿工作总结的写作1、标题：公文式标题：单位名称+时间+对象+文种

《××市药监局2012年工作总结》

新闻式标题：概括总结的核心内容双标题：新闻式标题+公文式标题2、正文：⑴前言：概述情况，交代工作背景与条件

⑵主体：一是成绩与经验

二是问题与教训三是今后的努力方向或意见3、落款：

单位+日期调查报告

述职报告

竞聘演讲稿

工作方案

讲话稿互动环节写作练习1、复函写作训练。（根据来函写复函）2、请示写作训练。（根据材料写请示）3、会议通知写作训练。（根据材料写通知）4、转发型通知写作训练。（转发所给文件思路）5、用400-500字评析所给文章。思路：标题（确定文种）-结构-内容-语言-特色-总体概括（注意与标准结构对照；注意优点缺点客观评价）复函写作答案提示哈尔滨市统计局关于××地区统计局商请代培统计人员的复函××字[2013]第×号XX地区统计局：你局关于商请代培统计人员的来函收悉，经我局研究决定，现函复如下：

1、同意代培，但是所需代培费用需你局自行解决，每人600元培训费，1200元住宿费，培训15天，餐费自理。

2、请在代培学员中指派一名负责人，作为班长，与我局培训教师进行联络。

3、培训将于4月15日开始，4月30日结束，4月14日一天集中报到。报到地点，教育宾馆（哈尔滨市道里区XX街X号）3103房间。

4、联络人：张XX，电（0451）88302451。E-mail:ZLL@163.com。特此函复。哈尔滨市统计局二○一三年四月七日请示写作答案提示××市果品公司关于修建300平方米简易仓库的请示市商业局：我公司建设路仓库在一场洪水中被冲坏，已无法使用。为做好今后收购水果的储存工作，需要立即修建简易仓库300平方米，所需修建费拟从公司自筹资金中解决。妥否，请批示。

××市果品公司二○一三年四月一日会议通知参考答案关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知各市市委、市人民政府，省委各部委，省政府各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位：为贯彻传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署2013年我省军队转业干部安置工作，省委、省政府决定，于4月20日在哈尔滨友谊宫召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下：一、出席会议人员各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科(处)长、军转办主任各1名