常用公文排版培训讲义

常用公文排版培训讲义(2005年4月15日)在社会保险工作中，起草通知、报告、统计分析等公文类文章是每个员工必须具备的基本素质，排版也成为我们的日常工作。为了提高我处公文排版的水平，按照《国家行政机关公文格式》的要求和工作实际，根据个人实际工作经验整理了常用公文排版方法，请大家参考。不当之处欢迎指正。―、常用公文简介我处常用公文包括通知、报告、请示等。其中通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等；通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；请示适用于向上级机关请求指示、批准；批复适用于答复下级机关请示事项；意见适用于对重要问题提出见解和处理办法；函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。二、排版要求(—)纸张公文用纸采用A4型60g-80g的胶版印刷纸或复印纸。（二） 页边尺寸起草公文时使用Word默认模板新建文件即可。这时上下边距25.4mm，左右边距31.7mm，与国家要求稍有区别（公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为：156mmx225mm（不含页码））。提示：若使用Word默认模板，非公文类的日常文章第一页要增加一空白行（二号字）。•新建文件操作方法1、 单击“新建”按钮口。2、 打开“文件”菜单，单击“新建”，打开“新建”对话框：单击“常用”选项卡，单击“确定”按钮或双击“空白文档”图标。（三） 颜色公章为红色，未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。（四） 字体1.大标题（1） 文章标题：二号宋体，上空1行。（2） 公文标题：二号宋体，红色线下空2行。（打开文件“大标题”）标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。•操作方法居中、字体、字号按钮；注意首行缩进标尺。为防止段落前后距离影响，最好不使用回车。将插入点置入希望新行开始的位置，然后按Shift+Enter键，Word将插入一个换行符“”，并把插入点移动到下一行的开始。技巧：按Ctrl+［键会增加字号，按Ctrl+］键会减小字号。公文知识：公文分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用红色宋体字。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mmx15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。排版方法可以使用无框线（或白色）表格或插入文本框，分散对齐，“文件”二字缩放。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，如〃辽社险发［2005］9号〃。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。正文

三号仿宋体，一般每页排22行•操作方法格式、段落、设置为1.5倍行距。或通过页面设置修改，选择“指定行网络和字符网络”，输入行数即可。设置标题（1）小标题第1层三号黑体，第2层三号楷体加黑，第3层可以使用楷体或与正文一致、加黑，第4层可以使用楷体或与正文一致。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。•操作方法•操作方法再次单击按钮可以删除编号。右击设置编号的段落，在出现的快捷菜单中选择“项目符号和编号”命令，在出现的对话框中可以更改编号的样式，可以选择编号是否重新开始，单击“自定义”按钮可以进行更详细设置。当按下回车键以添加下一列表项时，会自动插入下一个编号。要结束编号列表，按两次回车键，也可按Backspace键删除列表中的最后一个编号，或者按Ctrl+Z键。也可以输入标题内容后再设置格式。选中已经设置好格式的标题，单击工具栏上的“格式刷，，按钮U，在操作区鼠标变成思【，然后在要复制到的标题上拖动，可以把格式复制过来。重复使用时，双击“格式刷”按钮°，复制完毕后单击“格式刷”按钮或按Esc键。例如输入以下方框内的文字：社会保险业务素质培训毒核包括两部分：中—、应知部分」主斐包括基础理论、综合知识、专业知识n卜应会部分3主要包括省制定的政策法规、业务操作流程和管理亦法，以及计算机基本操作等。其中“应会部分”应为第二个标题，修改方法为：单击“应知部分”任意一字，单击工具栏上的“格式刷”按钮O，然后在“应会部分”上拖动（注意要包括段落分隔符，或在行左边的选择栏上单击），则文章变为：社会保险业务素质培训考核包括两部分；W一、应知部分口主要包括基础理论.综合知识、专业知识。#二应会部分|主要包括省制定的政策法规、业务操作流程和管理亦法】以及计算机基本操作等口取消标题序号后的制表符:按住Alt键后可以直接拖动左对齐制表符。更彻底的方法为：设置好标题后，进入“多级符号”，选择“自定义”，在“编号样式”中选择序号样式，必要时在“编号格式”中增加括号、隔点，在“编号之后”选择“不特别标注”。自定义多缄符号列表别也）前一皱别编号（F）：YI□字体口…|I编号位置也 -|左对齐工|对齐位置卷：I自定义多缄符号列表别也）前一皱别编号（F）：YI□字体口…|I编号位置也 -|左对齐工|对齐位置卷：I口厘米S文字位置编进位置垃；m•西厘米习预览.1.1.1.1.11.1.1.1—.1.1.1.1.11.1.1.1.1.11.1.1.1.1.1.11.1.1.1.1.1.1r正规形式编号©厂在其后重新开始编号鼠）| 3将变化应用于侦：|整个列表 三］创建多级符号列表首先输入下图中内容，然后选择全部文本，单击“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，再单击“多级符号”选项卡，选择第一个选项，单击“确定”按钮。除“社会救济”夕卜，其他内容全部为“社会保险”下的分类项，因此编号为下一级，选择“养老保险”，单击增加缩进量按钮=又或按Tab键；选择“机关事业单位养老保险”，由于它为“养老保险”下的分类项，因此单击增加缩进量按钮=二或按Tab键两次（因为“养老保险”已按一次，因此需按二次）；对“企业养老保险”进行同样操作；选择“个体从业人员养老保险”，由于它为“企业养老保险”下的分类项，因此单击增加缩进量按钮=亘或按Tab键三次（因为“企业养老保险”已按二次，因此需按三次）选择“农村养老保险”，由于它为“养老保险”下的分类项，因此单击增加缩进量按钮=二或按Tab键两次；再同时选择“医疗保险”到“失业保险”，单击增加缩进量按钮=*单击增加缩进量按钮=*或按Tab键。效果如最后示意图。若想将内容分类增加一级，选定内容后按Shift+Tab键或单击减少缩进量==按钮。针完保岭养老保政机关事业单位养老保险企业养卷保险叩伸M业人员养老保险农村尊#保防芟疗保狩工伯保狩牛言保将笑业保险社会赦洪1社会保险2养老保险3机关事业单位养老保险4 企业养卷保险5个体从业人员养老保险5农材弄老保险医疗保险工伤保险3 生育保险10失业保险11社会教弟社会保险1-1养老保险机关事业单位养老保险企业养老保险1.1.2.1个体从业人员养老保险农村弄老保险1.2医疗保险1.3工伤保险1.4生育保险1.5失业保险社会教济（2） 主送机关标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。（3） 公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称（如社保局）。公文中的数字，除成文日期、标题层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语句中作为词素的数字必须使用汉字外（如一往无前），应当使用阿拉伯数码。操作方法在Word中，尽可能不用空格来对齐文本。特别是在每段前需要空两个字，最好不用空格。因为Windows使用比例字体，字母占据不同数量的水平空间。例如l比w窄。如想段前空两格，首先输入一段文字，然后选中这些文字，设置字体、字号，然后在“段落，，中设置“特殊格式，，为“首行缩进”“度量值”选2字符。或者将鼠标放到水平标尺上的“首行缩进”标记上，向右拖动鼠标，以第二行做参照，放到第三个字前的位置。以后段落回车即可。后一种方法在表格下写说明时经常使用。（4）附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1、XXXX”）;附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（5） 成文时间用汉字将年、月、日标全广零，写为“。”。在智能ABC输入法下可以使用快捷键i。或者使用〃插入“日期和时间〃，注意不能选择〃自动更新"。（6） 页码用四号半角仿宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一彳亍，数码左右各放一条四号一字线。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。一般也可以居中放置，但无一字线。•操作方法“插入”“页码”，对齐方式选择“外侧”。双击页码，选中后设置为仿宋四号字。然后光标定位在页码前，输入“一”（在中文输入法下按Shift键+大键盘中减号键，然后删除一半）和空格，同样在页码后输入。介绍首页不显示页码、第2页显示页码1的方法，介绍删除页眉和页脚横线的方法。（7）公文中的表格公文如需附表，标题与正文第1层一样使用三号黑体（Excel中使用16号），表内文字使用四号（Excel中使用14或默认的12号）或五号仿宋体、宋体，数字居右排列（特殊情况可居中）、文本居左或居中排列，制表单位、时间和说明使用五号宋体字（Excel中使用10号）。打开“Word例表”，演示在标尺和表内调整列宽的区别，提示标题后距离大一点，合并拆分单元格等。平均分布各行、列来处理小表格，插入行、增加文字后演示’'表格属性”、“行”、“不允许跨页断行”。假设在A4纸上设计了一张社会保险报表，现在想打印在B5纸上，在页面设置中修改纸张大小最好，但可能需要修改报表的格式，很麻烦，最好的方表格长度超过一页时，可以将标题自动显示在每一页：选定要作为表格标题的一行或多行（选定内容必须包括表格的第一行），单击“表格”菜单中的“标题行重复”命令。若修改标题，需在表格的第一个标题上修改。打开〃Excel例表〃，单元格内回车，上下居中；平均分布各行、列，标题，框线。说明使用第一单元格；页内居中方法；缩印方法；开式表方法；插入页码；（五） 装订公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉订眼距书芯上下各1/4处左右。平订钉锯与书脊间的距离为10mm左右（正式要求3mm〜5mm）;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚牢固。对横排A4纸型表格，表头在订口一边。（六） 补充资料发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm〜4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3号标宋体字；词目之间空一字。抄送公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用三号仿宋体字标识“抄送，，，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用三号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。三、其他操作（一）分割文档窗口打开“窗口”菜单，单击“拆分”命令，使用上下箭头来放置水平灰线决定在哪里分割，然后单击鼠标或按回车键。整个窗口分成了二部分，垂直和水平滚动条也变成两个。可以用鼠标拖动分隔线。另外一个容易的方法是拖动或双击窗口右上角、垂直滚动条顶部的分割块*如要调整区域的大小，上下拖动分割线即可。要在区域之间切换，单击想激活区域。要去除分隔线，双击分隔线，或在“窗口”菜单中选择“取消拆分”命令。（二）快速插入常用词选择“工具”菜单中的“自动更正”命令，选择“自动图文集”选项卡。在“键入“自动图文集”词条”处输入“辽宁省社会保险事业管理局”（对于作者来说是字数较多的常用语），单击“添加”按钮，选择“确定”按钮。自动更正2X自动更正自动更正|键入时自动套用格式 自动图艾集|自动套用格式'w显示有关“自动图文集"和日期的“记忆式键入"提示⑤如果接受“记忆式襁人"提系，｛•幡Enter键。洋在此键入“自劫囹交集”词条（V）:显示工具在—I显示工具在前上一函』琼达殖签，也刍未闻复音-亲后话勿圻叠？预览辽宁省社会保险事业管理局」取消使用时先键入“辽宁”，当Word提示整个词条时（在“辽宁”的上方出现提示）辽宁省社会保险事业管理局|辽丁 ，按回车键、Tab键或F3键即可完成“辽宁省社会保险事业管理局”的输入。输入词语后按F4键，可以重复输入已输入过的词语。（三）文本与表格互相转换从有分隔符号的文本转换到表格：打开文件“文本转换到表格”选定文本，选择“表格”菜单的“转换”“文字转换成表格”命令，弹出将文字转换成表格对话框，选择列数、行数以及列宽，选择“确定”按钮。注意：逗号为英文将表格里的文本转换成普通文本：选定整个表格，或者选定用户希望进行转换的那些行。选择“表格”菜单的“转换”“表格转换成文字”命令，弹出将表格转换成文字对话框，选定分隔文本的方式，单击“确定”按钮。（四）设置工具栏Word带有两个工具栏：常用工具栏和格式工具栏。通过“视图”菜单中的“工具栏”命令可以改变任意工具栏的显示状态，也可以自定义工具栏，包括在已有工具栏上添加按钮、删除按钮、移动按钮，改变按钮图标，甚至创建新工具栏。1.添加按钮选择“工具”菜单的“自定义”命令（或右击任意工具栏选择），打开自定义对话框，选择“命令”选项卡。在“类别”列表框中选择一个选项，如“格式”，再从“命令”列表中选择按钮，单击“说明”按钮将会显示该按钮的解释，如“上标”。把该按钮拖动到工具栏的某个位置上，出现“I”