第13章 PowerPoint著作工具

第13章PowerPoint著作工具13.1概述13.2基本操作13.1概述

PowerPoint是MicrosoftOffice软件包的组成部分之一，是一个专门用于编辑电子文稿的制作工具。它是一种表达观点、演示成果、传达信息的强有力的手段，现在已经被许多大的公司和机构作为首选的文稿编辑和演示工具。 用PowerPoint编著的文稿是电子文稿，其核心部分是一套可在计算机屏幕上演示的幻灯片。可以将这种文稿制成实际的35mm幻灯片、投影片，也可以直接用大屏幕投影仪演播。

MicrosoftPowerPoint97是由MicrosoftPowerPoint7.0发展而来的，但它在后者的基础上增加了很多新的功能，例如，新的切换方式和动画效果、对多媒体的支持、文稿的网络播放功能等。 启动PowerPoint有两种常用的方法： (1)启动Windows98以后，屏幕上通常有一个MicrosoftOffice快捷工具栏，可以在其中单击MicrosoftPowerPoint。 (2)从Windows98的“开始”按钮启动PowerPoint，其选择命令的顺序为“程序”→“MicrosoftPowerPoint”。

启动PowerPoint后，PowerPoint窗口就会出现在屏幕上，如图13-1所示。图13-1PowerPoint窗口结构

PowerPoint窗口包含标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、文稿窗口等组成部分，标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏都是Windows98窗口的标准部件，其意义和使用方法不再叙述。 1.文稿的组成 利用PowerPoint建立的文稿是一种由以下四个相互关联的内容组成的电子文件： (1)幻灯片：它是文稿的核心，是在演示过程中显示在屏幕上的内容。 (2)备注页：由幻灯片缩图和报告人注释构成。报告人注释是给报告人自己看的，供演示文稿时，对幻灯片做辅助的说明。

(3)讲义：是一套缩小了的幻灯片打印件，供听众听报告时参考。 (4)文稿大纲：供文稿编写人编写文稿时掌握文稿的全貌，也可供演播时参考。 注意，要将文稿的四部分内容作为统一的文件存盘。

2.文稿窗口 无论是建立一个新文稿，还是打开一个已有的文稿，都会打开一个文稿窗口，它位于PowerPoint窗口内，如图13-1所示。文稿窗口中的文稿可以以五种视图的形式显示和进行编辑，它们是幻灯片视图、大纲视图、幻灯片浏览视图、备注页视图和幻灯放映视图。可以用PowerPoint窗口下面的视图选择按钮选择适当的视图(见图13-1)，也可以用“视图”菜单中的命令进行视图的选择。

(1)幻灯片视图。该视图用于显示单个幻灯片，用于详细设计、制作和装饰文稿中的单个幻灯片。 (2)大纲视图。该视图中只显示文稿的文本部分，不显示图形对象和色彩，因此，可以利用它集中进行文本的输入和编辑工作。 (3)幻灯片浏览视图。在幻灯片浏览视图中，按序号由小到大的顺序显示文稿中全部幻灯片的缩略图。可以在该视图中清楚地看到文稿连续变化的过程。 (4)备注页视图。备注页视图用于建立和编辑演讲者的备注页。 (5)幻灯片播放视图。在幻灯片播放视图中，可以看到幻灯片连续播放的实际效果。13.2基本操作 1.制作新文稿 制作新文稿可以在PowerPoint的“内容提示向导”的引导下一步步地进行(进入PowerPoint时将显示对话框，允许用户选择此项)；也可以按照用户自己的思路，从一个空白文稿出发建立新文稿。 从空白文稿出发建立新文稿的基本步骤大致如下： (1)在进入PowerPoint的对话框或在PowerPoint窗口中选择“新建”命令后，选择“空白演示文稿”，随即显示“新幻灯片”对话框，如图13-2所示。图13-2“新幻灯片”对话框 (2)从“新幻灯片”对话框中选择一种版式。该对话框中提供了28种版式，其中，第一种版式是标题幻灯片，第12种是空白幻灯片，第2、3、10、11、28种是纯文本幻灯片，其余版式的幻灯片上除了含有文本外，还可以含有各种各样的插图、影像和声音。每当单击某一种版式时，其名字就被显示在对话框中。通常第一种版式是被默认的，它一般作为文稿的首页。 (3)选中某一版式以后，单击“确定”按钮，进入幻灯片视图，所选版式的新幻灯片便出现在屏幕上。随后便可以开始新幻灯片的制作。 (4)可以切换到大纲视图中编辑文本，也可以就在幻灯片视图中一张张地增加幻灯片并进行幻灯片的制作。 (5)最后将完成的文稿存盘，形成文件。 2.保存文稿 第一次保存文稿或在“文件”菜单中选择“另存为”命令时将弹出保存文件对话框，在该对话框中要确定如下的内容： (1)文件名：在文件名文本框中输入一个可长达255个字符的文件名； (2)保存位置：在保存位置下拉式列表框中选择保存文稿的驱动器和文件夹； (3)文件类型：在保存类型列表框中选择所需的保存类型，默认的保存类型是“演示文稿.ppt”，在一般的情况下它是合适的，用户也可以根据需要选择其他类型。 上述内容确定以后，可以单击“保存”按钮保存文稿。 3.打开已有的文稿 如果需要继续对已有的文稿进行编辑或播放，要先把它打开。打开已有文稿的方法如下： (1)在菜单“文件”中选择“打开”命令或单击工具栏中的“打开”按钮，这时会弹出一个打开文件对话框。 (2)在打开文件对话框中选择欲打开的文件，选定文件以后，在预览窗口中会显示文稿的首页内容。通过同时选定多个文件名，可以一次打开多个文件。 (3)单击“打开”按钮，打开选定的文稿。 4.追加新幻灯片 在编辑一个文稿时可以用如下两种方法在当前文稿中追加幻灯片： (1)执行“插入”菜单中的“新幻灯片”命令。 (2)单击工具栏中的“新幻灯片”按钮。 执行上述操作以后，先弹出图13-2所示的“新幻灯片”对话框，在其中选择了幻灯片版式以后单击“确定”按钮，选定的版式幻灯片就加入到当前的文稿中了。如果是选定幻灯片视图，新的幻灯片就出现在屏幕上，它追加在当前幻灯片之后，并成为新的当前幻灯片，在状态栏中会显示文稿中幻灯片的总数和当前幻灯片号；如果选定大纲视图，新幻灯片追加在插入点所在的幻灯片之后。 5.在大纲视图中加工文稿 在大纲视图中编辑文稿时，只保留文稿中的文本和除了色彩以外的其他所有文本属性。 1)切换到大纲视图 用两种方法可以切换到大纲视图： (1)执行“视图”菜单中的“大纲视图”命令； (2)单击文稿窗口左下角的“大纲视图”按钮。 切换到大纲视图以后，“大纲”工具栏就会出现在文稿窗口的边缘上(通常在左边缘上)，通过工具栏上的按钮，可以快速重组文稿，包括重新安排幻灯片的顺序、改变幻灯片的标题和层次小标题以及层次小标题的隶属关系等。“大纲”工具栏如图13-3所示。图13-3“大纲”工具栏 “大纲”工具栏中的各个按钮的功能如下： 升级：使当前的或选择的层次小标题左移(升级)一个层次。第一层次的小标题升级一次便成为幻灯片的标题。

降级：使当前的或选择的层次小标题右移(降级)一个层次。幻灯片的标题降级一次便成为第一层次的小标题。 上移：使当前的或选择的层次小标题或幻灯片标题上移一层。通过上移可以改变幻灯片的顺序或层次小标题的从属关系。 下移：使当前的或选择的层次小标题或幻灯片标题下移一层。通过下移可以改变幻灯片的顺序或层次小标题的从属关系。 折叠：只显示当前的或选择的幻灯片的标题，主体部分隐去。 展开：恢复显示幻灯片被隐去的主体部分。 全部折叠：只显示全部幻灯片的标题，主体部分全部隐去。 全部展开：恢复显示文稿的全部标题和主体部分。 摘要幻灯片：为选择的一组幻灯片创建一张摘要的幻灯片。摘要幻灯片的标题即“摘要幻灯片”，其主体部分是由这组幻灯片的各个标题生成的一组层次小标题。 显示格式：切换文本显示方式，或显示纯文本，或显示格式化的文本。 2)文稿大纲结构 文稿大纲由一系列幻灯片标题和对应的层次小标题构成。 幻灯片标题即一个幻灯片要论述的观点。层次小标题是对标题的辅助的进一步的说明，是幻灯片的主体部分。 层次小标题排在幻灯片标题下面。每层小标题比它上一层小标题向右缩进几格。按缩进的深度，层次小标题依次划分为第一层、第二层…… 每个幻灯片标题左边有一个幻灯片图标和幻灯片编号。含有图像的幻灯片的图标与只有文本内容的幻灯片的图标有所区别，前者的图标中有几何图形。幻灯片的编号按由小到大的顺序排列。 幻灯片主体部分通常含多层层次小标题，各开始于一个项目符号，不同层的小标题的项目符号不相同。 3)输入幻灯片的标题和层次小标题 在大纲视图中很容易输入文稿中各个幻灯片的标题和内容。以“项目清单”版式的幻灯片为例，具体操作方法如下： (1)在新幻灯片的标题处输入标题以后，按Ctrl+Enter键，即可进入该幻灯片主体内容的输入。 (2)每一个层次小标题输入以后按Enter键，即可进入同一层次的下一个小标题的输入。幻灯片主体部分通常含多层层次小标题，各开始于一个项目符号，不同层的小标题的项目符号不相同。 (3)在输入一个层次小标题之前，按Tab键或单击“降级”按钮，则进入上一层次的小标题的输入。 在输入一个层次小标题之前，按Shift+Tab键或单击“升级”按钮，则进入上一层次的小标题的输入。 (4)一个幻灯片的内容输入完成以后按Ctrl+Enter键，将结束该幻灯片的输入，开始下一个幻灯片的输入。 4)编辑文本 对于已经输入的幻灯片内容，可以进行必要的编辑。在PowerPoint中，对文本进行的编辑的操作有移动文本、拷贝文本、删除文本、查找和替换文本、改变字体、改变字型等。

操作的步骤一般为：首先选择要编辑的文本内容，再通过菜单或工具栏中的按钮发出响应的命令。具体做法与Windows中其他文本编辑工具中的方法相似，这里不再叙述。 文本编辑命令一般包含在“编辑”菜单中，文字属性设置命令一般包含在“格式”菜单中。也可以利用“大纲”工具栏提供的工具，对文稿中幻灯片顺序、层次小标题顺序或层次小标题隶属关系进行调整。 在大纲视图中进行编辑工作时，有时需要按更简洁的方式查看大纲，有时要查看详细的内容，这些要求可以通过“大纲”工具栏提供的“展开”和“折叠”命令来实现。

6.在幻灯片视图中进行操作 在幻灯片视图中可以精心制作各个幻灯片。在此可以编辑文本，建立和编辑图像、图表等。 通过执行“视图”菜单中的“幻灯片视图”命令，或单击文稿窗口左下角的“幻灯片视图”按钮，可切换到幻灯片视图。 每一个幻灯片通常分为标题区和主题区两个区域，各用一个虚线框标识。幻灯片的任何文字上都可以插入图形对象。另外，还可以通过“应用设计模板”为幻灯片增加背景效果。 在幻灯片视图中也可以编辑文本，编辑文本的方法与在大纲视图中编辑文本的方法相似。 1)查找幻灯片 为了编辑某个幻灯片，需要先找到该幻灯片，将它显示在屏幕上。查找幻灯片的方法有以下几种： (1)按PgUp和PgDn键，可以分别回到上一张幻灯片或进入下一张幻灯片。 (2)单击PowerPoint窗口右下边的“上一张幻灯片”或“下一张幻灯片”按钮，可以分别回到上一张幻灯片或进入下一张幻灯片。 (3)拖动PowerPoint窗口右边滚动条中的滚动块到某一位置上，可以显示和该位置对应的幻灯片。在状态栏中会显示文稿中幻灯片的总数和当前幻灯片号。 2)为所有幻灯片增加统一的背景效果 可以使用PowerPoint提供的素材，为文稿中所有幻灯片增加一个统一的背景效果，以增强文稿的表现力。为文稿中所有幻灯片增加背景效果的具体步骤如下： (1)单击工具栏中的“应用设计模板”按钮，或选择“格式”菜单中的“应用设计模板”命令，将弹出“应用设计模板”对话框。 (2)在模板列表中选择合适的背景模板，被选中模板的预览图将显示在对话框上。 (3)选定模板以后，按“应用”按钮，PowerPoint便会自动为当前文稿的所有幻灯片套上所选的背景模板。 (4)如果想删除个别幻灯片的背景，可先将其定为当前幻灯片，然后，选择“格式”菜单中的“背景”命令，会弹出“背景”对话框，在其中选定“忽略模板母板的背景图形”，然后单击“应用”按钮。 3)改变、增加和删除项目符号 项目符号出现在层次小标题的开头位置，用于突出小标题的层次。可用下面的方法对项目符号进行改变、增加和删除。 (1)在欲改变项目符号的层次小标题上单击，设置插入点。 (2)在“格式”菜单中选择“项目符号”命令，打开“项目符号”对话框，如图13-4所示。图13-4“项目符号”对话框 如果选中对话框左上角的“使用项目符号”，则在层次小标题前面会有项目符号显示；否则，将取消层次小标题前面的项目符号。 (3)当前使用的项目符号在符号列表中呈选中状，如果要使用其他的符号作为选中项目符号，只需在欲选的符号上单击，使其呈选中状即可。 (4)要改变项目符号的颜色，可以在“颜色”列表框中选择。 (5)要改变项目符号的大小，只需要改变“大小”文本框中的内容即可。 (6)按“确定”按钮结束对项目符号的操作。 4)在幻灯片上绘制图形 利用PowerPoint的“绘图”工具栏提供的工具，可以在幻灯片上画出多种不同类型的图形，如简单的几何图形、多种形状的箭头、表格、艺术字等。PowerPoint的“绘画”工具栏如图13-5所示。 使用工具栏中提供的直线、箭头、矩形和椭圆工具可以绘制简单的图案，而“自选图形”工具提供了功能更强的绘图能力。图13-5“绘图”工具栏 单击“绘图”工具栏中的“自选图形”按钮，弹出一个下拉式菜单，该菜单中列出了可用的自选图形工具。它们是： (1)线条：包括直线、曲线、带箭头的直线和任意多边形的绘制工具。 (2)连接符：包含绘制连接两个物体的各种连接线的工具。 (3)基本形状：包含绘制32种不同形态图形的工具。 (4)箭头总汇：包含绘制28种不同形态箭头的工具。 (5)流程图：包含28种不同的、绘制流程图所需的部件，用这些部件可以绘制各种流程图。 (6)星与旗帜：包含16种星形和旗帜形图案的绘图工具。 (7)标注：包含20种不同风格的标注框的绘制工具。 使用自选图形的一般步骤如下： (1)在“绘图”工具栏中单击“自选图形”按钮，显示其下拉菜单; (2)在下拉菜单中，将鼠标停在某一项上时，该项的内容将显示出来，可在其中选择所需的图形工具； (3)选中工具后，在幻灯片画面上拖动鼠标，即可画出选定的图形来。

5)编辑图形对象 在幻灯片视图中，可以用“绘图”工具栏提供的工具对幻灯片上的图形对象进行编辑操作。 (1)选择图形对象。在编辑一个图形对象之前，首先要选择它。如果想同时编辑多个图形对象，则需先选择这些对象。 在选择图形对象之前，应该首先确认“绘图”工具栏中的“选择”按钮是被选中的，即它是处于选中状态。这时，当鼠标经过画面上的图形时，会呈现空心箭头形状。 欲选中一个对象，单击对象上任何位置即可。 欲选择多个对象时，在按住Shift键的同时，依次单击预选的对象。 欲选择某一个区域中的所有对象时，拖动鼠标，形成一个矩形，矩形内的对象将全被选中。 执行“编辑”菜单中的“全选”命令，将选中一个幻灯片上的全部对象。 图形对象被选中以后，被选中的对象被8个白色的小方块围住，白色的方块称为缩放块或控制块。 (2)填充图形对象。填充即用颜色或图案填充图形对象的内部区域。填充操作的一般步骤如下： ˙选择欲填充的对象； ˙选择“格式”菜单中的“自选图形”命令，弹出“设置自选图形格式”对话框，如 图13-6所示，在该对话框中可以进行颜色、线条等图形特性的设置。图13-6“设置自选图形格式”对话框 ˙单击“颜色”框中的三角形按钮，显示“填充选项”对话框，如图13-7所示，在该对话框中设置填充选项。 无填充色：选中该选项表示要取消填充。 自动：表示用配色方案中的缺省颜色填充。 其他颜色：表示打开“颜色”选择对话框，选择其他颜色进行填充。 填充效果：表示选择用图形、图片、纹理或渐变色来填充对象。 背景：表示用幻灯片的背景来填充对象。图13-7“填充选项”对话框 (3)为对象加阴影。加阴影可以增加立体效果。对图形对象和文本对象都可以加阴影。加阴影的具体操作步骤如下： ˙选择欲加阴影的对象； ˙在“绘画”工具栏中单击“阴影”按钮，显示“阴影样式”对话框； ˙在对话框中选择所需的阴影样式； ˙如果需要，可以单击“阴影样式”对话框中的“阴影样式”按钮，弹出“阴影设置”工具栏，利用它提供的工具，修改阴影的颜色、偏移方向和偏移量。 (4)对图形对象的其他编辑操作。PowerPoint还允许对幻灯片中的图形对象进行删除、复制、位移、缩放、旋转、翻转、对象的组合和分组、对象的叠放、对象对齐等编辑操作，这些操作可以通过“编辑”菜单中的命令、“绘画”工具栏中的“绘图”按钮弹出的下拉菜单中的命令以及鼠标操作来完成，这里不再叙述。 6)幻灯片中的图表 (1)在幻灯片中加入图表。有两种方法可以在幻灯片中加入图表： ˙插入新幻灯片时选择带图表的幻灯片版式，在“新幻灯片”对话框中，第5、6、8个版式是带有图表的幻灯片版式。加入新幻灯片以后，双击图表区，即可进入图表编辑。 ˙欲在原有幻灯片中插入图表时，单击工具栏中的“插入图表”按钮，一个缺省的图表就会显示在幻灯片中，自动进入图表编辑。 (2)图表编辑工具。进入图表编辑以后，屏幕上显示“图表编辑”工具栏，如图13-8所示。利用它提供的工具，可以对图表进行编辑。 ˙图表格式：利用它可以对图表对象进行格式化。 ˙导入文件：可以从MicrosoftExcel或其他程序引入数据。 ˙按行：数据表中的数据按行组成数据系列。

图13-8“图表编辑”工具栏 ˙按列：数据表中的数据按列组成数据系列。 ˙加数据表：将数据表附着在图表的下方。 ˙图表类型：改变图表的类型。共有14种基本的图表类型，其中包括面积图、条形图、柱形图、折线图、饼图、股市图、三维条形图等。 ˙图例：显示或隐藏图例。 ˙分类轴网线：显示或隐藏分类轴网线。 ˙数据轴网线：显示或隐藏数据轴网线。 ˙绘图：显示“绘图”工具栏。 ˙填充色：为图表中的图形对象选择填充颜色。 ˙显示比例：改变图表的显示比例。 7)幻灯片中的剪贴画、图片和艺术字 (1)在幻灯片中插入剪贴画。在幻灯片中插入剪贴画的步骤如下： ˙单击工具栏中的“插入剪贴画”按钮，弹出“Microsoft剪辑库”对话框; ˙在对话框中选择所需的剪贴画; ˙按“插入”按钮; ˙通过操作剪贴画周围的控制框，改变其插入位置或大小。 (2)在幻灯片中插入其他图片。在幻灯片中插入其他图片的步骤如下： ˙选择“插入”菜单中的“图片”命令; ˙在下拉式菜单中选择“来自文件”命令，弹出“插入图片”对话框； ˙在对话框中选择所需图片文件; ˙按“插入”按钮; ˙通过操作图片周围的控制框，改变其插入位置或大小。 (3)在幻灯片中插入艺术字。在幻灯片中插入艺术字的步骤如下： ˙单击绘图工具栏中的“插入艺术字”按钮，弹出“艺术字库”对话框; ˙在对话框中选择所需艺术字模式，单击“确定”按钮，弹出“编辑艺术字”对话框； ˙输入文字，根据需要改变艺术字的字体、字号和字型; ˙按“确定”按钮。

8)在幻灯片中插入组织结构 组织结构是由一系列图框和连线组成的，它显示一个机构的等级和层次关系。在幻灯片中插入组织结构图的一般步骤如下： ˙选择“插入”菜单中的“图片”命令; ˙在下拉式菜单中选择“组织结构”命令，弹出“Microsoft组织结构图”窗口。 “Microsoft组织结构图”窗口中提供了一套工具，可以用它们来编辑组织结构图，“组织结构图”工具栏如图13-9所示。

图13-9“组织结构图”工具栏 选择：用来选择组织结构图框。 输入文本：用来向组织结构图中输入文本。 部下：单击该按钮若干次后再单击某一图框，可为该图框增加若干下属图框。增加图框的个数等于单击的次数。 左同事：单击该按钮若干次后再单击某一图框，可在该图框左边增加若干图框。增加图框的个数等于单击的次数。 右