秘书实务(二)-商务旅行安排

第八讲秘书实务（中）

第三节商务旅行安排总经理办公室：李总：小王，我计划下周去合肥出差一趟，实地考察一下公司在那里设分部的可能性。你先草拟一份我这次商务旅行计划，有些细节需要具体和对方落实后再定。喏，你没有这方面经验，这里是一份旅行计划表供你参考。旅行计划（李恒寿总经理）日期具体时间交通工具地点事项备注2004年10月8日（星期三）8：00—8：30出租车广州从家出发到白云机场昆明地接公司电话：0852—875488869：30—11：00民航班机飞机上从广州飞往昆明11：20—11：40昆明分公司接机车与分公司人员在车上去往分公司视察12：00——3：00午餐和午休地接公司安排的昆明饭店准备下午会议3：30—5：00昆明饭店会议厅召开分公司和地接公司有关人员会议5：00——6：30昆明饭店宴会厅举行宴会，召待相关新老客户和地方官员6：30—8：30出租车去往昆明机场准备返回广州9：00—10：30民航班机飞机上飞回广州相关知识（一）上司出差时，秘书应准备些什么？1，旅行计划；2，搜集相关商务洽谈资料；3，旅馆信息；4，旅行用品；5，差旅费；6，行李准备。（二）旅行计划（日程表）具体要求是什么？1，复印三份：上司；上司家属；办公室存档；2，时间不可太紧，应留有余地；3，了解目的地相关情况：气候；交通等。4，如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司参考。总经理办公室：李总：小王，这次出差去合肥比较满意，你拟的旅行计划较为实用，给我省了不少时间，值得表扬。接下来公司可能就要决定在合肥设分部了，但国内市场不能满足公司的发展要求，要再考察国外市场，我下周要去法国一趟，你先草拟一份出国旅行计划，并做好相应准备。这里是上次我出差赴美的日程表，你参考一下。旅行计划（李恒寿总经理）广州——波士顿2004年12月12日—14日时间日程安排12月12日（星期一）上午9：10下午19：30下午20：30乘中国民航CA521次班机由广州至波士顿。抵波士顿，由丽云小姐接，住F旅馆。与格兰（GRAN）先生共进晚餐。12月12日（星期二）上午9：10中午12：00下午15：00下午19：30下午20：30与格兰先生在公司会议室会谈（所用08号文件在公文包中）。与格兰先生共进午餐。与格兰先生继续会谈（所用10号文件在公文包中）。在旅馆用晚餐。拜访陈安家先生（丽云陪同，礼品在手提箱中）12月12日（星期三）上午9：10乘CA541次班机回广州（刘大鹏副总经理接）王俐看了一下，觉得草拟一份并不难，只是这出国准备些什么，需要办哪些手续，却是个大问题，自己一无所知，得找其他有经验的人问问，她想到了人事部的赵经理，他以前可是董事长的秘书，这不，做得好，提拔了不是？人事部办公室：赵经理：王俐，你还是挺好学的，那好，我就跟你说说，具体如何做，你还得亲自去办才会知道其中的窍门的……王俐：谢谢，我会认真记下来的。赵：这第一步是要了解出国商务旅行的手续：1，撰写出国申请：事由；路线（所在国名）；日程安排；人数；附相关说明。2，办理护照：携相关证件和照片去公安机关或相关机构；填写有关卡片和申请表；仔细检查护照并签字。3，办理签证：因公出国可不签证，但因私需签证（李总需办签证么？办）；交护照并填签证表；检查签证；办理《国际预防接种证书》（黄皮书，凭护照和签证到当地卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种后领取黄皮书，仔细检查一遍）4，办理出境登记卡：凭护照、户口簿、居民身份证办理。5，订购机票：需出示护照并仔细查对机票。6，办理保险：通过代理人直接由保险公司安排。7，出行前准备：编制旅行方案；了解外汇信息，办理兑换；随身物品；相关文件；相关证件；了解所去国背景资料。8，出入境：边防检查；海关检查；安全检查；健康检查。王俐：赵经理，真的太高兴了，知道了这么多出国的知识，只是还有几个问题：什么是护照？什么是签证？什么叫“黄皮书”？时差如何计算呢？赵经理：护照：某国公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的一种证明公民国籍和身份的合法证件。我国的分为：外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又可分为因公的和因私的两种。签证：一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖印，以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。若把护照看成是身份证，签证就是出入证。我国的签证一般在护照上。小王，你看一下，这就是去年发生的被打的中国公民赵燕的签证。这就是人们常说的绿卡：黄皮书的英文为：InternationalertificateOfVaccination它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。时差：国际规定以英国格林威治时间（GMT）为标准时间。地球的两个半球分为东八区和西八区，东八区时间比GMT早，西八区比GMT晚。对于出国人员来说，调整时差必不可少。通常计算是以经线划分，即格林威治以东，每15度加1小时，以西，每15度减1小时。实训题1，帮王俐拟一份李总去合肥出差的旅行计划（一天）；2，拟一份李