电子文件管理

电子文件归档与管理基于国家档案局发布的档案工作国家推荐标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》五、电子文件的积累与归档四、电子文件的凭证作用三、电子文件的种类和特征六、归档电子文件的管理与利用内容介绍二、电子文件的产生和来源一、对电子文件的认识

《电子文件归档与管理规范》GB6一、对电子文件和电子档案的认识电子文件概念计算机上生成的具有参考、凭据和指导意义的信息都是电子文件，如视窗系统中的“文件”。

广义上狭义上计算机上生成的具有特定“文件”属性的信息才能称之为电子文件。计算机中或网络上不具备特定“文件“属性的信息不能够称为电子文件。电子文件概念指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

GB/T18894-2002

《电子文件归档与管理规范》一、表明其逻辑与物理属性：数字代码，用计算机生成和读取二、表明其内容属性：符合“文件”要求的特定的来源和用途。原始材料的直接利用阶段。

如人们直接在岩石上刻字。

原始材料的粗加工阶段。

甲骨——竹简——绢帛。纸质文件阶段。

轻便又廉价。电子文件阶段。

以磁介质和光介质作为存贮工具的一种存贮方式。文件的历史发展阶段四个阶段电子文件的发展过程阶段采用计算机，形成电子文件，输出成纸质后成为正式文件－－“草稿性电子文件”

第一阶段

纸质文件为正本，电子文件为副本

辅助性电子文件阶段第二阶段电子文件为正本，纸质文件为副本，电子文件法律效力被确认，纸质文件只在很少情况下被使用电子文件阶段

第三阶段无纸阶段工作中不再使用纸质文件，以往的纸质已成为“文物”第四阶段第一，文件与档案之间己不再具有非常明显的时间过程与空间异域的区分。第二，“档案”的概念是特定管理方式的反映，是纸张时代“案卷加柜架”的表现。第三，文件与档案原本就是同一事物。第四，电子文件与电子档案概念的一体化，有利于文档管理的一体化。电子时代文件与档案的关系电子档案与纸质档案将长期并存。文件归档要遵循双轨制原则，即电子文件和纸质文件均要归档电子档案与纸质档案的管理方法不同。不能拿传统的管理理论、方法和标准强加于电子档案的管理。电子档案与纸质档案可以相互转换。数字纸质数字纸质不可盲目进行，要有选择、有步骤地进行为利用者提供服务、电子档案的不可靠性纸质档案与电子档案的关系文件的生命周期形成积累登记鉴定归档整理移交接收保管利用生命周期半现行期生成最后处理（销毁或保存）非现行期现行期电子文件的生命周期

（TheLifecycleofRecords）

设计阶段*明确保存文件所依靠的技术、规定归档的需求、保管期限

形成阶段落实在设计阶段提出的要求如电子文件的保管，文件类型等

使用阶段电子文件形成后的整个使用期。在归档时，必须对归档系统进行有效的监督与控制，以防止影响电子文件的恢复、利用和可存取性电子文件管理的新理论与新思想一、文档一体化理论二、文件连续体理论三、前端控制理论四、全程控制理论五、电子文件时代的来源原则－－背景记忆六、后保管时代

将档案管理工作提前介入电子文件的运作与管理中，即把规范化管理的触角延伸到归档前电子文件的形成、收集等阶段，将电子文件与电子档案管理统一起来，进行规范化管理。

从文件形成（包括形成前）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式。

将对文件、档案的管理与控制提前到它们的设计与形成之前电子文件管理的新理论与新思想

电子文件的来源与纸质文件的来源相比，具有更高的技术性和一定的间接性一、文档一体化理论二、文件连续体理论三、前端控制理论四、全程控制理论五、电子文件时代的来源原则－－背景记忆六、后保管时代

指电子文件全程管理的过程。它涉及到电子文件前端控制、电子文件的利用和保存等每一项具体工作过程。

提出：电子时代的文件实体保管已不再是档案工作中的首要环节了。取而代之的是电子文件的鉴定、控制工作，并在尽可能长的时间里为政府和社会提供利用。6二、电子文件产生的条件和来源6

1.电子计算机

2.计算机网络条件第一代：电子管

1946——1957第二代：晶体管

1958——1964第三代：中小规模集成电路

1965——1971第四代：大规模集成电路

1972——计算机的诞生与发展数据处理过程控制人工智能或智能模拟网络应用科学计算或数值计算计算机辅助技术计算机的应用领域CAD（辅助设计）CAM（辅助制造）CAI（辅助教学）CIMS（计算机集成制造系统）第一，微型化(或体积微型化)

第二，网络化(或资源网络化)

超导计算机：纳米计算机、光计算机、量子计算机、DNA计算机第三，智能化(或处理智能化)

计算机的发展趋势什么是计算机网络：

凡是将公布在不同地理位置上的具有独立性能的多台计算机、终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统，叫计算机网络。计算机网络的产生什么是计算机网络：

凡是将公布在不同地理位置上的具有独立性能的多台计算机、终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统，叫计算机网络。网络建立的主要目的是实现资源共享网络上的计算机是独立的“自治计算机”

网络上的计算机必须遵循网络协议计算机网络的基本特征按网络的地理覆盖范围分类：

1.局域网LAN(不超过10公里)2.城域网MAN(几十公里以内）

3.广域网WAN（一个地区、一个国家，甚至于横跨几个洲的洲际间网络）按网络的拓扑结构分类：

星型、树型、总线型、环型、网状型

按网络环境分类：

工作组网络、部门网络、企业网络、校园网络、党务网、政府网计算机网络的分类网络工作站点网络互联设备网络通讯介质局域网广域网连接到网络上的、能够利用网络资源的计算机服务器工作站非屏蔽电缆线屏蔽电缆线同轴电缆光缆无线连接网卡集线器和打印共享器调制解调器中继器交换机路由器网络系统构成61.办公领域2.生产领域3.电子商务来源1.办公领域中电子文件的产生办公自动化(OfficeAutomation简称OA)20世纪60年代：数据处理20世纪70年代：应用广泛20世纪50年代：簿记功能事务型办公自动化系统(初级阶段)

由单机或多机组成。负责文字处理、表格编制、文档管理、行文管理等事务管理型办公自动化系统(中级阶段)

由具有通信功能的多机网络组成。有完善的信息数据库。能处理日常运营所需要的数据(信息)流。辅助决策型办公自动化系统(高级阶段)

综合了事务型和管理型的全部功能。具有由专家系统和人工智能组成的决策功能。办公自动化系统的模式是一个动态的、开放的、发展的系统，是文档数字化、无纸办公以及文件传输的电子化模拟的实现过程2.生产领域中电子文件的产生计算机辅助设计与制造(Computer-aideddesignCADComputer-aidedmanufacturingCAM)

60-70年代：三维CAD兴起，模具界广泛应用80年代：向开放性、智能化方向迈进50年代：二维CAD取代图板，造福工业生产工业制图：汽车制造、精密零件、模具、设备工程制图：建筑工程、装饰设计、水电工程、环境艺术设计、土木施工服装行业：服装制板、轻纺及服装设计电子工业：印刷电路板设计航空航天：飞机模型、模具电影、动画、广告、娱乐CAD与CAM的应用与特点应用甩掉图板、节省设计时间、降低制造成本、设计自动化、缩短生产周期、提高工作效率特点

是发生在开放网络Internet上的

商家与商家、商家与消费者之间的商业贸易3.电子商务中电子文件的产生电子商务ElectronticCommerce/InternetCommerce简称(EC/IC)电子合同：通过数据电文达成的非纸质的数字化合同电子支付：是一种电子信息传递，支付方式有银行卡、电子货币、电子支票、网上银行3.电子商务中电子文件的产生电子商务活动中产生大量的电子文件我国2005年施行《电子签名法》作用：1.身份识别。2.加密技术。3.对认证机构、电子商务信息实现有效管理产生的电子文件以电子证据形式存在如：合同、提单、保险单、发票等6三、电子文件的种类和特征6四种不同的分类方式一、磁记录文件

以各种数码磁带、磁盘、记忆磁芯、磁泡、磁卡、磁鼓等为载体的文件。二、光记录文件

以新型载体和新记录方式形成的文件，如光盘，而且正在发展，新的种类还将产生。1.按电子文件载体划分一、社会性电子文件

OA电子文件，多以文本、图像、音像形式存在二、科技性电子文件

CAD/CAM电子文件，多以光栅图或矢量图存在三、家庭性电子文件

电子邮件、电子相册、家庭个人写作作品等2.按电子文件产生的工作领域划分一、文本文件

占用空间小。如文件格式TXT，DOC等，二、图像文件通过扫描、拍摄形成，占用空间较大。如文件格式

JPG，TIF等，图像文件可通过光学字符识别OCR转换成文本文件。三、图形文件

计算机辅助设计产生的，如CAD，CAM的技术图纸四、语音文件

如WAV，MP3等五、视频文件

摄像机拍摄的或者是录像带转换的文件，占用空间非常大，如文件格式MPG、AVI等3.按电子文件的格式划分一、简单文件

仅由一种格式组成，如TXT文件二、复合文件

含有图形（签名）或数据（统计数据或表格）的文件。如含图形的WORD三、复杂文件

含有多种数据类型，如含有多个媒体（声音、动画、视频等）的文件PPT。4.按电子文件的组成方式划分6电子文件的八个特征汉字的处理：外码内码（二进制代码）图形的处理：二维一维像素“1”或“0”（二进制代码）声音的处理：声波电波数字信号影像的处理：画面（25帧/秒、30帧/秒）像素声音颜色、亮度、饱和度电子文件的数字化信息特征特征一纸质档案的数字化包括文字、图纸、图片、照片等

技术处理浏览照片纸质档案的数字化过程拍照扫描phototshopOCR压缩01010101录音录像档案的数字化过程010101模/数转换ADC录音录像数/模转换DAC调制解调器analogdigital010101

一是数字编码二是硬件三是软件四是技术设备的更新五是加密六是压缩技术七是兼容性问题信息在加工、存储、传递、检索过程中；软件在运行过程中；载体在更换过程中；都受到标准的制约对设备的依赖性对标准的依赖性特征二电子文件对设备及标准的依赖性一是肉眼对载体无识别能力二是载体上的信息记录密度极大三是载体上的信息往往在存储时对其进行了压缩或加密特征三电子文件载体的非直读性物理结构电子文件的存在形式逻辑结构电子文件的表现形式特征四电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性指文件信息存储在载体上的位置及分布情况。如正文、批示等在载体上的存储位置指文件自身的结构。如章节构成、各页的先后顺序等。物理结构逻辑结构元数据是关于数据的数据。是描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流程，又能够被计算机及网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。特征四电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性《电子文件元数据标准》

(2008年国家档案局下发的行业标准)标识信息背景信息内容信息结构信息期限和条件信息日志信息元数据《电子文件元数据标准》

(2008年国家档案局下发的行业标准)标识信息元素子元素1、来源信息1.1文件号1.2发文字号1.3全宗号1.4全宗名称1.5组织沿革1.6类别号1.7类别名称1.8案卷号1.9案卷名称1.10分类号1.11档号2、位置2.1当前位置2.2存储位置3、时间3.1形成时间3.2处理时间3.3归档时间标识信息背景信息内容信息结构信息期限和条件信息日志信息元数据电子文件元数据分层索引电子文件元数据分层索引－－背景信息元素子元素背景信息4、机构4.1机构属性4.2机构类型4.3机构代码4.4机构名称4.5部门类型4.6门名称5、操作者5.1作者类型5.2个人ID5.3个人名称5.4职位名称5.5电子签名6、文件处理6.1处理类型6.2处理描述元素子元素背景信息7、行为依据7.1依据名称7.2条款及其内容8、版本8.1版本编号8.2版本说明9、关联9.1关联文件ID9.2关联类型9.3关联描述10、文种11、稿本12、重要程度13、紧急程度14、文件大小15、文件页数16、文件份数电子文件元数据分层索引元素子元素内容信息17、题名17.1主标题17.2可选标题18、覆盖范围18.1时间范围18.2行政区域19、主题词20、内容描述21、附件22、语种标识信息背景信息内容信息结构信息期限和条件信息日志信息元数据《电子文件元数据标准》

(2008年国家档案局下发的行业标准)电子文件元数据分层索引标识信息背景信息内容信息结构信息期限和条件信息日志信息元数据《电子文件元数据标准》

(2008年国家档案局下发的行业标准)元素子元素结构信息23、格式23.1文件类型描述23.2文件格式及版本23.3模板23.4载体类型23.5载体规格24、软件环境24.1操作系统名称和版本24.2操作系统文件24.3数据库系统24.4信息处置平台25、硬件环境25.1配置要求25.2网络环境电子文件元数据分层索引标识信息背景信息内容信息结构信息期限和条件信息日志信息元数据《电子文件元数据标准》

(2008年国家档案局下发的行业标准)电子文件元数据分层索引元素子元素期限和条件信息26、权限管理26.1密级26.2公开范围26.3使用条件27、安全设置27.1数字水印27.2加密方法27.3CA28、处置28.1保管期限28.2处置行为28.3预处置时间标识信息背景信息内容信息结构信息期限和条件信息日志信息元数据《电子文件元数据标准》

(2008年国家档案局下发的行业标准)电子文件元数据分层索引元素子元素日志信息29、保管日志29.1事件类型29.2事件时间29.3事件描述29.4预期行为29.5预期行为时间30、使用日志30.1使用类型30.2使用者30.3使用时间30.4使用描述存储位置不固定，可以从一个载体转换到另一个载体可以通过网络传给一个或多个接收者还可以把电子文件的内容分解后通过不同的路径传递，存储在不同的地点和不同的设备进行处理，需要时再装配。特征五电子文件的信息与载体相分离性一方面一是网络系统过于复杂，缺陷太多二是众多黑客进行技术交流，破解防范技术三是有效的网络安全防范方法已远远超出电子计算机专家的知识、技能。特征六电子文件的信息共享性及不安全性一个终端上的电子文件也可以发给若干个网络终端，供大家阅读另一方面任何人可以到网络终端上阅读某个设备上的同一个电子文件(不加限制)造成信息易更改的原因：一是磁介质的可重写性。二是磁介质都具有随机读取的功能，任意定位（除磁带外的）。三是由于电子文件与载体的可分离性，在传递或更换载体时不留痕迹。特征七电子文件信息的易更改性特征八电子文件非实体归档的可能性在计算机网络上进行不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。（非实体归档）把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。逻辑归档物理归档6四、电子文件的凭证作用1.电子文件不再有固定的载体2.电子文件不再具有特定的字迹3.电子文件易于修改，改动后不留痕迹4.电子文件制作过程的虚拟化使对其原件的界定难于实现5.电子文件的迁移需要改变其格式或结构6.电子文件的签署技术还不成熟和普及影响电子文件原始性的因素什么是电子文件的“原始性”

对于一份电子文件来说，只要它的内容确实是当时由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，就认为它是原始的。“原始性”概念

它允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。与纸质文件原始性的区别1.签署技术：光笔签名、数字签名（密钥）2.认证技术：利用分组密码进行消息认证，认证电子文件的内容与发出时是否一致，从而证明这份文件的原始性和真实性。3.身份验证：用于电子文件访问权限的控制4.防火墙：防御外部攻击5.防写措施：如光盘的“只读”6.加密技术：对称密码算法和非对称密码算法维护电子文件原始性的技术措施加强对电子文件制作和管理人员的管理电子文件制作过程要职责分明建立电子文件全过程管理制度建立电子文件管理的记录系统既包括系统中自动记录（日志管理），也包括人工的记录维护电子文件原始性的管理措施一、电子文件具有法律效力的重要法理依据－－合法性、有效性、真实性

二、电子文件具有法律效力的现实障碍－－非直观性、可分离性、环境依赖性

三、确保电子文件具有法律效力的策略－－技术控制、法律手段、社会环境电子文件法律效力的确立电子文件的法律效力最终需要通过立法来确立，但必须解决下列前提条件：

1.电子文件载体和信息的稳定性提高

2.电子文件加密、认证、签署等信息安全技术的提高和普及应用

3.有足以说明电子文件形成过程的信息记录

4.有科学、合理的电子档案管理体系和管理制度《中华人民共和国合同法》1999年实施《中华人民共和国电子签名法》2004年8月28日人大通过，2005年4月1日施行《中华人民共和国电子签章条例》国家行政法规2003年6月1日生效电子文件法律效力的确立基于电子签名技术架构的电子文件归档系统

一、应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。1、登记处理过程中相互衔接的责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者）2、登记处理过程中的各类操作者（如打字者、发文者、收文者、存储管理者）3、登记处理过程中产生的责任凭证信息（如批示、签名、印章、代码等）4、登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

《电子文件归档与管理规范》GB电子文件的真实性、完整性和有效性保证（5项）1、建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。2、设置符合安全要求的操作日记，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。3、对电子文件采用防错漏和防调换的标记4、对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

二、应采取可靠的安全保护技术措施，保证电子文件的真实性电子文件的真实性、完整性和有效性保证

《电子文件归档与管理规范》GB

是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

三、应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。四、应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

《电子文件归档与管理规范》GB电子文件的真实性、完整性和有效性保证

是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

《电子文件归档与管理规范》GB电子文件的真实性、完整性和有效性保证

五、电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。6五、电子文件的积累、登记、鉴定与归档69积累登记鉴定归档整理移交、接收保管利用具体要求生命周期701、草稿性电子文件处于“自生自灭”状态。2、辅助性电子文件处于无人管理状态。3、正式电子文件往往只进行了逻辑归档。4、有些电子文件的存储载体不安全，信息记录格式不标准。5、对电子文件生成的设备环境数据，缺少登记。即背景信息收集不全。电子文件收集与积累的必要性一是在电子计算机网络系统上

二是用存储载体传递的电子文件两种类型电子文件的收集积累是贯穿于电子文件处理的整个过程

直读性机读性纸质文件电子文件文件自身电子文件本身程序类文件电子文件的收集积累过程

一、记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要确定是否保留。二、当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

《电子文件归档与管理规范》GB电子文件收集积累的要求(12项)

三、对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

对电子文件进行实时收集和存储的方法和过程

《电子文件归档与管理规范》GB电子文件收集积累的要求(12项)

四、对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

五、对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式。扫描文件以JPG、TIF为通用格式。电子文件收集积累的要求(12项)

《电子文件归档与管理规范》GB六、对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

七、对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体文件以MPG、AVI为通用格式。

八、对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。电子文件收集积累的要求(12项)

《电子文件归档与管理规范》GB

九、对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则必须连同专用软件一并收集。

十、计算机系统运行的信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。电子文件收集积累的要求(12项)

《电子文件归档与管理规范》GB

十一、对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。十二、定期制作电子文件备份电子文件收集积累的要求(12项)

《电子文件归档与管理规范》GB电子文件的登记要求(5项)

《电子文件归档与管理规范》GB电子文件登记表GB/T18894-2002表A.1表A.2

一、每份电子文件要在《电子文件登记表》中登记。

一、每份电子文件要在《电子文件登记表》中登记。电子文件的登记要求(5项)

《电子文件归档与管理规范》GB二、电子文件稿本代码M—草稿性电子文件U—非正式电子文件F—正式电子文件三、电子文件类别代码

T—文本文件

I—图像文件

G—图形文件

V—影像文件

A—声音文件

O—超媒体链接文件

P—程序文件

D—数据文件电子文件的登记要求(5项)

《电子文件归档与管理规范》GB电子文件登记表GB/T18894-2002表A.1表A.2

四、登记表应与电子文件同时保存。电子文件的登记要求(5项)

《电子文件归档与管理规范》GB

五、电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

一、电子文件的鉴定工作主要包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定。还包括确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限。电子文件的鉴定要求(4项)

《电子文件归档与管理规范》GB

电子文件的鉴定要求(4项)二、归档前由文件形成单位按照规定的项目对文件的真实性、完整性、有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

《电子文件归档与管理规范》GB

参照纸质文件包括背景信息和元数据归档范围三、电子文件的鉴定要求(4项)

《电子文件归档与管理规范》GB描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。四、

电子文件保管期限和密级的划分，参照纸质文件材料密级和保管期限的有关规定。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致，应在电子文件的机读目录上逐件标注。电子文件的鉴定要求(4项)

《电子文件归档与管理规范》GB

电子文件的归档逻辑归档需要随时进行，物理归档一般一年一次或两次

电子文件归档分两步一、逻辑归档--实时进行二、物理归档--定期进行一、凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。电子文件的物理归档要求(8项)

《电子文件归档与管理规范》GB电子文件的物理归档要求(8项)

二、把应归档的电子文件集中拷贝到耐久性好的载体上，一式3套：一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存，对于加密文件，要在解密后再拷贝。

《电子文件归档与管理规范》GB三、选择存储载体的优先顺序只读光盘一次写光盘磁带可擦写光盘硬盘不许使用软盘和优盘作为归档电子文件长期保存的载体高

低优先级电子文件的物理归档要求(8项)

《电子文件归档与管理规范》GB载体序号全宗号类别号密级保管期限存入日期电子文件的物理归档要求(8项)

《电子文件归档与管理规范》GB

四、存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，上面应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置禁止写操作的状态。

五、特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件电子文件的物理归档要求(8项)

《电子文件归档与管理规范》GB

六、将相应的电子文件目录、相关软件、其他说明一同归档，并附《归档电子文件登记表》。电子文件的物理归档要求(8项)

《电子文件归档与管理规范》GB归档电子文件登记表GB/T18894-2002表A.4表A.5

七、对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的目录。

八、归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。电子文件的物理归档要求(8项)

《电子文件归档与管理规范》GB6六、归档电子文件的管理与利用

一、归档电子文件的整理按DA/T22－2000《归档文件整理规则》规定的要求进行。二、归档电子文件以件为单位整理。归档电子文件的整理（6项）

《电子文件归档与管理规范》GB

三、同一全宗内的电子文件按照下列方案进行分类年度－保管期限－机构（问题）保管期限－年度－机构（问题）或者

《电子文件归档与管理规范》GB归档电子文件的整理（6项）

四、按电子文件类别代码相对集中组织存储载体

T—文本文件

I—图像文件

G—图形文件

V—影像文件

A—声音文件

O—超媒体链接文件

P—程序文件

D—数据文件电子文件类别代码

《电子文件归档与管理规范》GB归档电子文件的整理（6项）

五、电子文件著录应参照DA/T18－1999《档案著录标准》进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识。

《电子文件归档与管理规范》GB归档电子文件的整理（6项）

2008年又颁布了《辽宁省档案数字化技术标准》和《辽宁省照片、音频和视频档案目录数据库结构与交换格式》

《电子文件归档与管理规范》GB归档电子文件的整理（6项）

《电子文件归档与管理规范》GB归档电子文件的整理（6项）六、将著录结果制成机读目录和纸质目录文件形成单位档案保管部门应对归档的每套载体及其技术环境检验合格率达100%方可进行交接移交前接收前归档电子文件的移交与接收（4项）

《电子文件归档与管理规范》GB一、二、检验项目有：

1、载体无划痕，是否清洁；

2、有无病毒；

3、核实电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

4、核实登记表、软件、说明资料是否齐全；

5、对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册是否完整。归档电子文件的移交与接收（4项）

《电子文件归档与管理规范》GB

检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。归档电子文件的移交与接收（4项）

《电子文件归档与管理规范》GB归档电子文件移交、接收检验登记表GB/T18894-2002表A.3

归档电子文件的移交与接收（4项）

《电子文件归档与管理规范》GB

三、档案保管部门应按照要求及检验项目对电子文件逐一验收。不合格者，应退回形成单位重新制作,并再次对其进行检验。归档电子文件的移交与接收（4项）

《电子文件归档与管理规范》GB

四、档案保管部门验收合格后，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》的填写、签字、盖章。登记表一式2份，一份交电子文件生成单位，一份由档案保管部门自存。归档电子文件的保管可存取性可用性目的保管环境、载体检测保存技术环境、迁移存储在载体上的信息能完整地通过计算机软硬件平台，以人们可以理解的方式显示出来电子文件归档后形成的电子档案能够在以后的利用中得以恢复和还原，并准确完整地以人们直观理解的方式显示出来

一、归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：1.归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。2.单片载体