总体解决方案汇报-采购2.0

三一重工ERP项目组2006年08月

三一重工ERP项目整体解决方案汇报采购管理分卷目录实施的总体目标实施的范围业务流程总图整体解决方案附件：业务流程清单采购管理实施的总体目标实现集团集中采购模式提高采购计划的准确性加强采购控制加强采购执行的跟踪与考核优化采购流程目录实施的总体目标实施的范围业务流程总图整体解决方案附件：业务流程清单采购管理实施的组织范围采购管理实施的业务范围采购计划管理询报价及供应货源管理采购订单管理采购收货管理结算管理（公司间及与供应商的结算）目录实施的总体目标实施的范围业务流程总图整体解决方案附件：业务流程清单采购管理流程框架目录实施的总体目标实施的范围业务流程总图整体解决方案附件：业务流程清单集团集中采购模式：基础数据共享现状：

有需求才建立供应商信息，缺乏对潜在供应商信息的维护与共享工序外协及设备备件各自维护自己的供应商信息，缺乏共享变革：

主动维护潜在供应商信息集团内执行统一的供应商编码规则根据评估结果维护供应商配额收益：

资源共享主动维护潜在供应商信息，供应商资源实现了共享提高工作效率询报价单、比价表

集团集中采购模式：商务与物流集中现状：

长沙地区内实现了商务与物流的集中管理

上、沈、京管理方式分为三种方式：双集中（商务与物流集中）；单集中（商务集中）；授权采购

方案：

1.系统支持商务与物流职能分开。

2.系统支持各种双集中、单集中等管理模式收益：

系统支持目前的集中采购模式，并为以后采购模式的变更提供了更大的扩展性。提高采购计划的准确性现状与不足：1、能够制订分解到周的采购计划2、制订采购计划时参照了MRP的基本原理3、建立了采购计划反馈和确认机制4、能够对采购计划进行分周考核5、物料清单必须手工调用，工作量大且与更改不同步，准确性不够6、物料清单影响了采购计划的准确性，计划必须经物流工程师确认7、没有系统地解决生产计划调整问题8、各部门所需的临时计划，采购OA方式进行申报，汇总和下达工作量大提高采购计划的准确性变革：1、采购计划由计划推进本部归口管理，商务本部主要负责采购合同的签订和采购计划的执行2、采购需求通过物料需求计划自动产生3、系统自动将到期的计划订单转换为采购申请4、系统提供战略物资采购计划建议表，提交战略物资委员会审批5、系统提供了各项采购计划的考核方法6、系统支持临时计划的提交、审批、确认、货源分配等工作

提高采购计划的准确性收益：1、采购计划编制时间缩短2、清单与物料需求计划同步，采购计划的准确性大为提高3、保证了采购订单调整的及时性和合理性。4、采购计划确认和维护效率得到提高5、计划考核通过系统自动实现6、临时计划的跟催能通过系统实现。不可能漏单执行率增强

加强采购控制现状与不足：1、询报价采购手工方式进行2、比价表由手工汇总制作3、建立了严格的采购合同评审制度4、采购合同由数据录入员录入系统，由合同管理员进行归档管理5、供应商评估由通过手工进行6、质量索赔主要由质量工程师负责

加强采购控制解决方案：1、价格的控制:商务与物流的分开，完善询报价流程2、货源的控制：完善评估，货源的计划性3、配额的控制：事前计划，事后分析4、收货的控制：收货数量与物料的控制5、退货的控制：完善退货跟踪控制收益：

1、对采购价格进行有效的控制2、提高工作效率

3、规范供应商配额管理，提升与优质供应商的关系

加强采购执行的跟踪与考核：采购订单现状：1、使用手工采购订单。2、跟催结果掌握在物流工程师手中3、订单的调整主要依靠物流工程师的责任心4、已进行了订单的审核工作，但没有规范5、紧急采购没有规范6、委外加工流程不明确7、采购件退货与采购材料让售执行同一流程加强采购执行的跟踪与考核：采购订单解决方案：1、所有采购订单由系统自动转换2、系统产生长周期采购物料的跟催表3、采购订单的跟催结果必须在系统中进行维护4、增加了紧急物料采购订单下达流程5、增加材料让售流程6、增加了委外加工采购流程7、规范采购件的退货流程加强采购执行的跟踪与考核：采购订单收益：1、所有订单通过系统下达，规范了订单的管理、提高了工作效率2、实现了在途信息的共享跟催结果维护异常原因监控3、明确了委外加工处理流程4、规范了采购件退货流程5、规范了材料让售流程6、规范了退货的跟催和处理

优化采购流程：结算现状：1、报帐由物流工程师进行2、必须填写报帐单、收货票据、入库数据、形式发票、增值税发票四单匹配3、紧急采购的报帐流程没有明确4、资金计划制订时经验成分较重，没能提供有力的系统支持未来系统：1、报帐的单据减少到两张，应开增值税发票清单和增值税发票2、设置一个报帐专干岗位，专门从事采购报帐工作3、系统将产生采购资金计划建议表收益：1、提高了工作效率2、增加了资金计划制定的合理性优化采购流程：收货现状：1、物流工程师必须将收货票据送到仓库2、物流工程师必须跟催入库验收的全过程未来系统：1、收货票据由仓库打印2、入库小组验收时直接录入系统3、收货与退货之差是供应商开票的数量收益：1、提高了工作效率2、工作规范，提高公司知名度附件：业务流程清单流程编码流程名称流程描述02020101供应商主数据维护流程供应商主数据维护流程主要描述了收集、维护供应商主数据的操作过程，它是由供应商评估流程或询报价流程产生对供应商进行信息维护的需求，由商务工程师确认是新增供应商，然后由质量工程师进行供应商信息收集，并将已收集的信息交数据录入员录入到SAP系统。02020201采购计划下达流程采购计划制定流程主要描述了采购物料净需求的计算及采购订单的确认过程。它首先由系统根据中期生产计划（SOP）、物料清单（BOM）、和现有库存状况、在途库存状况、安全储备等自动计算出来的一个计划周期内（如6个月等）的物料净需求（即计划订单）；再通过系统自动检测出哪些计划订单已到期，最后由主计划员将到期的计划订单转化成采购申请，参与货源分配。02020202战略物资采购计划下达流程战略物资采购计划下达定流程主要描述了战略物资净需求的计算及采购申请的确认过程。它首先由系统根据年度生产大纲、中期生产计划（SOP）、物料清单（BOM）、和现有库存状况、在途库存状况、安全储备等自动计算出来的一个计划周期内（如6个月等）的物料净需求（即计划订单）；再通过运行系统自动检测出哪些计划订单已到期，打印出战略物资需求表；由物流工程师修改战略储备，经计划管理专干和业务部长审核、商务总监审批，报战略储备委员会批准；最后由主计划员录入系统，转化成采购申请，参与货源分配。02020203临时采购计划下达流程临时采购计划下达流程主要描述了临时物料需求如固定资产、工具、行政办公用品、及生产性物料的产生及采购申请的确认过程。它首先由需求人员查询物料代码，对于没有物料代码的物料，必须先执行物料主数据维护流程；再由需求人员录入系统，通过需求方审批（一级部门第一负责人）；商务本部临时计划员确认后，才能参与货源分配。02020204集团关联企业采购计划下达流程集团关联企业采购计划下达流程主要描述了集团关联企业采购计划的报送及采购申请的确认过程。集团关联企业报过来的采购计划，必须是经批准的

“采购计划申请表”；该计划由临时计划员确认；集团关联企业报送的采购计划，原则上都必须带物料编码；对于没有编码的物料，由临时计划员代为申请，执行物料主数据维护流程；“采购计划申请表”由商务本部临时计划员确认后，才能参与货源分配。

02020205采购计划跟踪考核流程采购计划跟踪考核流程主要描述了商务本部计划考核指标的搜集过程。主计划员在规定的考核周期（如一周、一月）到期后，运行系统中的计划考核报表，产生《采购计划执行情况表》、《配件计划执行情况表》、《临时计划执行情况表》、《计划执行异常情况表》等，形成各类完成情况指标；再由主计划员对计划异常情况进行分析，出具《异常原因分析报告》，交物流工程师及相关领导采取措施；最后由主计划员出具计划考核报告，提出绩效考核建议。业务流程清单流程编码流程名称流程描述02020301询报价管理流程询报价管理流程主要描述了询报价的执行过程，详细定义了执行询报价的整个环节。它由商务本部商务工程师，以询价需求为依据，根据收集的供应商信息，由系统运行得出询价单，然后通过维护供应商对询价单的反馈信息，得到供应商比价表，并进行供应商选定。02020302商务合同签定流程商务合同签订流程主要描述了商务合同的签定过程，详细定义了商务合同签定的整个环节。它由商务工程师在确定供应商后，先与供应商拟定合同再按《商务合同评审制度》进行报批，并由合同管理专干将已批准的合同录入系统，并对合同进行存档。02020303供应商货源确定流程供应商货源确定流程是指在商务合同生效后，数据录入员根据系统中供应商货源清单所需信息，将商务合同的相关信息录入并形成货源清单。02020304供应商货源分配流程供应商货源分配流程主要描述了供应商货源的分配过程，详细定义了供应商货源分配的整个环节。它由物流工程师在采购申请生成后，以货源清单为基础，按照配额协议的分配比例，由系统运算得出分配到供应商的货源分配表。物流工程师在对货源分配的合理性进行审核后，需对不合理的分配重新指定供应商进行采购，并对无供应商货源的采购申请进行紧急程度的判别。02020305配额协议确定流程配额协议确定流程主要描述了配额的确立过程，详细定义了采购配额确立的整个环节。它由商务本部商务工程师根据供应商评估结果，提交供应商配额变更表，经部门主管批准后由数据录入员录入系统并由合同管理专干进行存档。02020306供应商评估流程供应商评估流程主要描述了供应商的评估过程，详细定义了供应商评估的整个环节。它由商务部门质量工程师，以系统提供的质量、交货、价格、服务等信息为依据，按照预定的评估计划，由系统运算出各供应商的评估结果，最后进行批准。业务流程清单流程编码流程名称流程描述02020307供应商冻结流程供应商冻结流程主要描述了冻结供应商的处理过程，详细定义了冻结供应商的整个环节。它来源于供应商评估或重大质量事故需要进行冻结的供应商，并由商务本部质量工程师在SAP系统中进行供应商冻结处理。02020308供应商索赔流程供应商索赔流程主要描述了供应商索赔的实施过程，详细定义了向供应商索赔的整个环节。它由质量工程师根据质量保证部提供的售后或生产的质量问题，整理成索赔清单，由财务部门对因质量问题所产生的费用进行单独科目管理，由质量工程师与供应商签定索赔协议并将索赔协议转财务部作帐务处理。02020401采购订单下达流程采购订单下达流程主要描述了采购订单的确立过程，详细定义了采购订单确立的整个环节。它先由物流工程师根据《02.03.04-供应商货源分配流程》制定，然后经计划管理专干审核、业务部长批准，最后由物流工程师打印并下发给供应商。02020402采购订单调整流程采购订单调整流程主要描述了生产计划变更时采购订单随之变更的过程。首先，当生产计划发生变更时，主计划员运行系统，系统根据变更的生产计划、物料清单（BOM）等自动运行出一个采购订单变更申请表；然后，物流工程师根据库存情况和采购参数（如订货批量、安全储备等），落实采购订单变更申请表，并联系供应商进行采购订单变更。当供应商同意变更时，物流工程师更改采购订单，并在系统中进行维护，经审批后发给供应商，以满足生产计划变更的需要；当供应商不同意变更时，由物流工程师重新进行货源分配，下达采购订单，以满足生产计划变更的需要。02020403工序外协采购流程工序外协采购流程主要描述了工序外协件的采购过程，定义了从接到工序外协采购申请到物料回司入库的整个操作环节。本流程的接入流程对工序外协计划的编制过程进行了规定，即：外协清单由制造部根据产能讨论确定并需经事业部总经理批准；外协工序由车间计划员进行维护；外协计划随生产订单同时下达等。本流程主要分为4个部分：1签订商务合同；2办理出门手续；3跟催外协加工进度；4外协收货。02020404紧急物料采购订单下达流程紧急物料采购订单下达流程主要描述了紧急采购时产生的临时商务合同的制订和维护过程。它要求商务工程师根据《02020304供应商货源分配流程》产生的采购申请，执行《02020301询报价管理流程》，选定供应商，制订临时商务合同并录入系统。物流工程师根据选定的供应商及临时商务合同，下达紧急采购订单。同时，商务工程师按《02020302商务合同签订流程》办理合同审批手续。流程编码流程名称流程描述02020405采购跟催流程采购跟催流程主要描述了采购跟催的操作过程，详细定义了采购跟催的整个环节。它要求物流工程师将跟催中落实的，采购物料在备料、生产、运输、检验、入库等各环节上的完成时间录入系统，系统根据采购物料的标准周期与业务员跟催时维护的实际周期进行比较，及时发现采购订单执行中的异常状况，尽早采购措施，以确保供应。原则上，物流工程师必须对所有采购物料跟催，但采购跟催流程对长周期采购物料和资源紧张的物料较为适用。02020406采购件退货流程采购件退货流程主要描述了采购件退货的操作过程，详细定义了采购件退货操作的整个环节。它由物流工程师每周查询废料仓库的废料及积压库存情况，以商务工程师提供的退货协议为依据，按照公司出门制度的要求，办理的退货。02020407入厂检验退货流程入厂检验退货流程主要描述了检验不合物料退货的操作过程，详细定义了退货操作的整个环节。它由物流工程师以系统查询的退货信息为依据，在与供应商确认退货方式后，通过系