第3讲 工作分析

第3讲工作分析案例一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上，车间主任叫操作工把洒在地板上的液体打扫干净，操作工拒绝执行，理由是任职说明书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查任职说明书上的原文，就找来一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝，他的理由是任职说明书里同样也没有包括这一类工作，这个工作应由勤杂工来完成，因为勤杂工的职责之一是作好清扫工作。车间主任威胁服务工说要解雇他，因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意，但是干完以后就立即向公司投诉。有关领导看了投诉以后，审阅了这三类人员的任职说明书：机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的任职说明书规定：操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作的状态，但并未提及清扫地板；服务工的任职说明书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原料和工具，随叫随到，即时服务，但也没有包括清扫工作；勤杂工的任职说明书里确实包括了各种形式的清扫工作，但他的工作时间是从正常工人下班以后开始。引出问题机床周围地板的清洁工作谁来做？工作职责分歧这就需要进行岗位分析，确定职责！4–3讨论职位分析的实质，包括什么是职位分析以及如何运用职位分析的结果。2.至少能够使用3种以上收集职位分析信息的方法，其中包括访谈法、问卷调查法和观察法。3.会运用互联网及一些传统的方法来编写职位描述书，其中包括职位概要和职位的主要职能。4.编写一份任职资格说明书。5.说明在员工得到很多授权的背景下的职位分析问题，包括其含义以及在实践中是如何操作的。学习目标模拟任务二根据任务一:模拟公司的人力资源战略与规划，运用不同的方法对不少于5类工作岗位进行分析，并形成相应的岗位说明书。重点1：岗位分析的过程展示（程序步骤等）及工作分析方法的运用（即运用了何种方法？具体如何运用这种方法的）。重点2：说明每个岗位是干什么的（工作或岗位描述）？符合什么样的资格可以胜任该岗位（工作规范或任职职格）？4–5我们学到哪了第3章公司战略规划·我们处在什么样的行业中？·我们的竞争基础是什么？·为了实现我们的战略目标，我们的员工需要具备哪些特征和技能？第4章人力资源规划和职位描述第8章基于职位要求的员工培训第11,12,13章员工报酬第17,18章全球化和创业企业中的人力资源管理第9,10章员工评价第6,7章面试和员工甄选第5章员工招募第2,14,15,16章遵守伦理道德标准、公平就业机会法律、安全规章及其他人力资源相关法律4–63.1职位分析的基础:术语职位分析一个确定这些职位所需承担的工作职责以及这些职位需要具有哪些特征的任职者来承担的过程。职位描述职位分析的成果之一，一份包含了职位职责、责任、汇报关系、工作环境和监督责任的清单。任职资格说明书职位分析的另一个成果，是一份包含了职位要求即教育背景、技能、个性等信息的清单。

工作分析（jobanalysis）也可以叫做职位分析、岗位分析，它是指了解组织内的一种职位并以一种格式把与这种职位有关的信息描述出来，从而使其他人能了解这种职位的过程。

具体来说，工作分析就是要为管理活动提供与工作有关的各种信息，这些信息可以用“６Ｗ１Ｈ”加以概括。

（1）做什么（what）指所从事的工作活动。如：任职者所要完成的工作活动是什么？任职者的这些活动会产生什么样的结果或产品？任职者的工作结果要达到什么样的标准？（2）为什么（why）表示任职者的工作目的，也就是这项工作在整个组织中的作用。如：做这项工作的目的是什么？这项工作与其它工作有什么联系？对其它工作有什么影响？（3）用谁（who）指对从事某项工作的人的要求。如：应具备身体素质、知识和技能、教育和培训、经验、个性特征、其他等。（4）何时（when）表示在什么时间从事各项工作活动。如：工作活动有固定时间？什么时候做？哪些工作活动是每天、每周、每月必做的？（5）在哪里（where）表示从事工作活动的环境。如工作自然环境，地点（室内、外）、温度、光线、噪音、安全条件等。社会环境：所处文化环境（跨文化环境）、工作群体人数、完成工作所要求的人际交往的数量和程度。（6）为谁（forwhom）是指在工作中与哪些人发生关系，发生什么样的关系。如工作要向谁请示和汇报？向谁提供信息或工作结果？可以指挥或监控何人？（7）如何做（how）是指任职者怎样从事工作活动以获得预期的结果。如：工作一般程序？使用哪些工具？操纵什么机器？涉及文件或记录有哪些？重要控制环节是哪些？4–153.2职位分析信息的类型工作活动人的行为对人的要求工作环境机器、工具、设备及其它辅助工具绩效标准职位分析收集的信息4–163.3职位分析信息的用途招募与甄选薪酬遵守公平就业机会法律的规定发现无人承担的职责绩效评价培训职位分析收集的信息

具体：为其他人力资源管理活动提供依据（1）工作分析为人力资源规划提供了必要的信息。（2）工作分析为人员招聘录用提供了明确的标准。（3）工作分析为人员的培训开发提供了明确的依据。（4）工作分析为制定公平合理的薪酬政策奠定了基础。（5）工作分析还为科学的绩效管理提供了帮助。4–18图4–1

职位分析信息的用途职位分析职位描述与任职资格说明书招募与甄选决策绩效评价职位评价——工资及薪资决策（薪酬）培训要求4–193.4职位分析的步骤12345职位分析的步骤:审查相关背景信息决定你将如何应用信息.选择有代表性的职位.实际进行职位分析核实所得到的职位分析信息6编写职位描述和任职资格说明书工作分析的系统模型4–21图4–2

用于分析与一个职位有关的工作流的流程图来自工厂管理人员的信息投入作为当前研究对象的职位：质量控制员就零配件质量向工厂管理人员提供信息产出向工厂管理人员提供的产品质量来自供应商的零配件投入4–223.5收集职位分析信息的方法（P130--141）访谈法问卷法观察法收集职位分析信息的方法日记、日志法

主要是由工作分析专家与被分析工作的任职者就该项工作进行面对面的谈话，主要围绕以下内容进行：工作目标；工作内容；工作的性质和范围；所负责任；所需知识与技能，等等。工作分析者在访谈时应注意以下几点：（1）尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言恰当。；（2）营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到轻松愉快；（3）应注意对被访谈人的启发、引导，但应避免发表自己个人的观点和看法；（4）访谈前应预先准备好相关问题和访谈记录表

收集职位分析信息的方法1：访谈法4–25职位分析：访谈指南职位分析者和直接领导应该一起合作，来识别最了解工作的员工。尽快与被访谈者建立起融洽的关系。依照一张结构化的指南或问题清单来提问，在单子上不仅列出需要提问的问题，同时还留出空白来用于填写被访者回答的内容。求任职者按照所履行的工作职责的重要性程度和发生频率的高低将它们一一列举出来。在访谈结束后，要对信息进行审查和核实。4–26信息来源员工个人员工群体了解职位信息的直接主管优点迅速、直接地寻找被忽视的信息缺点信息扭曲访谈提纲结构化非结构化4–27收集职位分析信息的方法2:问卷法信息来源让员工们通过填写问卷的方式来描述自己的工作职责问卷形式结构化问题清单开放性问题优点是一种快速而高效地从大量员工那里获取信息的方法缺点准备和设计问卷耗费时间和金钱

当工作分析牵涉到分布较广的大量员工时，问卷调查法是最有效率的方法。

工作分析问卷例1

日期：————————公司名称：————职位与职称：————————所属部门：————所属科室：————主管姓名：————总公司、分公司或地区办事处：————————1.说明工作的主要职责：————————————2.其他较不重要的职责：————————————3.请列举你所用的工具：持续使用经常使用偶尔用及——————————————————————————4.做此工作需要何种教育程度？（请勾列出）□高中以下□高中□大专□大专以上———————————————————5.担任此工作需要多少年的有关的工作经验□不用经验□1到3年□10年以上□3个月以下□3到5年□3个月到1年□5到10年

——————————————————————————6.你一个人以为要做好或熟悉此工作，需要多长的培训？□两周或少于两周□6个月□两年□三个月□1年□三年_____________________________________________

7.做好此项工作需要的监督程序如何？□经常性地监督。除去不重要之差异，其余一并交由主管处置。□(每日几次即可，包括呈报，接受意见及指派工作。按照一定的方式与程序进行。例外事项尤应注意。□(偶尔。由于多数工作皆重复且互相牵连，因此只以制定规则与标准指引进行管制即可。对于不寻常的问题亦要注意，并时而提供建议与采取行动。□(有限监督。工作一经指派后全权负责，虽有若干工作方法可供采用，不过不妨有自己的一套。□确定大目标即可。评估工作，可用任何方式。主要重在整体成效。经常发展一些可获预期成果的方法。□少量或没有直接监督。工作方法之选择、发展与协调只要在一般政策的范围内容皆可任意行之。8.你所作之任何独立的决策的范畴与性质如何？________________________________________________________你认可的事项在生效前是否经常要经复合？如果要，由谁复核？你拒绝的事项在生效前是否经常要经复核？如果要，由谁复核？____________________________________________________9.本工作亟须哪一方面的才能、创意，以及（或）进取的精神？例如：_____________________________________________10.在本工作中可能会产生哪些差错？__________________________________________________这些差错如何被发现或检查到？一旦差错发生而不被发现，会发生何种后果？________________________________________________11.关于公司业务，该如何与他人进行联系？——————————————持续不段频繁偶尔从不方法（写信、电话等）其他部门的职工————————————————公司政策执行当局————————————————社会大众：或同业公会——————————————————————————政府机关——————————————————————————————其他（请指出）——————————————————————请列举说明联系之目的：————————————————————————————12.试说明会导致疲惫的肌肉动作、身体移动、工作位置与姿势的改变。并请估计每项因素的时间长短。___________________________________________13.请指出你不愿呆的不良工作环境，例如脏、嘈杂、湿漉、浊气、热度、外面的天气、单调及危险事故等。——————————————————————————————————————你每个月整晚开车的天数约略多少？怎么安排？——————————————————————————————————————————每个月你大约要跑多少公里？———————————————————————————————————————————如果你负责他人的工作，请回答下列问题。———————————————————————————————————————14.本项工作有下列哪些监督职责？□指导□分派人员□派工□解决员工问题□核工□甄选新员□规划别人的工作□调动推荐；核准□订立标准□奖惩建议；核准□协调业务□革职建议；核准□加薪（提议？；核准？）请列举在你直接监督下的工作名称及所属人员之数目：————————汇总由你指挥的属员数目______评语：______________________填写人：

主管人员注意要项：你的签名表示你已核阅上述的工作描述。如有必要修正，请以红笔于适当的地点填附，希望能就上述各项分别加以评述。这个项目在定案前仍然会与你交流意见。

在你属下担任此项工作的人员有几个？____核阅人：____职衔：____4–34图4–3

为编写职位描述而设计的职位分析问卷例2职位分析信息表职位名称

填表日期

职位代码

所属部门

直接上级职位名称

工作时间为从上午

到下午

职位分析员姓名

该职位的总体工作目的是什么？

如果任职者还监督他人的工作，请列出被监督职位的名称；如果在职位名称相同职位上工作的员工有一人以上，请在圆括号中填写具体人数。

请标明以下哪些活动属于本职位任职者的直接上级需要承担的责任。

培训

绩效评价

检查工作

编制预算

指导和/建议

其他（请具体说明）

请描述本职位的任职者所受到的监督管理的类型及程度。

4–35图4–3

为编写职位描述而设计的职位分析问卷（续）工作职责：简要描述该职位上的任职者都做些什么，如果可能，请描述出他或她是如何做这些工作的。请按照以下分类列举工作职责：a.日常工作职责（每天或几乎每天都要完成的常规工作职责）

b.周期性工作职责（每周、每月、每季度或按照其他时间间隔周期性完成的工作职责）

c.无履行时间规律的工作职责

任职者是否承担着他或她认为本来没有必要承担的工作职责？如果有的话，请加以说明。

任职者是否承担着某些在其现在的职位描述中并不存在的工作职责。如果有的话，请加以说明。

受教育程度：请在以下选项中选出职位对任职者的受教育程度所提出的要求（不是现在的任职者的实际个人受教育情况）。

无正规教育要求

完成8年级以上的教育

有高中毕业或与之相当的文凭

有两年制大学毕业或与之相当的文凭

有四年制大学毕业或与之相当的文凭

有研究生毕业或更高级的学位请具体说明：

需要有专业执照请具体说明：

工作经验：请选出职位所要求的工作经验。

无经验要求

一个月以内

1—6个月

6个月—1年

1—3年

3—5年

5—10年

10年以上工作地点：请选出职位的工作地点，如果有必要或合适的话，请作简要描述。

户外

室内

地下

矿井

脚手架

其他（请具体说明）4–36图4–3

为编写职位描述而设计的职位分析问卷（续）工作环境、工作条件：请选出在工作中可能会遇到的各种不利条件，并说明遇到这些条件出现的频率如何（“很少”、“偶尔”、“经常”等等）。

污垢

粉尘

热

冷

噪声

烟熏

有气味

湿润/潮湿

振颤

温度突然变化

黑暗或光线很弱

其他（请具体说明）健康和安全：请选出任职者在执行工作任务时必须面对的不利的健康和安全条件，并说明遇到这些工作条件的频率。

高空作业

机械伤害风险

爆炸风险

电力伤害风险

火灾风险

辐射风险

其他（请具体说明）机器、工具、设备及其他工作辅助物：请简要描述任职者在工作中经常使用的机器、工具、设备或其他工作辅助物：

是否已经建立了具体的工作标准（允许的误差、完成特定工作任务能够耗费的时间等）？如果是，请具体说明这些标准是什么：

职位是否对任职者的个人特征有要求（特殊的才干、身体特征、人格特征等）？

任职者在正常条件工作时，是否有可能遇到异常问题？如果是，请加以说明：

请描述圆满完成职位上的工作任务时的情况或最终成果：

职位上的任职者在工作中出现偏差可能造成的危害程度如何？任职者的这种失误会对什么事情或什么人产生影响？

职位上的优秀任职者有可能会被晋升到什么职位上？

[注：此表显然是针对制造业环境而设计的，但是很容易通过调整就能适用于各种不同类型的职位。]4–37图4–4

一种准备在线使用的职位描述样本4–38图4–4

一种准备在线使用的职位描述样本（续）观察法是运用感觉器官或其他工具观察员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等，并用文字或图表形式记录下来，然后进行分析与归纳总结。观察法的使用原则①被观察者的工作应相对稳定，即在一定的时间内，工作内容、程序、对工作人员的要求不会发生明显的变化；②适用与大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作，不适用于脑力活动为主的工作；③要注意工作行为样本的代表性，有时，有些行为在观察过程中可能未表现出来；④观察人员尽可能不要引起被观察者的注意，不应干扰被观察者的工作。⑤观察前要有详细的观察提纲和行为标准。收集职位分析信息的方法3：观察法

工作分析观察提纲（部分）被观察者姓名：————日期：——————————观察者姓名：——————————观察时间：——————————工作类型：——————————工作部门：————————————观察内容：1.什么时候开始正式工作？————————2.上午工作多少小时？——————————3.上午休息几次？————————4.第一次休息时间从————————到————————。5.第二次休息时间从————————到————————。6.上午完成产品多少件？————————7.平均多长时间完成一件产品？————————8.与同事交谈几次：————————9.每次交谈约多长时间？————————10.室内温度————度11.上午抽了几支香烟？——————12.上午喝了几次水？——————13.什么时候开始午休？————————14.出了多少次品？————————15.搬了多少次原材料？——————16.工作地噪音分贝是多少？——————4–41信息来源观察和记录员工在完成工作时的身体行为优点获得第一手信息减少信息失真缺点耗费时间反应性问题——即当你正在观察员工的时候，他们可能改变自己的日常工作行为难以跟踪整个工作周期难以观察脑力劳动4–42收集职位分析信息的方法4：工作日记（日志）法

信息来源员工将自己在一天当中所从事的每一项工作活动，都（按时间的先后顺序）以日志的形式记录下来优点全面的展示工作员工参与缺点信息失真需要员工准确的回忆工作活动

工作日志法又称工作写实法，指任职者按时间顺序、详细记录自己的工作过程，然后经过归纳、分析，达到工作分析目的的一种方法。工作日志填写说明（1）请在每天工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填切忌在一天工作结束后一并填写。（2）要严格按照表格要求进行填写，不要遗漏那些细小的工作活动，以保证信息的完整性。（3）请提供真实的信息，以免损害您的利益。（4）请注意保留，防止遗失。感谢您的真诚合作!（正文）工作曰志填写实例5月29曰工作开始时间8：3O工作结束时间17：3O

工作日志姓名：年龄：岗位名称：所属部门：直接上级：从事本业务工龄：填写日期自

月

日至

月

日某公司员工工作日志实例4–44方法5.量化的职位分析技术职位分析问卷法职能性职位分析法量化的职位分析美国劳工部职位分析程序

(1)

职位分析问卷

美国普渡大学（PurdueUniversity）的研究员曾经研究出一套数量化的工作描述法。这就是“职位分析问卷”（PAQ）它有194个问题，共分为六个部分：资料投入（即指员工在进行工作时获取资料的来源及方法）。用脑过程（即如何去推理、决策、计划及处理资料）。工作产出（即员工该完成哪些体能活动，使用哪些工具器材）。与他人关系（与本身工作有关人员的关系如何）。工作范畴（包括实体性工作与社交性工作）。其他工作特征（其他有关工作的活动、条件与特征）。PAQ职位分析问卷（部分）1.资料投入1.1工作资料来源：（请与下列诸项工作资料来源，依其应用频度，评其等次）1.1.1肉眼可及工作资料来源：1.书面资料（书、报告、笔记、短文、工作指令等）。2.数量性资料（所有涉及数量或金额的资料，包括图、科目、规格、数字表等）。3.图片资料（例如草图、蓝图、地图、照片及X光胶片、电视图片等）。4.铸模及有关的工具（摸板、型板、铸具等。大凡必得依样使用者皆可为资料来源；但不包括上面第三项所得到

的资料）。5.指示器（拨号盘、度规、信号灯、雷达、计速器等）。6.侧度计（尺、弯脚规等，用来收集实体之测试资料，但并不含第5项所示的器具）。7.机具（工具、设备、机械及其他在作业时所用的机械性器具）。8.在制原料（零件、原料等，凡是可经修饰、加工处理者皆可充为资料之来源，例如面团、经车床加工的元件、裁切过的线，待加鞋底的鞋）。9.非在制原料（未加入转化或增饰的过程之原料、零件。凡正受检验、处理、包装、配售、选品的原料，亦可充作资料来源之一。包括存储中的原料项或置于配售管道的货品等）。10.自然的特征（风景、原野、地质、植物、气候等可以观察到自然征象皆可充为资料来源）。11.人为的环境特征（房屋建筑、水坝、公路、桥梁、船坞、铁道及其他人工或刻意改造的户内外措施，但并不包含第七项所述之设备、机器等）。符号使用范围：NA不适用1不常2偶尔3适中4相当频繁5大量应用4–47图4–5

从一份已完成的职位分析问卷中节选下来的一部分The194PAQelementsaregroupedintosixdimensions.Thisexhibitlists11ofthe“informationinput”questionsorelements.OtherPAQpagescontainquestionsregardingmentalprocesses,workoutput,relationshipswithothers,jobcontext,andotherjobcharacteristics.4–48表4–1

美国劳工部职位分析程序中使用的任职者基本职能

信息人事情0综合0辅导0创立

1整理1谈判1精密加工

2分析2指示2操纵/控制基本3汇编3监督3驾驶/操作活动4计算4取悦4处理

5复制5说服5照料

6比较6交谈/示意6进料/卸料

7服务7搬运

8接受指令/协助4–49图4–6

基于美国劳工部职位分析技术的一个报告样本4–50方法6基于互联网的职位分析优点用一种标准的方式向不在同一地域的员工收集信息相比面对面的访谈更为节省时间用最小的干预和指导就能收集信息4–51图4–7从美国劳工部在线职位分析模型中选取的一般性工作活动类型4–523.6职位描述的编写职位标识职位概要职责和责任任职者权限绩效标准工作环境任职资格规范职位描述的组成部分4–53职位描述职位标识职位名称公平劳工标准法（FLSA）状态日期姓名职位概要工作的基本性质主要职能或活动工作关系工作报告对象监督管理对象工作合作对象公司外部关系工作职责每一项主要工作职责决策权力直接监督权预算支配权绩效标准与工作条件每一项主要工作职责时需要达到的绩效标准4–54图4–8

职位描述样本，帕尔森教育出版社4–55图4–8

职位描述样本，帕尔森教育出版社（续）职位概要（职位的简要概括）

该职位上的任职者需要通过接听以及打出电话的方式，向教授们推销在大学中使用的教材、软件以及多媒体产品，在公司划定的规模

较小的大学或学院中通过执行公司销售战略达成销售目标。此外，该职位的任职者还要负责总结出既定数量的编辑线索，然后将产品反馈情况以及在公司划定领域中观察到的市场发展趋势等反映给出版小组。职位的范围和影响

经济责任（预算以及/或收入责任）该职位上的任职者要负责完成200万美元左右的销售额，使运营费用的预算不超过大约4000美元，不超过大约1万本样书的预算

监督责任（直接下属或间接下属）没有

其他知识和经验要求（完成本职工作必须的知识和经验）

相关工作经验最好有销售经验或出版经验。在客户服务或营销职能领域中有一年的公司工作经验，最好对公司的产品和服务有比较全面的了解。

正规教育或对等经验要求有学分绩较高的本科学位或对等的工作经验技能必须有很强的组织和说服能力。必须有很强的口头表达和书面表达能力，必须熟悉计算机的使用。其他要求少量的出差（大约5%的时间）主要工作职责（根据重要性和在各项任务上花费的时间罗列）销售（60%）在分管的小规模学院和大学领域达成定量的销售目标。在分管的领域中制订销售重点和销售战略，制订实施这些战略的计划。在每个销售年每天拜访15-20位教授，以完成重点销售目标。进行产品展示（包括文字、软件以及网页等），有效表达出作者在一些关键标题上的中心思想；运用PPS模型进行销售访谈；对各种书籍和技术进行浏览。运用电话销售技术和策略。向合适的教师提供样品，策略性地使用公司配给的样本