费用管理学习学习的制度

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花销管理制度

第一章总则

第一条要旨和依照

为了加强北京知联天下知识产权代理事务所（以下简称“知联天下”）

花销管理，本着节约、高效、规范流程、明确职责的原则，特制定本制度。

第二条花销的界定

本制度所称花销，包括人工花销、经营变动花销、经营固定花销三大方面

内容。

第三条适用范围

本制度适用于知联天下的花销管理活动。知联天下各部门和个人从事与本制度相

关的活动，都应当遵守本制度。认识并遵守花销制度是每位员工的责任。

第二章管理方法

第四条花销管理方式

公司花销管理采用估量管理、额度管理、项目管理三种方法。严禁先列

支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改。

管理方法一：采用估量管理和额度管理相结合的花销有：市内交通费、

餐费。

管理方法二：采用估量管理和项目管理相结合的花销有：招待费、会议

费、培训费。

管理方法三：除此之外的花销采用估量管理。

第五条估量管理欢迎共阅

(一)财务部依照公司年度销售目标组织编制花销估量表，以收定支，花销估量

分年、季、月三个时间点。

(二)人工花销、固定花销由行政部一编制，与经营活动亲近相关的变动花销由

各部门估量编制。

(三)销售部的招待费（礼品除外）不得高出全年销售任务的1%。

(四)所有花销的累计支出都不应高出当前的累计估量，确因业务需要高出当前

累计花销估量，须经财务部和总经理结合审批，高出部分从后续月份的支出中扣回，以

保证不打破年度花销估量。（高出估量需供应书面报告,报财务部和总经理结合审批）

第六条额度管理

(一)额度管理是指花销支出需控制在必然额度范围内的管理方法，适用于市内

交通费、餐费。

(二)个人花销额度是指依照员工岗位、工作性质等确定的每个月花销可报销上限。

(三)每一估量单元所有员工的个人花销额度之和不得高出部门估量。

(四)花销采用单项控制，各项之间不能调剂使用。

第七条项目管理

(一)推行项目管理的花销需在某一事项进行前，以书面形式向其部门负责人提

交该事项申请及项目估量，经总经理审批后，报财务部立项后方可执行。

(二)推行项目管理的花销，如未经早先审批和立项，财务部不予办理借款和报

销。

第三章花销借款、报销原则

第八条花销借款规定

(一)公司不开放差旅费之外的个人花销借款，严禁招待费借款。欢迎共阅

(二)所有借款均记入借款人名下，非正式员工不赞成借款，特别情况，由其直

接上级借款。

(三)借款单调定写明借款的详尽用途，借款单上必定为借款人亲笔签字，不允

许使用手签章。

(四)财务部依照前款不清后款不借的原则办理个人借款业务。对未能在规准时

间内办理报销和归还借款且不能够说明原因的，财务部将暂停支付个人报销款项，直至报

销款项冲抵借款达成。特别情况需经部门相关负责人和财务部结合审批后方可办理。

(五)借款3000元以上需提前一天通知财务，不提前通知财务如遇库存现金不够

将无法借款。

(六)关于相关部门申请的押金、保证金赞成高出一个月报销。但每年年关结清

归还，有需要的下年年初重新申请借款

第九条花销借款和报销审批权限

(一)所有备用金借支和花销的报销，由部门负责人确认，财务部审察后报总经

理审批；

(二)部门相关负责人花销报销由财务部审察后报总经理审批。

第十条花销报销规定

(一)除支付薪水与劳务费外，花销报销须出具由税务监制的正式发票或财政部

门一致印制的收款收条。报销人对其供应的原始票据负责，若发现使用虚假发

票、破票，虚假发票所对应金额的一律不予报销。关于无法供应或发票丢掉的，

且没有刷卡记录，财务部有权不予报销，亦不得使用取代发票。

(二)报销款3000元以上需提前一天通知财务，不提前通知财务如遇库存现金不

够将无法报销。欢迎共阅

(三)报销项目花销时，除填写支出凭证外，需另附《报销明细》注明详尽项目

名称，已便财务进行项目核算，否则不予报销。

(四)报销花销供应的发票仰头应当为公司全称，定额发票除外。关于无公司名

称或公司名称不完满、发票内容填写不完满、无发票日期的票据，一律不予报销。

(五)花销报销采用实名制，任何人不得以他人名义报销。报销高出自己月度标

准的，原则上不予报销；情况特其他，应当在报销单上写明原因，经部门负责人审批同

意后予以报销。

(六)招待费报销：每次交际行为须单独填写一张《报销明细》，并在“花销描

述”里，写明日期、客户、招待地点、招待人数、票据张数。

(七)差旅费报销：出差事项需填写详尽，住宿、城际、交际、途中交通费等需

分行填写。

(八)报销票据须用胶水（不履行用订书针、曲别针、大头针等金属物品）横向

粘贴支出凭证上。发票按花销按种类分别填写支出凭证，需准时间序次呈鱼鳞状依次粘

贴，应与花销报告说明一一对应。高出界线的部分须向内折叠好，关于粘贴填写不规范

的报销单，财务人员能够拒绝受理。

(九)发票粘贴时应注意，不能够将票据上相关信息掩饰。如：出租车票的时间、

金额；机票的趁便人姓名；发票上开具的品名、金额、时间等。

(十)除差旅费、劳务花销、平常开支能够用现金支付外，其他付款原则上以银

行支付。

(十一)花销报销内容与借款申请不一致的，发票开具单位与借款申请单上收款单

位不一致的，财务部有权拒绝报销。

第十一条花销报销时间欢迎共阅

为及时正确地反响各部门当期花销，原则上要求每周四为花销报销日，其他款项不

受此限制。详尽要求以下：

(一)

发票报销时限为发票开具日起

1周内，高出规准时间财务部一律不予报销。

(二)

出差时期发生的交际费与差旅费一同报销，

不受每周报销时间的限制。

（回

来后一周内报销）

（三）如遇相关领导不在公司，可经过邮件审批。经过邮件审批的票据，财务能够先报销，后补签字。

第四章关于市内交通费的规定

第十二条市内交通费规定

(一)市内交通费指员工在工作日内因公出门乘坐公共交通工具（含地铁、出租

车、公交车等）而发生的花销，不包括上下班通勤费。各部门依照“市内交通费报销标

准”（表一）确定员工报销上限，不得打破，员工在其额度内据实报销。

(二)报销市内交通费时，需在发票反面用铅笔注明初步地点，如：公司-交行，

未注明初步地的发票财务不予报销。

(三)各部门依照“市内交通费报销标准”（表一）确定员工报销上限，不得突

破，员工在其额度内据实报销。

(四)请假高出一个月并办理工作移交的，请假时期的市内交通费原则不允报销。

表一市内交通费报销标准

交通费额度职位系列

职位/岗位

（上限）

管理岗

总经理

1000

销售岗

部门经理

500欢迎共阅项目经理300部门经理300职能岗员工200

特别情况如：货运性质的由总经理审批通过后方可到财务报销。

第五章关于招待费的规定

第十三条关于招待费的规定

（一）业务招待费是指公司为加强与业务伙伴、客户及政府部门的关系，为公司

生产、经营优秀的外面关系和社会环境而发生的招待餐费、住宿费、礼品

费等支出。公司各部门在业务活动和接到工作中，依照详尽情况可安排招

待用餐，也可合适赠予纪念品或礼品。

（二）各部门需要严格控制招待费支出，严禁以招待费名义报销个人花销。

（三）招待费推行实名制，谁经手谁报销，严禁代他人报销。

（四）各部门因工作需要赠予礼品时，应先由部门书面申请，并注明原因，馈送

物品名称、数量、价值、金额等，经部门负责人审察、财务部复核、总经

理结合审批赞成后，部门方可填写申请单或支款单，经办人凭批件执行。

赠予公司统必然做的礼品，依照公司领用规定执行，花销将计入领用部门，

所赠予礼品计入部门花销；销售部举办市场活动所赠予的礼品，花销计入

销售部。

（五）礼品如需自行购买，须早先获取部门经理（叠加总经理）审批赞成并报财

务部备案后，方可购买。报销时须供应商场、商场电脑打印的商品清单。

（六）招待用餐工作客饭，一般情况下每人每餐不高出100元，重点招待每人每

餐不高出200元，特别招待每人每餐不高出800元，重点招待和特别招待欢迎共阅

应提前报部门经理审批。招待费发票报销须另填写《报销明细》，注明日

期、招待对象、人数、事由、金额等，单次招待费高出1500元的，需提

前申请并对详尽情况详尽说明，经总经理审批赞成后方可报销。（销售部

除外）

（七）销售部招待费限额每人每个月5000元，如连续3月无业绩的须供应书面报

告，并详尽说明原因。书面报告经部门负责人审察、总经理审批后，方可

办理后续的报销。

（八）请假高出一个月并办理工作移交的，请假时期发生的招待费原则上不赞成

报销。

（九）业务招待费推行部门经理负责制。当月招待费超支能够下月招待费估量额

度填充，但季度的招待费支出总数应以季度招待费估量额度为限。

第六章关于加班报销的规定

第十四条加班报销规定

（一）节假日加班、工作日加班至20:00时后，职能部门人员能够报销加班餐费，发

票反面需要注明加班日期和共同就餐人员，并经上级审批人签字赞成后方可报销，

加班餐费报销标准不高出50元/人次。

（二）节假日加班、工作日加班至21:00点后能够报销回住所的出租车费。

第七章关于差旅费的规定

第十五条差旅费报销规定

(一)差旅费指员工因公出差而发生的交通费、托运行李费、出差补助费、住宿

费等。欢迎共阅

(二)各部门人员出差，由其部门经理安排。差旅费报销时需打印出差申请审批

或审批邮件，与原始票据一同交财务部。出差人预支差旅费应填写借款单，注明出差事

由、地点、人数、限时及交通工具，由财务部依照实质情况赞成最后借款额。参加培训

的差旅花销，在借款或报销时需同时供应培训通知。

(三)出差人员，应严格遵守相关规定，工作结束及时返回，并在返回后一周内

办理报销手续；超期不予报销。未经部门领导审批的差旅费不得报销

(四)原则上不赞成自驾车出差。如遇特别情况，需经总经理审批赞成。自驾车

报销花销以正常出差乘坐火车或汽车1人次城际交通的标准鉴定，供应汽油费、过经过

桥发票报销花销。

(五)出差时期餐费和车费报销供应发票原则上须与出差时间、地点相切合，不

得以异地或其他时间的发票为报销凭证。标准见（表三）。因公参加会议、培训，食宿

由组织者一致安排并担当的，不再享受差旅餐补；食宿不一致安排的，视同差旅费报销。

(六)因特别情况，出差人员住宿花销支出高出标准的，必定说明原因，由总经

理签署审批建议，否则一律不予报销。

(七)同性别两人同地出差时，公司倡议入住同一房间，住宿费不高出2人住宿

标准。

(八)出差不报销住宿费的，按100元/天予以补助，需供应与出差地点和时间相

切合的相关凭证。

(九)出差时期若某天发生招待用餐花销，则当日该餐不再恩赐补助。

表二

差旅费标准表欢迎共阅

差旅餐费包出差地级别住宿费干管理层700元/天北京、上海、广部门经理400元/天州、深圳120元/天员工350元/天早餐：20其他省会城市直管理层650元/天元辖市及苏州、东部门经理350元/天午餐：50莞、大连、青300元/天员工元岛、厦门、珠海晚餐：50管理层400元/天元其他城市部门经理300元/天员工260元/天

特别情况需报副总审批通过后方可到财务报销。

第十六条出差交通工具规定

(十)公司所有人员严禁乘坐优等舱。特别情况需经总经理审批后方可乘坐。

(十一)其他员工出差，出差地点乘坐火车在1000KM以内能够到达的，一般只可乘

坐火车（含高铁/动车）。

(十二)乘坐高铁出差无特别原因，应选择二等座。特别情况需要乘坐飞机及高铁

商务座/一等座的，须在提前申请并经副总审批通过后方可乘坐；如若未经赞成，擅自乘

坐飞机或高铁商务座/一等座者，其花销只能按二等座报销，差价自理，但特价机票未超

过分车二等座价格的不属于超标。出差尽量选择早班或晚班飞机，较少占用工作时间。

本着节约原则激励选择火车出行。欢迎共阅

(十三)飞机票由行政部一致预约，享受一致优惠折扣。当员工经过其他路子获取

的票价比公司一致订票票价低时，能够要求公司代为购买或经订票人（前台助理）确认

后自行购买。能够以公司名义一致订票,而员工自行购买票款高于公司同类票价款的，高

出部分由员工自己担当。

第八章关于办公费的规定

第十七条办公费

(十四)办公费指平常办公过程中发生的花销，分为五大类核算：平常办公、办公

环境、招聘存档、主机及软件、年会等对外花销等。

(十五)办公用品原则上由采买部门负责。一般情况下各部门不赞成自行购买办公

用品；特别情况下购买办公用品的，报销时除具备原始合法发票外还应当供应采买清单。

(十六)办公费采用谁受益谁担当的原则，由行政部分配到各使用部门。

第九章关于培训费的规定

第十八条培训费

(十七)培训包括内部培训和外面培训。内部培训是指公司、部门自己组织承办的

培训；外面培训是指外单位承办的需我方担当花销的培训。

(十八)内部培训费指场租、交通、食宿、为培训准备的资料费、外请培训机构支

付服务费等花销；外面培训费包括员工接受外面培训及培训外面人员所发生的花销。

(十九)非行政部组织的培训需报行政部备案。

(二十)培训的食宿、交通由组织者一致安排的，不再享受差旅报销；食宿不一致

安排的，培训时期所发生的花销按差旅费规定执行。

(二十一)培训费须提前申请并填写“培训费审批表”（见附表三）。欢迎共阅

第十章关于会议费的规定

第十九条会议费

(二十二)会议包括内部会讲和外面会议两类，内部会议是指经公司总经理赞成

的会议；外面会议是指外单位举办的需我方担当花销的非市场活动会议。

(二十三)会议费包括场所、设备租借费、一致食宿费、活动费、交通费、资料

印刷费等。

(二十四)内部会议需要供应会议经费估量，原则上在公司内部场所举办；外面

会议需要供应会议邀请函；会议以承包形式举办的，需要供应与承办方签署的协议。

(二十五)会议食宿由组织者一致安排的，不再享受差旅费报销；食宿不一致安

排的，参加会议时期所发生的花销按差旅费规定执行。

(二十六)会议费须提前申请并填写“会议费审批表”（见附表四）。

第十一章关于运杂费的规定

第二十条运杂费

运杂费是由于接受运输商品服务而支付给承运单位的花销，包括铁路、公

路、航空、水运等花销，以及为购买运输包装物而发生的花销。

第十二章关于宣传费的规定

第二十一条宣传费

(二十七)宣传费是为提高有名度，扩大社会影响，成立优秀形象而发生的花销。

分为广告宣传费、展览显现费、印刷费等。

(二十八)进行市场宣传活动必定签署合同，该合同需经相关部门审察审批后交

财务部备案。欢迎共阅

(二十九)广告宣传费报销时需供应正式的广告业专用发票，平面媒体广告需提

供相应的广告样张。

(三十)显现展览类活动（包括活动过程中发生的礼品支出）需早先供应整体活动

估量，与参展方签署的合同。依照估量和合同进行借款，报销时需供应活动明细清单。

(三十一)印刷类活动（包括各种宣传资料印刷）借款时需供应合同，报销时需

供应印刷资料样品。

(三十二)收到厂商或其他单位分担的市场费资本时，冲减当期的市场费。

第十三章关于咨询费

第二十二条咨询费

咨询费只公司因拓展业务、开发市场、获守信息或可是等原因接受外面单位

服务而支付的花销，这些外面单位包括顾问公司、会计师事务所、税务咨询事务

所、法律事务所、管理咨询事务所等中介机构。

第十四章认证费规定

第二十三条认证费

认证费是指公司委托的外面机构的证明、证件等而支付的花销，如ISO9001

认证费、产品认可实验费、、申请商注明册、专利注册等；验资费计入“认证费

“。

第十五章关于人工成本的规定

第二十四条薪水及奖金

薪水指依照薪水制度的规定，支付给正式编制员工（包括试用期员工）的劳

动酬金。公司依法代扣代缴个人所得税。欢迎共阅

第二十五条政策类奖金

政策类奖金包括优秀员工奖励、专项奖以及依照必然政策恩赐员工的奖励，

经公司总经理审批通过后，由行政部供应人员名单及奖励金额交财务备案。获取

奖励的人员直接到财务办理支取手续，财务进行发放记录管理。

第二十六条福利费

福利费包括法定性质福利与公司性质福利。

法定性质福利是指按国家相关规定计提缴纳的养老保险金、工伤保险、失业

保险金、医疗保险金（社会兼备）以及当地政府规定需缴纳的其他保险金。法定

性质福利支付必定经行政部、财务部审批。

公司性质支出包括工作餐费，每人30元/次、体检费、节假日礼金、团建费、

新年联欢费等。依照行政部制度执行，支付须经财务部、行政部结合审批。

第二十七条劳务费

劳务费指支付给临时招用的散工（计件工、定量包工等）、邀请的专家或顾

问以及各种应恩赐酬金的外单位人员的花销。支付给单位劳务费对方须供应税务

局认可的正式发票，支付给个人的劳务花销需要扣除个人所得税，获取个人签字

的收条作为报销依照。

第十六章关于租借、水电、装修费的规定

第二十八条租借、水电费、装修费、物业管理费

(三十三)租借费是指公司因经营需要而向其他单位租用房屋、设备、一仪器等

支出的花销。

(三十四)租借费主要包括：租借房屋的房租，租用设备、仪器等的租金。

(三十五)房租、水电费、装修费由行政部一致负责签署合同，一致申请支付。欢迎共阅

(三十六)房租是指因经营需要而向其他单位租用房屋支出的花销，包括房租租

金与物业管理花销、停车费。房屋租借需要与出租方签署租借协议，