大型活动组织工作流程细案：明确6大方面150个环节

-11-大型活动组织工作流程细案：明确6大方面150个环节为优化工作流程，提高工作效率，提高会议的质量和水平，根据实际情况，特制订会议组织工作预案，明确六大方面150个环节具体任务。一、会场布置流程(一)外场A、横幅1、落实标语；2、刻字，制作条幅；3、悬挂横幅。B、气球4、落实气球的数量，明确大小，购买气球；5、刻字，制作条幅；6、悬挂气球。C、花篮7、落实数量，明确大小，购买花篮；.8、拟定标语；9、摆放花篮。D、地毯10、购买地毯11、摆放到位12、效果维护。(二)内场A、会标13、拟定文字，落实标语；14、刻字，制作条幅；15、悬挂横幅。B、鲜花16、联系租花17、摆放到位。C、音像18、调试话筒效果；19、会前播放效果音乐；20、颁奖时间播放音乐。二、领导接待流程(一)成立机构、明确职责21、建立领导机构、明确职责22、建立工作机构、明…为优化工作流程，提高工作效率，提高会议的质量和水平，根据实际情况，特制订会议组织工作预案，明确六大方面150个环节具体任务。一、会场布置流程(一)外场A、横幅1、落实标语；2、刻字，制作条幅；3、悬挂横幅。B、气球4、落实气球的数量，明确大小，购买气球；5、刻字，制作条幅；6、悬挂气球。C、花篮7、落实数量，明确大小，购买花篮；.8、拟定标语；9、摆放花篮。D、地毯10、购买地毯11、摆放到位12、效果维护。(二)内场A、会标13、拟定文字，落实标语；14、刻字，制作条幅；15、悬挂横幅。B、鲜花16、联系租花17、摆放到位。C、音像18、调试话筒效果；19、会前播放效果音乐；20、颁奖时间播放音乐。二、领导接待流程(一)成立机构、明确职责21、建立领导机构、明确职责22、建立工作机构、明确职责分工(二)邀请领导22、确定会议/活动名称、议程、时间、地点、参加人、要求等事宜23、确定邀请领导名单24、购置纸张、请柬25、印制请柬、车证26、绘制路线图27、拟定领导讲话/发言稿28、装袋：请柬、议程、车证、路线图、拟请领导名单、领导讲话代拟稿29、发放邀请领导信函，保留联系单位、联系人、以备查询30、确定参会领导名单31、分类、分页打印到会领导名单(三)聘请礼仪服务人员32、明确对礼仪生的要求、数量33、电话、实地联系，确定联系人34、会议/活动前实地演习，明确岗位分工(门岗、廊岗、贵宾室服务、贵宾室签到、主席台服务、发奖引导、迎送服务)35、联系、确定礼仪服装36、确定礼仪酬劳(四)实地勘察会议/活动现场37、确定贵宾室及宾客行走路线38、安排接待岗位及人员39、落实贵宾室饮水用具40、落实签到用具41、贵宾室内码放会议材料(五)座签42、购置座签43、打印人名44、按顺序码放(单中心、双中心)45、收存留用(六)签到簿、笔46、购置签到簿、签到笔47、专人现场负责指引签到48、收存(七)现场接待49、会议现场迎接领导入贵宾室50、在贵宾室安排领导休息候会(八)选送礼品51、购置礼品52、将礼品码放适宜位置53、发送礼品(直接在门口分发、在贵宾室分发、在进餐时分发)(九)引领领导入场54、确定会议开始听主办方主要负责人安排55、引领领导进入会场坐席，观看演出/会前录像56、引领领导到主席台就座57、引领领导发放奖章/奖杯/奖状/奖牌/证书58、陪同/引领领导进餐59、再次引领领导进入会场60、引领领导与演员/工作人员合影(十)送别领导61、安排车辆提前到岗62、直接将领导送到车上，交待行使路线63、活动后与领导联系交办、指示及其他需落实事宜三、材料准备流程(一)确定会议文件材料内容64、拟定会议议程65、确定发放的文件(二)协作会议文件材料66、明确写作人员67、召开专题会议，明确写作指导思想，思路，确定框架68、集中写作69、召开专题会议，修改稿件70、修改、定稿(三)印制会议文件材料71、印刷、装订会议文件材料72、材料装袋73、运送文件材料到会议/活动指定地点(四)分放文件材料74、贵宾室摆放75、摆放主席台76、发放参会人员77、收集、运送剩余文件材料78、收存剩余文件材料四、新闻宣传流程(一)新闻宣传79、策划：拿出宣传意向，请领导定范围、定主题、定方向80、形成新闻稿：提供相关材料、形成新闻稿件81、邀请媒体：联系、落实人员、制签到表82、落实宣传效果(二)信息报送83、撰写信息：结合领导讲话，会议内容、效果编写信息84、信息报送：向主管部门报送(三)摄影照相留资料A、摄影85、邀请专人或通知新闻中心86、落实设备、准备磁带87、落实摄影机位88、编辑整理归档B、照相89、联系专人或通知新闻中心90、备好设备、相机、胶卷、电池91、整理归档C、录音92、落实专人负责93、准备空白磁带等设备94、整理文字、归档五、后勤保障流程(一)落实场地95、联系、落实会议场地96、落实联系人的联络方式97、明确会议始、终时间98、明确参会人数，合理摆放桌椅99、明确贵宾级别、人数、确定贵宾室(二)用水A、参会人员用水100、落实参会人数101、确定摆放地点、摆放形式102、购买杯垫、毛巾等103、购买、落实矿泉水104、购买茶水B、贵宾室领导用水105、落实人数106、确定摆放人员、摆放地点、摆放形式107、保证开水数量、质量108、购买、落实矿泉水109、购买、摆放茶叶110、购买、摆放茶杯111、面巾纸112、会后清点(三)用餐A、食堂用餐或自助餐113、统计用餐人数114、印制餐票115、确定发放形式116、指派发放人117、发放餐票B、饭店用餐118、确定餐标119、根据会议规模级别指定菜谱120、请示领导调整菜谱121、根据最终结果落实餐标122、落实用餐时间123、安排用餐座次124、安排领导餐桌125、安排回民餐桌(四)住宿126、定人数，分配房间127、安排车辆、去往住宿地点128、确定并公布工作人员房间129、发放钥匙130、回收钥匙(五)娱乐活动131、确定活动形式、活动内容、内容时间132、指派具体负责人133、明确各项活动参加人数134、落实活动场所、地点135、发放活动门票(六)落实会议用车136、落实用车数量137、明确发车时间138、明确发车地点139、指派每辆车负责人140、安排人员乘车六、安全保卫流程(一)安全警卫141、设置路障和警戒带142、准备对讲机、喊话筒等143、进行安全检查、消除隐患