某集团公司文件和资料控制程序

×××××集团有限公司文件和资料控制程序文件编号：****版本号：A/0制定人：综合企划部审核人：批准人：2004年7月1日发布2004年7月1日实施标题文件和资料控制程程序编号****版本A/0制订单位综合企划部实施日期2004/7/11页次1/5程序目的：对文件（包括质量体系文件和外来文件、行业标准、法律法规、日常往来文书等）进行有效的控制（严格的分类、编目），确保公司文件资料能被正确规范进行。适用范围：本程序适用于公司所有质量体系文件和资料的管理和控制3.定义：质量手册：说明一个组织的质量方针与描述其质量管理体系之文件。程序文件：以目的、范围、权责、定义、作业内容、相关文件、附件/表单来说明程序步骤的说明书。指导书/标准书：说明作业之操作方法及作业标准的文件。表单：执行各相关程序所使用的空白表格，记录提供活动或已达到结果之客观证据的文件。外部文件：国际标准、国家标准、相关法规。权责：序号文件件类别制定者审核者批准者1质量手册综合企划部管理者代表总经理2程序文件职能部门管代总经理3作业指导书（工作作手册）职能部门职能部门经理管代4表单职能部门职能部门主管职能部门经理流程图（见附件一）作业内容：6.1质量体系文件和其他文件资料的制定、审核、批准公司所有质量体系文件和资料的制定、审核、批准按权责规定执行。文件制订作业：视业务需要及组织任务，由适当部门指定专人以各类文件之标准格式，拟案后填好《文件制订、修订、废止申请单》由拟案单位送相关单位审查无异议后，按文件编号系统编号并注明管制等级及分发单位数量后，呈拟案权责部门核准后颁布标题文件和资料控制程程序编号****版本A/0制订单位综合企划部实施日期2004/7/11页次2/5发行。（文件审查、核准、颁布、发行等各阶段，若有任何异议得由原拟案者修改之，必要时得召开会议研拟办法）。6.2文件编号6．2．1公司所有的已审批的质量体系文件和其它文件资料均应交综合企划部文件管理员6．2．2综合企划部文件管理员负责将收到的质量体系文件和资料按如下方式分类、编号文件编号系统：公司简称文件类别文件序号公司简称文件类别文件序号类别序号质量手册BJ—QM程序文件BJ—QP程序文件序号作业指导书BJ—QW作业指导书序号外来文件BJ—QL法规序号BJ—QH上级文件序号BJ—QS外来标准序号标题文件和资料控制程程序编号****版本A/0制订单位综合企划部实施日期2004/7/11页次3/5项目前期资料BJ—QP对应程序文件序号–R资料序号工程档案BJ—QP对应程序文件序号–F工程档案序号合同、标书BJ—QC合同标书序号其它文件BJ—QO文件序号质量记录表格编号（右下角）BJ–QP对应程序文件序号—表格流水号--表格版本6．3质量体系文件和资料的发放、收回质量体系文件和资料分为受控原版、受控副本、非受控副本。受控副本仅限于在公司内部使用，非受控副本可视情提供给公司以外的人员使用。6.3.3经颁布发行之文件，得由综合企划部，以原案文件管理，由综合企划部将之列至《文件总览表》中，并依拟案单位所拟之分发单位及数量，影印适当份数，加盖文件受控章后发行，并请收文单位于《文件和资料发放/回收登记表》上签收。修订及废止时，应由综合企划部，依分发、回收记录回收旧版之文件并作销毁。回收时并应注意数量及内容之完整性，并记录于《文件和资料发放/回收登记表》。修订及废止时，旧版失效文件应于颁布后五天内回收。6．4质量体系文件和资料的保管6．4．1质量体系文件和资料的受控原版由综合企划部文件管理员负责统一存档保存。6．4.2质量体系文件和资料的受控副本由文件持有部门文件管理员或文件持有人负责保管。文件如发现有缺页、破损、字迹模糊应填写《文件补发申请单》向综合企划部申请补发，不得以影印方式自行处理。文件分发份数不够时应由使用单位主管直接与文件制订单位主管协调，更改文件分发数量，再由制订单位，依修订程序修订分发单位、数量，综合企划部依修订之分发单位、数量，再行补发。标题文件和资料控制程程序编号****版本A/0制订单位综合企划部实施日期2004/7/11页次4/5文件之借阅规定：借（调）阅者先填写《文件借（调）阅申请单》呈单位主管核准后再送综合企划部审查，借阅管制类文件时，依管制类文件借（调）阅规定办理。6．5质量体系文件和资料的有效性控制为确保公司质量体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号来控制最新版本，版本号采用英文字母A、B、C……表示第一版修改、第二版修改……。版本号修改状态号之间的关系为：每一版之质量体系文件和资料可以允许修改十次，即修改状态号最高是10，当超过10时，全部文件换版，即由A版升为B版，特殊情况下，换版可不受此限制。6．5．2文件管理员应按质量体系文件和资料的类别编制《文件持有者控制清单》，保证公司各部门确保使用最新有效版本之文件和资料，当文件更新后，相应的《文件持有者控制清单》也应予以更新。6．5．3计划类、采购文件、合同标书等一次性有效文件由审核、批准人审批后生效，不受上述规定控制，并在《一次性有效文件一览表》中登录。6．5．4外来文件由文件管理员负责编制《外来文件清单》，每年跟踪一次最新有效版本，并填写外来文件跟踪记录。6．6质量体系文件和资料的更改6．6．1公司质量体系运作过程中的各种因素均可导致质量体系文件和资料的更改或增减，其更改或增减的原因由各相关部门提出，并填写《文件制订/修订/废止申请单》，按5.1节规定审批后，交与文件管理员。6．6．2质量体系文件和资料的更改一般由其原审批部门或人审批，如因某种特殊原因必须指定其他部门或人审批时，该部门或人需获得审批所需依据的背景资料，以保证更改之适宜性。6．6．3文件管理员接到更改或增减的质量体系文件和资料后，应更新受控原版，并复印更改页加盖红色“受控”印章后，按《文件持有者控制清单》交给所有的部门文件管理员或持有人换回原页销毁，并在修改记录上作摘要。6．6．4质量体系文件和资料的非受控副本不受质量体系文件或资料个性的控制。6．7质量体系文件和资料的废弃6．7．1对于已作废的文件，如有保存价值，应由文件管理员统一集中保管其上应加盖“作废”印章。若需销毁，由文件管理员统一销毁，并填写《文标题文件和资料控制程程序编号****版本A/0制订单位综合企划部实施日期2004/7/11页次5/5件销毁作废登记表》。8作废文件若需保留，应由相关部门提出保留申请，经综合企划部批准后予以保留。6．9记录的归档保管，参照《记录控制程序》执行。6．10工程技术资料依《工程管理程序》执行。7．相关文件1《记录控制程序》7.2《工程管理程序》8．使用表单1《一次性有效文件一览表》8．2《文件持有者控制清单》8．3《文件发放/回收登记表》8．4《外来文件清单》8．5《文件补发申请单》8．6《文件制订/修订/废止申请单》8.7《文件销毁作废登记表》8.8《文件借（调）阅申请单》8.9《文件总览表》****-06A文件制定/修订/废止申请单制定：修订：废止：申请单位申请人申请日期年月日文件编号文件名称原内容：建议内容：原制订单位意见可行：不可行：修订后可行行：拟修订内容：批准审核制定****-05A文件补发申请单申请单位申请日期文件编号补发份数申请补发理由请领人签收批准审核申请人注：文件补发应经权责部门负责人核准****-04A外来文件清单序号登记日期文件编号文件名称文件来源企划部

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