高校行政管理的办公自动化问题研究

高校行政管理的办公自动化问题研究【内容摘要】在论述了高校行政管理继而办公自动化概念的基础上，首先阐述了高校行政管理办公自动化的需要性，由此进一步分析了高校行政管理办公自动化建设经过中面临的重要障碍，以此为基础，分别从更新观念、建立长效管理机制、提升办公人员办公自动化能力以及加强网络信息安全等四个方面，提出了完善高校行政管理办公自动化建设的相应对策。【本文关键词语】高校行政管理需要性分析办公自动化建设引言随着计算机和网络技术的广泛应用，计算机已经成为高校办公的必备工具之一，校园网已成为高校教学、科研、办公及管理不可或缺的支撑环境，在我们国家高校教育中具体表现出出越来越主要的作用。近年来，很多高校都先后明确了数字化校园的战略目的，开始积极推进办公自动化建设，一些高校根据本校的需要和人力、财力的情况开发了具有本校特色的办公自动化系统，一些高校购买了办公自动化系统，还有一部分高校通过外包形式开发了诸如人事管理系统，财政管理系统、教务管理系统，学生管理系统以及设备管理系统等一系列的办公自动化系统，这些系统的使用，大大提升了高校的办公效率，推动了高校办公自动化的进程。同时，高校办公人员的计算机应用水平也在逐步提升。使用office办公软件以及收发电子邮件等操作都已经成为办公人员工作和沟通的主要途径，这就为办公自动化系统的进一步推广奠定了良好的基础。1相关概念的界定1.1高校行政管理的概念。高校行政管理指的是高校内部行政事务的管理，是高校通过依靠一定的机构和制度和采取一定的办法和手段，为了实现高校教育工作的目的，进而发挥管理和行政本能机能，充足利用各种资源，并引导全体师生员工有效完成学校各项工作任务，实现预定组织目的的一系列活动的总称。1.2办公自动化的概念。办公自动化(officeautomatic)简称oa,是2060年代提出的一个概念，截止当前，办公自动化还没有构成一个被广泛认可的标准化定义，一般是指利用通信技术、计算机网络技术以及办公管理方法，将人们办公的部分业务活动经由办公人员以外的其他各种先进办公设备，并由办公人员和这些办公设备共同构成一个人机信息处理系统，进而完成相应的任务的一个连续经过。2高校行政管理办公自动化的需要性在我们国家高校教育事业的快速发展的宏观背景下，各高校之间的竞争日趋白热化，传统的行政管理办公方式已经不能知足高校快速发展的需要，这就凸显了改善高校内部管理体制和提升日常工作效率的主要性。详细而言，高校行政管理办公自动化的需要性重要系如今下面方面。2.1高校连续发展的内在需求。随着我们国家高校招募生源体制改革，各高校办学规模不断扩大，很多高校经过合并重组、独立升格、扩建新校区等方式，构成了新老校区或多校区联合办学形式，对于此，传统的高校行政办公形式显然无法适应远程办公的需求，这就对出现新型的办公方式有了强烈的内在需求，实现办公自动化也就具体表现出出高校进一步发展的需要性。2.2实现移动办公的需要。随着国内外高校之间、校企之间合作沟通的不断加强，学校领导和教人员工都面临着经常出差的问题。能否能够通过及时获取信息来作出主要又是学校事业快速发展关键。例如，在学校领导出差期间，对学校情况要随时了解，并布置各种事项，或及时批示一些主要文件，为了实现移动办公，就必定要求拥有运行良好的行政管理办公自动化系统。2.3降低高校管理费用的需要。资料表示清楚，由于全面推行办公自动化，美国在1992年-1996年的短短4年间各项开支减少了1180亿美圆。微软公司在1997-1998年短短一年时间内至少节省了4000万美圆开支。可见，对于高校而言，鼎力推行行政管理办公自动化，能够大大降低办公用品耗材的使用量，进而节约办公经费的开支，使学校能够节约更多的人力、物力、财力用于高校的其他按建设领域，这同时也是构建节约型高校的良好具体表现出。2.4实现高校信息分享和加强决策合理性的需要。作出科学决策是高校行政管理人员的主要工作，而拥有足够的有效信息是进行科学决策的需要前提。鼎力推行行政管理办公自动化，能够实现信息沟通快捷通畅，充足实现信息资源分享，为高校行政管理人员提供良好的办公环境，使决策能够变得精确、及时，进而提升高校的行政管理工作效率。2.5国际化接轨的需要。当前，我们国家的高等教育事业正逐步与国际接轨。国内高校能否把握发展机遇，是当下我们国家教育界普遍关注的问题。鼎力推行和施行行政管理办公自动化，一方面可加强国际合作沟通，另一方面还可加快国内高校向国际化发展的步伐。可见，办公自动化的简历是国内高校在借鉴国际一流大学成功经历体验的基础上对国际先进的高等教育管理形式的学习和改良策略。3我们国家高校行政管理办公自动化面临的重要障碍由于各高校本身条件情况有所不同，办公自动化建设水平也存在很大的差别。调查表示清楚，使用办公自动化系统是我们国家高校实现办公自动化的重要方式，但以传统方式为主的高校仍然高达45％，使用办公自动化系统的高校为40％；只要5%的高校基本实现了对网络办公自动化的使用。由此可见，当前我们国家高校推行行政管理办公自动化仍然是一个特别艰巨的任务，从当前来看，重要还面临下面障碍。3.1高层领导的看重水平不够。高校行政管理办公自动化建设经过中面临的最大困难在于一些高校的高层领导在思想观念上存在滞后性。例如，有些高校的高层领导缺乏足够的的计算机应用水平，因而存在抵触情绪；再如，有的高校领导仍然沿袭传统的思维方式，习惯于传统的手工办公；又如，虽然有些高校领导对办公自动化并不持反对态度，但考虑到办公自动化的前期工作需要大量的人力、物力、财力投入，同时，随着我们国家高等教育事业的快速发展，在招募生源规模连年扩大的前提下，很多高校不得不将大量的资金投入到新建教学楼、宿舍楼以及教学仪器设备的添置上，进而在办公自动化方面构成了资金短缺的状态。4完善高校行政管理办公自动化建设的对策高校行政管理办公自动化建设是一项复杂的系统工程，结合前文所述，本文以为，高校行政管理办公自动化建设可采用如下办法。4.1快速更新观念，提升领导层的看重力度。很多高校办公自动化建设推进缓慢、以至在推进经过中出现停顿以至搁浅的情形，高校领层对此有不可推卸的责任。因而，学校领导应更新观念，提升认识，拿出抓学科建设和抓教学评估的劲头来抓网络办公自动化系统建设，同时做好办公人员的队伍建设。4.2建立包公自动化系统的长效管理机制。管理的规范化是办公自动化系统正常运行的制度基础，因而，建立健全各项长效管理制度是保证办公自动化建设工作顺利实现的主要保障。详细而言，在系统建设的经过中，诸如〔校园网络信息管理办法〕、〔数据库管理员职责〕及〔网络与信息应用、保密管理办法〕等各类相关制度也要相应出台，并在后续的系统使用经过中对这些规章制度不断进行改良和完善。4.3提升办公人员的办公自动化素质。由于办公人员在办公自动化系统这一人机结合系统的使用中起着主导地位，这就要求办公人员一方面要纯熟把握办公的基本知识，另一方面还要纯熟使用各种办公设备及办公软件，因而，提升办公人员的综合素质，提升办公人员的办公自动化综合能力就成为高校实现办公自动化的重中之重，对于此，学校一是能够通过内部培训来逐步提升办公人员的业务水平，通过考核持证上岗；二是能够通过对部分岗位进行人员外聘的方式，即聘任计算机使用能力强的人员上岗，保证人人会用，由此适应办公自动化的工作需要。4.4加强防备办法，确保网络信息安全。由于网络办公自动化建设会使高校的各类信息在一定范围内处于开放状况，主要数据的安全性防护由此成为关键，因而，在办公自动化建设的经过中，同时还要至少做好下面两方面的工作，一方面，要加强高校全体行政管理人员的保密意识，另一方面，要此案去各种技术手段，即通过采取数据加密等技术，或通过设置身份验证、权限审查等方式保证合法用户的使用，进而在确保信息系统安全的前提下，使高校办公自动化系统得以有效运行。以下为参考文献：［1］孙桂茹，赵国瑞.办公自动化基础教程[m].天津：南开大学出版社，2005年版.［2］刘红璐等.电子政务系统概论[m].北京：人民邮电出版社，2005年版.［3］林樟杰.高等管理新认识[m].上海：出版社，2007年版.［4］越常环.对高校行政管理工作作的考虑[j].辽宁教育研究，2007，(4)3.2条块分割现象严重，缺乏整体规划。如前文所述，当下我们国家完全实现网络办公自动化办公的高校比例还只要5%，绝大多数高校部门之间条块分割，资源还不能实现校内分享，互相之间缺乏统筹布置。详细而言，由于各个部门之间的办公软件相对独立，软件之间缺少接口定义，信息沟通也就无法实现，这同时还会构成部门之间管理软件出现反复开发的现象，另外，由于很多部门购买的办公软件并不符合本部门实际工作的需要，导致工作效率低下，因而，只要通过学校进行统筹规划以及各部门积极配合，能力实现系统的网络办公自动化建设，进而真正发挥自动化办公的功能。3.3办公人员的培训力度不足。随着网络的普及，电脑已成为高校办公的必备工具之一，绝大部分高校已经具备了办公人员“一人一机〞的条件，随着时间的推移，办公人员的计算机应用水平也相应地逐步提升，这就为鼎力推行办公自动化奠定了良好的基础。但由于一些历史遗留问题的存在，有的高校把管理岗位当作安设人员就业的地方，部分年龄较大的办公人员计算机应用水平相对低下，导致办公人员的水平参差不齐，进而影响了办公自动化的正常推行。因而，只要把办公