管理信息系统2课件

第2章管理信息系统与组织学习目的：通过本章学习，主要使学生能够了解组织的概念以及组织结构，描述各种组织结构的特点，掌握MIS的基本结构，认识组织与信息系统的相互关系。第2章管理信息系统与组织学习内容2.1组织的结构

2.1.1组织的概念和特征

2.1.2组织结构2.2MIS的基本结构

2.2.1MIS结构概述2.2.2总体结构

2.2.3职能结构

2.2.4体系结构2.3管理信息系统与组织关系

2.3.1信息系统与组织之间的客观联系

2.3.2信息系统对组织的影响

2.3.3组织对信息系统的影响

2.3.4信息系统发展规律2.1组织的结构2.1.1组织的概念和特征组织(organization)是管理学中的一个重要概念巴纳德认为，正式组织是有意识地协调两个以上的人的活动与力量的体系。卡斯特对组织的定义是：一个属于更广泛环境的分系统，并包括怀有目的并为目标奋斗的人们；一个技术分系统——人们使用的知识、技术、装备和设施；一个结构分系统——人们在一起进行整体活动；一个社会心理分系统——处于社会关系中的人们；一个管理分系统——负责协调各分系统，并计划与控制全面的活动。组织的定义有很多，人们对组织的认识仍处于不断深入的过程中，随着人类实践的向前发展，人们的认识还会进一步演变和深化。2.1组织的结构一般有两种含义，一种是动词，就是为达成其特定目的与目标，必须经常提供连续性活动，这些活动经由人力参与、权利控制、沟通与工作分配来完成，有目的、有系统集合起来。如组织群众，这种组织是管理的一种职能。另—种是名词，指按照一定的宗旨和目标建立起来的集体，如工厂、机关、学校、医院，各级政府部门、各个层次的经济实体、各个党派和政治团体等等，这些都是组织。2.1组织的结构从名词上说的组织可以按广义和狭义划分。从广义上说，组织是指由诸多要素按照一定方式相互联系起来的系统。系统论、控制论、信息论、耗散结构论和协同论等，都是从不同的侧面研究有组织的系统的。从这个角度来看，组织和系统是同等程度的概念。从狭义上说，组织就是指人们为着实现一定的目标，互相协作结合而成的集体或团体，如党团组织、工会组织、企业、军事组织等等。狭义的组织专门对人群而言，运用于社会管理之中。二、组织的特征组织的特征1．目标的确定性。目标即组织所期望达到的成果，是组织存在的前提和基础。一个组织的结构往往与它的目标紧密相关。2．规模的灵活性。每一个组织都是由人组成的。只有一个人，组织的目标也难以实现，为了达到组织的目标，其他人必须参加进来，也就是说组织必须有许多成员构成。3．结构的规范性。任何组织都存在分工与合作以及不同层次的权力和责任制度。主要表现为工作的标准化，标准化指的是工作的角色和任务独立于履行这项工作的人的个人品质的程度。4．每个组织都有其独特的文化。2.1.2组织结构2.1.2组织结构组织结构(organizationstructure)是为了完成组织目标而设计的、组织内各构成要素以及它们之间的相互关系。组织结构的本质是组织好员工的分工协作关系，其内涵是人们在职、责、权方面的结构体系。2.1.2组织的结构特点:1．稳定性。组织结构的稳定性是指组织各构成部分之间所确立的关系模式总是趋于保持某一状态。2．层级性。如对于一组织结构，我们可以划分为战略层、协调层，作业层，每一层次具有不同的功能和活动方式。3．相对性。组织结构的层级性决定了组织结构的相对性。在大系统的结构层次中，高级系统内部的结构要素，又包含了低级系统的结构；复杂大系统内部的结构要素，又是一个简单的结构系统。一般来讲，高一级结构对低一级结构层次具有更大的制约性，而低一级结构构成高级结构的基础，并反作用于高层结构，二者之间的关系是辩证的。4．开放性及变异性。任何系统的结构，不会是绝对封闭和绝对静态的，任何组织结构总是存在于一定的环境之中，总要与外界进行物质、能量、信息的交换，系统的结构也在交换过程中发生变化。任何组织结构在本质上都是开放的，目前的结构状态，是系统中各组成要素相互作用，以及受系统环境影响的结果。同时，目前的结构形态，又是形成未来组织结构的基础。组织结构的基本形式组织结构的基本形式（1）直线制。直线制结构(linestructure)是最为简单也是最早出现的集权式组织结构形式，又称军队式结构。其基本特点是组织中的各种职位按垂直系统直线排列，不设专门的职能机构。这种结构的优点是：机构简单，信息传递快，决策迅速，费用省，效率高。但要求领导者通晓各种业务。因此，这种组织形式只适用于规模较小、生产技术比较单一的企业。经理业务部门业务部门业务部门组织结构的基本形式（2）职能制结构(functionalstructure)，亦称“U”型组织。该模式是在直线制形式的基础上，为各职能领导者设置相应的职能机构和人员。在职能制模式下，下级行政负责人除接受上级行政主管指令外，还需接受上级职能机构部门的领导和监督。其优点是将企业管理工作按职能分工，适应了现代企业生产技术比较复杂，管理工作分工较细的特点，提高了管理的专业化程度。但是，容易形成多头领导，妨碍生产行政的统一指挥，不利于建立健全责任制。职能科室业务部门业务部门经理职能科室业务部门组织结构的基本形式（3）直线职能制结构又称直线参谋制或生产区域制结构。该模式综合上述两种模式的优点，一方面保持了直线制领导、统一指挥的优点，另一方面又吸收了职能管理专业化的长处，实行厂长统一指挥与职能部门参谋、指导相结合的组织结构形式。但这种组织形式也存在明显的不足之处：权力集中在最高管理层，职能部门缺乏必要的自主权；各职能部门之间的横向协调性差；企业信息传递路线过长，容易造成信息丢失或失真，适应环境能力差。经理职能部门职能部门职能部门职能部门业务部门业务部门业务部门组织结构的基本形式（4）事业部制结构(divisionalstructure)亦称M型结构，是按照“集中决策、分散经营”的原则，将企业划分为若干事业群，每一个事业群建立自己的经营管理机构与队伍，独立核算，自负盈亏。经理职能部门职能部门事业部A事业部B事业部C组织结构的基本形式（5）矩阵型组织结构矩阵制结构兼有职能制和事业部制两种结构的优点，既能充分利用职能部门内的专业技术知识，又能促进职能部门之间的横向协作。然而，矩阵制组织同职能制组织在组织原则上又大不相同，职能制严格遵循统一指挥原则，矩阵制则从结构上形成了双头指挥的格局。矩阵式结构能使企业迅速地对外界环境的变化做出反映，满足市场的多样化需求，适合应用于因技术发展迅速而产品品种较多、管理活动复杂的企业，如军事工业、航天业、科研机构等多采用这种结构。总裁项目小组A项目小组B项目小组C职能部门A职能部门B职能部门C职能部门D组织结构的基本形式（6）立体多维型组织结构立体多维型结构(solid-multidimensionalstructure)是职能制组织结构、矩阵式组织结构和事业部制结构的综合发展。是为了适应新形势的发展需要而产生的组织结构形式。2.2MIS的基本结构从总体角度考察，管理信息系统可分为总体概念结构和具体概念结构；从管理角度考察，管理信息系统可分为高层战略结构、中层管理结构和业务职能结构；从技术实现角度考察，管理信息系统可分为总体构架、软件体系结构和硬件体系结构等。高层总体管理层次技术实现中层低层职能结构O概念初步结构概念具体结构概念软件构架硬件体系技术。。。总体构架管理信息系统的功能结构软件结构MIS的软件结构指支持MIS各种功能的软件系统或软件模块所组成的系统结构。销市售场生产后勤人事财务

会计信息

处理高层

管理公用程序模型库公用应用程序数据库管理系统战略计划管理控制运行控制业务处理专用文件公用数据文件应用软件用于根据管理信息系统的硬件、软件、数据等信息资源在空间的分布情况，系统的结构又可分为集中式和分布式两大类型。1.信息资源在空间上集中配置的系统称为集中式系统。物理结构远程通信终端终端多用户系统

超级微机/小型机数据库管理系统;计算机语言;多用户应用程序...磁盘光盘打印

集中式系统的主要优点是:1、信息资源集中，管理方便，规范统一；

2、专业人员集中使用，有利于发挥他们的作用，便于组织人员培训和提高工作；

3、信息资源利用率高；

4、系统安全措施实施方便。

这类系统的不足之处有：

1、随着系统规模的扩大和功能的提高，集中式系统的复杂性迅速增长，给管理、维护带来困难；

2、对组织变革和技术发展的适应性差，应变能力弱；

3、不利于发挥用户在系统开发、维护、管理方面的积极性与主动精神；

4、系统比较脆弱。主机出现故障时可能使整个系统停止工作。2.利用计算机网络把分布在不同地点的计算机硬件、软件、数据等信息资源联系在一起服务于一个共同的目标而实现相互通信和资源共享，就形成了分布式管理信息系统。实现不同地点的硬、软件和数据等信息资源共享，是分布式系统的一个主要特征。分布式系统的另一个主要特征是各地与计算机网络系统相联的计算机系统既可以在计算机网络系统的统一管理下工作，又可脱离网络环境利用本地信息资源独立开展工作。中继器中继器图5-7分布式结构网络服务器外设小型机图形工作站外设小型机微机微机

图5-8集中式结构与分布式结构的结合微机微机主机1服务器主机2工作站终端终端终端终端

分布式系统具有以下优点:1、可以根据应用需要和存取方便来配置信息资源；

2、有利于发挥用户在系统开发、维护和信息资源管理方面的积极性和主动性,提高了系统对用户需求变更的适应性和对环境的应变能力；3、系统扩展方便。增加一个网络结点一般不会影响其他结点的工作。系统建设可以采取逐步扩展网络结点的渐进方式，以合理使用系统开发所需资源；4、系统的健壮性好。网络上一个结点出现故障一般不会导致全系统瘫痪。

分布式系统的不足之处有：

1、由于信息资源分散，系统开发、维护和管理的标准、规范不易统一；

2、配置在不同地点的信息资源一般分属管理信息系统的各子系统。不同子系统之间往往存在利益冲突，管理上协调有一定难度；

3、各地的计算机系统工作条件与环境不一,不利于安全保密措施的统一实施。2.3管理信息系统与组织关系从经营视角来描述，信息系统是组织和管理上针对环境带来的挑战而做出的基于信息技术的（解决问题）方案，同时，组织本身与管理及信息技术一道，也是信息系统能够发挥作用的基础。信息系统企业解决方案对企业的挑战图2.15经营角度的信息系统信息技术组织管理高级经理支持系统决策支持系统管理信息系统知识工作/办公自动化系统事务处理系统供应厂商客户政府替代型产品其他产品/服务差别化市场定位差别化低成本生产/制造密切客户关系其他计划组织控制协调决策其他结构标准工作程序政治文化其他计算机硬软件存储技术通信技术其他信息系统和组织之间的相互影响关系一方面，组织对于是否引进信息系统，引入什么样的信息系统，由谁来提供信息技术服务等问题具有决策权，并且信息系统的开发设计必须以现存的组织结构为依据，从这个意义上来看，组织影响着信息系统。另一方面，信息系统的建立促使组织结构变化和业务流程改革，因此信息系统又影响着组织。信息系统必须与组织紧密结合起来，为组织的各级决策者提供他们所需要的信息；而组织也应当根据环境的变化，通过使用信息系统提高管理水平。这种双向关系可以通过中介因素体现出来，组织信息技术中介因素环境文化结构标准作业过程政治管理决策机遇图2.17组织与信息技术的双向关系(1)信息系统与典型的组织结构信息技术在一定程度上有助于消除信息淤积现象，避免由于组织的扩大所带来的决策延滞问题。对于常见的官僚层级结构而言，信息技术扩大了控制跨度。通常说来，在传统手段下，可行的直接监督要求控制范围不超过5至7个人。在信息技术条件下，由于通信、监控、分析手段的加强，这一控制跨度可以得到显著的扩大。跨度的扩大可以相应地减少管理层级，使得组织结构趋于扁平化。扁平化的组织结构具有更高的灵活性和更快的反应能力。(1)信息系统与典型的组织结构对于事业部结构，信息技术有助于消除总部与事业部之间的信息不对称，使得总部可以更为及时、全面地获取事业部的运营信息，并进行深入的分析，从而使战略决策更具合理性。同时，事业部之间的横向沟通与联系也可以得到加强，从而有可能提高事业部的协同性。此外，在信息技术的支持下，总部有可能将一些职能性分工从事业部中抽取出来，合并到总部，向着矩阵式的结构转换，从而在一定程度上消除机构重叠的问题。在信息技术条件下，矩阵式结构变得更具可行性，因为电子化的沟通和控制手段有助于克服由于双重监督而带来的混乱情况，项目经理和职能经理之间可以实现更为有效的沟通，从而更大限度地发挥职能部门化和产品部门化两种形式的互补优势。目前，在信息技术应用较为深入的组织中，例如软件企业和管理咨询企业，矩阵式结构应用得比较广泛而成熟。(2)信息系统与新型的组织结构1）团队结构（teamstructure）指的是以团队作为协调组织活动的主要方式。这种结构的主要特点在于打破部门界限，将决策权下放到工作团队员工手中，这种结构形式要求员工既是全才又是专才。信息技术使得团队之间的沟通和组织对团队的有效监督成为可能。（2）虚拟组织（virtualorganization）既是一种组织结构，也是一种战略模式。这种组织的规模较小，决策集中化的程度很高，部门化的程度很低，甚至根本就不存在产品性或职能性的部门化。虚拟组织通过对关系网络的管理来实现经营，其实质是对信息流的管理。只有依托于强有力的计算机网络，这种以信息流管理为核心能力的组织形式才可能存在。许多具有重大影响的国际性企业都采取了虚拟组织的形式，其中包括耐克公司、戴尔计算机公司等。(2)信息系统与新型的组织结构（3）无边界组织（boundarylessorganization）是通用电气公司总裁JackWelch所提出的概念，用来描述他理想中的通用电气公司形象。无边界组织的核心思想是尽可能地消除组织内部的垂直界限和水平界限，减少命令链，对控制跨度不加限制，取消各种职能部门，代之以授权的团队。在理想状况下，这种组织主要通过互助协调机制来实现运作，就像赛场上的足球队一样，整体战略的执行依靠员工之间的相互协调（而不是层级指挥）来实现。计算机网络是使无边界组织得以正常运行的基础。在新技术的支持下，人们能够超越组织内外的界限进行交流。例如电子邮件使得成百上千的员工可以同时分享信息，并使公司的普通员工可以直线与高级主管交流。同时，组织间的网络也使得组织外部边界同样可以被突破。2.3.2信息系统对组织的影响一、信息系统的积极作用1．信息系统极大的提高了信息收集、传递与处理的效率和有效性，从而增强了企业对内外环境变化相应的敏捷性和灵活性，提高了管理决策的及时性和科学性，是实现企业目标与战略的重要保证。2．信息系统加强了业务、管理流程和数据的规范化，减少了随意性和人为失误，改善了管理者与员工的工作条件，促进了员工之间的信息知识交流与协作，加强了组织的凝聚力，有利于形成具有本企业特色的团结、学习、创新的企业文化。3．减少管理层次，下放权力，实现组织扁平化、网络化、虚拟化是企业改革任务之一。信息系统加速了组织内部信息的传递与共享，提高了信息处理的效率，减少了中间环节，使得组织扁平化、网络化、虚拟化改造成为可能。2.3.2信息系统对组织的影响4．信息系统是对业务流程诸多环节进行集成管理，实现生产与服务过程柔性化和个性化的重要手段。5．信息系统也拉近了企业之间(B2B)、企业与客户间(B2C)、企业与政府间(B2G)的距离，减少了由于信息延迟造成的积压和脱节，降低了交易成本，提高了客户的满意度。6．市场上围绕产品与服务的企业竞争，实质上是形成这类与服务供应链之间的竞争。信息系统是实现供应链上企业之间协作与合作，形成动态联盟、组织虚拟企业的基础设施和重要手段。2.3.2信息系统对组织的影响练习：某玩具生产企业，目前在生产、库存、销售等方面都还没有实现信息化，正考虑建设一个信息系统来提高企业的管理水平和竞争能力，由企业的信息中心负责。假设你是信息中心的成员，信息中心主任将准备工作的任务分解后，安排要你写一份材料来论述信息系统对该企业的积极作用，你将如何从哪些方面来论述（注意结合企业的情况）。2.3.2信息系统对组织的影响二、信息系统的负面影响1．信息系统是在人们预先设定的范围内收集、存储、处理信息的当组织内外环境的变化超出预定范围时，组织对变化响应的敏捷性和决策的科学性、及时性将受到影响。2．信息系统的应用使得员工之间、普通员工与管理者之间以及管理者之间通过信息系统交流的机会多了，而面对面的交流机会少了，可能导致非正式渠道信息活动与非正式组织作用的弱化和人们之间的感情疏远。3．信息系统提高了效率与有效性的同时，许多以前由人进行的工作由信息系统替代，可能使得一些工作人员丧失工作机会。2.3.2信息系统对组织的影响4．信息系统的功能涉及到组织的活动、社会与个人生活诸多方面，人们对信息系统的依赖性大大提高。一旦信息系统出现故障，如当前停电一样，会给组织带来巨大的损失，给社会生活和个人活动造成严重的、甚至灾难性的后果。安全问题是信息系统瓶颈问题之一。5．信息系统的出现引发了一些新的伦理、道德与法律问题。由于人们（如员工、客户、竞争对手、合作伙伴）对活动信息广泛而周密的收集，导致个人隐私权的严重威胁。不健康的、歪曲事实真相的以至诽谤、侮辱性的信息通过互联网进行非法传播，会引起组织、社会以及人际关系的混乱而破坏正常的社会秩序；科学技术、文化、艺术等创作的非法复制和非法传播造成对知识产权的侵犯，影响这些领域创造性活动和有关市场合法经营的正常发展。2.3.3组织对信息系统的影响1、组织功能决定信息系统功能需要有选择地运用信息系统的功能，尽量地将信息系统功能同现有的组织主要功能相匹配，并且保证信息系统的功能必须有效地支持组织的这些主要功能。例如，对一个生产型企业而言，其信息系统一般应当具有较高的集成性，使得物料、生产、库存、销售等各个环节能够紧密地联结成为一个整体，从而实现更高效率的运作和更低的成本；而对于一个以资本运作为核心的投资控股型企业而言，由于组织的整体业务结构经常会因为并购、出售等投资行为而发生变化，因而通常就不会在集成性方面具有很高的要求，而是着重在投资分析方面得到信息系统的支持。在组织发展的不同阶段，对信息系统也会产生不同的需求。例如，对于一个处于快速扩张、抢占市场阶段的企业而言，其信息系统应当具有良好的延展性，经营终端的系统应当能够实现快速的复制。2.3.3组织对信息系统的影响2、业务流程影响信息系统任何信息系统的开发与实施过程都需要同业务流程之间相互关联。组织需要通过持续创新性的业务/服务流程来持续地满足客户多变的个性化的需求，这又需要开发柔性的信息系统以适应组织业务流程优化的需要，帮助组织实现最佳的客户服务。2.3.3组织对信息系统的影响3、信息系统柔性需要适应组织柔性组织本身面临着许多内外部环境的变化，这就需要组织由具有一定的柔性来适应内外部环境的变化，进而实现组织的持续成长。2.3.4信息系统发展规律1、诺兰的六阶段模型诺兰模型的六个阶段分别是：初始阶段、传播阶段、控制阶段、集成阶段、数据管理阶段和成熟阶段。

六阶段模型反映了企业计算机应用发展的规律性，前三个阶段具有计算机时代的特征，后三个阶段具有信息时代的特征，其转折点处是进行信息资源规划的时机。初级阶段传播阶段控制阶段集成阶段数据管理成熟阶段预算费用2.3.4信息系统发展规律1)初始阶段

计算机刚进入企业，只作为办公设备使用，应用非常少，通常用来完成一些报表统计工作，甚至大多数时候被当做打字机使用。在这一阶段，企业对计算机基本不了解，更不清楚IT技术可以为企业带来哪些好处，解决哪些问题。IT的需求只被作为简单的办公设施改善的需求来对待，采购量少，只有少数人使用，在企业内没有普及。2.3.4信息系统发展规律2)扩展阶段

企业对计算机有了一定了解，想利用计算机解决工作中的问题，比如进行更多的数据处理，给管理工作和业务带来便利。于是，应用需求开始增加，企业对IT应用开始产生兴趣，并对开发软件热情高涨，投入开始大幅度增加。但此时很容易出现盲目购机、盲目定制开发软件的现象，缺少计划和规划，因而应用水平不高，IT的整体效用无法突显。2.3.4信息系统发展规律3)控制阶段

在前一阶段盲目购机、盲目定制开发软件之后，企业管理者意识到计算机的使用超出控制，IT投资增长快，但效益不理想，于是开始从整体上控制计算机信息系统的发展，在客观上要求组织协调，解决数据共享问题。此时，企业IT建设更加务实，对IT的利用有了更明确的认识和目标。在这一阶段，一些职能部门内部实现了网络化，如财务系统、人事系统、库存系统等，但各软件系统之间还存在“部门壁垒”、“信息孤岛”。信息系统呈现单点、分散的特点，系统和资源利用率不高。2.3.4信息系统发展规律4)集成阶