《会展管理应用方案》

会展管理应用方案：广州X科技公司参展应用方案一、方案目标广州X科技公司三十周年庆典，突出公司对于节能环保的专注，因为专注，所以专业；1、接触新客户；2、提升企业形象；3、与顾客互动；4、促销现有产品；5、新品发布；6、获取竞争对手的情报；7、赶超竞争对手；8、提升士气；9、获取销售订单；10、接触分销商等二、方案内容（一）展前A、展台准备：1、参展主题的确定；高新科技创造节能文明社会2、展位的确定；A368（9平米）3、展位的布置；包括：物料准备；展台总体设计（不仅要恢弘大气，更要体现新颖和创意）；4、前期工作准备包括工作安排、管理安排和行政安排。（1）工作安排。向展台人员布置展台工作（包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、以及后续工作等，进行分工），并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道并理解此次展出的目的。（2）管理安排。包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等。（3）行政安排。包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。5、检查核对参展的各项内容是否到位，包括展品、产品资料、宣传资料、贸易条款以及各设备工具等。6、展会后勤工作：确保展会所需的装备、陈设、促销材料以及人员都能够完好地在正确的时间到达展会现场。7、代理商参会可以参加抽奖获得数码摄像机和手机等奖品。8、客户邀请与信息搜集委派1-3名人员负责会前的客户邀请与信息搜集工作，职责如下：（1）上门送请柬（最好直接送到决策者手中），并尝试邀请10-20个潜在的高端客户到公司的展台前参观展台，并准备一些较独特的产品作为礼物赠给邀请来的10到20位客户。（2）到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料，寻找潜在客户并努力与之成为朋友。B、代理商邀请及策略：1、由渠道人员提前通过发送邀请函的方法约好意向代理商和意向合作者参加展会，2、准备一些可以一分为二的礼品，把其中之一在展前先随邀请函寄给代理商，让他们必须到展位上才能凑成完整的一份礼品。3、制作印有公司标志和名称的挂绳于现场免费派发给参观者，由于这些挂绳通常都制作精美，所以大部分参观者得到这些挂绳后都很乐意挂在自己的入场证上，参观者佩带着这些醒目的挂绳在场内走动，等于许多流动的广告牌在免费为我们公司作宣传。（二）展中：合作促销活动：A.促销政策的实施，当场签订代理合作的代理商给予一定的优惠（待确定）B.当场签订的代理商可以按条件获得MP3、摄像机、数码相机等赠品；C.媒体报道：1、公司网站进行同步报道；2、深圳、北京等媒体报道；3、网站各大论坛/BBS/博客的宣传；4、其他活动策划（三）展后：1、代理商的追踪跟进。2、后续的宣传主要是针对展会所洽谈的代理商和意向合作客户的跟踪追访，把在展会上的火热场面刻成光盘，进行形象整合，再包装。3、网站的后续报道；三、方案参与者：1、主要筹划：（1）总筹划：周总（2）总指挥：谢云涛2、参展人员组确定(人员名单由谢云涛安排、周波审批)（1）前台组员：邱真如、唐婷、郭丽莹（2）礼仪组员：韩宇飞、田露（3）品尝组员：万婷婷、唐婷（4）业务组员：谢云涛、邵正旺、李子、周云峰、姜浩明、黄伟胜（5）调研组员：邵正旺（6）物流组员：姜浩明（7）后勤组员：万婷婷（8）重要备注：所有参展人员必须熟练掌握会展的产品知识、价格及招商政策、并能熟练地与客户进行沟通、交流、洽谈。四、方案实施方式1、人员分组（1）每组人员明确责任，各负其责，保证参展工作有条不紊的进行。（田露）（2）主打产品：展会以蜂蜜系、茶系列、干果系类、果脯系类（新疆产品）为主打产品2、人员及物资流通安排（1）前台组、后勤组、物流组长——负责同其他部门协调整做好公司参展车辆调配、司机安排等工作。（2）前台组、业务组、后勤组、物流组就参展人员是随车还是买票坐车，经公司开会讨论，经领导批准后作出安排，物资自带或是办理托运的运输安排，需要强调的是要特别注意生鲜类产品的运输问题。（3）建议参展人员全部坐火车，物资尽量全部走物流，就安全性来说较为妥当。3、展会期间后勤保障工作（即后勤组）（1）展会期间的矿泉水及其他相关物品的准备。（2）展会期间协助其他组人员工作。（3）展会期间工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等。（4）展会期间参展人员的宿、膳、行、日程等安排。（5）检查核对参展的各项内容是否到位，包括展品、产品资料、宣传资料、合同、各设备、工具等。4、确保展会所需的装备、陈设、促销材料以及人员都能够完好地在正确的时间到达展会现场。五、方案费用1、参展费用：（10000元）2、展示厅的搭建费（12000元）3、宣传物品的制作费用（3000元）4、相关礼品的准备（5000元）5、媒体费用（15000元）6、参展人员的住宿饮食费用（24000元）合计：590000元六、实施进度监督安排时间完成事项2019年9月08日至2019年9月15日拟定项目方案、制定计划2019年9月16日至2019年09月2