电话礼仪分析

礼仪分析办公室电话礼仪THEPROFESSIONALBUSINESSTEMPLATE你是否有过类似情形挂完才发现还有问题没有说到铃响得令人不耐烦了才拿起了听筒一边接，一边嚼口香糖；一边和同事说笑抓起话筒却不知从何说起，语无伦次；遇到需要纪录某些重要数据时，总是在手忙脚乱地找纸和笔接到打错了的很不高兴地说：“打错了！”然后就粗暴地挂断了…………接电话的礼仪与技巧Part01打电话的礼仪与技巧Part02应该注重的电话细节Part03CONTENTS内容接电话的礼仪与技巧Part01热情应答左手持话筒接听的流程管理开头语--自报家门请对方留言整理通话记录呈送上司批阅或相关人员接---铃响三声内需要转接的询问对方单位、姓名职务详细记录通话内容复述通话内容以便得到确认/

感谢对方来电/结束/等对方先挂机

案例你们公司的管理真混乱！你们公司的人手似乎不足，以致无人接；你们公司是不是已经停止经营了？你们公司连这样的基本事务都做不好，跟你们合作岂不是风险很大？她今天心情不太好吗？她好象有点不太耐烦；她似乎不怎么友好；看来我不怎么受重视。早上好！您好！下午好！让响得太久：忘记了问候对方：常用的问候语：1.接听如果双方在接通，迟迟不能确诊对方的身份，就会浪费极大的时间，降低沟通的效率。2.主动报出自己单位的名称、自己的姓名和职务如何向对方自报姓名呢？如果接听您本人的或公司的直线，只报自己的姓名和职务即可。如果接听公司总机的，报出公司的名称而不需要报出自己的姓名和职务。如果接听一个部门的——经过总机转的，只需报部门名称和自己的姓名，不需报公司名称。直接打进的，除了报部门名称和自己的姓名外，还需要报公司名称。

明确双方的身份是顺利进行住处沟通的前提。自报家门后主动询问对方单位的名称以及对方的姓名和职务，这象在黑暗的小屋子里通过沟通带来光明。3.确认对方单位名称、姓名、职务很多问题并非在中就可以解决的，可能要稍后才可能解决，如果您并非过目不忘的人，就要将通话内容记录下来；有时候我们可能要帮助同事接听，这时候尤其要记录通话内容；有些虽然是的给您的，但需要解决的问题是其他同事负责的，因此也需要详细记录通话内容；在有些特殊岗位，员工的通话记录是必不可少的，例如热线接听员等。时间；对方单位；对方姓名；对方职务。为什么要详细记录通话内容呢？怎样详细记录通话内容呢？4.详细记录通话内容转达的注意事项如果对方找的人未在办公室或不在座位可用以下方式处理您方便留下您的及姓名吗？我会通知**，他/她会尽快给您回复。

请问您有急事吗？是否可以十分钟后再打来？

如果对方要求受话人手机号码，一定先问清对方身份；

在对方留言或需传达信息时，对于姓名、数字、日期、时间、地点等需要重复确认，以避免不必要的信息错误；

听不清对方说话的内容时，不要犹豫，应立即将情况告诉对方，“对不起，您能再重复一下吗？”

确认同事是否已回电记录单来电单位（姓名）电话来电时间来电内容处理意见去电单位（姓名）通话人接听人通话时间去电内容：通话结果与处理意见备注：记录范例时间2017年2月13日9时49分部门集团管理部对方单位电信局对方姓名及职务张玲通话内容催要1月份电话费。三天后须交。备注已向财务部申请。对方的号码；双方约定的时间、地点；双方谈妥的产品数量、种类；双方确定的解决方案。双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方。其他重要的事项；不至于因为信息传递的不一致，导致双方误解；避免因为口误或者听错而造成的不必要的损失；便于接听者整理记录。以下信息尤其要注意重复：复述要点的好处：5.复述通话内容，以便得到确认是谁6.整理记录提出拟办意见用5W1H检查记录内容的完整性：

How怎么样

什么事什么时候什么地方WhoWhy为什么〚特别注意〛某些内容涉及机密，一定要严格保管记录，以防泄漏！WhenWhereWhat7.呈送上司批阅或相关人员对一些重要，要将近记录呈送上司批阅。重要：指内容关系较大，已经超出自己可以决定的权限，必须经过上司批阅的。

将记录呈送上司请求上司批阅理解并接受上司意见后执行

处理流程：接听注意事项延迟太久接电话要先致歉ABC避免斥责,应礼貌告知对方拨错电话。DEFF转接时,注意表述:请稍等叫人接电话要用手盖住话筒尽可能避免厌烦神情及语调不要使用简略语、专用语。语言要简炼、清楚、明了，不要拖泥带水，浪费时间，引起对方反感。打电话的礼仪与技巧Part2基础拨打的流程管理拨打确认对方单位、姓名、职务说明自己单位、姓名、职务主动询问是否需要再说一遍在通话记录上注明接听人及时间提前想好谈话要点、列出提纲我的要打给谁？我打的目的是什么？我要说明几件事情？它们之间的联系怎样？我应该选择怎样的表达方式？在沟通中可能会现哪些障碍？面对这些障碍可能的解决方案是什么？1.提前想好谈话要点，列出提纲2.拨打注意使用礼貌用语注意通话时长

注意语言简洁明了打时间控制原则Loremipsumdolorsitamet,consectetur7:30AM以前22:00以后Loremipsumdolorsitamet,consectetur14:00PM以前Loremipsumdolorsitamet,consectetur周末、节假日Loremipsumdolorsitamet,consectetur每次最好3分钟左右特殊情况除外什么时间最适合给客户打？规范语言你找谁？有什么事？你是谁？不知道我问过了，他不在。没这个人请问您找谁？请问您有什么事？请问您贵姓？抱歉，这个事我不太了解。我再帮您看一下，抱歉，他还没有回来，您方便留言吗？对不起，我再查一下，您还有其他信息可以提示我一下吗？你等一下，我要接个别的。抱歉，请稍等。我们应该注重哪些电话细节Part03要认识到细节是影响我们成败与否的关键所在；

找出究竟是哪些细节在起作用；关注这些细节。影响质量的细节：ListenExpressWriteSmilePolite聆听表达

微笑礼貌列出清单倾听的技巧我们有70％

的工作时间都用在与人的交流上，交流以听为重。9％写说读听16％45％30％听的解析倾听的五个层次PretendListening 假装听02SelectiveListening 选择性倾听03AttentiveListening 留意的听04EmpathicListening 同理心倾听05Ignoring 忽视01同理心倾听的技巧杜绝干扰，关注你的客户经常用“是”、“啊”或“真的”等词语告诉客户你在听开放心灵，使用同理心总结顾客提供的信息，并将细节内容重复给客户聚精会神听客户说了什么注意字里行间的意思，一句话的不同说法可以提供不同的信息向客户提一些问题以确认顾客提供的信息做记录，帮你记住主要内容有效倾听的关键注意自己听的习惯为听做好准备在听的同时限制你的讲话站在客户的角度考虑听出事实和对方的情感承认他人的感受总结和重复适当的回答不要假设，直到得到事实真相适当记录结束后的跟踪不良的倾听习惯隔离的听感觉迟钝的听有选择的听防备的听听的埋伏为了理解去倾听，而不是为了评价而去倾听案例：美国知名主持人林克莱特访问一名小朋友倾听能力自我问卷请回答以下15个题目，对每个问题回答是或否，请根据你在最近的表现真实填写。1、我常常试图同时听几个人的交谈。2、我喜欢别人只给我提供事实，让我自己作出解释。3、我有时假装自己在认真听别人说话。4、我认为自己是言语沟通方面的高手。5、我常常在别人说话之前就知道他要说什么。6、如果我不兴趣和某人交谈，我常常通过注意力不集中的方式结束谈话。7、我常常用点头、皱眉等方式让说话人了解我对他说话内容的感觉。8、常常别人刚说完，我就紧接着谈自己的看法。9、别人说话的同时，我也在评价他的内容。10、别人说话的同时，我常常在思考接下来我要说的内。11、说话人的谈话风格常常会影响到我对内容的倾听。12、为了弄清对方所说的内容，我常常采取提问的方法，而不是进行猜测。13、为了理解对方的观点，我总会下工夫。14、我常常听到自己希望听到的内容，而不是别人表达的内容。15、当我和别人意见不一致时，大多数人认为我理解了他们的观点和想法。倾听能力自我问卷答案

1.否2.否3.否4.是5.否6.否7.否

8.否9.否10.否11.否12.是13.是14.否15.是以下所示15个问题的正确答案，是根据倾听理论得来的。为了确定你的得分，把错误答案的个数加起来，乘以7，再用105减去它，就是你的最后得分。

91-105恭喜！你有良好的倾听习惯

77-90你还有很大程度可以提高

76以下很不幸！你在一位很差劲的倾听者，需要下功夫了！积极的表达如：“我猜你不明白我说的……”“对不起，我没有说明白，我的意思是……”“当我说……的时候，你一定是不信任我。”“你一定愿意知道……”

使用积极和具鼓励性的表达，而非消极的表达，为加强谈话中的亲切感，你应该使用积极的表达。练习：将否定的表达方式改为肯定的表达方式我不能帮助你，除非……我们这里不能处理这个问题，你需要打给……我认为你应该……这不是我们的责任，你找错部门了……你不能对我叫喊抱歉，我不能给你提供那些信息……问题是那个品牌的卡都卖完了我不想给您错误的建议我不能给你他的手机号码练习：用“我”代替“你”你的名字叫什么你错了，不是那样的！如果你需要我的帮助，你必须……你做的不正确……当然你会收到，但你必须把名字和地址给我。你没弄明白，这次听好了。练习：鼓励对方讲话“请您再具体讲一下好吗？”“您愿意告诉我详细情况吗?”“您的意思是……”制作清单的步骤第一步：必要性审查看打这个是否目的明确；看打这个预期的效果是否符合我们的利益；看打这个对方是否可以理解、接受。将预打的数量统计下来，以防止遗了漏。对方接是否方便？我有没有空？要讨论的事情是否时机成熟？分析您将要讨论的事情，看它跟谁关系最密切？谁最有权限处理您将要讨论的问题？谁最有能力解决您的问题？如果您要找的人碰巧不在，谁还可以接？列明要点有助于您更好地把握的过程。A----代表既重要又紧急的事情；B----代表不重要但紧急的事情；C----代表重要但不紧急的事情；D----代表不重要又不紧急的事情。第五步：要点罗列第六步：轻重缓急度分析第二步：数量汇总第三步：什么时间打第四步：打给谁清单范例序号电话对象电话时间内容要点轻重缓急程度分析备注轻重缓急1张常5.12/10:00请他购买15日飞往北京的机票√√头等舱2王倩5.12/15:00询问项目进展情况√3李菲菲5.12/16:30询问为什么上周她会迟到三次√4曹雷5.12/20:00约他出来吃饭√5张常5.13/9:00询问机票是否买到了√√6赵宇飞5.13/10:00交待他在我去北京期间全面主持公司事务√√7高娟5.13/11:00告诉她随