第1章编辑联合发文的公文

Office2010高级应用案例教程

第一篇Word2010高级应用第一篇Word2010高级应用主要内容：第1章编辑联合发文的公文第2章编制“客户资料卡”表格第3章编排长文档第4章制作电子报第5章批量制作含照片胸卡第1章编辑联合发文的公文公文（指“红头”文件）是日常行政管理中使用最多的应用文之一，行文要求很严格、版面要求很高，国家对公文制定了专门的行文规则——《GB/T9704-2012党政机关公文格式》（以下简称GB，请下载此国家标准）。1.1任务描述以政府部门与企业联合开展“应对全球金融危机，振兴经济论坛”公务活动为例，编辑印发开展此论坛的通知文件。

分解任务1：编辑论坛通知文件分解任务2：制作发文单位图章完成编排的联合发文样文1.2操作步骤

1.2.1编辑论坛通知文件参数计算和页面设置右图为A4型公文用纸的页边及版心尺寸表1-1GB标准公文版面要求参数类型项目参数页面纸张类型A4尺寸210mm×297mm天头（上白边，上边距）37mm±1mm订口（左白边，左边距）28mm±1mm版心尺寸（不含页码）156mm×225mm页码格式－1－页码字体4号半角阿拉伯数字一字线字体4号一字线距版心7mm正文字体仿宋体3号每页行数22行每行字数28个汉字计算和设置右边距和下边距，精确控制版心尺寸根据以上参数计算：翻口（右边距）＝210－156－28＝26（mm）地角（下边距）＝297－225－37＝35（mm）通过页面设置以上页边距，即可精确控制版心尺寸。推导Word“中文字号”、“磅”与“毫米”的换算关系（公式）根据1英寸＝25.4mm

和

1磅＝1/72吋这两个基本单位关系，推导换算公式：表1-2第4列计算字大小的公式域代码如式（1-3）：表1-2计算“中文字号”、“磅”与“毫米”的对应值中文字号磅值字号示

例计算字大小（毫米）八号5国1.76七号5.5国1.94小六6.5国2.29六号7.5国2.65小五9国3.18五号10.5国3.70小四12国4.23四号14国4.94小三15国5.29三号16国5.64小二18国6.35二号22国7.76小一24国8.47一号26国9.17小初36国12.70初号42国14.82计算页脚尺寸，精确控制页码位置完成页面设置设置页边距、纸张、页脚、文档网格、字体，插入页码。将页面设置保存为模板保存文件名可为：“GB标准公文页面设置(模板).dotx”。在Word中，页码的纵向位置是由页脚的尺寸确定。根据上述数据，计算符合GB页码位置的最大页脚尺寸最大页脚尺寸＝下边距－页码一字线距版心距离－二分之一四号字高＝35－7－4.94÷2＝25.53mm可取值25.5mm。编制版头内容格式在GB中，将组成公文的各要素划分为“版头”、“主体”和“版记”三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。编制版头内容操作要领GB标准公文版头的要求（见教材表1－3）用表格对“公文份数序号”等元素定位精确计算“发文机关标志”的字号和缩放比（建议设置最大字号62磅，缩放比=100%～68.2%）精确设置发文机关标志的起始位置编排“发文机关标志”用表格快速编排“发文机关标志”步骤①在页面第4行1列位置插入一个4行2列的表格。②设置表格宽度等于版心宽度156mm，居中。③合并第2列单元格。④输入文字内容。⑤设置“文件”二字格式。黑体或宋体加粗、62磅缩69%、红色，中部居中。调整竖线。⑥设置单位名称文字格式。标宋加粗、红色，字号29（或30）磅，分散对齐。⑦调小表1列行高。设固定行距38磅。⑧将表格线设为无框线。用表格制作联合公文头效果用EQ域快速编排“发文机关标志”步骤①在页面第4行1列位置插入EQ域代码单击“插入”→“文档部件”→“域”→域对话框：“EQ”域→“域代码”→“选项”→开关：\A()→“添加到域”→“确定”选项→“确定”。或者按Ctrl+F9组合键插入域标志

→在其中间输入域名：EQ→输入1个半角空格→输入半角字符的域开关：\A()。②输入域的内容在开关\A()的圆括号内输入产生矩阵的发文单位名称，每个名称之间用半角逗号分隔。在域之后即右花括号外输入“文件”二字。设文字字体为标宋红色。用EQ域快速编排“发文机关标志”步骤（续）③按F9键更新域，显示域结果④设置字体格式设“文件”二字62磅，缩放69%。单击（选中）域，设字号28磅。⑤设置发文机关名称的分散对齐域中矩阵文字的分散对齐不能使用“开始”功能区中的“分散对齐”

命令。正确方法：单击域→按Shift+F9切换域代码，或者右键单击域→单击“切换域代码”，然后对所有字数较少的行分别设置字间距，使之与最多字的一行分散（两端）对齐。用EQ域快速编排“发文机关标志”步骤（续）字间距计算公式：用此公式计算第2、3、4行单位名称的字符间距分别等于3.50、14.00、1.56磅，设置字符间距后，EQ域制作联合发文头效果所示。EQ域制作联合发文头效果编制版头内容操作要领(续）编制“发文字号”制作精确定位的分割线制作精确定位直线常用绘图和边框线方法。GB规定分割线距“发文字号”下边缘4mm，计算即为11.3磅，取11磅。可直接输入“4毫米”，但不能输入“4mm”。按照GB标准公文主体的要求编制主体内容格式主体要素包括：主体要素包括公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期和印章（即公章）、附注、附件7部分内容具体要求详见GB。精确定位版记各要素版记要素主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的分割线。版记的位置版记置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。设置版记文字内容字体和段落格式精确定位版记各要素（续）制作精确定位的版记中的分割线①绘制直线②复制直线③计算3条反线的精确位置尺寸

225÷22×1=10.2mm，

225÷22×3=30.7mm，

225×22×4=40.9mm。④设置3条反线的精确位置尺寸精确定位版记各要素（续）第1条直线精确定位的尺寸设置:选中第1条直线，选择“绘图工具_格式”→“排列”→“位置”→“其他布局选项”命令，打开“布局”对话框。精确定位版记各要素（续）版记排版完成的效果：1.2.2制作发文单位图章的操作步骤绘制一个基准图章按照国家有关规定，不同级别或不同类别单位的印章，其规格要求（尺寸大小）是不同的。本案例按企事业单位和公司的公章规格制作。基准图章参数：采用宋体、14磅，文本填充和文本轮廓颜色为红色，高和宽为3.1cm，浮在文字上面，文本效果为上弯弧；五角星星尖直径等于1.4cm。图章制作过程2.复制和修改基准图章复制和修改基准图章为其它图章复制3个，取消组合，修改单位名称的艺术字大小和字间距，重新对齐和组合。3.将图章移至文档目标位置将图章移至文档目标位置调整图章间的间隔调整图章的对齐1.3相关知识

1.3.1域的有关知识域的构成Word中的域是由域标志、域名、域开关和其它相关的元素组成。如下图所示。2.域的组成元素与语法含义项

目（元素）名

称语法含义域标志用“插入”→“文档部件→域”命令，或用Ctrl+F9组合键由程序自动生成的两侧各有一个半角空格的一对花括号。具有逻辑性，可嵌套使用。但不能手工从键盘直接输入花括号“{}”。域代码位于域标志中的文本。由域名和域开关组成，不区分大小写，必须用半角空格分隔。英文引号内的文本可使用全角字符，其它都使用半角字符。域代码文本不论多长都不得强制换行。域结果域代码转换产生的值。可使用Shift+F9组合键在域结果与域代码间切换。DATE域名域的合法、有效名称。\@域开关指定域结果的显示方式，与域名间至少有一个半角空格。\*格式域开关为域结果设定特定格式MERGEFORMAT开关项在插入域对话框中选择了“更新时保留原格式”则有此项。域底纹以底纹方式突出显示域，域底纹不会被打印。表1-4域的组成元素与语法含义3.域的分类根据域作用范围的不同，Word中把域分成九大类共74个域。4.域的操作快捷键功

能Ctrl+F9插入域标志Shift+F9域结果与域代码间切换Alt+F9显示或隐藏文档中所有域的域代码F9更新特定的、当前的域Ctrl+F11锁定域Ctrl+Shift+F11解除对域的锁定Ctrl+Shift+F9将域转化为静态文本表1-5常用域的快捷键⑴插入