综合执法之法律文书

综合执法之执法文书

西咸新区沣西新城综合执法局法规监察科行政执法文书（一）执法文书的概念及其含义执法文书，是指国家行政机关、法律法规授权的组织或者委托行使行政执法职能的组织，依法制作的处理各类行政管理事务，具有法律效力或法律意义的一系列文书总称。2/5/2023主要包含以下四层含义：一是执法文书制作主体是拥有法定执法权的执法部门。二是执法文书适用范围是具体行政执法活动。它和执法活动是同步进行的。三是执法文书制作必须遵守法律法规规定，不能脱离法律法规的规定自己创设文书种类、形式和内容。四是执法文书必须具有法律效力和法律意义。执法文书一旦制作完成，行政机关必须遵守，不能朝令夕改；对于当事人而言，一旦当事人签收后，执法文书对其就有拘束力，当事人必须履行执法文书规定的法律义务。2/5/2023（二）执法文书的特点与分类1.执法文书的特点一是制作的合法性。体现在两个方面，即制作主体的合法性和制作文种、要求、时限的合法性。二是体裁格式的规范性。三是适用法律的严肃性。四是语言表述的准确性。五是生效执行的权威性。执法文书一旦制作完毕并送达到当事人，非经法定程序不得变更或撤销；如需改变或撤销，必须由执法机关依照法定程序进行。2/5/20232.执法文书的分类。（1）按执法文书用途，以分为内部文书和外部文书。内部文书，指在执法活动过程中执法机关为行政管理活动需要而制作的在行政机关内部运转的书面文件，如立案审批表、案件审批表、案件调查终结报告、结案报告等。外部文书，指执法机关在具体执法活动中制作的涉及到当事人权利、义务关系或调查取证过程中有行政机关以外的人员、组织参与的文书，如调查笔录、勘验笔录、行政处罚事先告知书、行政处罚决定书、责令停止违法行为通知书等。相对而言，执法机关对外部文书的重视程度要高于内部文书。2/5/2023（2）按执法文书制作主体，可分为以个人名义制作的文书和以执法机关名义制作的文书。所谓以个人名义制作，指以执法人员个人的名义制作，由执法人员对文书的真实性、准确性负责，如询问笔录、现场检查记录等。所谓以执法机关的名义制作，指执法人员以所在执法机关的名义制作的文书，由该执法机关对文书的真实性、准确性负责，如行政处罚决定书、责令停止违法行为通知书等。在执法实践中，大多数执法文书都是属于以执法机关名义制作的文书。2/5/2023（3）按执法文书作用，可分为执行类、证据类和工作类文书。所谓执行类文书，指执法机关在执法过程中，依照法律规定办理行政案件时操作的法律文书，如决定书等。所谓证据类文书，指执法机关在执法过程中，依法调查取证时形成的法律文书，如现场检查笔录、调查询问笔录等。所谓工作类文书，指执法机关在执法过程中，为决定适用某种程序、内部请示报告、研究讨论等所形成的执法文书，如行政处罚审批表、重大案件集体讨论记录等。2/5/2023（4）按执法文书形式，可分为填写式、书写式和笔录式文书。填写式执法文书的格式相对固定，如当场处罚决定书等。书写式文书是根据需要来制作的法律文书，如调查终结报告、行政处罚决定书等。笔录式文书主要是详细记录当事人违法的客观事实及执法人员的调查结果，如现场调查笔录、询问笔录等。2/5/2023（三）文书制作基本要求（一）执法文书制作应符合有关法律、法规和规章规定，做到格式统一、内容完整、表述清楚、用语规范。（二）执法文书应按照规定格式使用A4型纸制作，文书文头应与盖章单位一致。两联以上文书应使用无碳复写纸印制，有条件的，应按规定格式打印制作。（三）执法文书用笔填写时应使用中性水笔或碳素墨水钢笔，做到字迹清楚，文面整洁。文书设定的栏目应逐项填写，不得遗漏和随意修改，无需填写的，应用斜线标划。书写错误需要对文书进行修改时，应用杠线标划修改处，在其上方或者接着写上正确内容。外部文书作出修改的，应在改动处加盖校对章，或由当事人按手印确认。2/5/2023（四）执法文书应使用公文语体，语言规范、简练、严谨、平实。文书中除编号、价格和数量等可以使用阿拉伯数字外，其它应使用汉字；标点符号应使用正确，避免产生歧义。（五）执法文书首页不够填写的，可以附纸记录，应标注页码，由执法人员和当事人签名并注明日期。（六）法文书中的案由填写为：违法行为定性+案；案件名称填写为：违法行为人+违法行为定性+案。（七）执法文书案号编注的基本格式，行政区划简称+处罚机关简称+执法类别+年份+序号，如：沣西新城综合执法局作出的行政处罚决定书案号为：沣西执罚字[2014]第001号2/5/2023（八）《询问笔录》、《当事人陈述申辩笔录》、《现场检查记录》、《勘验检查笔录》、《听证笔录》等执法文书，应当场交当事人阅读或者向当事人宣读，并由当事人逐页签字确认；当事人书写有困难的，可以按手印确认，执法人员应在文书中注明；当事人或有关人员拒绝签字或拒不到场的，应当在文书中注明，并可以邀请在场的其他人员签字。（九）需要交付当事人的执法文书，应由当事人签收；或由其委托的人员或成年直系亲属代为签收。没有签收栏的执法文书，应当使用《送达回证》。（十）执法文书中行政执法机关的审核和审批意见应表述明确。（十一）成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。（十二）文书应按格式规定加盖行政执法机关印章，加盖印章应当清晰、端正，要“骑年盖月”。2/5/2023（十三）案由按如下要求填写：案由应当根据所适用的法律、法规和规章的法律责任部分违法情形确定。选择性案由根据违法行为人的具体行为确定，有几个行为，就列几个行为，而不必全部罗列。所谓选择性案由是指包含两个或两个以上的，并且其中任何一个都能独立作为一个案由适用的案由为选择性案由。通常用顿号、“和”、“或”和“或者”表述多个案由。2/5/2023（十四）执法文书中当事人基本情况应按如下要求填写：1、根据案件情况确定“个人”或“单位”。2、当事人为个人的，应包括当事人姓名、性别、年龄（按照公历出生年、月、日填写）、住址（住所地与经常居住地不一致的填写经常居住地）、身份证号码、邮编、联系电话等内容；3、当事人为个体工商户的，在填写该栏时，要根据具体案情增加字号名称、经营场所、经营范围、许可证和执照登记注册号等内容；4、当事人为法人或非法人企业及其分支机构的，应包括其名称、法定代表人（负责人）、注册资本、住所、企业类型、经营范围、经营方式、许可证和执照登记注册号、邮编和联系电话等内容。2/5/2023（十五）当事人为法人或者其他组织的，地址等事项应与工商登记注册信息一致。当事人为自然人的，住址应填写常住地址或居住地址：1.属沿街道路的，应标明具体道路名称、门牌字号。如世纪大道189号，应避免只写路名2.属居民小区内的，应标明×小区×楼×单元×室等；3.无具体地址的，应使用标志性建（构）筑物、设施作为具体参照物，如“××市×××路×号东侧20米处”。（十六）适用法律、法规和规章，应当引用全称，具体到条、款、项、目。2/5/2023（四）执法文书制作应注意的问题（1）违法事实描述不清。主要有以下表现：一是描述太简单。对违法事实的描述缺少内容，或者不能全面反映内容二是使用结论性语言三是违法事实记载不全面（2）证据反映不充分。主要有以下表现：一是收集证据的过程是否合法没有反映清楚。二是对所收集到的证据本身的特性没有反映清楚。（3）处罚失当。2/5/2023（4）表述不规范。具体有以下表现：一是语言使用不规范。有的文书在描述时词不达意，甚至引起歧义，有些文书中使用方言。二是出现错别字。三是不签名、代签名或少签名。四是漏填或少填项目。五是字迹潦草。六是日期填写混乱。如立案日期在调查取证之后，处罚决定书时间与处罚事先告知书时间同一天，送达文书回证时间在文书制作时间之前等。（5）随意简化或者不按规定使用文书。2/5/20232.几种重要执法文书常见问题。（1）证据先行登记保存文书。错误主要表现在:一是超过法定期限实施证据登记保存。《行政处罚法》明确规定，实施证据先行登记保存，应当在七日内及时作出处理决定。也就是说，如果行政机关在七日内不能做出处理决定的，就应该将登记保存的证据发还给所有人。二是任意扩大证据登记保存范围。实行证据先行登记保存，必须是在特殊、紧急情况下，如证据有可能灭失、时过境迁后将难以取得等，行政执法机关才能实施。如果对没有必要进行证据登记保存，或通过询问笔录、证人证言、现场笔录等其他证据就能够确定行政相对人违法事实的，就不能采取这项措施。三是需要保存的证据不登记或登记不规范。四是实施先行登记保存的物品与被处罚行为没有关联性。先行登记保存的物品作为证明案件真实情况的证据，必须具有客观性、关联性和合法性三个基本特征，它必须与违法行为有直接必然联系的。五是未经行政机关负责人的批准实施登记保存。2/5/2023（2）送达文书。错误主要表现在：一是送达时间不合规定。二是送达回执签收不合规定。2/5/20233.执法文书制作过程中应注意的问题。（一）制作《调查笔录》应注意的问题。制作调查笔录是获取违法客观事实的重要手段，通过调查笔录既能帮助调查人员分析案情，又能帮助行政执法机关作出最后的处罚决定提供重要证据。在制作中，应注意以下问题：1、格式。调查笔录一般采取一问一答的格式进行制作，制作时“问”与“答”要分行进行，即便问话和回答只有一个字，也要分行进行，不能出现几个问题一起问一起回答的情况。当然有些问题也可以一次性综合询问，由被调查人回答，比如调查当事人情况时，可以询问“请将你单位的基本情况介绍一下”，此时被调查人可一次性回答单位的全称、法人代表、地址、联系电话等。

2、笔录的正文。笔录的正文要明确主题，一问一答时问要问的明确，答要答的清楚，一般分为三部分：第一部分是相对人的确认。相对人的确认也就是确定违法的主体，在询问时要将违法行为的地点及事件表述清楚，以达到能初步判定案情，为后面的调查作好铺垫的目的。例：“位于×××的房屋是你（单位）出资建设的吗”；“×××路面被污染，是你（单位）的施工车辆粘带泥土带出工地造成的吗”，在得到当事人确切回答后，应接着询问当事人的具体情况，包括当事人单位全称、法人代表、地址、联系电话等，最后是被调查人身份的确认。在调查过程中被调查人一般应选择单位的负责人或熟悉情况的人，如果被调查人没有工作单位的应记录有效证件号码，对被调查人回答不完全的要提示补充。第二部分是当事人违法的事实。要弄清当事人的违法事实就要搞清楚两个问题：一是这件事是否是当事人干的，二是这件事是否违法。这一部分对当事人违法的时间、地点、违法事实的具体情况，当事人的行为是否经过合法有效的批准等都要详细记录。第三部分是当事人的最后陈述及询问内容的真实性。包括当事人对违法事实的补充说明、陈述的理由等，最后笔录交被调查人阅读后回答以上内容是否属实并签字确认。

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一般情况下，笔录的正文都要根据以上三部分依次询问，先核准违法事实，再确认行为违法，不能前后颠倒。

3、笔录要语句准确无错别字。笔录语句要力求准确，不能出现方言、口语化的词语及“大约、可能”等模棱两可的语句。4、调查人员不能互相代替签名。行政执法调查必须是两名执法人员共同操作。实践中，容易出现的问题是一名执法人员代行两名执法人员的权利，代替他人签名，这些都是违反操作程序的。5、笔录修改处必须被调查人认可。调查笔录从内容上讲，它是被调查人就其了解的案情所提供的陈述，只是这种陈述是在执法人员的组织下进行的。笔录制作完毕后，应将记录内容交由被调查人核对，对于无阅读能力的被调查人，调查人应向其宣读记录的内容，若有删改，则应由被调查人在删改处按手印，核对无误后，由被调查人在记录内容的下一行注明“经核对，内容记录无误”并签名，若笔录有多页，则经被调查人核对无误后，由被调查人逐页签名，未经被调查人加按手印确认的增添、删除、涂改的调查笔录，被调查人有权否定其法律效力。(二）勘验笔录。取证问题：作为《勘验笔录》补充的图片拍摄角度要清楚、合理，能反映现场情况。比如查处污染路面案件，在拍摄取证时就不能简单的拍地面被污染的情况，而应该在镜头内涵盖周围的情况，做到从图片上看就能了解被污染路段的大体位置。

首部，应包括：文书标题、页数、案由、调查地点、被调查人姓名、性别、职务、被调查人工作单位、联系方式、地址、调查人、记录人、调查时间等内容。正文，是调查活动的实质性内容。应注意，一是调查询问时，要出示行政执法证，并记录执法证号。二是对当事人的询问每次要制作文书；更不能同时对多个当事人进行询问。三是对有关违法行为的时间、地点、人员、手段、过程、结果、目的以及所涉及的违法物品的名称、数量、来源、进销价格等重要情节要问清楚。尾部，主要是调查活动参加人员对本文书的认可表示。包括被调查人员意见和有关人员签字等内容。2/5/2023②制作《勘验笔录》应注意的问题。要注意四个方面的问题，即时间、地点、当事人、勘验的过程。一是时间记录要准确。起止时间的填写要详实，具体、准确，要具体到年、月、日、时、分。二是地点记录要准确。三是当事人记录要准确。四是勘验过程记录要明确。2/5/2023（2）制作填写式执法文书应注意的问题。填写式执法文书的特点是拥有固定的格式，内容主要包括案由当事人、违法行为、法