GB/T 34840.1-2017信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第1部分：概述和原则

ICS0114020

A14..

中华人民共和国国家标准

GB/T348401—2017

.

信息与文献电子办公环境中文件管理

原则与功能要求第1部分概述和原则

:

Informationanddocumentation—Principlesandfunctionalrequirements

forrecordsinelectronicofficeenvironments—

Part1Overviewandstatementofrinciles

:pp

(ISO16175-1:2010,MOD)

2017-11-01发布2018-02-01实施

中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局发布

中国国家标准化管理委员会

GB/T348401—2017

.

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范围

1………………………1

规范性引用文件

2…………………………1

术语和定义

3………………1

最佳实践电子文件及软件的作用

4……………………3

指导原则

5…………………3

概述

5.1…………………3

与文件相关的原则

5.2…………………4

与系统相关的原则

5.3…………………4

实施事宜

6…………………5

有效管理电子业务信息的要素

6.1……………………5

风险及风险减缓

6.2……………………6

电子系统在财政和组织方面的可持续性

6.3…………7

附录资料性附录标准架构与使用说明

A()GB/T34840……………8

附录资料性附录参考和评估的其他功能要求

B()GB/T34840………9

参考文献

……………………12

Ⅰ

GB/T348401—2017

.

前言

信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求分为以下个部分

GB/T34840《》3:

第部分概述和原则

———1:;

第部分数字文件管理系统指南与功能要求

———2:;

第部分业务系统中文件管理指南与功能要求

———3:。

本部分为的第部分

GB/T348401。

本部分按照给出的规则起草

GB/T1.1—2009。

本部分使用重新起草法修改采用信息与文献电子办公环境中文件管理原则

ISO16175-1:2010《

与功能要求第部分概述和原则

1:》。

本部分做了一些编辑性修改

:

将中范围与目的适用对象中针对所有部分的内

———ISO16175-1:20101.1“”、1.2“”GB/T34840

容移到本部分的引言另外增加了针对本部分的第章范围将中

“”,1“”;ISO16175-1:20101.3

移到本部分的规范性引用文件

“2”;

将中调整为本部分的附录资料性附录标准架构

———ISO16175-1:20101.4“A()GB/T34840

与使用说明

”;

将中的第章调整为本部分的术语和定义

———ISO16175-1:20106“3”;

将中第章调整为本部分的附录资料性附录参考和

———ISO16175-1:20105“B()GB/T34840

评估的其他功能要求

”;

增加了参考文献将注中和附录引用的文献列入参考文献中

———,3.1、3.15B。

本部分由全国信息与文献标准化技术委员会提出并归口

(SAC/TC4)。

本部分起草单位中国人民大学信息资源管理学院中国人民解放军南京政治学院国家档案局

:、、。

本部分主要起草人王健张正强徐拥军郭嗣平张楠

:、、、、。

Ⅲ

GB/T348401—2017

.

引言

国际档案理事会业已制定多种文件管理软件的功能规范年国际档案理事会一致同意在现

。2006,

有不同国家和地区的专有技术规范基础上提出一套相互匹配通用的文件管理功能要求并使之符合

,、,

的规定希望本套指南与功能要求对正在制定或者期待采用自身规范的国家地区或机构

ISO15489。,、

有所助益同时有助于了解前期相关标准的更新与修订本套功能要求共包括三个部分既可为开发电

,。,

子文件管理软件提供参考又可为文件管理功能融入通用业务信息系统和特定行业的业务系统提供帮

,

助亦可供私营机构如跨国公司作为独立的工具使用

,()。

在上述背景下国际档案理事会制定的电子办公环境中文件管理原则与功能要求经国际标准化

,《》

组织第技术委员会信息与文献技术委员会分会档案与文件管理分会采

46(ISO/TC46,)11(SC11,)

纳成为

,ISO16175。

为规范我国电子办公环境中的文件档案管理使我国文件工作档案工作与国际接轨特将

、,、,

转化为

ISO16175GB/T34840。

旨在为电子办公环境中用于生成和管理电子文件的软件确定原则规范和功能要求

GB/T34840,

将档案管理的相关功能前置到文件管理系统之中标准的目的是

。:

促使各级机构更好地管理文件

———;

通过提升运营效率和效益为机构的业务需求提供支持

———,;

通过实现文件管理功能的自动化应用增强支持审计活动的能力

———,;

提升遵守各项信息法规如数据保护与隐私规定的法定义务的能力

———();

透过优质的文件管理保障善治廉政例如保障决策的问责透明并增强提供服务的能力

———,(,、,);

通过对主要原则规范的宣传全面提高对文件管理自动化能力的普遍认识

———,;

实现相关文件管理功能要求在不同国家和地区间的衔接实现最大程度的协调一致使得全球

———,,

档案文件信息管理界与软件供应商群体以同一种话语沟通

、、。

主要聚焦于电子文件的生成与管理同时也对数字档案的长期保存提供指导但如何

GB/T34840,,

实现长期保存不在的范畴之内不包括详细的实施指南也不包括特定的软

GB/T34840。GB/T34840,

件测试案例或模板

。

主要适用于以下四类对象

GB/T34840:

软件开发人员和销售商包括非文件管理软件的开发人员和销售商标准可以作为评估文

——————,

件管理合规性的通用基准

;

国家行业及地方标准的制定者三个部分既可作为新生标准制定工作的基准也可作为评

———、———,

估已有电子文件管理标准的基础

;

政府机构依靠和凭借融入自动化的文件管理能力使所有业务职能得以评估和促进

——————,;

私营机构三个部分便于私营机构将电子文件自动化管理纳入业务经营之中

——————。

Ⅳ

GB/T348401—2017

.

信息与文献电子办公环境中文件管理

原则与功能要求第1部分概述和原则

:

1范围

的本部分规定了电子办公环境中文件管理的总体原则与实施事宜

GB/T34840。

本部分适用于国家机关社会团体企事业单位国家行业及地方标准的制定者软件开发商和销

,,,、,

售商

。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的凡是注日期的引用文件仅注日期的版本适用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改单适用于本文件

。,()。

信息与文献文件管理第部分通则

GB/T26162.1—20101:(ISO15489-1:2001,IDT)

信息与文献文件管理流程文件元数据第部分原则

GB/T26163.1—20101:(ISO23081-1:

2006,IDT)

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件

。

31

.

档案archives

个人家庭或机构在处理公共或私人事务的过程中形成或接收的信息因其具有持久的价值或作为

、,

生成者履行职责的证据而予以保存特别是遵从来源原则原始顺序并实施集中管理的信息长久保存

,