活动项目执行流程标准-橘吱

营销中心会务部项目执行流程标准项目全案运作流程1、初期沟通同合作方沟通；理解合作意图及想法；理解活动调性；2、场地勘测（场地勘测标准见附件）查看场地有效使用面积及场地特性以确认基本物料；拍摄场地环境；做出场地平面图；场地确认后，需连同设计部共同对场地进行实地细致测量；3、会务部提出的创意亮点

把握主方向进行方案构思.并围绕活动调性提出主视觉.4、合作方初次提案就现方案同合作方进行有效沟通并提出修改意见；进行第一轮合作方筛选；5、合作方二次提案会务部听取合作方二次提案；确定所有项目设计、创意表现设计等环节细节展现；6、选定合作方确认报价并依据最终版策划方案选定合作方；项目全案运作流程7、物料确认按照活动流程项目召集合作方开现场会；精确确认物料尺寸；材质及数量（并形成物料单-合作方物料单以及内部物料单；确认签章）；8、人员分工对接

内部分工明细表制定（包含具体工作内容并形成表格确认签字），并召开会议通报；合作方执行人员对接、并进行分工对接执行会：明确双方合作分工对接内容（并形成项目执行人员分工对接表确认签字）；9、项目推进制定项目（物料清单、执行脚本、音乐清单、演绎清单、视觉设计清单等）推进计划阶段跟进表（并形成表格，依据分阶段进度签章确认）；以最终执行进行时间倒推，定期召开项目碰头会（项目推进期内合作方有至少一名项目对接专员进驻我方实时同步对接）；项目全案运作流程9、进场搭建依照“推进计划阶段跟进表"排列的进场时间开始活动前的搭建工作、并掌握搭建进度；10、技术彩排活动前24小时（具体时间依据项目情况）：搭建布展全部结束.于合作方依照策划方案确认呈现完毕.召集演艺/音控/灯控等人员开现场会；完成硬件设备调试（音视频舞美）11、流程彩排活动前12小时（需提前一周制定彩排流程，以确保不浪费现场彩排时间）；演绎、人员、道具、流程彩排；12、完整彩排活动前6小时：完整彩排13、现场执行掌握好现场活动节奏.及时有效的处理突发事件.14、结束.项目全案运作流程前期准备工作执行标准1-场地有效使用面积丈量以有效使用面积来确定物料搭建尺寸2-场地可供给电量与AV设备用电量是否符合.以场地方确认供电量来确定最终AV设备数量；3-场地AV设备电源点距离测算.确定场地方可提供的电源点并量出距控台位置；4-平面图绘制要求合作方精确做出平面布局图、平面施工图；5-时间预判场地方许可进场搭建时间及撤展时间；6-进度掌控计算搭建时间.掌握搭建进度；前期对接工作要素---场地选择1、确定布展时间2、确定货车通行时间3、确定电源位置和用电量4、确定客梯及电梯位置5、确定VIP室面积、座位人数6、签到台、展示区位置、面积7、确定座椅数量、摆放位置（首排离舞台4m）形式（课桌或剧院）8、确定地台数量、水台、茶歇位置9、确定网络接口位置10、确定场灯位置和调试方法11、确定空调温度、讲台位置和高度12、确定酒店方布展负责人13、确定指示牌、条幅、停车位位置前期对接工作要素---场地细则前期对接工作要素---合作方筛选标准一、举办过相关或同类别的活动（直销公司合作经验优先考虑）；二、公司成立时间须在两年以上；三、五场案值超过50万RMB活动经验（非演唱会类型）；四、双方第一次见面会需求；1、展示过去三个完整的不同案例（需不同行业）；2、讲述过往经典案例思路；3、相关案例执行流程、分工流程；4、活动总结通报展示（包括自我总结）；五、确保合作方高质量的人员水平1、合作方策划人员需有至少两年以上专业公关活动策划经验；2、合作方导演需有至少3年以上大型公关活动、演出导演经验；3、现场执行人员需有至少1年以上公关活动、演出经验；六、合作公司考察参照标准1、在编工作人员数量；2、办公环境；3、合作前项目参观学习；前期对接工作要素---内部协作执行标准1-明确项目规模依据项目规模、调性判定需求配合部门；2-制定分工表依据活动执行流程倒推制作分工明细表；3-明确内部分工对接依据会务部项目分工制定、分配内部对接/通报人员联络表；4-信息同步会务部人员以工作日为单位每天向协作部门同步最新项目流程、进度；5-召开分工会依据项目执行进度节点，每个项目彩排前不得少于两次项目流程分工讲解会议；6-协助部门管理设定协作部门统一负责人（2人），由会务部统一管理；项目策划工作执行标准活动方案策划工作执行标准1-明确主题根据项目特性、活动目的确定活动主题；2-流程编撰根据活动进程，依据政治目的、活动目的等因素合理编排活动流程顺序；3-流程衔接每个环节流程确定过度、衔接方式；4-亮点创意根据活动流程的编排在相应的环节设定创意方式（注意创意的落地实施难度）；5-细节策划活动方案中凡涉及人员（主持人、礼仪、演员、模特、工作人员等），需依据活动进程合理预先进行走位编排并形成单独执行细节表格；5-活动效果

活动方案中每个环节的设置、细节策划中要充分考虑舞台效果及正常活动的氛围效果；在不违背活动目的的前提下需提升参会者的参与感；平面视觉设计工作执行标准1-设计清单项目立项，场地确认后根据场地等因素列出设计清单交由设计部进行稿件设计（分为内部平面视觉设计清单与合作方平面视觉设计清单）；2-明确色调根据项目特性、活动目的与设计部确定平面视觉设计的主色调；3-多稿设计为了保证每个项目的现场氛围，设计定稿时需至少两个色系版本的设计稿件（舞台表现部分）；4-设计多版本比例根据舞台设计呈现，设计定稿后每一稿主视觉画面尺寸至少导出两个常规比例（16:94:3）；5-落地效果跟进搭建布场过程中第一时间跟进含设计物料、搭建效果、文字内容审定；6-场地实测会务部经后勤部确认场地后，设计部需连同会务部进行场地实测；视频视觉呈现工作执行标准1-视频制作清单项目立项，环节流程确认后根据活动主题等因素列出视频制作（剪辑）清单交由企宣部；2-固定视频列表每场活动固定需制作的视频：暖场视频、开场视频、主KV（2套）、环节（节目）视频素材等；3-脚本撰写根据项目特性、活动目的与企宣部影视策划对接相应视频脚本撰写；4-视频制作视频剪辑制作（至少活动彩排前三天完成）；5-设计多版本比例根据舞台设计呈现，视频导出两个常规比例（16:94:3）；6-场地实测视频音效、字幕审定音频（音乐）呈现工作执行标准1-音频制作、采集清单项目立项，环节确认后根据活动主题等因素列出音频采集（制作）清单；2-固定音频、音乐文件每场活动固定需制作、采集的音频：暖场背景音乐、主持人上场背景音乐、领导嘉宾上场背景音乐、领导嘉宾回座背景音乐、节目演绎背景音乐、互动游戏环节背景音乐等（项目立项确认合作方后三个工作日内完成）3-音乐制作根据活动环节需求制作对应音乐、活动开始前一周完成；4-场地实测所有的音乐文件在彩排时需完全播放试听一次；5-淡入淡出效果所有音频文件必须进行淡入淡出效果处理；礼仪接待人员（外）管理执行标准1-人员筛选项目立项、环节确认后进行礼仪人员现场筛选，筛选原则为2:1；筛选基准：净身高≥168cm、体重45KG~55KG、长相甜美、黑发、无纹身、灵活、具备至少一年以上公关活动礼仪经验（有合作基础的优先）；2-礼仪站位、动线图