SZ公文管理规定

总则目的：为规范管理，一致公司行文标准和要求，拟订本规定。定义：公函是指各中心/部门、分支机构正式公布的令、决定、通知、通告、通告、批复、建议、报告、请示、会议纪要等内部文件。管理部门：人力资源中心负责公司公函的管理。合用范围：本规定合用于全公司。公函种类公司的公函按用途区分为十类：令合用于总经理直接签发的用于奖励、惩办有关单位或人员的公函。决定合用于对重要事项或许重要行动做出安排，人事任免，赏罚有关单位及人员，更改或许撤除下级单位不适合的决定等事项。通知合用于批转下级单位的公函，转发上司或平级单位的公函，人事任免，传达要求下级单位办理和需要有关单位认识或许履行的事项。通告合用于表彰先进，责备落伍，传达重要精神或事项。批复合用于回复下级单位请示事项。建议合用于对重要问题提出建讲和办理方法。报告合用于向上司单位报告工作，反应状况，回复上司单位的咨询。请示合用于向上司单位恳求指示、赞同。会议纪要合用于记录、传达会议状况和议定事项。函合用于平级单位或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、咨询和回复问题。公函按层级区分为三层：公司级公函公司级公函是指由公司一致公布的公函，包含机构调整、制度颁发、人事任免、赏罚、公司重要决定与活动、公司理念等，由总经理或总经理助理签发。中心/部门级公函中心/部门级公函是指各中心/部门业务范围的公函，由中心主任或独立部门经理签发。分支机构级公函分支机构级公函是指分支机构公布的平时公函，由分支机构负责人签发。公函格式公函一般由发文单位表记：发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题辞、主送单位、抄送单位和附件等部分。紧迫公函应该依据紧迫程度，在公函首页右上角注明“特急”、“急件”。发文单位表记应该使用发文单位全称；结合行文，主办单位摆列在后。发文字号应该包含单位简称或代码、年份、序号。结合行文，只注明主办单位发文字号。公函标题应该正确简要地归纳主要内容并注明公函种类，一般应该注明发文单位。公函标题中除法例、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。主送单位指公函的主要受理单位，应该使用全称或许规范化简称。公函若有附件，应该注明附件次序和名称。签发人要求签订姓名，清楚可辨。签发日期以负责人签发的日期为准，结合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。公函若有附注(需要说明的其余事项)，应该加括号标明。公函应该标明主题辞。抄送单位指除主送单位外需要履行或认识公函的其余单位，应该使用全称或许规范化简称、统称。文字从左至右横排书写。编号规则公司级公函（格式见SZ2100301）由人力资源中心依据管理权限一致编号，编号格式为：RST总字[年份]第XXX号中心/部门级公函（格式见SZ2100302）由各中心/部门自行编号，各机构依据业务工作需要和分类原则，按规则以26个英文字母进行区分，挨次编号，编号格式为：总经理办公室SZ总（A）字[年份]第XXX号法律事务部SZ法（A）字[年份]第XXX号查核指导工作小组SZ考（A）字[年份]第XXX号人力资源中心SZ人（A）字[年份]第XXX号财务管理中心SZ财（A）字[年份]第XXX号策划中心SZ策（A）字[年份]第XXX号营销中心SZ营（A）字[年份]第XXX号技术管理中心SZ技（A）字[年份]第XXX号计划管理部SZ计（A）字[年份]第XXX号分支机构级公函由各分支机构编号，此中“部门简称”取部门第一个汉字，编号格式为：市场管理部（格式见SZ2100303）辽宁市场管理部AS+部门简称+字+[年份]+第XXX号河北市场管理部BS+部门简称+字+[年份]+第XXX号西北市场管理部CS+部门简称+字+[年份]+第XXX号河南市场管理部DS+部门简称+字+[年份]+第XXX号山东市场管理部ES+部门简称+字+[年份]+第XXX号江苏市场管理部FS+部门简称+字+[年份]+第XXX号湖北市场管理部GS+部门简称+字+[年份]+第XXX号四川市场管理部HS+部门简称+字+[年份]+第XXX号浙江市场管理部IS+部门简称+字+[年份]+第XXX号广东市场管理部JS+部门简称+字+[年份]+第XXX号上海溢祥YX+部门简称+字+[年份]+第XXX号生产厂（格式见SZ2100303）深圳日化厂AC+部门简称+字+[年份]+第XXX号汇中宜恒厂BC+部门简称+字+[年份]+第XXX号配货站（格式见SZ2100303）沈阳配货站AP函[年份]第XXX号兰州配货站BP函[年份]第XXX号郑州配货站CP函[年份]第XXX号重庆配货站DP函[年份]第XXX号上海配货站EP函[年份]第XXX号广州配货站FP函[年份]第XXX号结合行文（格式见SZ2100302）的编号按主办单位编号规则编列。字型、字体与间距标准大标题：黑体二号加粗小标题：黑体三号加粗文档号：宋体四号正文：宋体四号、小四号或五号主题辞：黑体四号加粗抄送：宋体小四号页码：宋体五号行间距：单倍行距字间距：标准公函用纸一般采纳国际标准A4型(210mmx297mm)，左边装订，公函页面上间距为20mm，下间距为15mm，左右间距均为25mm。因为篇幅所限，发文单位表记等内容与正文不可以在同一页纸上出现的，应于公函末页第1-4行顶格处表记“（此页无正文）”。落款形式：发文单位空二行印制签发人的职务、姓名，职务、姓名上方用顶划线作署名地点，发文单位名称与签发人职务、姓名之间互相对称。签发人职务、姓名下空一行标明发文年、月、日。公函扫尾包含主题辞、抄送、页码三部分。主题辞为便于计算机检索和管理公函，文件应包含主题辞。主题辞由类型词和类属词两部分构成。标引方法.1一份文件的标引，除类型词外最多不超出

5个主题辞。主题辞标在文件的抄送栏之上，顶格写，每个主题辞之间空一格，。.2标引次序是先标类型词，再标类属词。在标类属词时，先标反应文件内容的词，最后标反应文件形式的词。.3一份文件若有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。.4依据需要，可将不一样类的主题辞进行组配标引。抄送单位：整个标明地区用二条等宽的平行实线作界限，平行实线的下边一条位于页面上的最后一行。页码：位于公函纸正面页脚正中的地点，用阿拉伯数字表记：“第X页共X页”。公函行文规则行文应该确有必需，着重功效。行文关系依据隶属关系和职权范围确立。属于主管单位职权范围内的详细问题，应该直接报送主管单位办理，一般不得越级请示和报告。属于单位职权范围内的事务，应该由单位自行行文。非独立运作部门未经所属中心/部门、分支机构负责人签批或受权不得向外单位发文。“请示”应该一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其余单位的，应该用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。起草公函应注意以下事项：切合国家的法律、法例及其余有关规定。如提出新的制度、规定等，要确实可行并加以说明。状况详确，看法明确，表达正确，构造谨慎，条理清楚，用词规范，篇幅力争简洁。公函应该依据发文目的、发文单位职权、与主送单位的行文关系确立。人名、地名、数字、引文正确。引用公函应该先引标题，后引起文字号。引用外文应该注明中文含义。日期应详细到年、月、日。构造层序次数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。要求使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称，应该先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应该在第一次出现时注明中文含义。公函中的数字，除日期、部分构造层序次数和在词、词组、习用语、缩略语及拥有修辞色彩语句中作为词素的数字一定使用汉字外，其余应使用阿拉伯数字。发文办理流程公司级公函公司级公函由人力资源中心起草，一致格式并编号，公函反面由起草人、审查人及中心/部门负责人署名确认，交签发人签发。人力资源中心负责公函的编号、散发和登记。在印制公函前，复核审批签发手续能否齐备、附件能否完好、格式能否规范，不然不得下发。中心/部门级公函中心/部门独自发文：属中心/部门职权范围内的事务，由有关中心责任人起草，由中心/部门负责人签发：此中属分管副总经理权限的，一定由分管副总经理签发。中心/部门结合发文；波及其余单位职权范围内的事务，主办中心/部门应该与有关中心/部门结合发文，并由主办中心/部门起草，经中心/部门审查后，交有关中心/部门共同签发。公函公布单位对以下状况担当责任：越权行文；公函内容波及其余中心/部门而未送交其余中心/部门会签；与有关中心/部门未完成一致建议而自行发文；与现行制度或有关公函发生矛盾：公函自己存在较大矛盾或失误。公函会签单位对以下状况担当责任：越权审批；公函与现行制度或有关公函发生矛盾；公函自己存在较大矛盾或失误。总部各中心/部门向分支机构发文应严格按照归口管理原则。各中心/部门向市场管理部发文，由营销中心转发。各中心/部门向生产厂、配货站行文，由分管生产副总经理签批转发。收文办理流程各单位收到公函后，应实时登记、传达。各单位收到公函后，应该进行审查。要点为：能否应由本单位办理；能否切合行文规定；内容能否切合国家法律、法例及其余有关规定。经审查无误的公函，应实时提出拟办建议送单位负责人批改或许交有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应该明确主办部门。各单位对公函要实时传达，特急件立刻批复，急件当日批复，一般文件两个工作日内批复。确有困难的，应实时向发文单位说明原由。对不属于本单位职权范围或许不宜由本单位办理的公函，应该实时退回发文单位并说明原由。审批公函时，对有详细请示事项的，主批人应该明确签订建议、姓名和审批日期，其余审批人署名视为赞同；没有请示事项的，署名表示阅知。送单位负责人批改或许交有关部门办理的公函，主办人要负责催办，做到紧迫公函、重要公函追踪催办，一般公函按期催办。公函归档及管理公函公布完成后，依据公司《档案管理规定》和其余有关规定，发文部门应实时存档，个人不得保存公函。公司级公函公布后原件由总经理办公室存档。中心/部门级公函公布后原件