办公室导入7S标准执行

u/amerMi威门办公室7S标准执行一、整理内容：1、定义：把办公室要与不要的物品分开，要的留下，不要的清理出去。总类划分不能用 不用 废弃处理不再使用 不用 同上一年内 很少用6个月至一年左右可用一次---很少用1〜3个月左右用一次 较少使用1周用一次 经常用1天用一次 频繁使用2、内容要点：使用周期划分：把办公物品分为一年用、一周用、一天用。办公物料分类第一类、文字资料：如公告、通知、各部门文件、活动方案、员工手册等；第二类、数据资料：如报表、统计表、分析表等跟数据有关的资料；第三类、书籍资料：如产品手册、报刊杂志、宣传资料等、公司培训资料；第四类、报表表格：如日报表、周报表、月报表；第五类、客户资料：如客户档案、广告定制记录、广告增加记录、投诉意见等;第六类、笔记本类：如会议记录本、公司通讯录、备忘录等；第七类、办公用具：如办公电话、电脑、文件架、笔、计算器、订书机、便签、涂改液、橡皮擦等；第八类、个人用品：绿色植物、茶杯、手机、提包、笔记本等；存放原则：不用的东西不放在办公现场，坚决清除干净。不常用的东西放远点（指定专用区）。偶尔使用的东西，集中放在工作场所指定地点。经常用的东西放在作业区。3、整理的目的：改善和增加办公及作业面积；办公室及现场无杂物，行道通畅，提高工作效率；减少磕碰的机会，保障安全，提高质量；消除管理上的混放、混料等差错事故；有利于减少库存量，节约资金；改变作风，提高工作情绪。二整顿内容：1、定义：把需要的物品加以定点、定位、定量放置，并保持在需要时能立即取出。2、整顿的“5定”原则：定位、定点、定量、定员、定职定位：划分合理区域定点：放在哪里合适定量：规定合适的数量定员：确定负责人u/amerMi定职：明确职责和时间3、内容要点：要求：物品摆放要有固定的地点和区域，以便于寻找，消除因混放而造成的差错；物品摆放目视化；物品摆放地点要安全、便捷。文件柜：存放第一类、第三类、第五类；文件柜内资料摆放要求，统一划分，统一标识，内贴上文件”重要文件二“一般文件”、分类摆放，要求整齐整洁。防止丢失，混乱。文件架：存放第二类、第四类；文件架统一使用蓝色文件夹，文件夹对折位置正中部分必须有该文件夹的类别标贴，统一采用4号宋体字标识，禁止在文件架上乱涂乱画。办公桌面：摆放第七类的办公电话、电脑、文件架、计算器、第八类的绿色植物和茶杯，桌面物品要定位；电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。办公隔栏：张贴公司通讯录，采用标准的A4纸的1/2,每一个区域只允许帖一张录（如四张办公桌组合的区域，单面各一张通讯录）帖于靠近显示器的位置；专用柜：可能会再使用，一年内用一两次的；6个月至一年左右可用一次，抽屉：1〜3个月左右用一次（除开月报表），放在办公桌文件柜从上往下第三个抽屉；1周用一次（除开周报表），放在办公桌文件柜从上往下第二个抽屉）；1天用一次，频繁使用的；（办公桌文件柜从上往下第一个抽屉）从上往下第四个抽屉可以放一些文件夹、辞典、笔记本、手纸等。提包柜：存放提包、饭盒、衣服和个人生活用品。坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开办公桌椅子不超过手肘到手掌的距离，离开半个小时以上，椅子应紧靠在办公桌刖；垃圾篓：垃圾篓罩塑料袋，里面垃圾不能过满，到三分之二时，必须清除，每天下班前必须将垃圾篓里的垃圾清理；办公桌下：下不得堆积杂物；外衣、手袋严禁随意放在办公桌椅上。电脑主机：A四张办公桌靠着的区域，每个人的电脑主机必须统一放在右边（特殊情况另外考虑）；B两张办公桌相对摆放的区域，电脑主机统一摆放在一条线上，（如常静和田景艳的位置，则电脑主机必须统一摆放靠着墙壁的位置）；C主机拖柜必须放在办公桌下面，成一条线摆放，不准斜着、横着摆放；电脑主机上面禁止放任何物品。显示器：A、统一摆在办公桌面的靠中间位置，显示器不准斜着、横着摆放；B、显示器上禁止张贴任何东西，必须保持显示器的干净整洁；C面容：保持桌面干净整洁。存档：各种文件、报表、方案等都要有电子版并且存档（本部门一份，人事备档一份）。电脑（公司）储存：桌面：只能允许出现我的文档、我的电脑、回收站、Inter、网上邻居、办公QQ；C盘放软件；D盘放公司和部门重要文件和半年/一季度才用一次的资料和文件；E盘用于办公盘，一周和一月用的资料和文件；F盘属于个人所用，如图片、学习资料、学习心得等；每周一上午上班，在打开电脑之后立即执行电脑垃圾清理：打开“开始”一一“运行”一一"％temp%”命令一一执行删除。u/amerMi管辖：每个人的办公区域自行负责，自行管辖。就餐：在自己位置或其它位置就餐后，要打扫干净。电话接听：电话响铃三声之内接听电话，如果接听人不在位置，采用就近原则，谁离电话最近，谁负责接听，必须在三声之内接听电话。会议室使用：公司小会议室只能用于部门开会，中午就餐，单向沟通。着装：每日上班各位同仁要着装简洁，大方得体。3、整顿的目的：办公室内要定置管理，物品的合理摆放有利于提高工作效率和产品质量。三清扫内容：1、定义：把工作场所打扫干净，将不需要的物品加以清除、丢弃，以保持工作场所干净整齐。2、内容要点：办公室地面：需清扫干净，要明亮、无异味，不能有任何果皮、纸屑、烟头、明显脚印、积水、灰尘。墙面：不得随意图画，乱张贴，无脚印，无污垢。办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等要清洁干净，无灰尘，无污垢，办公桌面摆放物料不得零乱，下班后必须按标准摆放整齐。报表表单：超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订送人事部归档。办公用品和文件：有破旧的办公用品及无关的文件、设备，（如：不能用的破旧卡片、册子、夹子、报刊、废纸）等全部清扫出去。办公区域死角：不留任何纸屑、扎堆物料，保证无明显灰尘、无明显污垢和垃圾，保证一眼看过去，没有任何刺眼的垃圾物料。电线、网络线：不要超出桌子外沿，不能凌乱的随意摆在地上，要用胶布固定在一起，电源插头、插座要固定，不能松动和歪斜。饮水机：要擦洗干净，机身和水桶上不能有污垢和灰尘，水槽的水不能超过槽沿，饮水机柜里只能存放一次性杯子，不能存放其他任何东西。用过的杯子要立即清除，不能放在饮水机柜里。绿色植物：保持绿色植物的叶子无灰尘、无污垢，盆子内无果皮纸屑口痰，无虫子，无明显积水。会议室：桌面不能放任何其他东西，桌布要保持干净整洁，桌布不能折叠，不能歪斜覆盖在桌上，凳子必须仅靠会议桌；保持会议室的空气畅通。3、清扫的目的：让办公室（&展厅）清洁明亮，一尘不染四清洁内容：1、定义：整理、整顿、清扫之后要认真维护，使现场保持完美和最佳状态。2、内容要点：清洁，是对前三项活动的坚持与深入，从而消除发生安全事故的根源。创造一个良好的工作环境，使职工能愉快地工作。办公环境：要整齐，而且要做到清洁卫生，互相监督办公区域的前三项内容，不能随意破坏和故意破坏，做到办公区域的清、爽、齐、静。办公物品：要清洁，随时发现随时改正，自动清扫。形体清洁：待人要讲礼貌、要尊重别人，说话语气要温和；办公区域不能大声吵骂、吼叫，挂电话要轻拿轻放，取放任何物品都要轻拿轻放；服装要清洁，仪表要整洁，u/amerMi及时理发、刮须、修指甲、洗澡，不能画浓妆，要画淡妆等；空气清洁：进一步消除混浊的空气、粉尘、噪音和污染源。物品清洁：任何时候都要保持物品的干净整齐，不能乱放，不能弄脏。3、清洁的目的：创造有一个清洁的环境。五素养内容：1、定义：要努力提高人员的素养，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，素养是7S”活动核心，没有人员素质的提高，各项活动就不能顺利开展。2、内容要点：遵守公司《员工手册》有关规定，遵守公司各项规章制度及法律法规。加强自身素养。不断自我学习和提升。不断创新和思考。保持团队的协作沟通氛围。3、素养减压：（可考虑实行）连续工作两小时，请休息5分钟，但是不允许打扰别人的工作；音乐减压：11点到11点10分，休息10分钟，放一首轻松明快的曲子（可考虑实行）说话减压：10分钟休息时间内，几个人可以在一起说几个笑话，说几个故事；（可考虑实行）按摩减压：10分钟休息时间内，几个人可以围着一个圈，互相给对方按摩肩部、头部、腰部等等（可考虑实行）计划减压：养成排时间表和拟定计划，告诉自己肯定能行，不要让否定的声音围绕自己，总是认为自己不行，把自己增压；回忆减压：记住今天至少发生的一件好的事情，把这件好事情记录下来，会带给你愉快的心情；创造减压：可以自己根据某一首歌曲去编排舞蹈，按照自己喜欢的方式去编排；瑜伽减压：冥想，每天只需要5分钟的时间，找一个自己最舒服的坐姿坐下来，专注自己的一呼一吸，慢慢的就会让你的精神很愉快，很宁静。深呼吸减压：每隔一个小时，就可以深呼吸一次。3、素养的目的：打造一个文明和谐、高效高能、健康愉快的团队。六节约：1、定义：就是对时间、空间、能源等方面合理利用，以发挥它们的最大效能，从而创造一个高效率的，物尽其用的工作场所。2、内容要点：电：人离开办公桌30分钟，必须关闭电脑、风扇，下班时，必须关闭一切电源。水：喝多少水就倒多少水，禁止随意浪费，给客人倒水，一般倒一次性杯子的三分之二则可；禁止用饮用水洗碗、擦桌面、浇灌绿色植物；办公室人员禁止使用一次性杯子，给客户使用的一次性杯子，如客户持续需要喝水，则只能使用客户原来的一次性杯子。纸张：打印、复印在公司内部流传的通知、公告、活动草案、制度草案、员工简历表、晋升表、辞职表、市场调查表、销售数据分析表等一般公文和报表时，必使用已经作废的但是另一面可以用的A4纸，已经使用的那一面用笔画一个大叉；只有对外公文、u/amerMi合同、协议书、重要报告、重要财务数据资料等才可以使用新的A4纸。笔：所有办公使用的笔，必须以旧换新，换笔时只能换笔芯，实在不能用的笔筒，按照整顿标准进行清理，不得随意在别人的桌上去拿笔使用，自己的笔自己保管，如果自己的笔丢失了，自己负责买，只有实在用完了，才可以去以旧换新使用。拖把：每次托完地后，一定要清洗干净，甩干，放于通风位置。抹布：每次使用后，必须清洗干净，放置于固定位置，禁止随意撕扯抹布，丢仍抹布。3、节约的目的：节约物质，减少浪费七安全内容：1、定义：就是要维护人身与财产不受侵害，创造一个零故障，无意外事故发生的工作场所。2、内容要点：电脑：合理掌握电脑的使用安全知识，每周杀毒一次；个人电脑设置自己掌握的密码；公司电脑禁止存放容量过大而无用的资料；主机：禁止外插其他与工作无关的外盘；主机上禁止置放任何重物；显示屏：禁止用手触摸显示屏，如显示屏有污垢和灰尘时，应用柔软的纸巾轻轻擦拭，禁止用书本和其他物品拍打显示屏；鼠标：禁止拍打鼠标，猛烈点击鼠标；键盘：禁止猛烈拍打键盘，防止将水、灰尘和其他杂物掉进键盘里，如不小心将灰尘、水和其他杂物掉进键盘，应立即将键盘翻转，用手轻轻在键盘背面敲击，用柔软纸巾吸干键盘上的水滴。网线：安插水晶头时，应注意力度，禁止摔、扯、揉水晶头；文件架：禁止将重物放置在文件架上，导致文件架弯曲、破损；门窗：开关门时，动作应轻缓；不得在门窗上悬挂任何物品；下班时，应关好门窗，当日值日应检查门窗是否完全关好。灭火器：消防栓附近一米范围内禁止堆放杂物，禁止玩弄、敲打灭火器装置。钥匙：保管好公司钥匙和部门文件柜钥匙，防止丢失，禁止将公司钥匙、部门钥匙随意放置；印章：必须将公司的法人专用章和财务专用章交给出纳和财务经理专人保管，杜绝将印章随意放置，必须放置在固定的柜子里上锁看管。重要合同、税务登记册、注册登记本：必须专人保管，重要合同必须放置于固定的档案柜里上锁保管，税务登记册和注册登记册必须放置在固定位置，杜绝任何人随意挪动和涂画、撕扯。现金、支票：统一由出纳保管，公司内部禁止存放大量现金，少量现金必须放