职位说明书结构

职位说明书的结构

编制方法

工作设计第四课：目录职位说明书的结构职位说明书的编制方法工作分析职位说明书（JobDescriptionbooklet）也称职务说明书，岗位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度和考核评价等内容给予的定义性说明。它是职务分析的结果，是经职务分析形成的书面文件。职位说明书的构成主要由两个方面构成：职位描述：主要对职位的工作内容进行概括

工作规范：主要对任职人员的标准和规范进行概括完整的职位说明书职位标识职位概要履行职责业绩标准工作关系使用设备工作的环境和工作条件任职资格2.工作规范其他方面1.职位描述职位标识：职位编号——编号HR-03-06，其中HR表示人力资源部，03表示主管级，06表示人力资源部全部员工的顺序编号。

职位薪点——确定该职位基本工资标准的基础。职位名称所属部门直接上级职位概要用一句或者几句比较简练的话来说明这一职位的主要工作职责。例子：例如人力资源部经理的职位概要可以这样描述，“制定、实施公司的人力资源战略和年度规划，主持制定完善人力资源管理制度以及相关政策，指导解决公司人力资源管理中存在的问题，努力提高员工的绩效水平和工作满意度，塑造一支敬职敬业、团队协助的员工队伍，为实现公司的经营目标和战略意图提供人力资源支持。”

履行职责：就是职位概要的具体细化，要描述出这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务活动。业绩标准：就是职位上每项职责工作业绩的衡量要素和衡量标准，衡量要素是指对于每项职责，应当从哪些方面来衡量它是完成的好还是完成的不好；衡量标准则是指这些要素必须达到的最低要求，这一标准可以是具体的数字，也可以是百分比。例如：对于销售经理这一职位，工作完成的好坏主要表现在销售收入、销售成本方面，因此它的业绩衡量要素就是销售收入和销售成本；只有收入要达到多少、成本要控制在多少就属于衡量标准的范畴了，可以规定销售收入每月100万元，销售成本每月30万元。再比如对于人力资源的薪酬主管，衡量其工作完成的好坏主要看薪酬发放是否准确、及时，因此其业绩要素就是薪酬发放的准确率和及时性；至于准确率要达到多少、及时性如何表示就是衡量标准的范畴了，可以规定准确率要达到98％，薪酬迟发的时间最多不能超过2天。例如：人力资源经理的业绩标准包括员工满意度、空岗率、培训计划完成率等。工作关系：主要是指某一职位在正常工作的情况下主要与企业内部哪些部门和哪些职位发生工作关系，以及需要于企业外部哪些部门和人员发生工作关系。使用设备：就是工作过程中需要使用的各种仪器、工具、设备等等。工作的环境和工作条件：包括工作的时间要求、工作的地点要求、工作的物理环境条件等等。任职资格一般来说任职资格应包括以下几项内容：学历及专业要求所需资格证书经验：一般经验、专业经验、管理经验知识：基础知识、业务知识、政策知识、相关知识技能要求：即完成本岗位工作所需要的专业技术水平一般能力要求：如计划、协调、实施、组织、控制、领导、冲突管理、公共关系、信息管理等能力及需求强度个性要求：如情绪稳定性、责任心、外向、内向、支配性、主动性等性向特点招聘专员的任职资格职务名称：招聘专员所属部门：人力资源部职务代码：XL-HR-021工资等级：9～13直接上级职务：人力资源部经理一、知识和技能要求1、学历要求：本科及以上2、工作经验：3年以上大型企业工作经验3、专业背景：从事人力资源招聘工作2年以上4、英文水平：达到国家四级水平5、计算机水平：熟练使用Windows和Office系列二、特殊才能要求1、语言表达能力：能够准确、清晰、生动地向应聘者介绍企业情况；准确、巧妙地解答应聘者提出的各种问题2、文字表述能力：能够准确、快速地将希望表达的内容用文字表述出来，对文字描述很敏感3、观察能力：能够很快的把握应聘者的心理4、处理事务能力：能够将多项并行的事务安排得井井有条三、综合素质1、有良好的职业道德，能够保守企业人事秘密2、独立工作能力强，能够独立完成布置招聘会场、接待应聘人员、应聘者非智力因素评价等任务3、工作认真细心，能准确的把握同行业的招聘情况四、其他要求1、能够随时出差2、假期一般不超过一个月职位说明书编写职务说明书的写作应该使用简洁的、直接的方法和语言，充分反映出职务的特征。编写内容要：清晰——避免使用原则性的评价，专业难懂词汇须解释清楚。

具体——在措词上，应尽量选用一些具体的动词，如“安装”、“加工”、“传递”、“分析”、“设计”等。可调整性——内容可根据岗位分析目的进行调整，可简可繁。对职位的描述，不是任职者的现在工作。不局限于现状，着眼于组织设定岗位需要。针对岗位而不是人。归纳而非罗列。招聘助理的职务说明书职务头衔：招聘助理部门：人力资源管理部职务陈述：在员工招聘、选拔、测量、定向、转移、员工人力资源档案的保存领域，完成专业的人力资源工作。在完成指派工作中有义务执行创造性的和独立判断。岗位职责：1、制订招聘计划，交主管人员审核2、准备招聘文件和招聘广告3、检查邮寄的申请书和履历表初步筛选申请人4、准备与安排面试5、对申请人进行背景调查等甄别工作6、在招聘方面与地区经理日常工作关系7、评估招聘活动8、执行由人力资源经理安排的有关事项任职资格：1、大专或本科，人力资源管理，企业行政或工业心理学；或在经验、教育、和训练方面与此相同。2、具备选拔和人事安排的知识3、书面和口头的表达能力4、独立计划和组织自己活动的能力5、人力资源计算机应用的知识要编制一个岗位的职业说明书对这个岗位进行全面的了解，这就要求我们必须对该岗位进行职位分析，即工作分析。那么：什么是工作分析？工作分析的含义

工作分析是指了解组织内的一种职位并以一种格式把与这种职位有关的信息描述出来，从而使其他人能了解这种职位的过程。工作分析提供的信息可以用6W1H1S来概括，具体如下：Who，谁来完成这些工作？When，工作的时间安排是什么？What，这一职位的具体工作内容是什么？Where，这些工作在哪里进行？Why，从事这些工作的目的是什么？How，如何进行这些工作？Forwho，这些工作的服务对象是谁？Skill，所需技术如何(程度)？工作分析的作用1、工作分析为人力资源开发与管理活动提供依据为人力资源规划提供了必要的信息；为人员的招聘录用提供了明确的标准；为人员的培训开发提供了明确的依据；为科学的绩效管理提供了帮助；为制定公平合理的薪酬政策奠定了基础；2、工作分析为组织职能的实现奠定基础1）通过工作分析，有助于员工本人反省和审查自己的工作内容和工作行为，以帮助员工自觉主动地寻找工作中存在的问题，圆满实现职位对于组织的贡献；2）在工作分析过程中，人力资源管理人员能够充分地了解组织经营的各个重要业务环节和业务流程，从而有助于人力资源管理职能真正上升到战略地位；3）借助于工作分析，可以发现职位之间的职责交叉和职责空缺现象，并通过职位及时调整，提高组织的协同效应。工作分析的系统模型工作分析的方法主要有：问卷调查法访谈法观察法工作日记法资料分析法任务调查表法关键事件法工作实践法问卷调查法是工作分析中最常用的一种方法，由有关人员事先设计出一套职务分析的问卷，由工作的员工来填写问卷，也可由工作分析人员填写，最后再将问卷加以归纳分析，做好详细的记录，并据此写出工作职务描述。优点：能够从众多员工处迅速得到信息，节省时间和人力，费用员工填写工作信息的时间较为宽裕，不会影响工作时间适用于在短时间内对大量人员进行调查的情形结构化问卷所得到的结果可由计算机处理缺点：问卷的设计需要花费时间、人力和物力，费用较高单向沟通方式，所提问题可能不为员工理解造成误会填写者不认真填写，影响调查的质量问卷调查法访谈法访谈法又称为面谈法，是一种应用最为广泛的职务分析方法。是指工作分析人员就某一职务或者职位面对面地询问任职者、主管、专家等人对工作的意见和看法。优点：被广泛采用、能相对简单、便捷的搜集信息适用面较广经常被作为其他信息收集方法的辅助能探察到一些管理层不知晓的内容（如工作态度和工作动机）能拉近访谈者与员工的关系缺点：对访谈者技巧要求高，不能作为工作分析的唯一方法。打断被访问人员的正常工作，有可能造成生产的损失;可能会因问题不够明确或不够准确而造成双方误解或信息失真观察法是一种传统的职务分析方法，指的是工作分析人员直接到工作现场，针对特定对象（一个或多个任职者）的作业活动进行观察，收集、记录有关工作的内容、工作间的相互关系、人与工作的关系以及工作环境、条件等信息，并用文字或图标形式记录下来，然后进行分析与归纳总结的方法。优点：操作较灵活、简单易行，直观、真实给岗位分析人员直接的感受能获得的较准确的信息可以了解广泛的信息，如工作活动内容、工作中的正式非正式行为，工作人员的士气等缺点：适用范围较小耗时长容易对员工工作产生干扰观察法工作日记法工作日志法又称工作写实法，指任职者按时间顺序详细记录自己的工作内容与工作过程，然后经过归纳、分析，达到工作分析的目的的一种方法。为降低工作分析的成本，应当尽量利用原有资料，例如责任制人本等人事文件，以对每个项工作的任务、责任、权利、工作负荷、任职资格等有一个大致的了解，为进一步调查、分析奠定基础。资料分析法任务调查表法任务调查表法是通过发放任务调查表获得的与工作相关的数据和信息进行分析的方法。任务调查表法是用来收集工作信息或职业信息的调查表，该调查表上列明了每一条检查项目或评定项目，形成了任务或工作活动一览表，其内容包括所要完成的任务、判断的难易程度、学习时间、与整体绩效的关系等。关键事件法关键事件法要求分析人员、管理人员、本岗位员工，将工作过程中的“关键事件”详细地加以记录，可在大量收集信息后，对岗位的特征要求进行分析研究的方法（关键事件是使工作成功或失败的行为特征或事件，如成功与失败、盈利或与亏损、高效与低产等）。缺点：收集、归纳事例并加以分类要耗费大量时间很难对平均的工作行为形成总的概念工作实践法工作实践法是分析人员亲自从事所要分