物业管理档案管理设想计划

物业管理档案管理设想计划1.档案管理制度1）整个物业项目的档案资料由管理中心经理负责监督保管，各级管理人员按照 分工负责汇集整理，由管理中心管理中心文员负责文件存档工作。2）对有关物业验收档案、图纸、管理制度、合同及附件、设施设备档案及保养 制度、管理报告、员工人事资料等档案要集中存档，档案柜要求上锁，钥匙由文员保管，未经经理/部门主管许可，他人不得查阅。3）档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编写 目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4）档案的目录及存档文件清单每季度上报公司行政管理中心备案。5）经理/部门经理调职或离任应向接任者办理移交手续，经公司确认后方可离 任。6）因工作需要借阅、复印有关档案资料的，需经经理/部门主管书面确认，如 有违反作泄密处理。1.2物品档案交接交接前，我司将认真核对及施工单位移交的相关文档和物品帐册；交接时，逐项核对资料是否与实情、实物相符；接收以后，审视移交设备、工具是否符合工作所需，根据实际需要调整配置。1.3档案管理归类表档案大类一 行政后勤管理材料行政综合劳资管理

归档内容物业管理中心、组织沿革、大事记及工作计划、总结管理中心会议纪要、会议记录规章制度文秘、档案、印章管理记录文件、档案接收及移交、销毁清册物业管理发展规划、计划、总结物业管理的请示、批复、报告、通知等专题调查、调研、考察、普查工作材料物业管理区域验收、接管记录机构设置与人事管理规定员工花名册员工工资表、劳动工资表、员工考评记录后勤管理二业主、租户资料三 物业装修材料四 日常运行材料日常运行综合园林绿化保洁工作治安工作设备运行记录

用工合同台帐、社会保险记录员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩人员增补申请表固定资产登记册办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录行政办公设备领用、维修、报废记录表物料采购计划表、供方评价记录物料管理、盘点资料、调离人员移交清单区域通讯工具管理材料员工福利管理材料业主/租户入驻通知管理公约/用户手册租户登记表租赁物业清单、合同装修申请审批表商铺楼宇装修审批表装修违章处理通知单投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录员工住户合理化建议日常工作检查记录分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告服务要求评审记录、车辆缴费换证记录突发事件处理记录、预防措施报告公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录植物档案及补种、病虫害检查、防治材料保洁工具领用、维修、报废记录表保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表环境卫生消杀记录工具领用、维修、报废记录表治安事件处理记录带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、来访人员登记表、搬运放行记录登记表车辆进出登记表、异常车辆进出登记表设备汇总表设备值班、操作运行及保养、检查记录运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表故障（事故）处理单6 消防工作 消防中心值班情况记录消防设备月、季度检查记录表、维修记录表消防设备运行记录表消防安全检查记录表火险隐患整改通知书五 会计档案原始凭证、记账凭证、汇总凭证总帐、明细账银行日记账、现金日记账停车场机动车辆管理及收费记录、住户维修费记录、收费统计等会计月、季度报告年度会计报告（决算）会计移交清册会计档案