公文写作知识培训课件

文件管理

公文写作主要内容公文规范公文写作

发文代号，不加第字不编虚号，中六角括号2号小标宋体，红色分隔线下空两行印章顶端位置居正文或附件说明一行距离版记位置应置与最后一面最后一行，公文归口管理单位加印发日期组成，左右各空一字，过长自行缩减公文篇内层次为：分别为：一、（一）1.（）

成文日期右空四字，用阿拉伯数字标注4号半角阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码左空一字上行文应加附注:写明联系人及联系电话，标注位置成立下空一行，左空两字，加小括号）签发人三字用宋体，冒号后用楷体发文代号，不加第字不编虚号，中六角括号引文，应先引标题再引文号印章顶端位置居正文或附件说明一行距离版记位置应置与最后一面最后一行，公文归口管理单位加印发日期组成，左右各空一字，过长自行缩减2012版国标格式，上行文不需要再留80mm天头

一级标题三号黑体回行错误，应保持词意完整前后不致，一级标题三号黑体公文篇内层次为：分别为：一、（一）1.（）截止与截至用法区别，应为截至2012年中央企业报送公文问题情况表评价项目出错次数出错企业家数比率（%）文件格式不规范393544.83文种使用不准确323036.78主送单位不正确101011.49明显文字错误555.75越级行文111.152013年一季度报送公文问题情况表◆51家单位共报送公文560份,其中有25家单位49份出错,份数占比8.75%，单位占比49.05%；◆出现的主要问题：行文规则不规范，文种使用不规范、报告与请示混用、报告中夹带请示；文件格式不正确，上行文没有签发人、字体字号、引文、附件说明、成文日期、用印不规范；公文质量不高，标题拟写不清晰、准确；公文传递渠道不规范，多头行文，QQ、传真等传递涉密件。

一、公文规范

1．党政机关公文处理条例（中办发〔2012〕14号简称“条例”）

2．国家行政机关公文格式（GB/T9704-2012）简称“公文格式”）

3．处理办法补充规定(国办函〔2001〕1号)4.国务院国资委公文处理暂行办法(国资发〔2006〕171号)5.标点符号用法（GB/T15834－2011）

6．出版物上数字用法的规定（GB/T15835－2011）现行公文国家标准公文格式中18个要素标识

版头部分：公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人

主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、印发机关、成文时间、印章、附注、附件版记部分：抄送、印发机关和印发时间、页码000001中国能源建设集团有限公司文件中葛集团办〔2008〕88号中国能源建设集团有限公司关于加强公文处理工作的通知集团公司所属单位，各部门、事业部：

为贯彻集团公司《关于进一步加强XXX工作若干意见》（中葛集团办〔2012〕

48号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，·········。附件：1.················意见

2.···············的通知2012年7月26日（附注）抄送：×××

，×××。

中国能源建设集团有限公司办公厅2012年7月20日制发版头主体版记机密★1年特急1.传达行文意图；2.表明文件的生效时间和法律凭据；3.表明行文关系和主送范围等。1.确定复本送达范围；2.提供公文印制责任者、时间等。1.表明文件的法定权威和信息源；2.确定文件的处理缓急和安全要求；3.为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。000001中国能源建设集团有限公司文件中能建厅发〔2012〕88号眉首机密★1年特急目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1.机关代字；2.机关代字加文种代字；3.机关代字加承办部门代字。年份用全称，用六角括号不加“第”不编虚号中国能源建设集团有限公司关于加强公文处理工作的通知集团公司所属单位，各部门、事业部：

为贯彻集团公司《关于进一步加强集团公司档案工作若干意见》（中能建厅发[2012]88号）文件精神，加强集团公司公文处理工作，·········。附件：1.················意见

2.···············的通知2012年7月26日（附注）是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正文一起装订。应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。主体文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。数字、年份不能回行应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容、文种。需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。附件：1、················意见

2、···············的通知2012年7月26日（附注）□抄送：×××，×××，×××。□中国能源建设集团有限公司办公厅2012年7月26日印发·························。不能容下印章和成立日期采用调整行距、字距解决,不得标注此页无正文下弧无文字时下套下弧有文字时中套落款处署发文机关名称。成文日期右空四字中国能源建设集团有限公司文件中能建厅发〔2012〕88号中国能源建设集团有限公司关于加强公文处理工作的通知抄送：××

档案局中国能源建设集团有限公司办公厅2012年7月26日印发版记应使用全称、规范化简称或通称。以公文付印时间为准。1.版头部分常见问题

多集中在发文机关标识、发文字号上详见具体案例分析

1.年份括号不应为中括号；2.文件字号不规范，应不用虚号，不加0。1.年份括号不应为中括号；2.不应加字，不用虚号，不加0。缺少主送单位1.年份应为六角括号；2.不应加字。发文机关标识下空两行,每排排两人2.主体部分常见问题

公文式标题常见病例分析俗话说“看文先看题”，公文标题规范与否，直接影响到公文的效力和阅读者的感受。（1）缺少标题或标题不全

公文标题的四种结构形式：

发文机关名称+事由+文种(适用所有)事由+文种(一些内部行文)发文机关名称+文种(谨慎使用,不提倡)文种(内部、特别简短，不用于正式）缺少公文标题。1.一个单位发文，不需要署发文单位名称；2.日期标注不规范，因该协会不是以党的文件发文，应改为“二○○六年十二月十八日”。（国标99版与12版变化）版本密级和保密期限紧急程度

签发人发文机关署名成文日期印章99版版心右上角第一行版心右上角每行可排1个单一和两个机关联合均不用汉字标注用中套和下套方式12版版心左上角第二行版心左上角每行可排2个一般都要署名用阿拉伯数字标注居中下压1999版与2012版公文格式国家标准要素主要变化

（2）乱用文种生造文种《关于解决办公用房的申请》混用文种。《××部关于购买办公设备的请示报告》错用文种。《××关于解决项目前期经费的报告》现行公文规范中，无此文种，应为“复函”现行公文规范中，无此文种，应为“通知”给国际工商行政管理总局，发“决定”公文式标题常见病例分析现行公文规范中，无此文种，应为“请示”正式公文的种类（15种）：

（1）决议；（2）决定；（3）命令（令）；（4）公报；（5）公告；（6）通告；（7）意见；（8）通知；（9）通报；（10）报告；（11）请示；（12）批复；（13）议案；（14）函；（15）纪要。【例文】：修改请批函

XX市人民政府

-———————————————————————

XX办函（2001）38号

（缺少标题）深圳市人民政府办公室：我市系2001年5月18日经国务院批准的新市，面积12335平方公里，人口四百三十万人。为了加强同发达地区的联系，开发山区资源、搞好经贸合作与经济项目协作、广泛交流信息，经我市市委、市府研究，决定在贵市建立联络处。当否，请批准。随文附上我市市情简介一份。

XX市人民办公室（印章）

2001年6月10日（3）标题不精公文标题要主旨鲜明、重点突出、文字简洁尽量避免使用长句勿用词重叠

。《××部关于申请解决项目前期经费的请示》，两个“请”字，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，应去掉“申请”两字。

标题中“同志”、“葛洲坝×××施工局”、“2007年工作会”，太繁琐，不精炼，改为“关于印发×××两位同志在施工局2007年工作会上讲话的通知”（4）滥用标点符号标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。如“XX办公室关于印发<<xx同志在XX会议上讲话>>的通知，例中的“<<>>”符号都不应该使用，应改为：“xx办公室关于印发XX同志在Xx会议上讲话的通知数字使用出版物上数字用法的规定:4.2使用阿拉伯数字或是汉字数字，有的情形，如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字，目前体例尚不统一，对这种情形，要求凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字主送机关存在问题分析全称或简称使用不规范向领导个人报送公文不遵守行文关系，越级行文【例文】指出内容、格式以及行文上的错处。

关于便民早餐店等若干问题的报告星湖街道办事处、谭大林主任：根据青政发03年67号文件《青山区人民政府关于推动社区“早餐工程”建设的决定》精神，为了加快解决社区居民早餐难的问题，我们打算在社区活动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在二零零三年三月一日开业，产权归海北社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。便民早餐店预算建设资金共计一百二十五万元，现已筹集资金八十五万元，还有四十万元资金没有着落。为此，要求街道给予支持解决。另，社区活动中心室外建身场的健身器械严重不足，难以满足居民健身需要，居民意见很大，故请顺便追加拨款十五万元用于购置健身器械。此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。

2003年9月1日（本文主要问题：违反请示行文规则，引文、数字不规范）主送机关的确定

确定上行文主送机关的规范：（1）请示，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的应当抄送。（2）受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关。（3）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。附件中出的问题：

标注位置不规范标点使用不规范

特别提示：

附件应置于主件之后、版记之前，与主件装订在一起，成为该公文的一个组成部分，不得另文在主件之外。标注位置（正文下空1行左空2个字）带附件的公文，除在正文后标注“附件”，同时在所附的附件材料左上角顶格标注“附件”二字，两件及两件以上附件按顺序标注“附件1”、“附件2”等。被批转的下级机关和被转发的上级、同级机关的公文，不属于公文附件，在批转、转发“通知”之后另页排印，不加附件标注。附件名称后不加标点符号

1.应空一行；2.应按规范排列：即附件：1.XXXXXXXX2.XXXXXXXX印发、转发、批转等不用标附件说明公文生效标识（印章、签署）常见问题用印位置不正确；纪要加盖印章。公文生效标识（印章、签署）常见问题1.空白页用印，应该通过调整行距或字距方式解决;2.无页码；3.附件下空超过一行；4.报告与请示混用1.印章覆盖文字，不能编排，应该通过调整行距或字距方式解决;2.附件说明下空一行；3.版记未放在最后一面公文生效标识（印章、签署）常见问题用印随意，不严肃，应用下套方式用印。印章上边缘距正文或附件说明一行距离公文生效标识（印章、签署）常见问题空白页用印，应该通过调整行距或字距方式解决

党政机关公文格式式样引文、日期

引用公文先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体年、月、日。一般不用"今年"、"上月"、"昨天"等词来表达。

名称，再引文号，正确为：《关于做好2013年度预算编制工作的通知》（中能建厅发资财﹝2012﹞270号名称，再引文号，正确为：《关于做好厂办大集体改革初步方案的通知》（中能建厅发战略﹝2012﹞29号结构层次的序数符号原则上不超过四层。其符号为：第一层“一、”

（3号黑体，作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”

（3号楷体，括号后不接标点，作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“

1.”

（3号仿宋，无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”

（3号仿宋，括号后不接标点，句末必须有标点）。第一层次，一、黑体第二层次，（一）楷体截止与截至区别，应该为截至

除意见及规章类等公文序数可跨层次使用外，结构层次序数一般不跨层次使用

；结构层次序数使用汉字时后面标顿号，使用阿拉伯数字时后面标下圆点，汉字及阿拉伯数字加圆括号时后面不标标点符号

；正文内的标题单独成行时，后面不标标点符号。

版记部分常见问题

标注位置不对；数字使用有误；

版记部分常见问题版记应至于公文最后一面,最后一行,为偶数页上

版记部分常见问题版记应至于公文最后一面,最后一行,为偶数页上

版记部分常见问题1.附件说明标注错误，下空一行，左空两字，标注：附件：1.XXX；2.成立日期错误，应为2013年1月9日；3.印发日期错误，应该为2013年1月9日

版记部分常见问题版记应至于公文最后一面,最后一行,为偶数页上;标题一般不用标点符号2012版国标，不需留天头抄送机关除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。不抄送本单位，不标“存档”一般不指名道姓抄送领导人个人遵守行文规则规定的抄送条件特别提示

重要下行文应同时抄送直接上级机关；向受双重领导的机关行文，一个主送，另外一个列入抄送；下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关；上级机关越级向下级机关行文时，可以抄送受文机关的直接上级机关；公文内容涉及有关机关职权范围需其予以配合应抄送；除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应抄送；特别提示：请示不得抄送其下级机关；接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄、转送；凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。党政机关公文特定格式—上行文式样

党政机关公文特定格式—上行文式样党政机关公文特定格式—平行文式样党政机关公文式样--联合发文格式式样党政机关公文式样--信函格式底部增加“红色双线”式样

党政机关公文式样--信函格式空2行首页不要页码版记不加印发机关和印发日期、分隔线式样

空2行左空2个字，职务居中排布

右空4个字空1行党政机关公文特定格式--命令（令）格式式样党政机关公文特定格式—信函、命令（令）、纪要比较种类标识位置标题其他信函发文机关居中排布，上边缘居上页边30mm；标识下4mm印一条红色双线；距下页边20mm印一条红色双线居中排布，与其上最后一个要素相距两行版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后版心最下方；首页不显示页码命令居中排布，上边缘居上页边20mm发文机关标下空二行居中排令号，令号下空两行排正文纪要居中排布，上边缘居上页边35mm出席人用3号黑体，全角冒号后用3号仿宋体公文格式18个要素要点要素名称标注位置字体字号常见错误其他版头份号顶格、版心左上角第l行用6位3号阿拉伯数字位置、位数、字号不是所有的公文都需密级和保密期限顶格、版心左上角第2行3号黑体字位置、类别、字体、字号绝密、机密和秘密紧急程度顶格、版心左上角3号黑体字位置、类别、字体、字号公文：特急、加急；电报：特提、特急、加急、平急发文机关标识居中排列，上边缘至版心上边缘35mm推荐红色小标宋体字位置、字号、简称距页边距离：35+37mm发文字号发文机关标识下空2行，平行居中，上行左空一字3号仿宋字字体、字号、位置、括号发文机关代字、年份和发文序号组成签发人末位签发人与发文字号同行，右空1字签发人用3号仿宋体字，冒号后用3号楷体字位置、字体、字号多名签发人，可每排排两人公文格式18个要素要点要素名称标注位置字体字号常见错误其他主体标题间隔线下空2行，居中排布2号小标宋体字位置、字体、字号、文种发文机关名称、内容、文种必须显示正文主送机关标题下空l行顶格，回行时仍顶格3号仿宋简称太长，移至版记纪要、公告等公布性文件不标正文主送机关名称下1行，每段左空2字3号仿宋每页22行，第行28字一级标题黑体二级楷本三四级仿宋附件说明正文下空l行左空2字；回行，与上行首字对齐3号仿宋位置、回行、序号：1．×××××后不标点符号发文机关署名成文日期上一行，以成文日期为准，居中编排3号仿宋位置顶端上距正文（或附件说明）一行之内成立日期右空4字阿拉伯数字以负责人签发的日期为准印章纵向与正文的距离依印章的大小而定此页无正文调整行距、字距附注成文时间下一行居左空2字加圆括号3号仿宋位置发至县团级此件可见报联系人、电话附件顶格版心的第一行3号黑体漏标、不一致公文格式18个要素要点分类要素名称标注位置字体字号常见错误其他版记抄送机关左右各空1字4号仿宋字号、空格、标点符号用逗号隔开，最后标注句号印发机关和印发日期末条分隔线之上，印发机关左空l字，印发日期右空1字4号仿宋体阿拉伯数字位置、字号编虚位印发机关名称过长，自行简化页码距版心下边缘7mm、单页码居右空一字双页码左空一字4号半角阿拉伯数字、左右各放一字线字号、一字线、单右双左附件与正文连续编排

版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行

4号半角阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码左空一字，公文的附件与正式一装订时，页码应当连续编排一级标题三号黑体附件说明回行时应该与冒号后首字对齐2号小标宋体，红色分隔线下空两行版心左上角第一行顶格标注：附件及顺序号，3号黑体，引文，应先引标题再引文号年份括号不应为中括号位置错误，版心左上角,不是电报,没有平急报告为阅件，不应带有请求性内容4号仿宋字，印发机关左空一字，印发日期右空一字发文机关署名、成文日期和印章位置，印章顶端居正文或附件说明一行距离版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行

应先引用文件名称，再引文号，正确为：《关于做好2013年度预算编制工作的通知》（中能建厅发资财﹝2012﹞270号附件说明回行时应该与冒号后首字对齐成文日期右空四字，用阿拉伯数字标注首页页底标间隔线，不标页码应该顶格标注：附件一级标题三号黑体4号半角阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码左空一字，公文的附件与正式一装订时，页码应当连续编排上行文应加附注:写明联系人及联系电话上行文,一般不用便函式文头,应标注签发人二、如何写出好公文

（一）了解公文的特点

叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”，这个论述其实就提到了公文（例如人民日报的社论、党八股等）的规范性特征。洪应明在《菜根谭》中说：“文章做到好处，无有他奇，只是恰好。”

◆明确的公务性◆鲜明的政治性◆极高的权威性◆作者的法定性◆较强的时效性◆体式的特定性◆文风的朴实性◆严格的程序性尤其是严格的程序性和体式的特定性

简明正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是公文首要特点。准确。而所谓“准确”，就是要求做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下，公文写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。朴实。所谓“朴实”，就是指在公文写作中不要去刻意地堆砌辞藻。一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。

庄重所谓“庄重”，是指对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响公文的严肃性。规范公文写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号、层次结构、数字使用、计量单位、文件引用等规范性就尤为重要但是却往往被大家所忽视。

◆第一条罪状是：空话连篇，言之无物。◆第二条罪状是：装腔作势，借以吓人。◆第三条罪状是：无的放矢，不看对象。◆第四条罪状是：语言无味，像个瘪三。◆第五条罪状是：甲乙丙丁，开中药铺。◆第六条罪状是：不负责任，到处害人。◆第七条罪状是：流毒全党，妨害革命。◆第八条罪状是：传播出去，祸国殃民。毛泽东《反对党八股》

“党棍”“下笔千言，离题万里”

“对牛弹琴”“懒婆娘的裹脚，又长又臭”

清平乐·村居宋·辛弃疾茅檐低小，溪上青青草。醉里吴音相媚好，白发谁家翁媪？大儿锄豆溪东，中儿正织鸡笼。最喜小儿亡赖，溪头卧剥莲蓬。

主旨所谓“主旨”，就是公文的中心思想，即作者所要表达的意思。写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，就是对方看到该公文后产生作者所希望的感受和行动。在主旨方面，应该遵循“正确、务实、集中、鲜明”的原则。材料好的公文不是一蹴而就的，需要围绕主旨来收集很多相关方面的素材。例如撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起联系和呼应。在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。(二)熟悉公文写作的四个要素

结构好的公文还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。语言如果说主旨、材料以及结构构成了公文的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求必须进行拼写检查以保证用词准确。

步骤一:制定正确的行动目标受众在收到公文后采取怎样的行动步骤二:选择文章的层次结构1.连贯式。层次结构按照事情发展的时间顺序来展开。适用于主要有工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装的说明等，这些文体的共同要求都是内容要清楚明白。

2.并列式。层次与层次之间是并列的关系。适用于这种层次结构主要在报告、总结以及建议书等商务文书中常常被运用。(三)把握公文写作的四步骤

3.分析问题式。围绕问题的出现直到最终解决的逻辑关系而展开。四个类型：“只有结果”，包括批复、指示以及命令等。“提出问题并分析问题”，情况简报。“提出问题并解决问题”，公告和通知。“提出问题、分析问题、解决问题”，通报和决议。

4.问答式。运用问答的形式来组织全篇。企业的内刊、内部通讯、操作程序指南。

5.行动结果式。先摆问题、而后突出结果以及结果的实现方式。(三)把握公文写作的四步骤

步骤三：列出文章的大纲列出大纲的工作实际上是“磨刀不误砍柴功”的环节。动笔之前如果先做出一个大纲，那么在撰写的过程中就能够有的放矢，相比较而言更加的容易。撰写是一个“七分想，三分写”的过程，列提纲是一个建立自己思维次序的过程；在合理的撰写次序确立了之后，具体内容的行文就是水到渠成了。提纲法：按照时间顺序以及逻辑关系将主要内容全都罗列出来，然后往里边填充具体的内容。辐射法：是一种发散的思维方法，“脑力激荡法”或者“头脑风暴法”。

(三)把握公文写作的四步骤

步骤四：撰写初稿在经过以上三个步骤之后，进入撰写初稿阶段。实际上，有了以上三个步骤的铺陈之后，撰写初稿就已经变得相对简单了，需要的是给撰写者自己留出一个比较完整的时间、在一个相对安静的空间中排除干扰、一气呵成、一鼓作气地完成即可。当然，初稿撰写完成之后，还应该进行细致的校对，以使得文书更加地规范和生动。(三)把握公文写作的四步骤

技巧一：把握受众努力做到“读者为尊”在提出情感指数的基础上，接下来进一步提出“读者为尊”这个技巧。

1.“读者为尊”的内涵。所谓的“读者为尊”是运用情感指数、提升对读者的关注程度的观念的一种延伸；其核心意思就是要求从对方的角度来表述问题。

2.“最先提及读者而非自己”的原则。在“读者为尊”的理念中，应“最先提及读者而非自己”的原则。(四)掌握公文写作的四技巧

技巧一：把握受众2013年新年贺词戴志勇天地之间，时间绽放。这是我们在2013年的第一次相见，愿你被梦想点亮。2012年，你守护自己的生活，他们守护自己的工作。守护这份工作，就是在守护他们对生活的梦想。……我们重新体认什么是真，什么是假，是其是，非其非；我们重燃对公义的热爱，对自由的向往。面对暴虐强力，我们双手相握，一起走过艰难时刻，迎接生活转机。今天，我们终于可以从厚厚的历史尘埃中挺起胸，从琐碎的日常生活中抬起头，重温先辈的伟大梦想。

技巧二：简洁清晰尽量做到行文简洁，主题鲜明，重点突出，力避罗嗦冗长。

1.采用电报文体。短小精干，的每一个字都要进行斟酌，做到惜字如金。2.另加附件。如果实在有太多需要说明的内容，那么为了达到行文简洁的目的，则可以将冗长的内容部分以附件的形式与正文分开。

3.词句力求简单精炼。应该尽量选用简单的词，避免采用比较晦涩的词；与此同时，还应该做到“一式一文主旨明确”，即用简单的一句话表达一个意思即可，不要试图用一个句子表达多个意思。

(四)掌握公文写作的四技艺

技巧二：简洁清晰4.取消。大胆割爱，取消文中一切与主题无关的材料；坚持一文一事，取消与实现制发目的无关的一切内容；坚持直接表意的语体风格；舍却一切浮辞，套话、废话、假话、空话、模棱两可语义含混的鬼话;简单同义反复的话要坚决去除。5.压缩。坚持开门见山压缩开头；使过渡简洁，能用标号（序码等）过渡的不用关联词语，能用关联词语的不用过渡句，能用过渡句的不用过渡段；积极正确地采用缩略语，规范地使用简称。(四)掌握公文写作的四技艺

技巧二：简洁清晰6.替代。以概述代详述；以图表代文字叙述；以附件代精细的正文；以合理的引用代议论分析；以词形固定、词义精确单一的术语代自然语言中的多义词与词义不确定的词语；以标准化、样板化、模式化文稿代随机撰拟例行性内容基本固定的文稿。适当运用缩略语。例如“三个代表”、“八荣八耻”等。值得注意的是，对缩略语的使用应该把握适当的原则，即不能将没有通用性的、自创的缩略语运用到公文。否则，很容易引起不必要的歧义。(四)掌握公文写作的四技艺

技巧二：简洁清晰7.多用主动语式。在中文的语言环境中，主动语式更加符合读者的阅读习惯。因此，尽量采用主动语式。

公文只是说明一个情况，而不是让撰写者发表某种感慨；因此，在其中应该少用描写性的词汇而尽量使用陈述性的词汇。忌曲笔、忌渲染、忌夸张、忌场景描写、忌虚构事实；忌用反语、拟人、夸张、双关、象征等修辞格。(四)掌握公文写作的四技艺

技巧三：准确规范数字的使用规范1.真实准确。在公文中使用数字，要求真实准确。2.各个分数之和与总数相等。3.统计口径一致。4.列举数字有可比性。5.注意倍数关系6.分清汉字与阿拉伯数字的使用场合(四)掌握公文写作的四技巧

技巧三：准确规范结构层次规范结构层次的第一层，其层次编号用“一”、“二”、“三”……来表示；结构层次的第二层，其层次编号用“（一）”、“（二）”、“（三）”……来表示；结构层次的第三层，其层次编号可以用阿拉伯数字来表示；结构层次的第四层，其层次编号可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……来表示。结构层次最好不要多于四级，不要越级使用各个层次的编号（意见、办法除外）；不用第一、第二；不用其一、其二、其次等

(四)掌握公文写作的四技巧

技巧三：准确规范标点符号的使用规范1.标点符号的种类。标点符号实际上分为点号和标号两大类：点号（7个点号）点号包括“句末点号”和“句内点号”两种，句号、问号和叹号表示一种停顿和语气的并且通常放在句子最后的称之为“句末点号”；而逗号、顿号、分号和冒号表示句内停顿的则称之为“句内点号”。(四)掌握公文写作的四技巧

技巧三：准确规范标号（9个标号）标号包括了以下9种：①引号，又可分为单引和双引；②括号，在商务文书写作范围内我国承认的括号主要有3种；③破折号；④省略号；⑤着重号，用于在需要突出的内容下用点做出标记；⑥连接号，即两个同类词语中间的那一小横，例如秦岭－淮河；⑦间隔号，通常用于西方人名之间，例如迈克·乔丹；⑧书名号；又可分为单书名号和双书名号；⑨专名号，即画于特点文学作品下边的横线。(四)掌握公文写作的四技巧

技巧四：注意校核1.做旁观者。人们对于自己的撰写的文章通常都会觉得很顺眼，其实不然，如“灯下黑”。。在校对的过程中，撰写者首先要将自己定位于一个旁观者，对自己的文章进行冷处理并反复审视几次以发现和纠正存在的错误。

2.做朗读者。公文写作时间要求都比较紧，但在这种较强的时间约束下切不可草草提交了事。在校核的过程中，撰写者还应该扮演一个朗读者，反复地朗读自己的文章并随时进行修改和完善。

僧“敲”月下门，与僧“推”月下门。3.做求教者。白居易大师就始终能够将自己定位于一个求教者，以小学生的心态来就自己的作品反复地向周围的人们请教；同样的，在综合校对阶段，撰写者也应该扮演好这样的角色。

(四)掌握公文写作的四技巧

2013年集团公司工作报告：装备企业转型升级装备企业要实现从低端产品向高附加值、替代进口产品转型，从为别人配套向自我成套转型，从传统制造向现代服务制造转型，从小、散、弱向适度集中转型，从传统加工制造向自主研发创造转型。出台人才、资金等资源向优势企业集中的支持政策，带动装备企业扩大规模，加快转型升级。加快研发中心建设，整合队伍，购置设备，通过自主研发、合作研发、购买技术或专利、引进消化吸收再创新等多种手段，提高研发能力，加快产品升级换代。按照“互利共赢、共同发展”原则，凝聚内部合力，利用外部资源，扩大成套业务和集中采购业务比重，不断向高端和全产业链延伸。(四)掌握公文写作的四技巧

通知（一）通知1.通知的适用范围。通知是适用范围最为广泛的一种公文，在日常的工作中，既有给下级发的通知，即所谓“下行文”；也有给上级发的通知，即所谓“上行文”；另外，给同属于一个系统的，但不相关也不相隶属的单位（即平级关系）也可以发通知，即所谓的“平行文”。2.通知的适应性。通知在主体方面的适应性。通知的适用性也是相当广泛的，企业单位、事业单位、党政机关，甚至学校都可以发通知。(五)熟练掌握几种常用公文

通知3.通知的种类。六种类型，其应该关注的重点和关键各不相同：发布性通知。某种规章制度的发布，应带有文件附件。

指示性通知。带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。

传达性通知。这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。

转发和批转性通知。上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行

。有的照批照转，有的加些指示性的意见

会议通知。会议的时间、地点、目的、要求，安排以及外地的人员到会的方式等。知照性通知。任免与聘用的通知。告知情况而无需受众采取任何措施，纯属于告知性的。(五)熟练掌握几种常用公文

通知4.通知的写作格式标题。包括发文机关、事由以及文种。送与对象。一般只有一个主送单位，抄送单位可以有多个。正文。主要由撰写通知的理由、事情的经过以及具体的要求等内容构成。署名。通知的署名包括发文机构和日期即可。附件。批准性的通知，相关内容作为附件与通知一同下发。(五)熟练掌握几种常用公文

报告一种由下往上的、下级对上级汇报阶段工作、反映问题、提出建议或者就某个问题进行答复的“上行文”。报告具有单向性和叙述性（切忌辞藻的堆砌）的特点。1.报告的种类。依据具体内容，报告可以分为以下四种类型：汇报性报告。◆综合报告。工作到一定阶段，全面性汇报。◆专题报告。内容专一，针对性强。答复性报告。所谓“答复报告”，就是针对上级对自己的一个询问所予以的答复；这种报告具有被动行文的特征，要求实事求是、针对具体问题来进行回答。呈报性报告。主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。

例行工作报告。即下级对上级进行的汇报。(五)熟练掌握几种常用公文

报告2.报告的写作格式格式基本与通知一样，但以下几点需要特别注意：报告的名称同样可以包含三个部分，但其中的发文机关可以省略；报告的开头应该首先写“关于××事情现做如下报告”；报告的内容中有一些套话必须的，例如在报告的结尾应该说“以上报告请审阅”或者“报告如无不妥，请批转执行”等与开头相互呼应。(五)熟练掌握几种常用公文

请示权限不足以做相应的决定，需要进行请示。请示在政府机关、私营企业以及外企也是广泛地被予以应用。1.请示的特点事前行文。事后行文叫报告，事前行文即为请示；也就是说，请示并不是先斩后奏的行为。一事一请。即一个事情做一个请示，不要把不同的请示内容放在同一个请示文书之中；否则，上级领导一方面容易遗漏其中的某一项内容，另一方面也难以做部分的批准。需要批复。即强调请示都是需要批复的。(五)熟练掌握几种常用公文

请示2.请示的写作格式请示的格式基本与前两种公文一样，但在最后结尾的时候需要注意：◆加上“妥否，请批示”；◆加上“以上如认为可行，请批准有关单位执行”；◆在署名和时间部分必须要加盖印章。(五)熟练掌握几种常用公文【例文】指出内容、格式以及行文上的错处。

关于便民早餐店等若干问题的报告星湖街道办事处、谭大林主任：根据青政发13年67号文件《青山区人民政府关于推动社区“早餐工程”建设的决定》精神，为了加快解决社区居民早餐难的问题，我们打算在社区活动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在二零零三年三月一日开业，产权归海北社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。便民早餐店预算建设资金共计一百二十五万元，现已筹集资金八十五万元，还有四十万元资金没有着落。为此，要求街道给予支持解决。另，社区活动中心室外建身场的健身器械严重不足，难以满足居民健身需要，居民意见很大，故请顺便追加拨款十五万元用于购置健身器械。此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。

2013年5月1日（本文主要问题：违反请示行文规则，引文、数字不规范）文种行文目的主送机关

篇幅时间办理类别内容要求请示请求批准逐级行文一文一事行文简短，事前行文办件行文规则严格报告汇报工作有时可以多级行文有时是综合性报告，篇幅较长，事后或工作进行中行文阅件有时多头主送请示与报告的区别

批复批复是上级答复下级的请示的一种下行文。1.批复的特点。批复具有以下的特点：指令性强。与主动发出的命令不同，批复是基于下级的请示而做出的被动的指示；因此，在做答复的过程中，实际上也就表明了上级机关的态度。针对性强。正如前文所分析的，请示是一事一请的；因此，相应的批复也是根据所请示的事情而做出的一个指示。态度鲜明。批复一定是态度鲜明的，不是同意就是不同意，不可能出现模棱两可的情况。政策性强。上级在批复中所做出的不同意或者同意的决定，一定是非常正式的依据的，例如国家的某号条文。(五)熟练掌握几种常用公文

批复2.批复的写作格式。批复还有一些专有的要求：在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请示而予以的批复；因此，正文中应该包括“××号文收悉”或者“某年某月某日关于××事项的请示收悉”；给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”；与请示一样，批复也必须要有公章。(五)熟练掌握几种常用公文

纪要对于各种组织的会议而言，最为重要的就是要有议有决，作为记录会议决议的公文——会议纪要自然也非常重要了。1.纪要的作用和目的。纪要可以主要分为决定性的纪要和消息性的纪要，其作用在于：传达会议精神；记录议定的事项，即归纳、提炼和整理会议中的决议些内容。(五)熟练掌握几种常用公文

批复2.纪要的写作格式纪要的写作格式有如下比较特别的要求：纪要的标题中没有发文机构；将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明；纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见；在纪要的最后要对未来进行展望。(五)熟练掌握几种常用公文

函函作为一种公文，与私人信件有所不同。公文函，亦称公函，谈的是公务，主要内容常用标题揭示。而一般私函，谈的是个人私事，无标题。这是公函与一般私函的本质区别。使用范围。函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准”等。就行文关系而言，函是平行文。虽然上级向下级询问工作情况或某一具体问题，下级向上级及业务指导机关询问有关方针政策和界限不明确的问题等，也可用函行文，但